Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 3)

Để làm việc nhóm hiệu quả cần rất nhiều yếu tố? Vậy làm thế nào để có một nhóm làm việc tốt, quản lý nhóm như thế nào? Cùng 123job.vn tìm hiểu ngay những phương pháp hiệu quả để làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng nhé!

Trong bài viết Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 2) chúng ta đã tìm hiểu về vai trò của làm việc nhóm, cách tiến hành làm việc nhóm như thế nào? Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu về trách nhiệm của làm việc nhóm cũng như quy luật làm việc nhóm hiệu quả. Cùng tìm hiểu những thông tin này với 123job.vn trong bài viết dưới đây để kết lại chủ đề làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng nhé!

I. Quyết định trách nhiệm làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng 

Trách nhiệm khi làm việc nhóm

1. Những yếu tố cần để làm việc nhóm

Chia sẻ trách nhiệm

Để hiệu quả công việc đạt tốt nhất thì các thành viên cần hiểu nhau, hiểu rõ những thay đổi chính sách công việc. Làm việc nhóm có vai trò để nâng cao hành động, giám sát tiến độ công việc, thúc đẩy tính sáng tạo kinh doanh, xây dựng hoạt động của từng nhóm nhỏ để tạo dựng cộng đồng lớn.
 
Bảo đảm hiệu quả cao nhất

Mỗi cá nhân có những điểm mạnh, yếu nhất định, để hoạt động làm việc nhóm hiệu quả thì ý thức, trách nhiệm của mỗi người cần nâng cao, nhóm tự quản lập ra nhằm:

• Bảo đảm ý thức trách nhiệm của mỗi thành viên và thúc đẩy tính thử thách, dám đương đầu với khó khăn trong công việc.
• Khuyến khích sự đóng góp của từng thành viên vì nhóm và công việc.
• Giám sát việc thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm, bảo đảm mọi người đều hướng về mục tiêu chung.
• Đánh giá đúng khả năng của thành viên nhóm và đặt ra các mục tiêu phù hợp nhằm tạo cảm hứng cho mọi người hoàn thành công việc tốt nhất.
• Đảm bảo trách nhiệm cá nhân và tập thể không bị chồng chéo, không đổ lỗi, tạo gánh nặng trách nhiệm cá nhân.

Cần linh hoạt trong quản lý làm việc nhóm

• Mỗi thành viên phải có khả năng, trách nhiệm đảm bảo công việc mình thực hiện.
• Mỗi người phải chủ động trong công việc, đóng góp ý kiến cho nhóm.
• Nâng cao tinh thần đồng đội, cùng nhau hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra.
• Nâng cao trách nhiệm của mỗi người trong công việc nhóm và mục tiêu cá nhân.
• Mọi người đều được khuyến khích, hướng dẫn, đào tạo làm việc theo cách riêng, không bị gò bó, áp đặt.

2. Tạo nhóm tự quản, làm việc

Tạo nhóm tự quản trong đội ngũ bán hàng có những ý nghĩa sau:

Xác định đúng ý nghĩa của nhóm tự quản

Đặc trưng của nhóm tự quản là sự chia sẻ vai trò người lãnh đạo, nâng cao khả năng tự quản, tự do, cởi mở khi thảo luận đảm bảo tính dân chủ, kiểm soát mọi hoạt động khi làm việc nhóm, trách nhiệm công việc và thành tích của cá nhân và nhóm.
 
Gặt hái những lợi ích.

Nhóm tự quản giúp tối ưu chi phí quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, loại bước trung gian, giảm hao phí sản phẩm, nâng cao năng suất,... Bên cạnh hiệu quả kinh tế còn đem đến lợi ích cho người lao động, giúp các thành viên hỗ trợ lẫn nhau để nâng cao tay nghề, từ đó khả năng đáp ứng biến động của thị trường lao động cao hơn. 
 
Việc hỗ trợ các nhóm tự quản

Các nhóm tự quản cần được hỗ trợ và nâng cấp đầy đủ cho nhu cầu tự trị của họ. Đặc biệt đầu tư về vấn đề tâm lý rất quan trọng bởi người lãnh đạo cần sử dụng đúng quyền hạn của mình để giám sát tiến độ làm việc nhóm và làm việc hòa hợp với nhân viên. Những điều cần lưu ý như:

• Nhóm phải chịu trách nhiệm khi được tự trị về mọi vấn đề.
• Các nhóm tự quản tự thiết lập và tiến hành các mục tiêu mình đã đề ra.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng.
• Tùy từng tình huống, nhóm có thể yêu cầu được hỗ trợ khi thực sự cần thiết.

II. Nhóm làm việc tự quản hiệu quả 

Làm việc nhóm hiệu quả hỗ trợ tốt trong công việc

Nhóm làm việc tự quản là đội dự án, có đặc điểm riêng để phân biệt với những đội nhóm khác. Những điểm khác biệt là:

Có những mục tiêu khác thường 

Nhóm tự quản được lập ra có mục tiêu riêng, thường phục vụ cho nhu cầu tức thời của công ty. Trong trường hợp cụ thể, để hoàn thành mục tiêu quan trọng mà người hướng dẫn cần nhóm tự quản sẽ được tạm gác những công việc khác để tập trung hoàn thành mục tiêu riêng của nhóm tự quản. Bên cạnh đó mục tiêu của nhóm còn phải được đặt lên trên mục tiêu, nhu cầu của cá nhân.

Bổ sung kiến thức, kĩ năng và thẩm quyền lẫn nhau 

Làm việc nhóm bao giờ cũng có nhiều cá nhân khác nhau, có những kiến thức, kỹ năng và cũng như thẩm quyền khác nhau. Phải nhận thức được quyền và trách nhiệm của mỗi cá nhân là khác nhau khi làm việc nhóm. Cũng giống như một đội bóng có các vị trí như tiền đạo, hậu vệ, thủ môn,... khi phân công công việc thì cũng cần phải chú ý đến khả năng của mỗi người để phân công công việc cho phù hợp. 

Mục đích của làm việc nhóm là đào tạo, tạo cơ hội được học hỏi, trau dồi kỹ năng nên bước này cần được tiến hành cẩn thận. Cần kiểm tra, đánh giá và phân công công việc khoa học, nên chia đều công việc trong nhóm để tạo cơ hội phát triển ngang bằng nhau. Đặc biệt nên cho những người yếu cùng đội với người giỏi để họ học hỏi và phát triển hơn. 

Quản lý tiềm lực 

Nhóm làm việc tự quản thì có quyền tự kiểm soát để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Tiềm lực ở đây là thời gian, sức lao động và nội dung công việc của các thành viên. Nếu bạn là đội trưởng, bạn được quyền phân chia và giao phó nhiệm vụ cho người khác, chỉ đạo, hướng dẫn mọi người, quyết định về công việc. Cả nhóm có nghĩa vụ phải làm theo sự chỉ đạo này và có trách nhiệm trong việc quản lý thời gian bằng cách lên kế hoạch cho các cuộc họp hoặc các sự kiện quan trọng. 

Có mục tiêu cá nhân 

Một trong số những nhiệm vụ quan trọng nhất của các nhà quản lý là làm sao dung hòa các mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu chung của cả công ty. Mặc dù không có nhà quản lý cụ thể nào ở đây cả, chỉ có làm việc nhóm và các mục tiêu cá nhân. Mỗi cá nhân phải luôn cố gắng để vừa đạt được mục tiêu riêng cũng như mục tiêu chung của cả nhóm. Để đạt được mục tiêu chung thì chúng ta cần có những đặc điểm sau: Nghiên cứu tài liệu kế hoạch, có kỹ năng nhóm tốt, và đánh giá sát sao. Ngược lại để được đánh giá cao thì bạn phải làm việc có hiệu quả cao và đoàn kết, hỗ trợ với mọi người. 

III. 15 quy luật làm việc nhóm thành công 

Quy luật về tầm quan trọng: Không chỉ cần 1 cá nhân mà cần cả cộng đồng để tạo ra giá trị lớn

Quy luật toàn cảnh: Mục tiêu quan trọng cần đạt được hơn là vai trò của nó.

Quy luật thích hợp: Mỗi người lại có những điểm mạnh riêng nên cần phân chia công việc phù hợp để cá nhân phát huy đúng thế mạnh. 

Quy luật thách thức lớn: Công việc càng khó khăn thì yêu cầu tinh thần làm việc nhóm càng cao. 

Quy luật chuỗi: Liên kết nhóm cũng như domino, sai 1 ly có thể đi 1 dặm.

Quy luật xúc tác: Nhóm làm việc hiệu quả là sự thúc đẩy người yếu trở nên giỏi hơn.

Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn xa, đúng đắn giúp các thành viên tự tin đi đến đích. 

