Agile là gì? Nguyên tắc và cách áp dụng Agile trong quản lý công việc và dự án

Bạn là CEO, bạn đang tìm kiếm một phương thức quản lý dự án chuyên nghiệp vậy bạn không thể bỏ qua phương pháp Agile. Hãy cùng 123job tìm hiểu về Agile và nguyên tắc của phương pháp Agile nhé!

Agile được đánh giá là một trong những phương pháp quản lý dự án chuyên nghiệp nhất, thay thế cho mô hình quản lý truyền thống lỗi thời. Phương pháp Agile chú trọng vào việc đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng nhanh nhất và tiện lợi nhất, từ đó mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Vậy cụ thể mô hình Agile là gì? Bạn đọc cùng 123job tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Agile là gì?

Agile là gì?

Agile là gì? Agile là từ viết tắt của cụm từ Agile Software Development trong tiếng anh, có thể dịch nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt. Mô hình Agile được ứng dụng rộng rãi trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu lớn nhất là đưa sản phẩm đến tay người dùng nhanh nhất có thể. 

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau khi được hỏi về mô hình Agile là gì nhưng thực chất, mô hình Agile giống như một phương pháp luận với một triết lý dựa trên hai nguyên tắc là phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental).

Hiện nay, triết lí Agile đã thoát khỏi lý thuyết truyền thống của mình là công cụ phát triển phần mềm để góp phần vào sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lý dự án và sản xuất kinh doanh ở các ngành khác như: sản xuất, dịch vụ, marketing và cả bất động sản. Từ đó mô hình Agile trở thành một phương thức quản lý dự án phổ biến và hiệu quả nhất với nhiều đại diện được gọi là các phương pháp “họ Agile”.

II. Giá trị cốt lõi và nguyên tắc quan trọng của phương pháp Agile

1. Giá trị cốt lõi

Tìm hiểu về giá trị cốt lõi của mô hình Agile là gì, ta có được những thông tin sau đây: 

• Quan hệ hợp tác tương hỗ quan trọng hơn quy trình và công cụ: Mọi hành động đều phải đặt trọng tâm lên con người, xây dựng mối quan hệ tương tác và hỗ trợ, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm. Cổ vũ những thành viên có năng lực, tích cực giúp đỡ mọi người trong công việc để năng suất làm việc của cả dự án hiệu quả hơn.
• Sản phẩm dùng được tốt hơn lời giới thiệu văn hoa: Tập trung nhân lực để tạo ra phần mềm hoàn chỉnh đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.
• Nâng cao giá trị cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán lợi nhuận: Thấu hiểu khách hàng cần gì và đưa ra sản phẩm phù hợp thay vì chỉ chú trọng vào các điều khoản trong hợp đồng.
• Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch: Mô hình Agile khuyến khích thích nghi với sự thay đổi để phù hợp với hoàn cảnh hiện tại.

2. Nguyên tắc quan trọng

Bạn đã biết giá trị cốt lõi của mô hình Agile là gì, sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các nguyên tắc quan trọng trong mô hình Agile là gì. Có 12 nguyên tắc khi thực hiện mô hình Agile:

• Đáp ứng tất cả nhu cầu khách hàng từ việc giao hàng sớm đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Khuyến khích sự thay đổi trong quá trình phát triển dù sớm hay muộn.
• Luôn giao phần mềm Agile đã kích hoạt cho khách hàng .
• Trú trọng việc hợp tác giữa nhà kinh doanh và các kỹ sư phần mềm trong suốt dự án.
• Khuyến khích nhân tài và hỗ trợ hết mình cho nhân viên phát triển ý tưởng.
• Để truyền đạt thông tin hiệu quả nhất cần trực tiếp trao đổi.
• Phần mềm chạy tốt - tiến độ dự án tốt.
• Liên tục phát triển trên tiêu chí phát triển bền vững.
• Tập trung phát triển kỹ thuật và sáng tạo trong thiết kế.
• Đơn giản hóa mọi vấn đề và xử lý nhanh gọn.
• Tự tổ chức các nhóm làm việc, chia đều công việc trong cả quá trình.
• Thường xuyên thay đổi và thích nghi nhanh chóng.

