Quy định kiểm toán nợ phải trả đối với doanh nghiệp

Kiểm toán nợ phải trả là một nội dung quan trọng vì nó có liên quan trực tiếp tới khả năng thanh toán và cũng ảnh hưởng tới sự tồn tại của doanh nghiệp, đơn vị. Cùng theo dõi bài viết để tìm hiểu về kiểm toán nợ phải trả đối với doanh nghiệp nhé!

Phần hành nợ phải trả (Account Payable) là một phần hành khá phức tạp, đặc biệt sẽ có rất nhiều rủi ro trong doanh nghiệp chuyên về sản xuất và hệ thống kiểm soát nội bộ không tốt, đặc biệt khi kiểm soát các doanh nghiệp có nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu.

I. Nội dung và đặc điểm của khoản mục nợ phải trả

1. Nội dung của khoản mục

Khoản mục nợ phải trả thường được phân chia thành 2 loại là nợ ngắn hạn và nợ dài hạn: 

• Nợ ngắn hạn là các khoản nợ phải trả trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh bình thường và thường là một năm. Nợ ngắn hạn bao gồm các khoản như phải trả cho người bán, người mua ứng trước tiền, thuế, thương phiếu phải trả và các khoản phải nộp nhà nước, vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả, lương và phụ cấp phải trả... 
• Nợ dài hạn là các khoản nợ phải trả trong thời gian nhiều hơn một chu kỳ hoạt động kinh doanh, thường sẽ là hơn một năm. Nợ dài hạn bao gồm các khoản nợ dài hạn phải trả cho người bán, vay dài hạn...

Nội dung của khoản mục nợ phải trả

2. Đặc điểm

Nợ phải trả là khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính đối với những đơn vị có sử dụng nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu. Những sai lệch về khoản mục nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính về các mặt:

• Tình hình tài chính: Các chỉ số quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp thường có liên quan đến nợ phải trả . 
• Kết quả hoạt động kinh doanh: Kết quả hoạt động kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nợ phải trả và chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Vì thế những sai lệch trong việc trình bày và ghi chép nợ phải trả có thể sẽ dẫn đến những sai lệch trọng yếu trong kết quả hoạt động kinh doanh. 

3. Mục tiêu kiểm toán

Việc thực hiện các thủ tục về nợ phải trả phải đảm bảo thỏa mãn các mục tiêu kiểm toán sau : 

• Tính hiện hữu: Các khoản nợ phải trả được ghi chép là nghĩa vụ của đơn vị. 
• Ghi chép đầy đủ: Các khoản nợ phải trả phải được ghi chép đầy đủ. 
• Ghi chép chính xác: Các khoản nợ phải trả phải được cộng dồn một cách chính xác, thống nhất với sổ cái và các sổ chi tiết. 
• Sự đánh giá: Các khoản nợ phải trả được đánh giá đúng. 
• Trình bày và công bố: Các khoản nợ phải trả phải được trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ.

II. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả

1. Kiểm soát nội bộ về nợ phải trả cho người bán

Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản này, ta cần xem xét kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng hóa và trả tiền. Quy trình mẫu cho công việc này có thể được tóm tắt như sau: 

a. Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị hàng và lập phiếu đề nghị để gửi cho bộ phận mua hàng. 

b. Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu, số lượng và loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, giá cả và chất lượng... Sau đó, bộ phận này sẽ bắt đầu phát hành đơn đặt hàng. 

c. Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm sao cho phù hợp... Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập phiếu hoặc báo cáo nhận hàng. 

d. Đối với các chứng từ, bộ phận kế toán nợ phải trả cần được đóng dấu ngày nhận. Các voucher và các chứng từ khác mới phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số để kiểm soát.

e. Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán hàng sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. 

f. Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết người bán với sổ cái. 

g. Trong nhiều doanh nghiệp, đơn vị, để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ thì hàng tháng người bán gửi phải cho các khách hàng một bảng kê những hóa đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng. 

Kiểm soát nội bộ về nợ phải trả cho người bán

2. Kiểm soát nội bộ với các khoản vay

• Kiểm soát nội bộ với các khoản vay chủ yếu được thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Đối với những khoản vay nhỏ, có tính chất tạm thời thì Ban Giám đốc có thể tự quyết định theo chính sách của đơn vị. Đối với các khoản vay lớn, dài hạn cần phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị hoặc người được uỷ quyền. 
• Hàng tháng các số liệu về khoản vay phải được theo dõi, đối chiếu với sổ chi tiết mở theo từng chủ nợ và theo từng khoản vay. 
• Các công ty, doanh nghiệp lớn cũng có thể vay những khoản nợ dài hạn quan trọng thông qua việc phát hành trái phiếu. 

