Đào tạo kỹ năng thuyết trình cho nội bộ doanh nghiệp

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng quan trong với mọi ngành nghề. Trong cuộc sống của bạn cũng sẽ trải qua những buổi thuyết trình bài tập khi đi học, giới thiệu sản phẩm khi đi làm. Vậy làm thế nào để rèn luyện kỹ năng thuyết trình tốt?

Trong từ điển từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa khác nhau. Chúng ta sẽ hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó hoặc giao tiếp với ai đó. Những nội dung về “Kỹ năng thuyết trình” mà 123job trình bày dưới đây sẽ không bao gồm các chi tiết của bài thuyết trình dưới dạng viết, mà chỉ đề cập tới hai kiểu thuyết trình nói là:

• Một bài giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt. 
• Tổ chức cuộc họp.

Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về kỹ năng thuyết trình trong đào tạo nội bộ đối với doanh nghiệp nhé! 

I. Giới thiệu sản phẩm và bán hàng

1. Những đặc điểm của một bài phát biểu hiệu quả

a. Có mục đích và chức năng rõ ràng

Trước khi tiến hành giới thiệu về sản phẩm hoặc bán hàng thì mục đích và chức năng của một bài thuyết trình cần phải được lập ra. Điều này sẽ giúp kỹ năng thuyết trình của bạn được nâng cao, bài thuyết trình cũng mang lại một hiệu quả tốt.

Có bốn mục đích và chức năng chính của một bài phát biểu hiệu quả là:

• Chức năng thông báo: Cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm, dịch vụ và các vấn đề liên quan. 
• Chức năng thuyết phục: Kỹ năng thuyết trình sẽ giúp thu hút được người nghe, giúp họ cuốn theo những nội dung bạn đang nói. 
• Chức năng kiểm soát: Nhằm đảm bảo bài giới thiệu phải đi theo đúng chức năng hoặc mục đích đã được đề ra. 
• Chức năng kết hợp: Kết hợp những chức năng trên với nhau vì mục tiêu chung của bài thuyết trình là mang lại hiệu quả. 

b. Được chuẩn bị chu đáo

Chuẩn bị chu đáo trước khi thuyết trình

Bạn càng chuẩn bị bài phát biểu chu đáo thì càng thu hút được khách hàng, kỹ năng thuyết trình của bạn cũng được nâng cao một cách đáng kể. Một trong những nguyên tắc cơ bản bạn cần phải nhớ là “không trình bày những gì bạn muốn mà phải trình bày những gì người khác muốn nghe”. Mặc dù chủ đề bài phát biểu có thể hay hoặc dở nhưng người phát biểu lúc nào cũng phải tuân thủ và áp dụng chiến lược “chuẩn bị”.

c. Nội dung

Đối với bất kỳ bài phát biểu nào thì nội dung phải được trình bày theo thứ tự logic. Hơn thế nữa, bài thuyết trình của bạn phải được trình bày một cách rõ ràng với đầy đủ thông tin. Điều đó sẽ tạo ra ham muốn lắng nghe kỹ năng thuyết trình của bạn được người khác đánh giá cao. 

Nội dung của bất kỳ bài thuyết trình nào cũng được chia làm 3 phần chính: 

• Giới thiệu: Nêu rõ mục đích của bài phát biểu, giới thiệu sơ qua về chủ đề sắp nói. 
• Trình bày các nội dung chính kèm theo đó là hiển thị nội dung dưới dạng hình ảnh minh hoạ để giúp bài thuyết trình ấn tượng và thu hút hơn.
• Kết thúc bài thuyết trình: Tóm tắt lại các điểm chính. 

2. Những đặc điểm của một người có kỹ năng thuyết trình tốt

Luôn tự tin khi thuyết trình

a. Thể hiện tính cách của cá nhân

• Kết nối với người nghe bằng mắt.
• Thể hiện sự tự tin về kỹ năng thuyết trình tốt của bản thân qua hành động, cử chỉ, lời nói, điệu bộ….
• Kỹ khả năng trả lời câu hỏi: Người có kỹ năng thuyết trình tốt là người có thể trả lời tốt mọi câu hỏi đặt ra có liên quan đến nội dung trình bày và sẽ không bao giờ nói là “không biết” khi bị hỏi.

b. Kiểm soát giọng nói và các yếu tố tương tác

• Kiểm soát giọng nói: Để có được kỹ năng thuyết trình thu hút được hàng ngàn người nghe thì điều đầu tiên và quan trọng bạn cần rèn luyện là kiểm soát giọng nói. Tuỳ theo diễn biến của nội dung mà bạn sử dụng các cấp độ, nhịp điệu giọng nói khác nhau nhằm nhấn mạnh đến nội dung hoặc thu hút sự tập trung của người nghe.
• Sử dụng microphone một cách thành thạo. 
• Đọc được ngôn ngữ, cử chỉ của người nghe.
• Dự đoán trước được tâm lý, những phản ứng của người nghe. 

