Dashboard là gì? Những thông tin quan trọng về Dashboard

Dashboard là gì? Bạn từng nghe nói đến Dashboard chưa? Kiến thức cơ bản về Dashboard và những lợi ích, ưa điểm mà Dashboard mang lại. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cho bạn.

I. DASHBOARD LÀ GÌ? DASHBOARD CÓ Ý NGHĨA GÌ?

1. Định nghĩa Dashboard là gì?

Dashboard được biết đến là một bảng điều khiển kỹ thuật số (digital control), hay một giao diện số có tác dụng thu thập và tổng hợp dữ liệu của toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài việc cung cấp các dữ liệu chuyên sâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, doanh nghiệp, Dashboard còn đưa ra một cái nhìn tổng quát về năng suất của từng bộ phận, các xu hướng, các hoạt động, các chỉ số KPI (Key Performance Indicator) và từ đó các chuyên gia kinh tế sẽ đưa ra những bảng báo cáo công việc hay bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Một digital dashboard còn được biết đến với những cái tên gọi khác như dashboard, traffic dashboard hay traffic dash.

2. Thông tin mà Dashboard mang lại

Dashboard có tác dụng là sẽ đưa ra những thông tin khái quát nhất về hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp chỉ với một màn hình. Tại đây luôn bao gồm những thông tin hoàn toàn dễ hiểu và không quá nhiều, phần giải thích ngắn gọn, súc tích và có kèm thêm một vài từ khóa quan trọng cùng các thước đo hạng mục. Với báo cáo Dashboard này chúng ta có thể nhìn thấy các bảng báo cáo công việc, các bảng báo cáo kết quả kinh doanh các thước đo chỉ số hoạt động của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại cũng như ở trong tương lai, các hiệu suất so sánh ở trong quá khứ so với thời điểm hiện tại luôn được minh hoạ bằng các đồ thị đa chiều. Sử dụng Dashboard sẽ giúp bạn gom báo cáo vào mục những tính năng thường xuyên sử dụng khiến công việc được tiết kiệm được rất nhiều thời gian. 

II. MỘT VÀI KHÁI NIỆM KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN DASHBOARD

1. Business Dashboard là gì?

Theo một cách trùng hợp nào đó, hầu như bất kỳ một dashboard được sử dụng bởi một doanh nghiệp đều thuộc Business Dashboard.  Với thuật ngữ Dashboard kinh doanh đặc biệt là các công cụ báo cáo kết quả kinh doanh đáp ứng các mục đích sau của doanh nghiệp:

- Giám sát các số liệu kinh doanh quan trọng

- Theo dõi các sáng kiến kinh doanh thông minh

- Báo cáo các số liệu quan trọng cho các bên liên quan

Một Dashboard muốn kinh doanh hiệu quả thì phải tập trung vào các số liệu quan trọng nhất dữ liệu cao cấp nhất vì liên quan trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp. Trong hầu hết các trường hợp ấy thì Dashboard  phải có nhiệm vụ hỗ trợ số liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp, đây chính là điểm mấu chốt của Dashboard. Mục tiêu của bảng điều khiển doanh nghiệp, bảng báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ chú trọng vào việc truyền đạt dữ liệu về thành công của doanh nghiệp mà nó còn tạo điều kiện giúp mọi người hiểu được sự liên kết quảng cáo giữa các bộ phận, giữa các nhóm, giúp cho mỗi nhóm chịu trách nhiệm về mục tiêu và tiến trình của họ và giúp cho người dùng xác định chính xác các khu vực cần hành động ngay lập tức.

2. KPI Dashboard là gì?

KPI hay còn được biết đến là các chỉ số hiệu suất chính, là trái tim và linh hồn của hiệu suất tổ chức của bạn. Chúng chính là những bước đệm, những bệ phóng sẽ hướng doanh nghiệp của bạn đến thành công lâu dài, vì vậy việc theo dõi, giám sát và so sánh chúng ở một nơi là rất quan trọng. KPI phải đo lường được các số liệu hữu hình cho phép mỗi nhân viên, nhóm và bộ phận hiểu hiệu suất của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của tổ chức và bảng điều khiển KPI của bạn phải là nơi lưu trữ các số liệu quan trọng này. Một bảng điều khiển KPI được coi là thành công khi:

- Luôn đặt mục tiêu và mục tiêu hữu hình cho từng bộ phận, từng nhóm

- Tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong mỗi bộ phận

- Theo dõi, cung cấp, cập nhật số liệu theo thời gian thực về mục tiêu và tiến độ của các bộ phận.

3. Project Dashboard là gì?

Cũng giống như một bảng điều khiển KPI, một bảng điều khiển dự án theo dõi các mục tiêu hữu hình, tuy nhiên, mục tiêu của một nhóm về bảng điều khiển dự án không phải là việc đạt được hạn ngạch bán hàng hay tăng doanh thu tiếp thị ở một hạng mục nhất định mà thay vào đó là bảng điều khiển dự án theo dõi các số liệu cụ thể phải liên quan đến tiến độ và hoàn thành của một dự án. Điều này có nghĩa là, bảng điều khiển dự án phải liên quan mật thiết đến số liệu lập lịch nhiều hơn hầu hết các bảng điều khiển:

- Dự án cần phải được hoàn thành khi nào?

- Có phải mỗi thành viên trong nhóm đều có băng thông để hoàn thành phần của các dự án hay không?

- Ngân sách dự án là gì? Đó có phải là dự án trên tiến độ để phù hợp với nó?

III. DASHBOARD CÓ PHẢI LÀ MỘT BÁO CÁO TRUYỀN THỐNG KHÔNG?

Đây chắc chắn là một câu hỏi được rất nhiều người quan tâm và dành thời gian tìm hiểu về nó, nhưng chúng ta lại chưa có cái nhìn đúng đắn về nhất về vấn đề này.

Dashboard được lập ra và trình bày bởi những chuyên gia kinh tế chuyên nghiệp và không phải ai cũng có khả năng trình bày một Dashboard thu hút, khoa học. Dashboard bao gồm trong nó tất cả những tất cả những thông tin, những vấn đề mà người lập muốn trình bày và gửi tới cho người đọc. Nhưng để có được các thông tin, các số liệu này họ phải tổng hợp và lấy số liệu từ các tài liệu dạng báo cáo nhỏ mà họ thu nhập được trong quá trình sản xuất và kinh doanh.Vì thế mà chúng ta có thể thấy rằng , một dashboard hàm chứa rất nhiều các báo cáo nhỏ mà thông thường các chuyên gia phải dựa vào khá nhiều các báo cáo khác nhau mới có thể làm rõ một vấn đề  đang cần xem xét.

Để không bị nhầm lẫn và tránh việc không phân biệt được giữa Dashboard và báo cáo, chúng ta có thể hiểu đơn giản như sau: Dashboard được coi như một bảng thông tin tổng hợp, là kết quả hình thành của việc kết hợp rất nhiều loại báo cáo lại với nhau và hiển thị các thông tin, kết quả trên màn hình mà người dùng quan tâm, cho ra đời bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Điều này cũng có thể nói rằng đó chính là sự kết hợp có logic các thông tin báo cáo  lại với nhau.

Còn báo cáo lại được hiểu theo nghĩa đơn giản hơn, một nghĩa dễ nhất đó chính là những báo cáo công việc thể hiện số liệu ở nhiều góc độ khác nhau. Các báo cáo riêng biệt luôn có sự độc lập khách quan và không liên quan nhiều đến nhau và tùy theo nhu cầu của người quản lý mà có những dạng báo cáo công việc phù hợp.