III. Đặc trưng của phương pháp Agile

Agile là phương pháp quản lý dự án tốt nhất

Bạn đọc đã được tìm hiểu về khái niệm mô hình Agile là gì, các giá trị cốt lõi và nguyên tắc của mô hình Agile là gì, vậy chắc hẳn bạn cũng đang muốn biết về các đặc trưng của phương pháp Agile là gì? Phương pháp Agile có bảy đặc trưng cơ bản sau:

1. Tính lặp (Iterative): 

Như đã nói trong phần khái niệm mô hình Agile là gì, phương pháp Agile mang trong mình tính lặp. Vậy tính lặp của mô hình Agile là gì - nó được hiểu là các phân đoạn lặp đi lặp lại (Iteration hoặc Sprint) trong dự án, thường có khoảng thời gian ngắn (từ 1-4 tuần). Trong mỗi phân đoạn đều được thực hiện đầy đủ các bước từ lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế đến triển khai kiểm thử và cho ra đời từng phần nhỏ của sản phẩm.

2. Tính tăng trưởng và tiến hóa (Incremental & Evolutionary):

Tính tăng trưởng và tiến hóa của mô hình Agile là gì? Bạn có thể hiểu cuối mỗi phân đoạn của dự án là những phần nhỏ của sản phẩm cuối cùng. Theo trình tự sản xuất, phân đoạn này tiếp nối phân đoạn kia, cho tới khi hoàn thành sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. 

3. Tính thích nghi (adaptive):

Do các phân đoạn của dự án chỉ kéo dài trong một khoảng thời gian ngắn và việc lên kế hoạch hoạt động cũng được điều chỉnh liên tục cho phù hợp, nên các thay đổi từ phía khách hàng hoặc tác động khách quan trong quá trình phát triển đều có thể được xử lý kịp thời. Như vậy bạn đã hiểu về tính thích nghi trong mô hình Agile là gì rồi đúng không?

4. Nhóm tự tổ chức và liên chức năng:

Mỗi nhóm tự tổ chức sẽ phụ trách mảng công việc riêng biệt, có thể phân theo mỗi phân đoạn của dự án. Ngoài ra, nhóm tự tổ chức cần có đủ các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc của được giao một cách xuất sắc nhất.

5. Quản lý tiến trình thực nghiệm (Empirical Process Control):

Ở phần trên, bạn được tìm hiểu về Nhóm tự tổ chức trong mô hình Agile là gì, tiếp đến chúng ta sẽ biết đến hoạt động của các nhóm phương pháp Agile là gì. Các nhóm trong mô hình Agile ra các quyết định dựa trên các dữ liệu thực tiễn thay vì tính toán lý thuyết hay các tiền giả định.

Tìm hiểu về Agile là gì, ta biết được Agile rút ngắn vòng đời phản hồi của giai đoạn để dễ dàng thích nghi và gia tăng tính linh hoạt cho sản phẩm, nhờ đó có thể kiểm soát được tiến độ, và nâng cao năng suất lao động.

6. Giao tiếp trực diện (face-to-face communication):

Tính Giao tiếp trực diện của mô hình Agile là gì? Phương pháp Agile tập trung vào việc giao tiếp trực diện thay vì đọc tài liệu. Agile khuyến khích người làm và khách hàng trực tiếp trao đổi ý kiến để hiểu rõ về nhu cầu đôi bên. Trong nội bộ, các nhóm tự hoạt động cũng thẳng thắn góp ý và giao tiếp trực diện mọi vấn đề xung quanh sản phẩm.