II. Tổ chức cuộc họp

1. Những đặc điểm của một cuộc họp tốt

a. Khái niệm cuộc họp

Thuyết trình trong các cuộc họp

Cuộc họp là được xem là một hình thức giao tiếp. Đó là việc một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích thảo luận, giải quyết vấn đề, tranh cãi hoặc đưa ra một quyết định nào đó. Vì cuộc họp thường sẽ liên quan đến nhiều người, nên tất nhiên sẽ xảy ra tình trạng khác nhau về ý kiến và có thể gây ra bất đồng quan điểm. 

b. Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:

• Kiểm soát
• Kết hợp
• Thông báo
• Thuyết phục.

c. Tiến trình của một cuộc họp bao gồm:

• Phân tích và giải quyết vấn đề
• Tư vấn và giải đáp các xung đột
• Thảo luận và trao đổi quan điểm
• Nêu vấn đề và tạo động cơ
• Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
• Nhận được ý kiến và hồi âm
• Tăng cường hỏi đáp
• Đào tạo và phát triển.

Nói chung mục đích chính của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến giải quyết vấn đề, đưa ra một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi nào đó. 

d. Một số chi phí của cuộc họp:

• Chi phí về thời gian.
• Chi phí vật chất: Tiền và các dụng cụ mà cuộc họp phải sử dụng.
• Chi phí cơ hội: Nếu không đến cuộc họp thì mọi người có thể làm được việc gì, giá trị của cuộc họp là như thế nào, là bao nhiêu? Hãy luôn nghĩ đến thời gian của người xung quanh và bạn phải chắc chắn cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự.

2. Vai trò của người chủ tọa có kỹ năng thuyết trình tốt

a. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

Chuẩn bị chương trình:

• Các mục mới để thảo luận và cụ thể ai sẽ là người dẫn dắt chương trình;
• Thứ tự để tổng kết lại cuộc họp trước và các hoạt động tiếp theo;
• Thời gian tổ chức chương trình và thời gian nghỉ (nếu cần);
• Các vấn đề hành chính;
• Tài liệu có liên quan
• Bảo đảm biên bản và chương trình được phát đúng lúc;
• Bố trí phòng họp;
• Chỗ ngồi cho đại biểu;
• Nước uống giải khát.

Chuẩn bị về cá nhân:

• Chuẩn bị tốt về các nội dung của chương trình;
• Chuẩn bị trang phục phù hợp…
• Rèn luyện kỹ năng giao tiếp trước khi tham gia cuộc họp. 

b. Diễn biến của quá trình họp

Chủ tọa sẽ thông báo đến mọi người về:

• Hình thức của cuộc họp;
• Chương trình, nội dung chính của cuộc họp;
• Biên bản cuộc họp: Trong một số cuộc họp, biên bản là một phần bắt buộc và không thể thiếu. Lập biên bản cuộc họp không chỉ thể hiện sự cẩn thận và chỉnh chu mà còn được người khác đánh giá cao kỹ năng thuyết trình của bạn.

3. Người có kỹ năng thuyết trình tốt

a. Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng

Ấn tượng tốt đầu tiên của người có kỹ năng thuyết trình xuất sắc sẽ tạo ra:

• Sự tin tưởng
• Sự hưởng ứng
• Được mọi người tin cậy.

Ấn tượng cuối cùng của người có kỹ năng thuyết trình tốt sẽ tạo ra:

• Một ấn tượng lâu dài, đi cùng với thời gian
• Tạo ra nhiều cơ hội mới. 

b. Cách ứng xử hiệu quả và gây ấn tượng

• Để nhận được sự kính trọng, thì hướng tới người nghe là rất quan trọng. Trong bài thuyết trình có rất nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, môi trường và địa điểm. Lưu ý trong trình bày không được phép gọi tên không, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn. 
• Bên cạnh đó để gây được ấn tượng với người khác, bạn cũng cần phải lưu ý lại một số hành động như: Đưa và nhận danh thiếp, bắt tay, cúi chào...
• Ngôn ngữ cử chỉ là một hình thức giao tiếp im lặng và tế nhị nhưng lại gây được ấn tượng rất lớn. Ngôn ngữ cử chỉ có thể chuyển tải được các nội dung nhất định. Chúng ta cần học cách đọc được các thông điệp và bắt đầu hiểu được các thông điệp cử chỉ. Ngôn ngữ cử chỉ cũng là một phương pháp hiệu quả giúp bạn nâng cao được kỹ năng thuyết trình nên bạn cần lưu ý nhé!

III. Kết luận

Như vậy bài viết của chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất về kỹ năng thuyết trình cho một bài giới thiệu sản phẩm và tổ chức cuộc họp. Qua bài viết này, 123job mong rằng có thể giúp bạn rèn luyện kỹ năng thuyết trình tốt hơn và chúc bạn thành công trong công việc, cuộc sống.