Đại diện bán hàng là gì? Chức năng và nhiệm vụ của đại diện bán hàng

Trong kinh doanh, vị trí đại diện bán hàng được xem là tài sản quý giá nhất của mọi công ty, doanh nghiệp. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí về Chức năng và nhiệm vụ của đại diện bán hàng nhé!

Để thực hiện tốt những nhiệm vụ trong bán hàng rất cần của một đại diện bán hàng cho công ty trên thị trường, những đại diện bán hàng có đóng góp vai trò quan trọng cả cho cả doanh nghiệp lẫn cho khách hàng của họ. Dù các hoạt động của đại diện bán hàng có rất đa dạng, nhưng chúng sẽ có thể tập hợp lại thành 4 nhóm như sau là: bán hàng, quản lý điều hành, tài chính và tiếp thị. Cùng 123job tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của đại diện bán hàng qua 4 nhóm này nhé.

I. Bán hàng 

Chức năng bán hàng của đại diện bán hàng

Trung bình thì sẽ 32% thời gian của các đại diện bán hàng dành cho những cuộc gặp gỡ nhằm giao dịch trực tiếp để bán hàng, có 19% là dành cho công việc bán hàng qua điện thoại và 13% dành cho các dịch vụ khách hàng. Bất kể khoảng thời gian dành cho những hoạt động về bán hàng trực tiếp đó là bao nhiêu, trách nhiệm cuối cùng của các đại diện bán hàng là việc bán những sản phẩm của doanh nghiệp họ một cách thành công. Những đại diện bán hàng ấy sẽ cống hiến cho sự thành công của công ty và họ thể hiện hiệu quả của việc mà công ty thuê tuyển mình bằng doanh số mà họ tạo được. Điều đó sẽ không có nghĩa là những người đại diện bán hàng có thể bán được hàng hoá thông qua bất kỳ giao dịch nào. Cũng không có nghĩa là họ phải nỗ lực để bán hàng bất kể tác động nào đến khách hàng hay công ty của họ. Có các trường hợp thương vụ sẽ sớm được thực hiện, nhưng về các mặt lâu dài thì điều ấy có thể sẽ tổn hại đến cả phía khách hàng lẫn phía công ty cung cấp. 

"Sự thành công trong bán hàng" sẽ mang nhiều ý kiến  trong những tình huống kinh doanh khác nhau. 

• Đối với các doanh nghiệp chủ yếu dựa vào việc bán hàng hoá qua điện thoại, "thành công" sẽ được hiểu là một thương vụ hoàn thành ngay lập tức sau các cuộc điện thoại. 
• Trong ngành về dược phẩm, những công ty kinh doanh có lương tâm như Lederle, Richardson-Dow và Eli-Lilly, những đại diện bán hàng của họ có thể chẳng bao giờ có được đơn đặt hàng. Trong các tình huống kinh doanh như trên, trọng tâm đó không phải là bán được nhiều sản phẩm mà làm sao có thể tạo được quan hệ tốt với. Theo cách này, về doanh số và lợi nhuận của công ty sẽ đạt được đến cuối cùng có thể cao nếu mức chất lượng của sản phẩm cũng như chất lượng phục vụ dịch vụ cao mà đại diện bán hàngdành cho vị ấy. 
• Trong những tình huống về kinh doanh của các ngành công nghiệp, "thành công" sẽ được hiểu theo một nghĩa lâu dài. Có thể phải mất rất nhiều năm thì một thương vụ về kinh doanh sản phẩm công nghiệp mới kết thúc. Chẳng hạn, như công ty vận tải hàng không củ hãng Pilot Air Freight nhận được hợp đồng trong 3 năm với GTE sau khoảng bốn năm giao dịch và với khoảng 100 lần gặp gỡ. 

II. Những nhiệm vụ quản lý điều hành 

Để tổ chức tốt trong các lãnh địa được phân công cũng như thực hiện tốt nhất nhiệm vụ được giao của mọi người, những đại diện bán hàng cần phải tiến hành những nhiệm vụ và chức năng mang tính chất để điều hành, quản lý. Những nhiệm vụ ấy như ra giải quyết những vấn đề của các khách hàng, lập kế hoạch, lập các dự báo, đánh giá và cả đào tạo bán hàng nữa. Trong thực tế, những đại diện bán hàng này sẽ phải dành đến 15% thời gian để làm việc của họ cho các công việc ấy. Rõ ràng đây là một kỹ năng cần thiết để họ điều hành tốt trong các địa phận được giao. Một khi kỹ năng này được quan tâm và đưa vàorèn luyện, chúng sẽ được coi là căn cứ cho việc đề bạt thăng tiến. 

III. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề của đại diện bán hàng

Đây là một kỹ năng đóng góp quan trọng của những đại diện bán hàng, khi đó họ giúp khách hàng giải quyết những vấn đề mà họ gặp phải. Đôi khi những việc như hướng dẫn, giúp đỡ để giải quyết vấn đề ấy lại giúp họ có thể bán được hàng. Nhưng mặt khác, khi các khách hàng gặp phải những vấn đề như ltrong việc quản lý tồn kho hay bảo trì về máy móc thiết bị, họ đòi hỏi có sự trợ giúp quan trọng và sẽ có ảnh hưởng lớn đến các hiệu quả kinh doanh của họ, cho dù những người đại diện bán hàng ấy không bán các loại hàng hóa dùng để những giải quyết vấn đề này của khách hàng. 

IV. Kỹ năng lập kế hoạch

Các đại diện bán hàng sẽ có rất nhiều dịp phát triển kỹ năng lập kế hoạch này. Trước hết, họ phải lập kế hoạch về địa điểm, về các khoảng thời gian đến tiếp xúc với khách hàng sao cho hợp lý. Việc lập kế hoạch như vậy sẽ cho thấy đại diện bán hàng ấy có sử dụng thời gian của mình có hiệu quả và hợp lý hay không.

Thứ hai, một đại diện bán hàng sẽ thường có dịp trao đổi thân cận với các khách hàng về kế hoạch của họ, nên kỹ năng này thật là cần thiết. Một trong số các nội dung về lập kế hoạch ấy là việc xây dựng một chương trình quảng cáo hay một chiến dịch để chiêu thị cổ động cho một trong số các nhà phân phối lẻ của mình. Hay đôi khi họ còn có liên quan đến việc lập kế hoạch trong dài hạn hơn cho các nhà sản xuất và phân phối, với những nội dung về phát triển sản xuất, quản lý dự trữ và việc xây dựng hệ thống phân phối cho họ. 

V. Kỹ năng lập dự báo: 

Các đại diện bán hàng cũng sẽ có thể được yêu cầu để lập dự báo về một số sản phẩm, dịch vụ nào đó trong vùng khu vực mà đã được phân cho họ, hay trong toàn ngành. Những bản dự báo đó sẽ thể hiện những "linh cảm"  của các đại diện bán hàng về thị trường cũng như vai trò là người thường xuyên tiếp xúc với thị trường mục tiêu. 

VI. Kỹ năng về hướng dẫn, đào tạo

Kỹ năng của đại diện bán hàng

Thông thường, đối với một đại diện bán hàng mới sẽ được giao cho một đại diện bán hàng có kinh nghiệm hơn để được đào tạo và hướng dẫn thông qua thực tế của công việc, với những sự giám sát của các giám đốc phụ trách bán hàng. Người đại diện bán hàng ấy giàu kinh nghiệm hơn ấy sẽ có thể hướng dẫn cho người đại diện bán hàng mới về các hoạt động thực tế thường ngày trong vùng khu vực được phân, những hoạt động thực tế ấy không thể đưa vào một khóa học chính quy nào cả.

Một tổ trưởng về quản lý trực tiếp các đại diện bán hàng còn có thể sẽ được phân công, đề nghị trong đào tạo cho lực lượng bán hàng của các hãng phân phối của công ty mình. Những nội dung đào tạo có thể sẽ bao gồm những kỹ năng chung của công việc bán hàng, hoặc nó cũng có thể liên quan đến các sản phẩm mới hay những kế hoạch mới cũng như các chương trình mới của công ty. 

VII. Kỹ năng đánh giá

Một đại diện bán hàng cũng phải sẽ có khả năng đánh giá tốt trên một số vấn đề đa dạng như sau: Đánh giá về thị trường chung, về khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng, hay một đại diện bán hàng dù đang học việc, hay đánh giá về các sản phẩm mới. Những đánh giá ấy sẽ có thể được trình bày dưới dạng những tài liệu văn bản chính, nhưng đôi khi chỉ là những đánh giá ngoài miệng thôi. Cho dù những đánh giá ấy có được thực hiện dưới các hình thức nào và về vấn đề gì, thì người đại diện bán hàng cũng phải cung cấp được các đánh giá có căn cứ, bằng kinh nghiệm cũng như kiến thức của mình. 

