Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 2)

Làm việc nhóm là một thước đo cực kỳ chính xác để đo lường hiệu quả làm việc, năng lực của từng cá nhân. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí cách xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng nhé! 

Trong bài viết xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 1), 123job đã chia sẻ tới bạn đọc nhiệm vụ của làm việc nhóm, vai trò của lãnh đạo trong làm việc nhóm, những động lực trong làm việc nhóm, tính phối hợp khi làm việc nhóm… Trong bài viết này, 123job lại chia sẻ đến bạn đọc cách đánh giá kết quả làm việc nhóm, cách thành lập nhóm, phát triển tương lai của nhóm… Cùng theo dõi tiếp bài viết dưới đây để tìm hiểu sâu hơn về quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng nhé!

I. Đánh giá kết quả làm việc nhóm

1. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá

• Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá quan trọng khi phân tích việc thực hiện. 
• Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tiến của chúng phải bảo đảm các lợi ích kinh tế thực.

2. Đánh giá kết quả

Việc đánh giá kết quả làm việc nhóm cần phải có ý nghĩa và đảm bảo độ chính xác, nghĩa là cần thiết thực.

Đánh giá kết quả làm việc nhóm

3. Đo lường sự thực hiện của nhân viên

a. Đối với toàn nhóm

• Tài chính: Chi phí thực tế, lãi đạt được là bao nhiêu so với dự kiến.
• Thời gian: Thành quả đạt được là bao nhiêu thời gian so với kế hoạch làm việc đã được đề ra trước đó. 
• Chất lượng: Độ chính xác và sự hài lòng của khách hàng.
• Sự tiến triển: Đóng góp khi làm việc nhóm.

b. Đối với lãnh đạo

• Việc điều hành: Đạt được kết quả như kế hoạch đã vạch ra.
• Tinh thần: Ý kiến của nhóm, của khách hàng và những người có liên quan.

c. Đối với các thành viên trong nhóm

• Hiệu suất: So với chỉ tiêu đã được vạch ra trước đó. 
• Ý kiến đánh giá: Của cấp trên, đồng nghiệp, và của khách hàng.
• Tự đánh giá hiệu quả làm việc: So với đồng nghiệp.
• Giá trị khác: ý thức trách nhiệm, có đóng góp gì cho quá trình làm việc nhóm không. 

II. Cách thành lập nhóm và các biện pháp hỗ trợ nhóm

1. Thiết lập mục tiêu

a. Tạo sự đồng thuận

Những buổi làm việc nhóm, buổi họp là cách thức tuyệt vời để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm.  Bên cạnh đó, những buổi họp, làm việc nhóm giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các vấn đề cần giải quyết, các mục tiêu.

Cách thành lập nhóm và các biện pháp hỗ trợ nhóm

b. Phân tích các mục tiêu

Các mục tiêu sẽ thay đổi theo quá trình hoạt động và theo thời gian nhằm tạo ra hoặc do diễn biến của công việc.

2. Hỗ trợ nhóm

a. Tạo sự hỗ trợ căn bản

Phần lớn các nhóm được hoạt động hành chính của cơ quan hỗ trợ, nhưng thường không đủ. Tuy nhiên, điều đáng nói hơn là các nhóm thường không nhận được những thông tin thực sự cần thiết để có`thể giúp nhóm hoàn thành tốt những nhiệm vụ riêng. Để vượt qua khó khăn này, một số nhóm cần phải kết hợp chặt chẽ với ý kiến về chuyên môn của riêng nhóm.

b. Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

Mọi nhóm đều cần có sự hỗ trợ của đội ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà làm việc nhóm cần chú ý tới là: 

• Người bảo trợ chính của nhóm.
• Người đầu ngành hoặc những phòng ban có liên quan.
• Và người quản lý tài chính của nhóm.

3. Tạo sự tin tưởng trong nhóm

Nét đặc trưng nhất của sự hợp tác là sự tin tưởng của các thành viên trong nhóm. Muốn các nhóm ngày càng tin tưởng lẫn nhau thì cần kiến tạo nó ngay từ đầu sự ủy thác, cởi mở.