III. Kiểm toán nợ phải trả

1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

a. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

• Căn cứ vào cuốn sổ nhật ký liên quan để kiểm tra việc ghi chép những số liệu trên sổ cái nợ phải trả có chính xác hay chưa?
• Kiểm tra chứng từ gốc của những nghiệp vụ ghi chép trên một số sổ chi tiết.
• Riêng với những khoản nợ vay dài hạn : Do có số tiền lớn và nghiệp vụ không nhiều nên việc các thực hiện thử nghiệm kiểm soát thường được kết hợp trong thử nghiệm cơ bản. 

b. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

Sau khi hoàn thành những thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dữ liệu chủ yếu của nợ phải trả. Mục đích của sự đánh giá này là cơ sở để kiểm toán viên lựa chọn các thử nghiệm cơ bản phù hợp cần thiết để kiểm tra các khoản nợ phải trả vào thời điểm khóa sổ.

Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

2. Các thử nghiệm cơ bản đối với nợ phải trả người bán

Thủ tục phân tích:

• Mục đích của thử nghiệm này là để xác minh xem số liệu nợ phải trả ghi trên báo cáo tài chính có trùng khớp với tất cả các khoản phải trả của từng đối tượng trong những sổ chi tiết hay không? 
• Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả vào thời điểm Comment: Khóa sổ, sau đó kiểm tra tổng cộng và đối chiếu với sổ cái và các sổ chi tiết. 

Gửi thư xác nhận một số khoản nợ phải trả: Việc gửi thư xin xác nhận thường được thực hiện đối với tất cả các nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị, mặc dù số dư cuối kỳ có thể ở mức rất thấp hoặc bằng không. Mục đích của việc lựa chọn này là phát hiện những khoản phải trả không được ghi chép.

Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu liên quan: Đây là thử nghiệm nhằm kiểm tra tính có thực của các khoản nợ phải trả. Kiểm toán viên cần chọn lựa một số khoản phải trả trên số dư chi tiết cuối năm để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan.

Kiểm tra bảng chỉnh hợp nợ phải trả với bảng kê hóa đơn hàng tháng của người bán:

• Căn cứ bảng kê khai của người bán đã gửi cho đơn vị, doanh nghiệp trong tháng, nhân viên trong đơn vị sẽ đối chiếu những số liệu này với số dư trên sổ chi tiết để lập một bảng chỉnh hợp và xem xét sự khác biệt số liệu giữa hai bên. 
• Thủ tục này cũng có mục đích là bảo đảm sự phân kỳ chính xác, hợp lý của số dư nợ phải trả. Sự phân kỳ của khoản nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với sự khóa sổ của hóa đơn mua hàng để xác định số dư hàng tồn kho. 
• Việc khóa sổ vào cuối năm phải bảo đảm những lô hàng đã nhận vào ngày cuối niên độ đã được ghi chép vào nợ phải trả và đã được ghi nhận vào biên bản kiểm kê tồn kho. 

Tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép: Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khóa sổ: Thông qua việc kiểm tra, xem xét các khoản chi quỹ vào đầu niên độ, kiểm toán viên có thể phát hiện các khoản chi quỹ cho những chi phí của niên độ này. 

Xem xét việc trình bày và công bố các khoản nợ phải trả trên báo cáo tài chính:

• Xem xét những trường hợp phát sinh số dư bên nợ trên các tài khoản phải trả. Những trường hợp này phải được trình bày đầy đủ trong khoản mục nợ phải thu ở bảng cân đối kế toán để đảm đảm trình bày chính xác về tình hình tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị không thực hiện điều này thì kiểm toán viên phải lập bút toán đề nghị sắp xếp lại các khoản mục. 
• Các khoản nợ phải trả trọng yếu có liên quan đến các bên hữu quan cần được công bố đầy đủ trên báo cáo tài chính. 
• Các khoản nợ phải trả phải được bảo đảm bằng tài sản thế chấp thì phải được công bố và tham chiếu với tài sản bị thế chấp. 

Xem xét việc trình bày và công bố các khoản nợ phải trả trên báo cáo tài chính

Kiểm toán những khoản ký cược ký quỹ: Kiểm toán viên nên xem xét các thủ tục nhận và hoàn trả các khoản này để phát hiện những yếu kém trong kiểm soát nội bộ. Sau đó kiểm toán viên cần đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp. Đối với các số dư lớn hoặc khi kiểm soát nội bộ yếu kém, kiểm toán viên có thể gửi thư đề nghị xác nhận.

Kiểm toán thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước: Đối với thuế giá trị gia tăng, kiểm toán viên phải xem xét việc ghi chép số liệu và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Kiểm toán khoản phải trả cho công nhân viên: Bao gồm những khoản phải trả về tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiền lương ... Kiểm toán viên cần kiểm tra các chứng từ thanh toán, khấu trừ vào lương công nhân viên hoặc các khoản còn giữ lại... Bên cạnh đó cũng cần xem xét các khoản chi lương đầu niên độ sau để có thể phát hiện những khoản lương, thưởng phải trả thuộc về niên độ này.

