Workflow là gì? Workflow được hiểu là một quy trình hay là luồng công việc. Đó cũng là cách mọi người hoàn thành công việc của mình nhanh gọn qua sơ đồ tư duy hoặc danh sách kiểm tra. Hãy theo dõi bài đọc dưới đây để hiểu rõ hơn về workflow nhé!
Workflow theo tiếng Việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng, các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác.Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật... nhưng là các quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin.
Phân luồng công việc giúp các tổ chức cá nhân thực hiện hiệu quả thành công một mục đích cụ thể. Khi mỗi giai đoạn trong công việc hoàn thành sẽ kích thích một giai đoạn mới trong tiến trình tiếp tục. Nhờ đó công việc được thực hiện một cách liên tục đến khi hoàn thành.
I. Workflow là gì?
Workflow được hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống
Workflow hay còn gọi là luồng công việc là một sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện từng công việc và thứ tự từng sự kiện. Nguồn gốc luồng công việc có lẽ bắt nguồn từ công tác xử lý văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện các công việc khác nhau (đọc, sửa đổi, góp ý, xem lại, phê chuẩn…). Ví dụ, một luồng công việc thực hiện mua bán hàng hóa đơn giản nhất gồm một chuỗi các bước như sau: Đầu tiên người mua xem tính năng sản phẩm và giá, nếu cảm thấy thỏa mãn thì chọn mua sản phẩm đó, tiếp theo điền thông tin cá nhân vào phí thanh toán và cuối cùng là thanh toán đơn hàng. Sơ đồ đó sẽ giúp cho nhà quản trị thấy được chính xác công việc được thực hiện theo kế hoạch như thế nào đó hay có thể thể dùng nó để một trình tự công việc theo cách khoa học và mang lại hiệu quả.
Workflow có thể sử dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau như là có thể thiết kế trình tự công việc cho một dự án xây dựng. Workflow mang lại hữu ích để có thể đảm bảo rằng các quy trình quan trọng sẽ được thực hiện đúng cách ở mọi lúc mọi nơi. Ví dụ, bạn có thể muốn xác định workflow cho nhân viên mới để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên mới có được thông tin, chính sách và tài nguyên họ để có thể thực hiện công việc nhanh nhất.
II. Lợi ích của workflow trong công việc
1. Sắp xếp công việc một cách khoa học
Thay vì việc phải sắp xếp công việc theo một mớ hỗn độn thì workflow sẽ cho phép bạn thể hiện một cách trực quan nhất, khoa học và dễ hiểu hơn. Nhờ đó mà việc quản lý công việc sẽ dễ dàng và logic phù hợp. Điều đó làm cho việc thực hiện các công việc sẽ nhanh chóng và thay đổi dễ dàng hơn cũng như cách bạn áp dụng các phần mềm quản lý công việc vào cuộc sống của mình.
2. Tăng khả năng tương tác giữa con người và phần mềm
Đối với các giao diện khác nhau thì workflow sẽ tăng khả năng tương tác phối hợp công việc giữa con người và phần mềm dễ dàng và nhanh gọn hơn. Ví dụ như là: Sơ đồ Gantt hay Gantt chart là công cụ tuyệt vời giúp các nhà quản lý thực thi việc quản lý dự án. Đây là công cụ giúp tóm tắt quá trình từ việc thực hiện lập kế hoạch dự án quan trọng đến thời gian thực hiện.
3. Workflow sắp xếp công việc theo một trật tự
Khi sử dụng workflow bạn sẽ biết được những điều sau:
Cách để bắt đầu một công việc
Các thực hiện công việc bằng cách nào?
Biết rõ mục tiêu cần nhắm đến
Tránh những lỗi về quy trình công việc không đúng
III. Vai trò của workflow
Workflow sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện theo quy trình tốt và đồng thời cũng tiết kiệm thời gian làm việc. Và đặc biệt hơn đó là có thể chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng thành khách hàng.
