Quyết toán thuế TNCN là gì? Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN

Càng ngày nhiều doanh nghiệp, người lao động phải quyết toán thuế TNCN. Hiện nay, người lao động có hai hình thức quyết toán thuế bao gồm ủy quyền công ty quyết toán thay hay tự mình quyết toán.

Mỗi năm, chậm nhất là vào ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc trong năm dương lịch (năm tính thuế), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được quyết toán. Nhưng nhiều kế toán thuế còn đang lúng túng, chưa hiểu rõ nguồn gốc doanh nghiệp và người lao động bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN không? Hẫy cùng theo dõi bài viết dưới đây!

I. Đối tượng quyết toán thuế TNCN

Trường hợp 1: Đối tượng thực hiện vấn đề quyết toán thuế thu nhập cá nhân là tổ chức để chi trả thu nhập từ: tiền lương và tiền công.

Tổ chức trả thu nhập sẽ khấu trừ thuế TNCN theo kỳ và theo tháng, hay kỳ theo quý. Nếu trong tháng hoặc trong quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì bạn không phải kê khai thuế TNCN. Nhưng, dù có phát sinh hay không phát sinh khoản khấu trừ thuế TNCN đều phải có trách nhiệm tờ khai quyết toán thuế TNCN online. Đồng thời quyết toán thuế TNCN thay cho các cá nhân có ủy quyền.

Đối tượng thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp 2: Đối tượng thực hiện cách quyết toán thuế TNCN là cá nhân có thu nhập từ tiền lương và tiền công.

- Cá nhân cư trú có khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện quyết toán thuế TNCN online nếu:

  + Có số thuế phải nộp thêm.

  + Có số thuế nộp thừa để đề nghị hoàn lại thuế.

 + Bù trừ thuế vào tờ khai quyết toán thuế TNCN tiếp theo.

- Cá nhân cư trú có thể là người nước ngoài kết thúc hợp đồng việc làm tại Việt Nam thực hiện tờ khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
 - Đối với cá nhân cho thuê nhà thì quyền sử dụng đất, mặt nước, tài sản khác đều được thực hiện quyết toán thuế TNCN online (Trừ các trường hợp ở đã nộp thuế theo tờ khai quyết toán thuế TNCN như trên).

- Cá nhân có thu nhập từ các đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số hay bán hàng đa cấp trực tiếp hướng dẫn quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. 

- Cá nhân có thu nhập từ: tiền lương, tiền công hay từ kinh doanh. Tuy nhiên thuộc diện được xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, xảy ra tại nạn, bệnh hiểm nghèo trực tiếp hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online với cơ quan thuế.

II. Đối tượng không phải quyết toán thuế TNCN

Theo khoản 3 Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC, cá nhân cư trú đang có thu nhập từ tiền lương, tiền công và có trách nhiệm tờ khai quyết toán thuế TNCN tiếp theo trừ các trường hợp dưới đây:

- Cá nhân có thu nhập vãng lai bình quân trong một năm không đến10 triệu đồng và đã được đơn vị chi trả khấu trừ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
- Cá nhân đang được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về chi phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hay doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm xã hội thì không phải hướng dẫn quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập này.

III. Ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cá nhân đã có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập cách quyết toán thuế TNCN thay trong các trường hợp như sau:

• Cá nhân chỉ có thể thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 (ba) tháng trở đi tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế TNCN, kể cả đối với trường hợp không làm việc đủ trong 12 (mười hai) tháng trên một năm.
• Cá nhân chỉ có thể thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 (ba) tháng trở đi tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế TNCN, kể cả đối với trường hợp không làm việc đủ 12 (mười hai) tháng trong một năm. Đồng thời có đủ thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không đến 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập này.
• Cá nhân là người lao động được điều chỉnh từ tổ chức cũ đến tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ đang thực hiện chia, tách,  và hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp. Cuối năm, người lao động có ủy quyền quyết toán thuế thì các tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế đã thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có) để thực hiện căn cứ để tổng hợp thu nhập số liệu, số thuế đã được khấu trừ và quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động.
• Trường hợp cá nhân cư trú chính là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam tuy nhiên trước đó khi xuất cảnh chưa làm thủ tục quyết toán thuế TNCN đối với cơ quan thuế thì có thể ủy quyền theo quy định của Bộ luật dân sự tới đơn vị trả thu nhập hay tổ chức, cá nhân khác hướng dẫn quyết toán thuế TNCN theo quy định nếu tổ chức, cá nhân đó cam kết chịu mọi trách nhiệm đối với cơ quan thuế về số thuế thu nhập cá nhân phải nộp của cá nhân theo quy định. 