Quy luật “con sâu làm rầu nồi canh”: Chỉ cần 1 lỗi sai nhỏ có trở thành một hố đen to khó sửa chữa

Quy luật về lòng tin: Sự tin tưởng lẫn nhau sẽ giúp công việc hiệu quả hơn.

Quy luật chi phí: Làm việc nhóm sẽ thất bại nếu không vươn tới tiềm lực chi phí

Quy luật ghi điểm: Mỗi người cần biết rõ vị trí của mình trong làm việc nhóm. 

Quy luật vị trí: Tầm hiểu biết rộng là lợi thế, tiền đề của những nhóm giỏi.

Quy luật nhận dạng: Là giá trị để xác định, nhận dạng các cá nhân nổi bật. 

Quy luật giao tiếp: Giao tiếp kích thích, tác động sự liên kết công việc. 

Quy luật về sự lợi thế: Khả năng lãnh đạo tốt là lợi thế đưa nhóm đi lên.

IV. 7 phương pháp làm việc nhóm hiệu quả trong kinh doanh 

Những phương pháp làm việc nhóm hiệu quả

Nhiều nhà quản lý đã sai lầm khi nghĩ rằng tiền chính là động cơ thúc đẩy quan trọng nhất đối với các nhân viên của mình. Nhưng theo nhiều khảo sát, tiền chỉ là yếu tố thứ yếu đối với nhân viên, có những động cơ còn quan trọng hơn, vậy đó là gì? Đó chính là lòng tự trọng, kết quả công việc và sự công nhận, tiền chính là công sức lao động họ bỏ ra. Dưới đây là 7 phương pháp để làm việc nhóm kinh doanh hoạt động hiệu quả.

1. Đam mê công việc

Những nhân viên có mục tiêu luôn muốn tham gia vào tiến trình phát triển của công ty, là 1 phần thành tựu trong hoạt động thành công. Họ có những ý kiến đóng góp đúng đắn giúp thay đổi công ty. Khi họ đam mê công việc của mình họ sẽ tự động làm việc, chỉnh chu trong công việc để ra kết quả tốt nhất mà không cần sự nhắc nhở, đốc thúc. Đó chính là yếu tố giúp thay đổi đội nhóm cũng như toàn thể công ty nhanh nhất.

2. Giao tiếp hiệu quả 

Trong kinh doanh, điều quan trọng nhất là kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Dù làm việc nhóm với đồng nghiệp, cấp trên, đối hay, hay khách hàng thì giao tiếp luôn là công cụ truyền tải tốt nhất thông điệp mà bạn mong muốn. Để ghi nhớ những thông tin cần thiết hãy sử dụng sổ ghi chép, email, điện thoại để liên hệ. Khi có thời gian rảnh như ăn trưa, cafe, hãy trao đổi, thảo luận những vấn đề bạn đang phải đối mặt. Thường xuyên đóng góp, phản hồi nhận xét để sửa đổi sẽ giúp toàn đội hoàn thiện hơn.

3. Đánh giá đúng thành tích của cá nhân và tập thể

Dựa vào năng suất làm việc, hiệu quả công việc, chất lượng để đánh giá từng cá nhân trong nhóm cũng như tập thể nhóm. Chỉ cần những lời tuyên duyên, góp ý tích cực, phần thưởng nhỏ, thông báo chúc mừng,... để đánh giá đúng thành tích của cá nhân và tập thể. Đây là một trong những điều mà mỗi nhà quản lý nên quan tâm và làm cho nhân viên của mình để thúc đẩy khả năng và tình yêu công việc của họ. 

Để gắn kết tinh thần đồng đội khi làm việc nhóm thì những buổi teambuilding, ăn uống, là phương pháp hữu hiệu nhất. Những buổi thư giãn, vui vẻ giúp mọi người có thêm cảm hứng và sự sáng tạo trong công việc.

4. Đặt ra những mục tiêu thách thức 

Mỗi người sẽ có những mong muốn, mục tiêu riêng, hãy cùng nhau đặt ra những mục tiêu chung để cùng nhau thực hiện. Những thử thách đặt ra để nhóm bạn cố gắng làm việc để hoàn thành mục tiêu nhưng lưu ý hãy đưa ra các điều kiện và tiêu chí để đánh giá mục tiêu đó nhé, mục tiêu cần vừa phải, có khả năng đạt được. 

5. Hãy cung cấp mọi người những yếu tố để thành công

Để thành công chúng ta cần tới những yếu tố, công cụ hỗ trợ như thiết bị, tài liệu nghiên cứu thị trường, bảng kiểm kê,... Những yếu tố này giúp công việc trở nên trơn tru, dễ dàng hơn.