- Những điều này đã hoàn toàn thuyết phục được bạn hay chưa?
- Nhưng khoan đã, thời điểm nào là lúc tôi cần sử dụng workflows trong quy trình làm việc?
Ở đây không có một câu trả lời nào có thể chính xác cho câu hỏi này. Bởi vì điều đó thực sự tùy thuộc vào bạn. Đó là khi bạn muốn bắt đầu thêm workflow vào chiến lược kinh doanh của mình. Nhưng chúng tôi cũng đề xuất với bạn một số thời điểm để có thể bắt đầu với workflow sẽ phù hợp nhất.
Hãy thử xem xét những thời điểm phù hợp sau:
Khách hàng tiềm năng của bạn không có nhu cầu mua hàng
Danh sách khách hàng tiềm năng sẽ bị đội kinh doanh đánh giá là kém chất lượng
Không sử dụng được thông tin từ khách hàng tiềm năng để có thể phân cấp họ dễ dàng hơn
Những đề xuất và ý tưởng sẽ không hoàn toàn dựa trên thông tin thu thập được từ các nhà nghiên cứu về khách hàng tiềm năng
Sự phân luồng công việc giúp các tổ chức cá nhân thực hiện hiệu quả thành công một mục đích cụ thể. Khi mỗi giai đoạn trong công việc được hoàn thành sẽ kích thích một giai đoạn mới trong tiến trình được tiếp tục. Nhờ đó công việc được thực hiện một cách liên tục đến khi hoàn thành công việc.
IV. Hướng dẫn tạo workflow
Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc
- Xác định các bộ phận liên quan đến công việc cần thực hiện
- Biết rõ điểm khởi đầu và điểm kết thúc
- Xác định được các công việc cần phải thực hiện trong quy trình
- Xác định những nút thắt, những điểm mà cần phải đánh giá và đưa ra quyết định
- Xác định những dữ liệu cần phải sử dụng để hoàn thành công việc
- Xác định những điểm cần quản lý và giám sát
V. Ứng dụng của workflow
Thực tế cho thấy, các hệ thống quản lý thông tin chứa rất nhiều nghiệp vụ cần thực hiện như một luồng công việc. Vì vậy có rất nhiều sản phẩm workflow tự động cho phép tạo mô hình luồng công việc và các thành phần như là các form online, người dùng dùng chúng để đảm bảo tính nhất quán của công việc. Các workflow đã thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự và các quy luật đã đề ra nhưng là các quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin.
1. Workflow trên iPhone/iPad
Apple cũng đã mua lại ứng dụng Workflow và cung cấp nó miễn phí cho khách hàng của mình. Đây là một ứng dụng sở hữu có chức năng tự động hóa gần như mọi thứ mà bạn có thể làm trên iPhone/iPad. Đồng thời sẽ giúp bạn có thể thực hiện các công việc trên thiết bị của mình một cách vô cùng dễ dàng với chỉ một phím bấm đơn giản là xong.
2. Microsoft project
Microsoft là một ứng dụng chuyên nghiệp giúp bạn lên các kế hoạch công việc cá nhân. Microsoft Project sẽ không được bán kèm với bộ Microsoft Office, bởi vậy nên bạn cần phải mua ứng dụng này theo cách riêng lẻ. Phần mềm này sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các mindmap (bản đồ tư duy) và workflow để có thể thuyết trình các ý tưởng cá nhân, thuyết trình kế hoạch của mình một cách khoa học và logic mà vô cùng chuyên nghiệp
VI. Kết luận
Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc. Workflow là một quy trình lặp lại bao gồm một loạt các nhiệm vụ thường cần phải hoàn thành theo một trình tự cụ thể. Một workflow tinh gọn sẽ giúp bạn giảm về nguồn lực lượng lao động, thời gian và công sức nhất có thể để tạo ra kết quả người dùng mong muốn. Vậy qua bài viết của 123job.vn trên đã đem lại nhiều thông tin bổ ích và sự quan trọng của workflow trong công việc cho người đọc
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm