Đa số hiện nay các bạn đều sử dụng các cấu trúc tiếng anh trong quá trình viết thư điện tử. Vậy bạn đã hiểu rõ được các cấu trúc tiếng anh khi kết thúc email. Đặc biệt là cụm từ Best regards? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu về cấu trúc của Best regards nhé

Làm việc ở trong thời kỳ hội nhập quả thật vừa là cơ hội và cũng vừa là thách thức cho các bạn trẻ hiện nay. Cơ hội chính là các bạn sẽ phải thử sức mình trong một môi trường năng động, cạnh tranh. Các bạn có nhiều sự chọn lựa khác nhau về việc làm hơn với đa dạng mức lương hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, bên cạnh đó thách thức cũng là rất nhiều, đặc biệt đó là rào cản ngôn ngữ trong quá trình làm việc.
Các bạn mới làm quen với việc viết email cho khách hàng thì thường có chung một thắc mắc chính là: tại sao ở cuối email thường sẽ có cụm từ “Best regards” hay “Thanks and Best regards” hay “Best rgds”. Vậy nó có ý nghĩa là gì và tại sao lại dùng " Best regards" để kết thúc một email. 

I. Best regards là gì? 

Trong ngôn ngữ Anh – Mỹ cụm từ “best regards” có nghĩa là Trân trọng / trân trọng nhất. Thực chất đây là một cụm từ rất phổ biến trong giao tiếp và cấu trúc tiếng anh, khi dịch ra tiếng Việt nó có nghĩa là "Trân trọng nhất".

Best regard thường được dùng trong văn viết để kết lại bức thư với ý nghĩa với những lời chúc tốt đẹp, thể hiện sự tôn trọng và thiện chí, nghiêm túc của người viết đối với người nhận thư.

Best regards là cách kết thúc hoàn hảo cho email công việc hàng ngày

Best regards là cách kết thúc email hoàn hảo công việc hàng ngày
 

Người ta thường sử dụng cụm từ này trong các trường hợp sử dụng thư điện tử như: khi viết thư nói chuyện, viết email trao đổi công việc, giao tiếp với đồng nghiệp, tiếp xúc các đối tác trong các doanh nghiệp, tổ chức, thậm chí trong cả những giao tiếp hàng ngày với bạn bè, người thân để nhờ sự trợ giúp.
Chính vì vậy, bạn nên tạo cho mình thói quen sử dụng cụm từ Best Regards trong cấu trúc tiếng anh khi viết email xin việc, trao đổi công việc, nhờ người khác hỗ trợ... hoặc có thể viết thêm cụm từ mang nghĩa to lớn hơn như "Thanks and Best Regards". Đó chính là một cách tốt để thể hiện sự văn minh, thông thái và văn hóa giao tiếp ứng xử hiện đại.

Nếu bạn để ý thì có rất nhiều người có thói quen sử dụng từ tiếng Việt "Cảm ơn và Trân trọng" thay thế cho từ Best Regards. Với cách kết thúc email như vậy thì đó cũng là một cách bày tỏ lòng biết ơn và sự kính trọng đối với người nhận thư, nhưng được Việt hóa đúng cách và không gây hiểu nhầm bạn hoàn toàn có thể áp dụng hoặc sử dụng từ Best Regards một cách nguyên bản.

II. Bạn đã biết cách dùng best regard đúng cách?

1. Cách sử dụng Best regard chính xác

Best regards có nghĩa chính là trân trọng. Do đó từ Best regards này sẽ được sử dụng với ngữ cảnh trang trọng, không gian nghiêm túc, bày tỏ sự kính trọng và thiện chí của người viết thư. Thông thường trong những trường hợp này có thể là cả người viết và người nói đều chưa quen biết hay chưa đủ thân thiết và có mối quan hệ công việc, trên dưới, nhờ vả,…Có thể kể đến các tình huống như:

+ Ứng viên viết thư email gửi đến nhà tuyển dụng

+ Trao đổi thông tin với đối tác

+ Trao đổi thông tin giữa những thành viên trong công ty

+ Lời cảm ơn trân thành gửi đến khách hàng

+ Hồi đáp để trả lời thắc mắc của khách hàng

+ Lời nhờ cậy giúp đỡ…

Bởi mang nghĩa lịch sự như vậy nên “Best regards” thường được đặt ở cuối mỗi bức thư thay cho lời chào trân trọng và lịch thiệp, thể hiện thái độ đứng đắn trong cuộc trò chuyện.