6. Quản lý những hoạt động thiếu hiệu quả 

Mọi người mong chờ bạn biết cách quản lý các cá nhân hoạt động thiếu hiệu quả hoặc không đóng góp đầy đủ cho nỗ lực chung. Tuy nhiên có rất nhiều nhà quản lý không quan tâm đến vấn đề này vì họ e ngại sẽ xảy ra những xung đột tiềm tàng. Thay vào đó họ hy vọng vấn đề sẽ tự nó khắc phục được thì nó quá khó bởi sự làm ngơ, bỏ qua sẽ ảnh hưởng tới doanh số, giảm tinh thần làm việc nhóm của mọi người.

7. Noi gương

Là người quản lý, bạn cần là một tấm gương sáng, chỉnh chu trong công việc để nhân viên nhìn và học tập theo. Nếu bạn muốn mọi người làm việc thật nhiệt tình thì điều cực kỳ quan trọng là bạn cũng phải có thái độ như vậy với công việc. Với tư cách là ông chủ, nhà quản lý hay lãnh đạo, các nhân viên mong chờ ở sự hướng dẫn và chỉ huy của bạn rất nhiều. 

V. 20 câu hỏi đặt ra khi làm việc nhóm và quản lý nhóm của mình

Những câu hỏi liên quan đến hiệu quả của làm việc nhóm

Dưới đây là 20 câu hỏi tương ứng với 7 nhóm chủ đề để làm việc nhóm, quản lý phương hướng chiến lược, dự án,... 

1. Nhóm 1: Suy nghĩ về chiến lược và kế hoạch kinh doanh 

Câu 1: Chiến lược kinh doanh này có hiệu quả và phù hợp không? 
Câu 2: Những cổ đông nào phù hợp với kế hoạch này? 
Câu 3: Có những sáng kiến nào bổ sung, thay thế, làm mới chiến lược và kế hoạch này không? 
Câu 4: Những tiêu chí nào được ưu tiên hơn cả? 
Câu 5: Công ty có khả năng thực hiện các thay đổi yêu cầu không? 
Câu 6: Công ty có chọn được những cơ hội để phát triển không ? 

2. Nhóm 2: Xác định chương trình hoạt động và quản lý 

Câu 7: Khả năng hoàn thành những danh mục trong kế hoạch là bao nhiêu?
Câu 8: Phương pháp tiếp cận thực hiện kế hoạch có phù hợp không và hiệu quả ra sao? 
Câu 9: Chương trình thay đổi sẽ được quản lý như thế nào ? Các cơ chế có hợp lý để đảm bảo rằng công ty sẽ học tập từ kinh nghiệm quản lý chương trình của mình không? 

3. Nhóm 3: Quản lý hoạt động kinh doanh 

Câu 10: Hiệu quả thực hiện các yêu cầu của công ty như thế nào? 
Câu 11: Kế hoạch quản lý lợi nhuận có hiệu quả không ? 
Câu 12: Đánh giá mối quan hệ giữa khách hàng, nhà cung cấp/đối tác với doanh nghiệp. 
Câu 13: Dịch vụ phân phát có chấp nhận được không? 
Câu 14: Những thỏa thuận bằng hợp đồng có hiệu quả không ? 
Câu 15: Hoạt động vận hành có tốt không, hiệu quả ra sao? 

4. Nhóm 4: Quản lý thay đổi và nguy cơ rủi ro 

Câu 16: Có chương trình quản lý hiệu quả các nguy cơ rủi ro lớn với công ty không ? 
Câu 17: Kết quả sau khi cải thiện, thay đổi năng lực của công ty như thế nào?

5. Nhóm 5: Quản lý công ty 

Câu 18: Chương trình thay đổi sẽ được quản lý như nào ? 

6. Nhóm 6: Tiếp thu và quản lý các kiến thức tổ chức 

Câu 19: Công ty có sẵn sàng học hỏi kinh nghiệm, trau dồi kiến thức để thay đổi trong kinh doanh không?

7. Nhóm 7: Quản lý hoạt động tổ chức 

Câu 20: Thực hiện chiến lược mới có sự thay đổi tích cực như thế nào đối với công ty? Những mong đợi của các nhà quản lý cấp cao có được thực hiện trong suốt quá trình hoạt động không? 

VI. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến kỹ năng làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng. Mong rằng với những thông tin trên đã giúp bạn biết cách quản lý và thúc đẩy đội nhóm của mình hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!