Với một sinh viên hay một người đi làm, kỹ năng lập kế hoạch vô cùng cần thiết. Nắm bắt được những khó khăn của độc giả, cuốn sách “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” được ra đời với những đúc kết kinh nghiệm cụ thể để có một kế hoạch chuẩn chỉnh.

Đã bao giờ bạn quan tâm đến việc lập kế hoạch cho bản thân mình?

Khái niệm lập kế hoạch không hoàn toàn được quan tâm bởi tất cả mọi người, dù là sinh viên hay người đi làm. Có những cá nhân cho rằng kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả là vô cùng cần thiết để sắp xếp công việc một cách bài bản, tuy nhiên có những cá nhân không quan tâm đến việc lập kế hoạch. Vậy kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả có thật sự quan trọng và cần thiết với mỗi người? Nếu có, làm sao để chúng ta có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả cho những khía cạnh trong cuộc sống?

I.Giới thiệu sách “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” 

1.1 Giới thiệu tác giả 

Tác giả cuốn sách hay nên đọc “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” là một kỹ sư phần mềm và quản lý hệ thống người Nhật tên Shibamoto Hidenori. Là một kỹ sư làm việc với hệ thống trong môi trường yêu cầu kỷ luật cao, tác giả đã ghi lại những kinh nghiệm làm việc của mình qua những con chữ. Với mong muốn nâng cao năng lực của bản thân, tác giả đã sử dụng kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả để sắp xếp công việc và đạt được những bước tiến trong con đường phát triển sự nghiệp của bản thân. 

1.2 Giới thiệu tác phẩm

Nhiều người trẻ hiện nay không quan tâm đến kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả ngay cả trong công việc hay trong việc định hướng nghề nghiệp. Đây cũng là một trong những lý do khiến cho sinh viên liên tục nhảy việc, ít có sự gắn bó với một môi trường trong thời gian lâu. Khi chưa xác định được định hướng nghề nghiệp hay chưa có sự chuẩn bị cho một kế hoạch phát triển sự nghiệp, sinh viên thường sẽ bị lôi cuốn bởi những yếu tố khác. Vì vậy, để có thể đạt được những thành tựu trong quá trình phát triển sự nghiệp thì kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả vô cùng quan trọng. 

1

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Đối với một người trưởng thành hay những người đã đi làm, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả giúp họ có thể sắp xếp công việc trong quá trình làm việc. Thêm vào đó, những người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, họ dễ dàng xác định con đường mình muốn đi và cách để tiến tới mục tiêu cuối cùng. Nhận biết được điều này, tác giả cuốn sách hay nên đọc “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” đã đúc kết những kinh nghiệm cũng như phương pháp để người đọc có những tư duy đúng hơn về việc lập kế hoạch làm việc. Sự lồng ghép của những khó khăn và những sai lầm trong quá trình lập kế hoạch hiệu quả hướng mọi người đến những thay đổi và thích nghi để nâng cao hiệu suất làm việc. 

II.Tóm tắt nội dung sách Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Nội dung cuốn sách hay nên đọc “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” sẽ phân chia bố cục với 11 chương khác nhau mang đến những kiến thức từ bao quát đến những chi tiết cho việc lập kế hoạch làm việc hiệu quả. 

2.1 Mục đích của kế hoạch

Khi nghĩ đến việc lập kế hoạch, với những cá nhân mới bắt đầu, bạn sẽ đặt ra những câu hỏi: Tại sao cần lập kế hoạch? Lập kế hoạch thì có nâng cao hiệu suất công việc không? Vẫn có những người không lập kế hoạch vẫn làm việc tốt? Để giải đáp cho những câu hỏi này, tác giả của những quyển sách hay về kỹ năng đã đưa ra 4 lý do giúp người đọc hình dung rõ hơn về mục đích của việc lập kế hoạch. 

Thứ nhất, việc lập kế hoạch sẽ giúp cho người đọc có thể nắm bắt được năng lực của bản thân, tức là những công việc mà bản thân có thể đảm nhận và hoàn thành tốt. Bạn có thật sự hiểu bản thân mình có kỹ năng gì, có thể đảm nhận trách nhiệm làm những công việc gì? Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả yêu cầu bạn phải nhìn nhận bản thân để xác định những công việc hay những trách nhiệm trong khả năng của bạn. 