III. Phát triển tương lai của nhóm

1. Xây dựng các mục tiêu

Mục tiêu là điều sống còn của hoạt động làm việc nhóm. Chúng bảo đảm những sản phẩm được giao đi làm hài lòng khách hàng, bảo đảm tiến độ của công việc đã đặt ra trước đó và bảo đảm giá thành sản phẩm, cùng những tiêu chuẩn khác. Mục tiêu là tiêu chuẩn so sánh để dựa vào đó mà khen thưởng.

Phát triển tương lai của nhóm

2. Khen thưởng

a. Lan truyền những gương điển hình
 
Khi các cá nhân đạt thành tích về chỉ tiêu và công việc được giao, để động viên và khen thưởng họ thì tổ chức, cơ quan cần đưa ra những tấm gương điển hình này cho mọi người biết và thừa nhận dưới mọi hình thức truyền thông.

b. Đặt ra mức khen thưởng

3. Hoạch định các mục tiêu tương lai

• Phát triển nhóm của bạn: Người lãnh đạo làm việc nhóm nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành đạt của nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việc phát triển của các thành viên ra sao.
• Để thành viên trong nhóm phát triển: Nhóm càng lớn thì các thành viên càng có nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp hơn, do việc thay đổi các vai trò và được tăng tiến. 
• Xây dựng sự nghiệp: Dù bạn hay các đồng nghiệp làm việc nhóm tốt hay không tốt nhưng vấn đề chung và quan trọng là mọi thành viên phải biết là họ có trách nhiệm hoàn toàn đối với sự nghiệp chung của cả nhóm và cả bản thân mình. 

IV. Thế nào là một nhóm làm việc tự quản

Điều cần thiết nhất trong việc xây dựng một nhóm làm việc tự quản là tập trung chủ yếu vào khái niệm “hiệu quả lãnh đạo". Một nhóm làm việc tự quản là tất cả những thành viên trong nhóm cùng phối hợp làm việc như một đơn vị tổng thể và tự quản lý trong phạm vi tự do cho phép dựa trên vị trí của nó trong kết cấu của toàn công ty. 

V. Sáng tạo và cải thiện chuẩn mực của nhóm

a. Suy nghĩ sáng tạo trong nhóm

• Khuyến khích óc sáng tạo;
• Phát sinh những ý kiến mới

b. Cải tạo các tiêu chuẩn trong nhóm

• Thông suốt đề án;
• Cải thiện hệ thống;
• Lúc nào cũng có phương pháp mới

c. Hệ thống hóa nhóm

• Hiểu nhu cầu cần nâng đỡ của các thành viên trong quá trình làm việc nhóm;
• Tìm những người bảo trợ trong quá trình làm việc nhóm;
• Loại bỏ những khó khăn, trở ngại liên quan đến công việc;
• Xử lý nghiêm khắc những cá nhân gây ra vấn đề.

Sáng tạo và cải thiện chuẩn mực của nhóm

VI. Mục tiêu đạt kỹ năng của toàn nhóm

1. Luôn nghĩ về việc nỗ lực chung

Luôn nghĩ về việc nỗ lực chung bao gồm việc bạn đưa ra những suy nghĩ thật sự về các vấn đề được trình bày trong tài liệu này và trong quá trình làm việc nhóm. Bạn sẽ thấy rằng trong quá trình thực hiện kế hoạch, bạn phải dàn xếp một số vấn đề của nhóm để có thể làm việc tốt hơn. 

2. Là một thành viên tích cực của nhóm

Là một thành viên tích cực của nhóm  thì phải đồng nghĩa là bạn phải thực hiện tốt công việc mà mình đã được phân công và đưa ra những nhận xét, góp ý, ý tưởng mang tính xây dựng đối với các thành viên khác trong nhóm.

3. Các phần thưởng cá nhân

Trong nhóm làm việc tự quản thì một phần của những phần thưởng cá nhân là dựa trên mức độ hoạt động của cả nhóm.

VII. Kết luận

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng mà 123job muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng với những chia sẻ ở trên bài viết, giúp bạn đọc phần nào hiểu hơn về quy trình làm việc nhóm để mang lại hiệu quả cao. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và đừng quên theo dõi tiếp bài viết Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 3) nhé!