7. Phát triển dựa trên giá trị (value-based development):

Như bạn đã tìm hiểu về  nguyên tắc Agile là gì thì có thể thấy được một trong số đó là: “sản phẩm chạy tốt chính là thước đo của tiến độ”. Nhóm tự tổ chức trong mô hình Agile luôn dựa trên những yêu cầu của khách hàng để hoàn thành sản phẩm giá trị nhất. 

IV. Ưu nhược điểm của phương pháp Agile

Bạn có từng thắc mắc về Ưu - nhược điểm của mô hình Agile là gì? Hãy tìm hiểu ngay sau đây nhé.

1. Ưu điểm

• Phương pháp Agile sơ khai được tạo ra để phục vụ cho ngành công nghiệp phát triển phần mềm và cải tiến sản xuất. Nó có tác dụng giúp các nhà nghiên cứu phát hiện, điều chỉnh các vấn đề sai sót và khiếm khuyết một cách dễ dàng. 
• Agile thay thế cho phương pháp truyền thống Waterfall, nó quản lý các nhóm làm việc chặt chẽ hơn và đẩy nhanh tiến độ sản xuất một sản phẩm hơn.
• Thực hiện các thay đổi nhanh gọn: Mỗi dự án được chia thành nhiều giai đoạn làm việc và độc lập xử lý thông tin, vậy nên mọi thay đổi đều được thích nghi nhanh chóng.
• Thông tin cập nhật theo thời gian: Agile phù hợp với những dự án còn đang trong quá trình xây dựng kế hoạch, chưa có hết mọi mục tiêu dài hạn. 
• Bàn giao nhanh hơn: Sau mỗi giai đoạn được hoàn thành là một phần của dự án được bàn giao.
• Phản hồi của khách hàng và người dùng là kênh thông tin hữu ích: Lắng nghe ý kiến từ mọi người giúp nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Cải tiến liên tục: Khi bạn tìm hiểu về mô hình Agile là gì, bạn biết được Agile luôn khuyến khích sự thay đổi và cập nhật nhanh chóng ở mọi giai đoạn.

2. Nhược điểm

Bạn đã được tìm hiểu về ưu điểm của mô hình Agile là gì, vậy còn nhược điểm của mô hình Agile là gì, nó có tiêu cực đến mức bạn cần suy xét trước khi thực hiện không? Thực chất, phương pháp Agile có những hạn chế sau:

• Khó lên kế hoạch dự án: Mỗi dự án trong mô hình Agile sẽ có các giai đoạn riêng biệt ứng với thời gian hoàn thành khác nhau vì vậy rất khó để xác định khi nào là lúc sản phẩm hoàn thiện. 
• Hướng dẫn và đào tạo chi tiết từng giai đoạn:  Hiểu được phương pháp Agile là gì sẽ biết được nó phức tạp hơn nhiều so với phương pháp Waterfall. Các nhóm sẽ cần chuyên gia đào tạo để nắm bắt được mọi thông tin sản phẩm.
• Ít tài liệu hướng dẫn: Khi học về mô hình Agile là gì chúng ta thường có rất ít tư liệu để hiểu các giai đoạn vì mỗi dự án có một đặc thù riêng biệt .
• Bắt buộc phải hợp tác để dự án thành công: Việc bắt buộc hợp tác trong phương pháp Agile là gì - chính là cần đôi bên phải giao tiếp trực tiếp để tìm ra phương án tốt nhất. 
• Chi phí cao: Các chi phí của mô hình Agile là gì? Là những khoản chi cho việc đào tạo nhân sự, cho từng giai đoạn nên sẽ tốn kém hơn phương pháp truyền thống.