VIII. Những trách nhiệm về tài chính 

Ở một số cương vị nhất định về lĩnh vực bán hàng là, người ta đòi hỏi các đại diện bán hàng phải tiến hành được một số nhiệm vụ về tài chính ở các mức độ tương đối phức tạp.
Trong một số trường hợp về kinh doanh hàng công nghiệp, một số bộ phận quan trọng của việc bán hàng đó là xây dựng được những kế hoạch tài chính tổng hợp,nó bao gồm từ hoạt động về thuê tài sản, mua lại, hay sở hữu của một bên thứ ba nào đó... Và nếu không có việc dự trù này, thì hoạt động bán hàng sẽ không thể tiến hành được. 

Những hãng môi giới về chứng khoán như Merrill Lynch hay các dịch vụ lập kế hoạch tài chính như ở doanh nghiệp Aetna phải phát triển thật mạnh về hoạt động tài chính ngoài các kỹ năng kinh doanh khác của họ. Thậm chí đối với các nghiệp vụ bán hàng đơn giản ấy cũng vẫn đòi hỏi những kỹ năng về mặt tài chính như là quản lý những khoản phải thu hay việc quản lý tồn kho trong các khu vực địa lý đã được phân công. 

IX. Nhiệm vụ về marketing 

Nhiệm vụ về marketing của đại diện bán hàng

Hai chức năng cơ bản về marketing quan trọng của một đại diện bán hàng, đó là việc thu thập thông tin thị trường và thi hành được những kế hoạch và những chương trình về marketing. 

Hoạt động thu thập các thông tin: 

Đại diện bán hàng là một người trong công ty thường xuyên tiếp xúc với thị trường mục tiêu. Theo lý thuyết thì người đại diện bán hàng là sẽ là kênh truyền dẫn thông tin cho và nhận từ các khách hàng, thị trường. 

Một đại diện bán hàng phải thông thuộc những nguồn tin về tình hình khách hàng trước khi tung ra sản phẩm  mới,  về hoạt động của đối thủ cạnh tranh, về những đổi mới kỹ thuật v.v… Tuy nhiên kết quả nghiên cứu cho thấy khi được giao nhiệm vụ nghiên cứu tiếp thị, hầu hết thì các đại diện bán hàng sẽ thể hiện rõ ràng rằng là họ không mấy quan tâm hoặc không đủ khả năng để tiến hành thu thập các thông tin thị trường một cách có chất lượng, dù cho là dưới hình thức một hình thức về dự án hay việc thu thập các thông tin đều đặn. Tuy vậy, các công ty ấy vẫn tiếp tục yêu cầu các đại diện bán hàng của họ cung cấp thông tin thời sự qua các báo cáo về giao dịch thường lệ hoặc qua những bản báo cáo chuyên mục. Điều này sẽ đặc biệt có những công ty cho rằng các lực lượng bán hàng là cơ bản  của năng lực quản lý. 

Đại diện bán hàng còn phải là cầu nối các thông tin chính xác từ công ty cho đến khách hàng trên những các mặt  thông tin về sản  phẩm mới, về các chính sách, chương trình, cũng như những thay đổi về thông số kỹ thuật trên các sản phẩm và những chuyển biến mới về điều kiện thị trường. Thông qua đó những đại diện bán hàng, công ty có thể dễ dàng xây dựng được những mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng bằng việc thường xuyên thông tin lại cho họ những tin tức hữu ích và đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, không hoặc không thể tiến hành được công việc tự thu thập và chọn lọc thông tin. 

Thi hành những chương trình tiếp thị: 

Những công ty đang phát triển cho rằng thương vụ đó chỉ mới hoàn thành được một nửa khi đã kết thúc việc bán hàng đến tay của khách hàng. Khái niệm về "thương vụ trọn vẹn" với một khách hàng sẽ được hiểu là người đại diện bán hàng sẽ tiếp tục tiếp xúc với khách hàng để nhằm đảm bảo cho khách hàng tận dụng trọn vẹn được mọi tính năng của sản phẩm. Trong trường hợp các giao dịch với những bên trung gian thương mại như những bên bán buôn và bán lẻ, người đại diện bán hàng của Công ty sẽ phải cùng họ xây dựng nên những kế hoạch marketing để giúp họ đẩy mạnh việc bán hàng thành công và nhanh chóng. Những thương hiệu sản xuất lớn như Campbell  Soup,  Drackett, General Foods và nhiều hãng khác đã liên cáo và chiêu thị trong các địa phương và vùng mình được phân công. 