IV. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN

1.Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN trên Website Thuế điện tử

Bước 1: Truy cập website: http://thuedientu.gdt.gov.vn

• Click hệ thống thuế điện tử → Cá nhân → chọn Đăng nhập (nhập MST, Mã kiểm tra → Tiếp tục)
• Ở trong phần Đăng nhập → Nhập ngày cấp mã số thuế.
• Cơ quan thuế thuộc tỉnh/thành phố: Chọn Cục thuế cấp ở Tỉnh/Thành phố của CQT quản lý cá nhân. Chẳng hạn nếu CQT quản lý của cá nhân đó là Cục thuế TP Hồ Chí Minh thì hãy chọn Cục thuế ở TP Hồ Chí Minh
• Cơ quan thuế quản lý: Chọn cơ quan thuế đang chịu trách nhiệm quản lý (Cục thuế hoặc chi cục thuế quản lý) → chọn Đăng nhập

Bước 2: Đăng nhập → ấn vào Tab Quyết toán thuế

Vào Tab “Kê khai trực tuyến”: Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc có dấu (*): Chọn vào loại tờ khai quyết toán thuế TNCN (02/QTT-TNCN). Chọn Cơ quan thuế bạn cần quyết toán rồi nhập vào các ô tương ứng, có 2 trường hợp như sau:

 Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN
 

Trường hợp 1: NNT đang kê khai trực tiếp đối với Cơ quan thuế (không khấu trừ tại nguồn).

• Sau đó lựa chọn Cục thuế quản lý tổ chức cần chi trả (chọn cơ quan thuế ở phần tra cứu MST).
• Loại tờ khai: tờ khai chính thống/bổ sung.

Trường hợp 2: NNT không kê khai trực tiếp đối với Cơ quan thuế (Đơn vị chi trả khấu trừ tại nguồn), rồi khai thông tin về việc thay đổi nơi làm việc trong năm đã xuất hiện 2 trường hợp trên.

Bước 3: In và gửi tờ khai

Để xem và in Tờ khai xml phải cài đặt iTaxViewer 1.6.3. Phần mềm iTaxview tải tại trang: https://www.dantaichinh.com/itaxviewer/

→ Bấm Lưu bản nháp + Hoàn thành kê khai → Kết xuất xml → Nộp tờ khai → Xác thực nộp tờ khai: nhập đúng mã kiểm tra → tiếp tục → xuất hiện thông báo nộp tờ khai thành công → In tờ khai đã kê khai thành 2 bản (Ấn chọn file đã kết xuất xml bằng phần mềm iTaxview mới nhất) và nộp tại Cơ quan Thuế (Bộ phận một cửa).

Trường hợp muốn kiểm tra lại trạng thái của Tờ khai đã gửi: Ấn vào Tab: Tra cứu tờ khai : Rồi lựa chọn loại Tờ khai → Chọn ngày gửi → Tra cứu (mục đích để kiểm tra Tờ khai đã được ghi nhận vào hệ thống của Cơ quan Thuế chưa).

2. Hướng dẫn làm quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK mới nhất

Bước 1: Tải về và cài đặt phần mềm quyết toán thuế TNCN

Tải về phần mềm hỗ trợ cách kê khai mới nhất và đăng nhập vào phần mềm để thực hiện quyết toán thuế TNCN: htkk mới nhất
Chọn “Quyết toán thuế thu nhập cá nhân”,  chọn “Tờ khai 05/QTT-TNCN” , chọn “Kỳ tính thuế” sau đó màn hình sẽ xuất hiện

Bước 2: Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN:

Cách tốt nhất chính là nhập dữ liệu trên Excel sau đó tải lên HTKK để tránh bị lỗi font chữ và nếu có trục trặc gì cũng không bị mất dữ liệu

Chỉ cần nhập ở các phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN, PL 05-2/BK-QTT-TNCN và PL 05-3/BK-QTT-TNCN. Sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật sang “Tờ khai 05/QTT-TNCN”.

Những cá nhân cư trú đã ký hợp đồng từ 3 tháng trở đi thì kê khai vào phụ lục này:

- Chỉ tiêu [07] đến [09]: Nhập theo từng cá nhân. Nhập mã số thuế vào chỉ tiêu [08] thì không cần nhập số CMND/CCCD/Hộ chiếu vào chỉ tiêu [09].

- Nếu muốn thêm dòng thì ấn phím “F5”. Nếu muốn xóa dòng thì ấn phím “F6”.

- Chỉ tiêu [10] – Cá nhân nào uỷ quyền cho tổ chức, doanh nghiệp quyết toán thay thì click vào ô vuông. Chi tiết xem công văn CV-801-TCT-TNCN (Phải có giấy ủy quyền theo mẫu 02/UQ-QTT-TNCN Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày15/6/2015 của Bộ Tài chính. 

Phần “Thu nhập chịu thuế”:

- Chỉ tiêu [11] Tổng số: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã trả trong kỳ cho cá nhân cư trú có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, kể cả các khoản tiền lương, tiền công nhận được do làm việc tại khu kinh tế và thu nhập được miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần.

Tổng thu nhập: Chính là tổng số các khoản thu nhập chịu thuế từ số tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà cơ quan chi trả đã trả cho cá nhân.

Các khoản được miễn thuế theo quy định: Tại Điều 3 ở Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 12 Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi phí được miễn.

- Chỉ tiêu [12] Làm việc trong KKT: Đó là các khoản thu nhập chịu thuế mà các doanh nghiệp trả thu nhập trả cho cá nhân do thực hiện việc tại khu kinh tế, không bao gồm các thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

- Chỉ tiêu [13] Theo hiệp định: Là các khoản thu nhập chịu thuế để làm căn cứ xét miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế đến hai lần.