2. Các cách dùng tương đương với Best regards

Ngoài “best regards” được sử dụng trong ngữ pháp văn viết thì chúng ta cũng có thể sử dụng các cụm từ đồng nghĩ sau để làm tăng không khí trang trọng, lịch sự khi viết thư:

  • Sincerely, : Trân trọng:
  • Yours truly: Trân thành nhất gửi đến bạn được sử dụng
  • Your faithfully: Dành cho người chưa quen, thường được sử dụng trong môi trường mang tính chất kinh doanh
  • Kind regard,
  • I am looking forward to see you : Tôi mong rằng sẽ gặp bạn sớm thôi
  • Thanks and best regards: dùng trong trường hợp nhờ cậy mang ý nghĩa cảm ơn và trân trọng
  • Your sincerely: được trò chuyện với bạn là niềm vinh dự của tôi: được dùng khi bạn viết thư cho một người mà bạn đã biết tên tuổi của họ, đã gặp và trò chuyện trước đó, tỏ thái độ thực sự quan tâm, tin tưởng, có cảm tình với đối phương.
  • Your respectfully: Niềm hân hạnh của tôi
  • Best wishes for you: Mong mọi điều tốt đẹp nhất sẽ đến với bạn.

3. Lưu ý khi sử dụng Best regards

Vì sử dụng với ý nghĩa trang trọng nên khi kết thúc bạn phải ký tên dưới dạng đầy đủ hoặc là Tên đệm + Tên.

Xem thêm: Nghề phiên dịch là gì? Những công việc phổ biến trong ngành phiên dịch

III. Phân biệt cách sử dụng của best regards và kind regards 

1. Best regards có nghĩa là gì?

Cụm từ này có nghĩa là trân trọng, trân trọng nhất, biểu đạt cảm xúc thật sự với người nhận thư. Đó là một dấu hiệu an toàn, tinh tế và tôn trọng đối với khách hàng mà bạn quen biết nhưng chưa thân thiết.

Đó là một thái độ trung lập biểu đạt sự tôn trọng và đánh giá cao mà không yêu cầu phải có mối quan hệ rõ ràng, vượt ra ngoài những gì bạn đã xây dựng với khách hàng tiềm năng, khách hàng hoặc các đồng nghiệp của mình.

2. Khi nào nên sử dụng Best Regards ?

  • Khi gửi email thông báo hay lời mời cho khách hàng hiện tại.
  • Khi nói chuyện, bàn bạc với các nhà cung cấp, đại lý mà bạn đã làm việc với hơn 3 tháng trở lên.
  • Khi liên lạc với khách hàng tiềm năng, đối tác tiềm năng mà có thể là lần đầu bạn tiếp cận.
  • Khi nói chuyện với các đồng nghiệp trong tổ chức, nhóm, công ty của bạn.
  • Bất cứ khi nào mà bên đối tác thiết lập một mối quan hệ bình thường qua email.

3. Kind Regards nghĩa là gì

Kind Regards là biến thể khác của từ Best Regards. Trong các email giới thiệu, tiếp cận, khai thác hoặc khám phá, bạn có thể sử dụng nó để truyền đạt sự tôn trọng nhưng giao tiếp ít hơn về một mối quan hệ mới được thiết lập không lâu. Trong các bức thư tín kinh doanh, Kind Regards là một cách chuyên nghiệp, thông thái và phù hợp để kết thúc một email.

4. Khi nào chúng ta nên sử dụng Kind Regards?

  • Khi tiến hành tiếp cận khách hàng vip mà bạn chưa từng nói chuyện hay gặp mặt qua.
  • Khi ở trong giai đoạn đầu của quá trình tiếp cận khách hàng(đặc biệt là nếu họ đã không trả lời email của bạn).
  • Khi trao đổi email với một giám đốc điều hành tại bất kỳ công ty, bất cứ thời điểm nào nào.
  • Khi giới thiệu bản thân nghiêm túc với một người quen hoặc bạn bè.

Xem thêm: Nghề phiên dịch viên tiếng Anh và những công việc hằng ngày

IV. Những lưu ý khi sử dụng best regards trong viết email 

1. Không cố nhấn mạnh bằng từ in đậm, viết in hoa

Một số người có thói quen là khi kết thúc email thường in đậm chữ ký của mình hoặc từ best regards. Tuy nhiên thực tế thì việc này có ý nghĩa như là bạn đang cố gắng nhấn mạnh được phần thông tin đó, không biểu lộ ý muốn của bạn. Người nhận sẽ có cảm giác như là bạn cố gắng muốn thông báo rằng kết thúc cuộc trò chuyện rồi. Điều này nhìn tổng thể sẽ không ấn tượng và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.