Thứ hai, một kế hoạch cụ thể sẽ giúp cho bạn có thể bắt tay thực hiện ngay mà không do dự. Sau khi đã lập kế hoạch, làm sao để bạn có thể bắt tay vào công việc và thực hiện ngay những bước đầu tiên trong hành trình đạt được mục tiêu. Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả cho người đọc những bước hay những phương pháp để đạt được mục tiêu cuối cùng của kế hoạch, nhờ vậy, bạn sẽ tiến hành ngay từ những bước nhỏ nhất để hoàn thành mục tiêu. 

2

Mục đích của kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Thứ ba, trong công việc, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp tinh thần làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả hơn. Khi tất cả thành viên đều hiểu rõ về mục đích của việc lập kế hoạch, mục tiêu cuối cùng của kế hoạch, những hoạt động giao tiếp và xây dựng ý tưởng cũng dễ dàng hơn. Mỗi người có thể có một cách nhìn nhận chung về kế hoạch để đưa ra những ý tưởng và cách làm việc, hướng đi cụ thể để tiến bước trong kế hoạch.

Cuối cùng, việc lập kế hoạch hiệu quả giúp cho người đọc có thể định vị hướng đi cùng những bước đi rõ ràng trong lộ trình phát triển công việc hay phát triển bản thân. Tuy nhiên, trong quá trình đó, đôi khi bạn sẽ lầm đường hay lạc đường, vậy làm sao để bạn có thể định hướng lại và tiếp tục đi đến mục tiêu cuối cùng. Thay đổi để thích nghi, chính lý do cuối cùng này sẽ giúp cho những người đang lầm đường có thể định hướng lại và đi một lộ trình khác tiến tới mục tiêu cuối cùng. Chính những nội dung đầy chi tiết này đã mang đến một trong những quyển sách hay cần thiết cho sinh viên.

2.2 Hình ảnh tổng quát của quá trình lập kế hoạch

Một kế hoạch sẽ bắt đầu từ những bước nào, những câu hỏi gì?

Ở phần này, tác giả của những quyển sách hay “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” mang đến cho người đọc những giả định cơ bản về một kế hoạch của một dự án nhất định. Điều quan trọng đầu tiên để lập kế hoạch là bạn phải hiểu được dự án này là gì và cách để phác họa quy trình thực hiện dự án này. 

Theo quan điểm của tác giả, một dự án sẽ có 3 đặc trưng cơ bản nhất. Thứ nhất, tính độc quyền. Mỗi dự án với mỗi mục đích khác nhau sẽ được xây dựng theo những bước khác nhau, vì vậy sẽ không có chỗ cho sự lặp lại. Sự lặp lại này có thể là áp dụng phương thức cũ vào quy trình mới, hiệu quả mang lại sẽ không như mong đợi. Chính vì vậy, trong dự án thường không có sự lặp lại. 

3

Cái nhìn tổng quan trong việc lập kế hoạch

Đặc trưng thứ hai là tính hạn định được nhắc đến trong “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” . Một dự án cần có thời gian bắt đầu và  thời gian kết thúc, những công việc mà bạn phải hoàn thành và thời gian hoàn thành. Những yếu tố này mang đến cho bạn một hạn định về việc thực hiện dự án, thực hiện mục tiêu. Đặc trưng thứ ba là phạm vi. Để thực hiện một dự án, bạn phải biết rằng phạm vi kiến thức của bản thân đang ở đâu, việc cần làm của mình là gì, phạm vi ngoài vùng an toàn của mình là gì để không bị bỡ ngỡ khi bắt đầu công việc. Sau những đặc trưng này, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả thiết lập 7 bước để mỗi người có thể lập một kế hoạch của riêng mình:

  • Yêu cầu của dự án 
  • Nhìn nhận bao quát về dự án
  • Mục đích cuối cùng của dự án 
  • Thời hạn hoàn thành dự án 
  • Quy trình tiến hành dự án 
  • Cần làm gì và làm như thế nào để hoàn thành dự án 
  • Những nhiệm vụ quan trọng trong dự án

2.3 Xác định rõ mục tiêu

Chương 3 được tác giả dùng để phân tích hai bước đầu tiên trong kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả: “Yêu cầu của dự án” và “Nhìn nhận bao quát về dự án. Những nội dung ở bước này quan trọng với độc giả nên họ đánh giá cuốn sách này cần thiết trong danh sách review sách hay.