V. Cách áp dụng phương pháp Agile trong quản lý công việc và quản lý dự án

Bạn đọc đã được tìm hiểu tất tần tật thông tin về mô hình Agile là gì, liệu bạn đã hiểu được vì sao phương pháp Agile phù hợp trong quản lý công việc và quản lý dự án chưa? Có 2 lý do chính để các nhà quản lý lựa chọn mô hình Agile thay thế cho mô hình quản lý truyền thống:

• Agile phù hợp để thực hiện các dự án linh hoạt, thay đổi theo thời đại và cập nhật thông tin liên tục giúp cho sản phẩm tới tay khách hàng là sản phẩm thời thượng nhất.
• Phương pháp Agile là gì được sinh ra trong lĩnh vực phát triển phần mềm vì vậy việc chia các giai đoạn trong mô hình Agile cũng phù hợp với việc phát triển và kiểm thử phần mềm. Tuy nhiên thời đại ngày càng phát triển, đòi hỏi sự cải tiến trong triết lí Agile cũ, yêu cầu Agile có sự thay đổi đột phá trong cách thức làm việc, quản lý, sản xuất phù hợp với bất kỳ ngành công nghiệp hoặc kinh doanh nào như sản xuất, dịch vụ, giáo dục hay cả bất động sản và marketing để mang lại hiệu quả cao nhất.

Mặc dù các doanh nghiệp đều cần tìm hiểu mô hình Agile là gì nhưng không phải dự án nào cũng phù hợp với mô hình này. Để có thể áp dụng thành công mô hình Agile thì các dự án cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể trong tổ chức như sau: 

• Các thành viên trong nhóm tự tổ chức phải phối hợp nhịp nhàng, không ngại giao tiếp trực tiếp và làm việc hiệu quả trong suốt tiến trình công việc. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện cần giúp nhóm tự tổ chức làm việc thuận lợi hơn, đồng điệu trong suy nghĩ với nhau hơn, thấu hiểu khách hàng hơn, đảm bảo chất lượng và tốc độ hoàn thành công việc hơn. 
• Trong mô hình Agile là gì tính tự chủ của mỗi thành viên được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo các nhóm tự quản lý có thể làm việc một cách độc lập, chủ động thay vì ngồi chờ quản lý cấp cao cầm tay chỉ việc như trong các mô hình truyền thống khác.
• Các hoạt động được module hóa thông qua những nhóm tự tổ chức và liên chức năng. Những nhóm này trong mô hình Agile có khả năng làm việc với tốc độ và chất lượng cao vì có kỹ năng chuyên môn tốt, họ phối hợp và coi khách hàng là trung tâm.

* Thách thức khi áp dụng Agile:

Khi bạn tìm hiểu về mô hình Agile là gì, bạn có thể nhận thấy một thực tế là có nhiều công ty đã áp dụng phương pháp Agile vào dự án từ 5-7 năm nhưng vẫn chưa đạt được mục đích như mong muốn. Các dự án này vẫn tìm hiểu về mô hình Agile là gì và liên lục áp dụng vào quy trình sản xuất, tuy nhiên rất khó để mang lại hiệu quả cao vì thái độ làm việc chống đối, chủ yếu để thay thế mô hình cũ chứ chưa thực sự tập trung vào chất lượng sản phẩm.

Điều này thật dễ hiểu vì mặc dù mô hình Agile trông có vẻ đơn giản để thực hiện nhưng lại rất khó để thông thạo, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp lớn. Lý do chính mà Agile khó thực hiện trong doanh nghiệp lớn là vì nó tập trung nhiều vào yếu tố con người bao gồm văn hóa công ty, kỹ năng giao tiếp, thái độ hợp tác phối hợp giữa các bên liên quan và khả năng làm việc nhóm của các thành viên. Và tất nhiên để thay đổi văn hóa công ty và hành vi con người trong ngày một ngày hai là chuyện không thể.