IV. ĐỊNH NGHĨA TRONG DASHBOARD, NHỮNG ƯU ĐIỂM MÀ DASHBOARD ĐEM LẠI

Ưu điểm của Dashboard

Dashboard là một phần không thể thiếu của một Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligent - BI). Nhờ có Dashboard mà các chuyên gia đưa ra được những bảng báo cáo kết quả kinh doanh, các nhà quản trị có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình phát triển của doanh nghiệp mình. Cũng nhờ có Dashboard mà họ có thể đưa ra những dự án ngắn hạn hay dài hạn tùy theo số liệu mà Dashboard cung cấp. Bởi vì Dashboard yêu cầu một sự khái quát tổng thể nên người làm Dashboard cũng phải hết sức tỉ mỉ, cẩn trọng khi lựa chọn số liệu sao cho khi trình bày phải ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn bao hàm đầy đủ các vấn đề được nêu trong báo cáo. Nếu so với các báo cáo công việc bình thường thì Dashboard có phần vượt trội hơn bởi các thông tin mà nó thể hiện và ý nghĩa mà nó mang lại. Dashboard thường bao gồm các báo cáo công việc nhỏ như hoạt động của doanh nghiệp: tài chính, kinh doanh, nhân sự,... cho đến những số liệu thống kê, những bảng báo cáo kết quả kinh doanh được ghi chép lại qua các năm để lấy đó làm thông tin  cho những kế hoạch, dự án trong tương lai của các doanh nghiệp.

Ngoài các lĩnh vực kinh doanh thì trong thời công nghệ số bây giờ, bảng phân tích số hóa ( Digital Dashboard) còn quan trọng dối với những ai làm trong lĩnh vực MMO (Make Money Online). 

Những ưu điểm mà Dashboard mang lại:

- Trực quan, sinh động vì Dashboard chủ yếu bao gồm các biểu đồ, các đồ thị và hình ảnh giúp cho các nhà phân tích, các chuyên gia kinh tế có thể tìm ra các vấn đề một cách nhanh chóng. Các câu hỏi kinh doanh nhưng cùng một câu trả lời bảng điều khiển phụ thuộc vào các ngành công nghiệp, các bộ phận, các quá trình và những vị trí khác nhau. Dashboard được thiết kế thường để người dùng dễ dàng trình bày các báo cáo công việc, các bảng báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

- Giúp giảm áp lực cho người trình bày khi đọc vì báo cáo chỉ tóm gọn lại trong một màn hình trình chiếu hay một trang giấy nhỏ gọn. Các báo cáo công việc thông thường sẽ rất rối và nhiều số liệu nên sẽ dễ gây ra ra sai sót và sẽ khó phát hiện được những sai sót đó. Nhưng với Dashboard, người dũng sẽ chỉ cần trình bày trong một tờ giấy hay một màn hình nhỏ và nếu có sai sót sẽ rất dễ phát hiện. Khi có sai sót các giám đốc điều hành hay các quản lý cũng sẽ rất dễ dàng trong việc đưa ra cách giải quyết.

- Có khả năng trình bày thông tin mang tính hỗ trợ cao để đưa ra những hành động, quyết định.

- Có tính linh hoạt và dễ dàng khi cho phép người dùng tương tác để lựa chọn ra các phương án hoặc chỉ tiêu khác nhau từ tổng quan đến cho đến chi tiết một cách nhanh nhất, chính xác nhất và từ đó có thể kịp thời đưa ra quyết định.

- Giúp người dùng tiết kiệm thời gian lập và trình bày báo cáo vì tính tự động hóa của Dashboard qua việc tạo lập nó trên những form mẫu có sẵn của máy tính. Nếu các báo cáo công việc hay các bảng báo cáo kết quả kinh doanh thông thường sẽ khiến người trình bày báo cáo mất nhiều thời gian với nhiều giấy tờ, nhiều số liệu thì Dashboard được lập ra để giải quyết những vấn đề đó trong thời gian ngắn nhất nhưng lại đạt kết quả tốt nhất.

V. KẾT LUẬN

Như vậy, qua bài viết trên, mọi người đã có cái nhìn tổng quan hơn về Dashboard, đã hiểu Dashboard là gì và có thêm những kiến thức hữu ích về Dashboard. Bài viết không chỉ cung cấp cho người đọc về cách hoạt động của Dashboard và những lợi ích to lớn mà Dashboard mang lại mà còn giúp người đọc thấy được sự khác nhau giữa báo cáo truyền thống, báo cáo bình thường so với Digital Dashboard. Hy vọng, bài viết chúng tôi cung cấp trên đây sẽ là một nguồn thông tin bổ ích đối với các bạn đọc.