Yêu cầu của dự án thông thường được đưa xuống từ những lãnh đạo hay cấp trên điều phối dự án. Tuy nhiên, những yêu cầu được đề cập thường không phải yêu cầu thật sự của dự án, vì cấp trên thường sẽ chỉ đưa ra yêu cầu theo quan điểm và cách suy nghĩ của họ mà không trực thuộc chuyên môn. Vì vậy, họ thường đưa ra yêu cầu dưới dạng “ví dụ” hay những câu hỏi không có câu trả lời “không biết là mình có thể thiết kế một dự án...".

Ví dụ như yêu cầu của cấp trên là “Tôi muốn sống ở quận 1”. Đây là cách mà họ truyền đạt yêu cầu một cách ngắn gọn để bạn dễ hiểu, tuy nhiên hãy nhớ rằng yêu cầu thật sự nằm sâu trong những câu chữ. Bạn nên tiếp nhận những yêu cầu này và giảm mức độ trừu tượng của yêu cầu và rút ra yếu tố hay yêu cầu chi tiết nhất về công việc này. 

4

Mục tiêu của việc lập kế hoạch 

Nhìn nhận chung về dự án là một công cụ giúp cho tất cả thành viên trong nhóm có những khái niệm chung nhất về dự án, từ đó phác họa những công việc cũng như cách thực hiện. Thông thường ở bước này, mọi người thường lệch hướng vì họ chưa hiểu mục đích cuối cùng của dự án và quên đi mục đích xây dựng dự án. Để có thể luôn đi theo định hướng chung, một dự án cần được xây dựng dựa trên “điều lệ dự án”:

  • Sứ mệnh 
  • Mục đích kinh doanh 
  • Mục tiêu 
  • Thành viên 
  • Quản lý chính 
  • Các cột mốc đi kèm nhiệm vụ

Sứ mệnh của dự án chính là những việc cần làm trong quá trình thực hiện một dự án -  trả lời cho câu hỏi “cần làm gì”. Mục đích kinh doanh hướng đến sự kết nối giữa chiến lược và dự án - trả lời cho câu hỏi tại sao cần dự án này. Mục tiêu của dự án là câu trả lời cho câu hỏi làm thế nào để đánh giá dự án thành công.

2.4 Nhận định những thành quả đạt được và cột mốc quan trọng

Để nắm bắt được tiến độ của dự án, bạn phải nắm được việc mình phải làm, cách mình làm để nhìn nhận những kết quả mà bạn phải đạt được. Với những nội dung cụ thể, cuốn sách Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả luôn góp mặt trong danh sách review sách hay.

Ở bước 3 - nhận định những kết quả mà một người phải đạt được là cách để một người nắm bắt sơ lược về tất cả vấn đề đang diễn ra. Khi xác định kết quả và mục đích cuối cùng, bạn sẽ có thể nắm được những công việc mình cần làm, cách thực hiện nó. Thông tin tại bước này không mang tính chi tiết mà giúp thiết lập quá trình thực hiện dự án. Cách này vừa giúp bạn có thể tiến hành dự án vừa nâng cao mức độ chính xác của dự án. 

5

Từng bước trong kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Tiến đến bước 4 - nhận định thời hạn của dự án với những cột mốc quan trọng đánh dấu tiến độ dự án. Với những cột mốc quan trọng, nó quyết định điểm dịch chuyển của sự phát triển dự án. Thông qua những cột mốc này, bạn dễ dàng báo cáo với cấp trên về những công việc hay tiến độ phát triển của dự án, liệu rằng trình tự này có đang bị chậm lại không hay đang đi đúng? Ngoài ra, khi đánh dấu cột mốc với những con số cụ thể, bạn dễ dàng xác định được kết quả này có đang đi đúng kỳ vọng của dự án. Để xác định và đánh giá những cột mốc này, bạn có thể tham khảo 4 điểm mấu chốt:

  • Triển khai và hoàn thành giai đoạn 
  • Hoàn thành tạo ra những thành quả
  • Nhìn nhận và đánh giá từ bên ngoài 
  • Sự kiện bên ngoài dự án

Những khái niệm tưởng chừng khô khan nhưng lại mang lại những kiến thức hữu ích, vì vậy nó luôn là một trong những quyển sách hay về kỹ năng lập kế hoạch nên có trong tủ sách.