Kiểm toán chi phí phải trả: Bao gồm tiền lương nghỉ phép, các khoản trích trước về chi phí lãi vay, chi phí sửa chữa tài sản cố định ... Đặc điểm của các khoản chi phí phải trả là chúng được tính dựa trên sự ước đoán của đơn vị, do đó việc kiểm soát các chi phí này được xem là khá khó khăn, nhất là khi người quản lý có ý đồ muốn che giấu lợi nhuận thực của đơn vị, doanh nghiệp mình.

3. Các thử nghiệm cơ bản đối với các khoản vay

Áp dụng các thủ tục phân tích:

• So sánh chi phí lãi vay với những năm trước.
• So sánh số dư nợ cuối năm với đầu năm.
• So sánh lãi vay với số dư nợ vay và lãi suất bình quân.

Trong trường hợp nhân viên kiểm toán nợ phải trả phát hiện điểm bất thường phải lập tức đối chiếu với các sổ chi tiết, kiểm tra lại các khoản vay và yêu cầu giải trình.

Gửi thư đề nghị xác nhận đến tới các chủ nợ: 

• Đối với chủ nợ có thế chấp: Kiểm toán nợ phải trả thực hiện đề nghị chủ nợ xác nhận khoản vay và đối chiếu với sổ sách, đề nghị chủ vay cho biết thêm về tính tuân thủ các điều khoản thế chấp của đơn vị vay.
• Đối với chủ nợ là ngân hàng: Các ngân hàng mà có giao dịch trong kỳ thì các kiểm toán viên đều phải thực hiện xin thư xác nhận về tiền gửi ngân hàng, cách khoản tiền giao dịch, các giao dịch khác như thế chấp, bảo lãnh.
• Đối với các chủ nợ khác: Các kiểm toán viên đề nghệ xác nhận về các thông tin ngày vay, số tiền vay, lãi suất, hạn trả…
• Đối với đơn vị phát hành trái phiếu: Phải xác thực ngày đáo hạn tiền, trái phiếu đang lưu hành, lãi suất trái phiếu…

Kiểm tra chứng từ của các nghiệp vụ vay và thanh toán: Đây là việc làm bắt buộc đối với kiểm toán nợ phải trả, các kiểm toán sẽ thực hiện thu thập các chứng từ liên quan đến phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng… sau đó rà soát và đối chiếu với các biên bản, bản sao kê của ngân hàng, với các hợp đồng... Các kiểm toán viên ngoài kiểm tra những giấy tờ trên còn phải chú ý kiểm tra chi tiết từng khoản vay.

Kiểm tra chứng từ của các nghiệp vụ vay và thanh toán

Kiểm tra việc tính toán chi phí lãi vay: Các kiểm toán viên chú ý xem xét các thanh toán chi phí lãi vay sao cho chính xác và đầy đủ. Trường hợp chi phí lãi vay phát sinh do nhiều đơn vị phát hành mà doanh nghiệp giao cho người ủy thác thì cần xin xác nhận trực tiếp của người này.

Xem xét việc tuân thủ những cam kết trong hợp đồng tín dụng: Kiểm toán viên phải kiểm tra doanh nghiệp có đang vi phạm các cam kết gì không, nếu trong trường hợp doanh nghiệp có tình trạng vi phạm sẽ dẫn đến nhiều khó khăn nghiêm trọng sau này, do đó cần yêu cầu giải trình và đưa ra biện pháp xử phạt thích đáng.

Xem xét tính hợp pháp của việc phát hành trái phiếu: Sự phát hành trái phiếu phải được Hội đồng quản trị hay đại hội cổ đông thông qua và phải thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Kiểm toán viên cũng cần đối chiếu với hiến pháp hiện hành và điều lệ công ty về thẩm quyền phát hành trái phiếu để kiểm tra tính đúng đắn hợp pháp.

Kiểm tra việc trình bày và công bố các khoản vay:

• Kiểm toán nợ phải trả sẽ kiểm tra các khoản nợ dài hạn cuối kỳ và nợ dài hạn phải trả.
• Kiểm tra các khoản vay có thế chấp.
• Các khoản vay bên hữu quan cần thể hiện trên báo cáo tài chính.
• Các bắt buộc liên quan đến hữu quan cần công bố trên báo cáo tài chính ví dụ về việc phân phối cổ tức.

IV. Kết luận

Có rất nhiều vấn đề kiểm toán nội bộ mà doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt là kiểm toán công nợ, lãi vay,... Hi vọng rằng với những chia sẻ trên của chúng tôi đã giúp các bạn hiểu hơn về kiểm toán nội bộ, kiểm toán nợ trong doanh nghiệp. Theo dõi các bài viết tiếp theo tại 123job.vn để bổ sung những kỹ năng tuyệt vời và thành công trong công việc nhé!