Để có thể giải quyết được vấn đề này, doanh nghiệp nên cân nhắc tới việc thuê huấn luyện viên Agile (Agile coach) giỏi để đào tạo đội ngũ nhân viên sao cho phù hợp với các tiêu chí của mô hình Agile. Chỉ có người hiểu được Agile là gì, có mindset đúng, hiểu sâu về phương pháp Agile, có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng huấn luyện làm việc với phương pháp Agile thì mới giúp doanh nghiệp hay đội nhóm tiếp cận nhanh nhất với Agile. Quá trình huấn luyện có thể cần từ 3 tháng đến 1 năm hoặc dài hơn tùy vào nhu cầu của công ty và khả năng của người học.

VI. Các công cụ quản lý công việc, quản lý dự án theo Agile

1. Trello

Công cụ quản lý dự án Trello

Trello là một trong những ứng dụng quản lý dự án được sử dụng rộng rãi trong từ doanh nghiệp lớn đến các công ty, dự án vừa và nhỏ. Trello cung cấp tài khoản sử dụng miễn phí và cao cấp cho người dùng với mong muốn mang đến cho bạn cơ hội tốt nhất để sử dụng hầu hết các chức năng phổ biến trên công cụ này.

Cấu trúc của bảng Trello dựa trên phương pháp Kanban từ Nhật Bản. Tất cả các dự án được phân chia bởi các bảng, có chứa danh sách việc cần làm, đang làm, chờ duyệt và hoàn thành. Mọi danh sách trong dự án đều có các thẻ lũy tiến được thiết kế dưới dạng kéo và thả. Người quản lý có thể gắn thẻ tên người chịu trách nhiệm công việc và người dùng có liên quan đến bảng.

Tóm lại, Trello có nhiều tính năng tiện ích, giúp hỗ trợ tích cực cho phương pháp Agile như: công khai phần bình luận, chèn thêm các tệp tài liệu đính kèm, ghi chú những sai sót, deadline, danh sách kiểm tra, người thực hiện… Ngoài ra, Trello còn có thể dùng được trên điện thoại thông minh, tiện lợi cho mọi trình quản lý từ cá nhân đến doanh nghiệp.

2. JIRA

Công cụ quản lý dự án Jira

Tìm hiểu về mô hình Agile là gì không thể bỏ qua ứng dụng JIRA - công cụ được phát triển với mục đích chính là theo dõi lỗi và quản lý dự án phát triển phần mềm và di động. Bảng điều khiển của công cụ JIRA có nhiều chức năng và tính năng hữu ích không kém Trello, nó có thể xử lý nhiều vấn đề khác nhau cùng một lúc một cách dễ dàng.

Công cụ JIRA có tính năng nổi bật là: Bảng điều khiển trên ứng dụng JIRA có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh của bạn ở từng thời điểm. Bên cạnh đó, JIRA còn tồn tại một số hạn chế về quy trình làm việc, màn hình JIRA, trường làm việc và các thuộc tính vấn đề. 

3. Asana

Công cụ quản lý dự án Asana

Đây là công cụ quản lý công việc cho phép các nhóm làm việc cùng chia sẻ, lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi tiến trình của các nhiệm vụ trong cùng dự án. Nó đơn giản, tiện lợi và đặc biệt được miễn phí cho cho nhóm dưới 30 người.

Asana phù hợp với tất cả các nền tảng phần mềm quản lý dự án Agile vì bạn không cần có email thì bạn vẫn có thể sử dụng Asana. Mỗi nhóm tự quản lý có thể tạo nơi làm việc với các nhiệm vụ và giai đoạn của dự án bao gồm các tác vụ có thể có thể ghi chú, nhận xét, tệp đính kèm và thẻ.

VII. Kết luận

Bài viết đã cho bạn tìm hiểu về mô hình quản lý dự án Agile là gì và các thông tin cần thiết xoay quanh việc áp dụng phương pháp Agile vào quản lý doanh nghiệp. Hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về lợi ích và hạn chế của phương pháp Agile để áp dụng cho doanh nghiệp bạn một cách hoàn hảo nhất. Chúc bạn thành công!