Do đó, đừng mắc lỗi nhỏ này khi sử dụng thư điện tử để email của bạn chuyên nghiệp và nhận được sự chú ý của người nhận nhé.

3. Không sử dụng các biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc thường mang ý nghĩa đùa giỡn, vui nhộn nên nó không những tạo cảm giác dư thừa mà còn thể hiện sự thiếu nghiêm túc. Thậm chí còn làm người nhận thư sẽ không hài lòng, bực bội và khó chịu. Do đó cách tốt nhất khi kết thúc thư bạn không nên thêm các biểu tượng cảm xúc vào kèm với best regards nhé.

4. Không có lỗi chính tả

Toàn bộ bức thư điện tử của bạn không nên mắc lỗi chính tả cho dù gửi đến bất kỳ ai, bao gồm cả cách kết thúc email dù bạn sử dụng Best regards hay bất cứ từ gì khác. Ở đây, bạn cần phải biểu đạt rất rõ ràng với thông điệp cuối cùng hoặc kêu gọi hành động và bất kỳ lỗi chính tả nào cũng có thể phá hỏng toàn bộ nỗ lực kết nối chuyên nghiệp cũng như nội dung gửi đến người đọc của bạn trước đó.

5. Đừng sử dụng lời chào thiếu trịnh trọng

Đối với những lời chào kết thúc ngắn bằng các cấu trúc tiếng Anh nhưng thể hiện sự thân mật như Bye, Cheers, See you hoặc các hình thức viết tắt như rgds (regards), thx (thanks)... thì hãy dành cho bạn bè của bạn. Mặc dù bạn không cần phải quá quan trọng hóa vấn đề khi viết email công việc nhưng hãy nhớ rằng người nhận đang mong đợi một mức độ chuyên nghiệp, thông thạo nhất định từ phía bạn. Các cấu trúc tiếng anh cực dễ sử dụng như Best regards, Yours Faithfully… nên được áp dụng để đảm bảo an toàn.

6. Hạn chế sử dụng cùng một lời chào kết thúc trong mỗi email

Các cấu trúc tiếng anh có rất nhiều vì vậy bạn nên tránh chỉ sử dụng một lời chào duy nhất trong email của bạn. Dù cho Best regards có thể dùng trong nhiều trường hợp và điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian và vẫn phục vụ được mục đích thông báo cho người nhận về việc kết thúc tin nhắn của bạn, nhưng bạn nên điều chỉnh cho hợp lý với từng hoàn cảnh. Điều này sẽ giúp tăng cường sự kết nối giữa bạn với đối phương.
Nếu bạn đang cần gửi một email với nội dung chia buồn về sự cố đã gặp nhưng lại kết thúc email với Best wishes thì chắc chắn là không nên dùng, và điều đó thể hiện rằng bạn chưa suy nghĩ thấu đáo về cách sử dụng lời chào kết thúc phù hợp với tình huống.

V. Kết thúc email như thế nào được cho là hoàn hảo nhất? 

Với một email về công việc thì phần kết rất quan trọng và sẽ để lại sự hài lòng và tin tưởng với đối phương khi bạn muốn duy trì ấn tượng tốt với khách hàng hoặc đối tác. Sử dụng kết bài phù hợp sẽ tạo cho người đọc có những cảm xúc tích cực, vui vẻ và hơn thế nữa bạn sẽ được đánh giá là một người tinh tế, thông thái và chuyên nghiệp khi chăm chút kỹ lưỡng cho tất cả chi tiết của một email. Quan trọng nhất là bạn phải tìm được một cụm từ thể hiện được sự tôn trọng, chuyên nghiệp mà bạn hướng tới thực sự phù hợp với nội dung email.

Nếu lần đầu tiên bạn viết cho một người nào đó mà bạn chưa từng quen biết hoặc thư xin phỏng vấn ví dụ như: gửi thư xin việc đến nhà tuyển dụng, email giới thiệu sản phẩm đến khách hàng… bạn nên dùng những cụm từ trang trọng, lịch sự để tạo sự thu hút.