Công ty ấy thường yêu cầu các đại diện bán hàng phải thực hiện nhiều nhiệm vụ marketing rất phong phú, đa dạng. Một trong số các nhiệm vụ quan trọng mà công ty đã yêu cầu đại diện bán hàng của mình là phải tham gia để phối hợp giữa những kế hoạch marketing của công ty và các nhu cầu cụ thể của từng khách hàng. Chẳng hạn, như Công ty Owens - Corning đã có một lực lượng bán hàng được tặng các danh hiệu lực lượng bán hàng giỏi nhất trong toàn ngành sản xuất về vật liệu xây dựng, do nhiệt tình hợp tác của họ với các khách hàng. 

X. Những hoạt động của các đại diện bán hàng 

Một nghiên cứu gần đây đã cho thấy rằng những đại diện bán hàng của các hãng công nghiệp có đến khoảng 120 các hoạt động khác nhau. Các hoạt động ấy sẽ được nhóm lại thành 10 nhóm hoạt động. Chúng ta sẽ chẳng mấy ngạc nhiên khi thấy rằng trong số các hoạt động ấy, hoạt động bán hàng sẽ chiếm tỷ lệ cao nhất về thời gian. Có hơn 95% trong số các đại diện bán hàng được phỏng vấn và tiến hành các hoạt động để  hỗ trợ cho chức năng cơ bản ấy. 

Những hoạt động thứ hai, ba nằm trong các bảng trên chủ yếu liên quan đến các nghiệp vụ dịch vụ "hậu mãi", dịch vụ đi kèm sau khi việc bán hàng đã hoàn tất. Vai trò của các dịch vụ này là yếu tố rất quan trọng để xây dựng và duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng. Những thương vụ đã thành công, đặc biệt ở tại thị trường Nhật Bản đòi hỏi có những dịch vụ có một chiều sâu rất cao. Những chức năng ấy còn lại thể hiện rõ ràng các đại diện bán hàng của những mặt  hàng công nghiệp cần có một tầm hoạt động lan toả rộng để hỗ trợ cho những chức năng như bán hàng, điều hành quản lý và tiếp thị. 

XI. Thế nào là một người đại diện bán hàng giỏi? 

Thế nào là một đại diện bán hàng giỏi?

Nhận thấy câu trả lời là "Đại diện bán hàng giỏi là người sẽ thực hiện mọi chức năng về nhiệm vụ của mình". Nhưng tuỳ vào từng tình huống giao dịch sẽ rất khác nhau. Vì công việc kinh doanh với nhiều sản phẩm, dịch vụ và ở trên các thị trường khác nhau, nên sẽ rất khó có  khái niệm chính xác về các đặc điểm của một người đại diện bán hàng giỏi. Ngoài ra, điều ấy còn tùy thuộc vào người đánh giá. 

Việc đánh giá vào một đại diện bán hàng "giỏi" phải căn cứ vào hành vi của họ với khách hàng chứ không phải chỉ dựa vào các ngôn từ sáo rỗng như: "sự năng nổ, hoạt bát hay sáng tạo". Một cuộc khảo sát và nghiên cứu về khách hàng được tiến hành gần đây đã cho thấy rằng một trong các lý do trọng yếu đó là làm cho khách hàng phải từ bỏ chúng ta là do cung cách trong ứng xử của đại diện bán hàng. Việc nghiên cứu này chỉ ra ở 5 yếu tố quan trọng của các đại diện bán hàng khi ảnh hưởng đến khách hàng: 

• Đại diện bán hàng sẽ luôn sẵn lòng lắng nghe mọi  ý kiến , phản hồi của họ 
• Hoạt động năng động hơn của các đại diện bán hàng sau khi khách đặt hàng 
• Việc quan tâm và theo dõi thường xuyên của đại diện bán hàng trong mỗi lần  giao dịch đầu tiên. 
•  Hoạt động của đại diện bán hàng đối với những lần đặt hàng tiếp theo 
• Thái độ và các cung cách phục vụ của đại diện bán hàng đối với các đơn đặt hàng nhỏ. 