* Phần: “Các khoản giảm trừ”

- Chỉ tiêu [15]: Tổng số tiền giảm trừ trong gia cảnh: Đó là tổng các khoản giảm trừ cho bản thân người nộp thuế và các khoản giảm trừ chi phí cho người phụ thuộc. Bao gồm:
+ Giảm trừ cho bản thân = 09 triệu đồng/tháng x Tổng số tháng đã tính giảm trừ trong một năm.

Trường hợp cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho tổ chức và doanh nghiệp thì giảm trừ cho bản thân được tính đủ 12 tháng  đó là 108 triệu đồng/năm.
+ Giảm trừ cho người phụ thuộc = 3,6 triệu đồng/người x Tổng số tháng đã tính giảm trừ cho người phụ thuộc trong một năm.

Cách lập phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN:

• Dành cho tổ chức và doanh nghiệp đã kê khai thu nhập đã trả cho những cá nhân không cư trú, cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động chỉ dưới ba (03) tháng.

Cách lập phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN:

- Tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập kê khai đầy đủ 100% người phụ thuộc đã tính giảm trừ trong năm 2016 vào Phụ lục bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN này.

- Đối với những NPT đã được cấp mã số thuế thì không phải khai đầy đủ các thông tin định danh, chỉ cần khai qua thông tin tại các chỉ tiêu [06] “STT”, [07] “Họ và tên người nộp thuế”, [08] “MST của người nộp thuế”, [09] “Họ và tên của người phụ thuộc”, [10] “Ngày sinh của người phụ thuộc”, [11] “MST của người phụ thuộc”, [14] “Quan hệ đối với người nộp thuế”, [21] “Thời gian tính đã giảm trừ từ tháng”, [22] “Thời gian tính giảm trừ đến tháng”.

Bước 3: Hoàn thành

Sau khi bạn đã kê khai xong 3 phụ lục thì ấn nút: “Ghi” sau đó sang bên tờ khai “05-QTT-TNCN” để kiểm tra lại các số liệu.
– Nếu xuất hiện chỉ tiêu [45] thì tổ chức, doanh nghiệp phải nộp thêm tiền thuế TNCN
– Nếu xuất hiện chỉ tiêu [46] thì tổ chức, doanh nghiệp theo dõi bù trừ kỳ sau hay có thể làm thủ tục hoàn quyết toán thuế TNCN online.

Bước 4: Kết xuất dữ liệu ra file

Sau khi cập nhật dữ liệu vào các phần mềm kê khai quyết toán thuế TNCN online, cá nhân cần thực hiện:
Kết xuất dữ liệu ra file: Sử dụng các chức năng của phần mềm để kết xuất dữ liệu ra file theo đúng định dạng của CQT đã quy định.

Bước 5: Gửi file dữ liệu quyết toán đến CQT

Đối với các file dữ liệu đã được kết xuất tại Bước 3 thì NNT có thể gửi file đến cơ quan thuế theo một trong hai cách dưới đây:

Gửi qua mạng internet: NNT truy cập trang điện tử http://thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ CÁ NHÂN), sử dụng chức năng tải tờ khai để gửi file dữ liệu cho CQT và thực hiện các bước theo hướng dẫn quyết toán thuế TNCN để sử dụng phần mềm.

Hướng dẫn làm quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK mới nhất

Gửi trực tiếp tại CQT hay qua bưu điện cùng với hồ sơ cách quyết toán thuế TNCN bằng giấy: NNT ghi tệp dữ liệu vào đĩa CD hoặc USB. Nhưng, CQT khuyến khích cá nhân gửi file qua internet hay qua bưu điện.

Bước 6: Nộp hồ sơ quyết toán thuế

NNT gửi hồ sơ hướng dẫn khai quyết toán thuế TNCN đã in đến cơ quan thuế theo các hình thức như sau: Nộp trực tiếp hay gửi qua đường bưu điện để đảm bảo đúng thời hạn theo quy định của Luật thuế TNCN.

Bước 7: Theo dõi kết quả gửi file

Sau khi gửi hồ sơ quyết toán, file dữ liệu, NNT truy cập vào cổng thông tin điện tử http://thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ CÁ NHÂN), để theo dõi kết quả gửi tệp dữ liệu (Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng phần mềm trên địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ CÁ NHÂN)

Bước 8: Điều chỉnh số liệu quyết toán

Khi xảy ra các sai sót cần phải điều chỉnh hoặc nhận được thông báo cần điều chỉnh của CQT, cá nhân đang thực hiện kê khai cách quyết toán thuế TNCN, kết xuất lại tệp dữ liệu và gửi cho CQT. Các bước được thực hiện bắt đầu từ bước 1 đến bước 6.

V. Kết luận

Trên đây là những hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân mà 123job đã đem tới cho bạn. Qua bài viết bạn sẽ thu thập được nhiều thông tin tốt và cách quyết toán thuế tncn đơn giản. Chúc bạn thành công!