Nếu bạn gửi email cho đồng nghiệp hay đối tác kinh doanh thường xuyên làm việc hoặc những người khác mà bạn biết rõ bạn có thể kết thúc email một cách gần gũi, ít trang trọng hơn thì bạn cũng nên viết kết thật gần gũi và thân thiện. Nếu bạn dùng email viết thư cho bạn bè, người thân trong gia đình thì dùng cách kết thúc email thật ấm áp.

Xem thêm: Kimochi là gì? Liệu bạn đã biết cách dùng kimochi trong tiếng Nhật đúng cách

VI. Một số cụm từ có ý nghĩa tương đồng với best regard

Tùy vào những trường hợp khác nhau mà bạn có thể sử dụng những từ ngữ khác, các cấu trúc tiếng anh mà mang nghĩa tương đồng với best regards, ví dụ như:

# Best (Mọi điều tốt đẹp)
Với một số bạn không biết nhiều từ ngữ cho lắm thì dùng best cũng chính là cách kết thúc email một cách an toàn. Do đó, bạn hầu như có thể sử dụng best trong mọi trường hợp. Khi soạn thư tiếng Anh nếu bạn băn khoăn chưa biết sử dụng từ nào hoặc bí từ thì cũng có thể cân nhắc đến từ này.

# Thanks (Cảm ơn)
Mặc dù đôi khi từ này xuất hiện ở cuối thư sẽ gây cảm giác biết ơn giả tạo, không thật lòng. Nhưng bạn nên dùng từ thanks cùng với dấu chấm than để thể hiện nó một cách chân thành hơn.

# Thanks so much (Cảm ơn bạn rất nhiều)
Cụm từ này thường được cân nhắc sử dụng giữa các đối tượng không mấy thân thiết. Tuy nhiên bạn có thể dùng trong nhiều trường hợp khác nhau mà không sai ý nghĩa.

# All best (Mọi điều tốt nhất)
So với từ best thì all best sẽ tỏ ra có thiện chí và tinh tế hơn. Tuy nhiên, với cảm nhận của nhiều người thì nó khá phóng đại. Nhưng nó vẫn có thể sử dụng được khi kính thư vì từ này tương đối là an toàn và lịch sự.

Một số cụm từ có ý nghĩa tương đồng với best regard

Một số cụm từ có ý nghĩa tương đồng với best regard 

# Respectfully (Tôn kính)
Mang ý nghĩa tôn kính cao nhất từ kính thư này thường được sử dụng trong các cơ quan Chính phủ, Nhà nước. Hoặc trong những ngữ cảnh mà cần đến sự trang trọng nhất. Bạn cần lưu ý từ ngữ này để dùng cho đúng hoàn cảnh nhé.

# Take care (Bảo trọng)
Cụm từ take care được sử dụng nếu bạn muốn thể hiện sự quan tâm sức khỏe của người viết đối với người nhận thư.

# Yours truly (chân thành)
Đối với Yours truly thì bạn thể hiện được sự sến súa và chỉ nên dùng khi hai bên viết và nhận thư thực sự thân thiết lâu dài với nhau. 

# Kind regards
Bạn cũng có thể sử dụng khi muốn thể hiện được sự tôn trọng, lịch sự hơn so với best regards. Hay một cách dễ hiểu nhất thì thông thường người viết sẽ sử dụng kind regards khi họ không nên tỏ ra thân thiết quá với người nhận. Tóm lại  kind regards có thể dùng trong trường hợp cần phải kính thư thực sự nghiêm túc.

# Looking forward (Mong gặp)
Nếu sau khi viết thư bạn mong muốn được gặp người nhận thư sớm nhất có thể hoặc trong tương lai gần thì từ kính thư này rất phù hợp.

# Talk soon (Nói chuyện sớm nhé)
Talk soon là một từ khá suồng sã, phổ thông và thân mật. Khi bạn kết thúc email nếu sử dụng từ này bạn cần thật cẩn thận. Vì sử dụng không khéo léo từ này, nó sẽ thể hiện bạn là người không chân thành và gây khó chịu cho người đối phương.

VII. Kết luận 

Kỹ năng cách kết thúc email mọi người sẽ luôn tưởng chừng nó rất đơn giản nhưng lại góp phần tạo nên sự hoàn hảo, tinh tế và chuyên nghiệp cho một email trong công việc phải không. Hy vọng những kiến thức cơ bản về các cấu trúc tiếng anh mà 123job,vn mang đến cho các bạn sẽ giúp các bạn tạo được ấn tượng tốt với bạn bè, đồng nghiệp và đối tác trong việc trao đổi bằng email nhé!