2.5 Xây dựng quy trình thực hiện

Ở phần này, độc giả sẽ có được cái nhìn cơ bản nhất về việc xây dựng quy trình:

  • Lên ý tưởng từ việc xác định thành quả 
  • Tạo nhóm những nhiệm vụ 
  • Nằm vững nguồn lực đầu vào và đầu ra 
  • Điểm kết nối của đầu vào và đầu ra
  • Thiết lập tiến trình từ quá trình - dòng chảy - biểu đồ

Đây cũng là một trong những lý do khiến cuốn sách Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả luôn nằm trong danh sách review sách hay về kỹ năng mềm. 

2.6 Lên lịch trình cho quá trình thực hiện

Một trong những công cụ hỗ trợ việc lên lịch trình được nhắc đến trong “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” là sơ đồ Gantt nhằm mục đích sắp xếp quá trình và những nhiệm vụ theo mối quan hệ thời gian. Sơ đồ Gantt giúp độc giả chọn lọc quá trình và nhiệm vụ theo đường thẳng mang đến những hình dung sơ bộ cho trình tự này. Bên cạnh đó, bạn có thể cân nhắc về mức độ phụ thuộc của quá trình và trình tự thời gian.

8

Những bước cần làm để lập kế hoạch 

Để làm việc hiệu quả với sơ đồ Gantt, bạn nên nhìn nhận mối quan hệ giữa chuỗi đầu vào - quá trình - đầu ra. Khi hiểu được mối liên kết giữa những yếu tố này, bạn mới có thể thực hiện công việc theo đúng lịch trình để đạt được những thành quả đáng mong đợi. 

2.7 Nhiệm vụ hoá các quá trình

Trong “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” , việc xác định những nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành giúp việc hình dung bao quát trở nên dễ dàng hơn. Dù là một dự án nhỏ hay dự án trung thì với nhiều thành viên tham gia, sự chênh lệch năng lực là hoàn toàn có thể xảy ra từ đó việc xác định nhiệm vụ cho từng đối tượng lại càng quan trọng. 

Để mọi công việc đi theo đúng tiến trình phát triển của dự án thì việc nắm vững nhiệm vụ cũng như giá sát mức độ thực hiện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, khi nắm rõ vùng định vị và điểm nhìn giúp việc thực hiện quản lý dự án cũng dễ dàng và thuận lợi hơn. Nhờ việc phân tách nhiệm vụ cũng giúp quản lý dự án có thể điều chỉnh kế hoạch linh hoạt khi cần thiết để đạt được mục tiêu trong thời hạn cho phép. 

III. Cảm nhận và đánh giá sách “kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả”

Cuốn sách “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” là một trong những quyển sách hay nên đọc để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, áp dụng cho hoạt động quản lý và thực thi dự án dễ dàng hơn. Cuốn sách luôn nằm trong danh sách review sách hay cho người trẻ, vì với những suy nghĩ bốc đồng, không có kỷ luật thường ảnh hưởng đến những quyết định quan trọng. 

Mặc dù nội dung cuốn sách “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” hơi khô khan với nhiều quy trình và bước thực hiện, tuy nhiên kiến thức và cách trình bày của cuốn sách chắc chắn sẽ giúp bạn từng bước lập ra kế hoạch cho riêng mình. Nhờ vậy mà những quyết định hay định hướng nghề nghiệp của bạn cũng rõ ràng và đúng hướng. 

IV. Kết luận  

Nội dung cuốn sách “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” được viết bởi một kỹ sư người Nhật nên sẽ hướng tới tình kỷ luật, những quy trình, cách hoạch định kế hoạch. Là một sinh viên hay những người đã đi làm thì kỹ năng lập kế hoạch chưa bao giờ là thừa để bạn thiết kế mục tiêu nghề nghiệp cũng như kế hoạch tương lai cho chính mình. Những cuốn sách hay nên đọc này nên được thêm vào danh sách review sách hay của bạn.