Ở một chừng mực nào đó, những hành vi về thái độ nêu trên đó sẽ do quan điểm cũng như đặc tính của mỗi công ty mà nó còn tùy thuộc vào các điều kiện của từng thương vụ. Tuy nhiên, chúng sẽ phản ánh được mối quan tâm, đòi hỏi của các khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và những hỗ trợ khác. Một cuộc điều tra khác rộng hơn đã được tổ chức tìm hiểu các đại lý thu mua cho thấy rằng có ba đặc điểm giá trị nhất ở một người chào hàng giỏi đó là: "Độ tin cậy và sự tín nhiệm, chuyên nghiệp/thạo việc, thông hiểu về các sản phẩm". Cuộc nghiên cứu trên cho thấy những cách cư xử quan trọng nhất đó là "phải nỗ lực tìm hiểu những mối quan tâm của khách hàng" và "phải biết trình bày dẫn dắt một cuộc tranh luận đó với khách hàng một cách hợp lý và khôn khéo". 

Khi người đại diện bán hàng được khách hàng đánh giá là giỏi phải là người thành thạo nghiệp vụ, có hiểu biết và có kỹ năng tốt khéo léo trong giao tiếp. Họ còn phải là những người làm việc năng nổ,  linh hoạt xây dựng và gìn giữ được những mối quan hệ tốt với khách hàng, hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng và giúp họ phát triển hơn. Cuộc  thăm dò trong những tình huống kinh doanh khác nhau cho thấy rằng người bán hàng "tốt nhất" phải là người thông minh, kiên trì và thực sự biết đến sự phát triển giàu mạnh khách hàng của mình. Để đạt được danh hiệu "xuất sắc”đó, là người đại diện bán hàng cần phải  rõ ràng, nỗ lực làm việc không ngừng. 

Những đức tính cần có của người đại diện bán hàng: Do năng khiếu hay là do rèn luyện? 

Vậy những người bán hàng giỏi thành công là do năng  khiếu hay là do được rèn luyện? Thành công của người đại diện bán hàng cho thấy rằng những đại diện bán hàng thường có chung một số năng khiếu nhất định. Tuy vậy, đối với quần chúng, lời giải đáp "năng khiếu hay được rèn luyện mà nên" còn tùy thuộc vào người được hỏi đó là ai. Không mấy ngạc nhiên khi thấy các công ty tư vấn đều khẳng định chắc chắn rằng là người đại diện bán hàng xuất sắc là do kết quả quá trình đào tạo.

Một chuyên gia tư vấn đã khẳng định rằng "những yếu tố quan trọng để trở thành người đại diện bán hàng có năng suất bán ra cao, đó chính là những kinh nghiệm, trình độ giáo dục và thực hành. Những yếu tố này không phải người ta sinh ra  dễ gì có được". 

Do vậy, lời giải đáp cho câu hỏi nêu trên nhằm dung hòa giữa hai thái cực. Người đại diện bán hàng xuất sắc thể hiện đặc biệt với những nhu cầu của những người khác. Họ vô cùng kiên nhẫn, biết cách giải tỏa những mâu thuẫn trong những cuộc giao dịch. Tuy vậy, ngoài những kỹ năng, đức tính cơ bản đó, việc bán hàng còn đòi hỏi thêm nhiều những đức tính khác nữa còn tùy thuộc rất nhiều vào ngành hàng kinh doanh. Chỉ có thể nói rằng với nội dung đào tạo đúng đắn cho những người thực sự có khả năng sẽ  cung cấp cho họ một số kỹ năng cần thiết để trở thành người bán hàng xuất sắc. Người tổ trưởng các ĐDBH phải quan  tâm  xem  xét  xem  các  ĐDBH  có  ứng  dụng  tốt,  thường  xuyên  và  đúng  đắn những kỹ năng đó hay không. 

XII. Kết luận

Như vậy, qua bài viết trên. chắc hẳn bạn đã hiểu rõ về vai trò cũng như chức năng quan trọng của vị trí đại diện bán hàng. Mong răng những thông tin trên có thể giúp bạn có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc này, 123job chúc bạn thành công.