Định luật Parkinson là gì? Tips quản lý thời gian bằng định luật Parkinson

Định luật Parkinson là gì? Tips để quản lý thời gian bằng định luật Parkinson như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết mà chúng mình cung cấp dưới đây về định luật Parkinson để có thể hiểu rõ hơn nhé!

Định luật Parkinson là gì? Thời gian luôn chính là vấn đề mà đối với tất cả chúng ta khi thực hiện bất cứ công việc nào cũng sẽ thấy không có đủ thời gian để hoàn thành. Sẽ có hàng ngàn câu nói về vấn đề này, tuy nhiên, điều đặc biệt ở đây đó chính là có một định luật được đưa ra cũng nói về thời gian. Đó là định luật Parkinson. Vậy thì định luật Parkinson là gì? Và định luật này có thể giúp chúng ta sử dụng được thời gian của bản thân ra sao? Hay liệu có thực sự đây chính là một sự ứng dụng ở trong quá trình thực hiện công việc hay không? Tất cả các câu hỏi trên sẽ có thể được giải đáp qua bài viết dưới đây!

I. Định luật Parkinson là gì?

Định luật Parkinson là gì? Nhắc đến định luật Parkinson chính là nhắc đến một câu nói: Work expands so as to fill the time available for its completion. Dịch sang tiếng Việt thì câu nói này có thể hiểu đơn giản như sau: Công việc sẽ luôn tự mở rộng ra để chúng ta có thể lấp đầy khoảng thời gian dành cho nó. Vậy thì nó còn có ý nghĩa là gì?

Định luật Parkinson là gì? Chắc hẳn thời mà bạn còn đi học và được cắp sách tới trường, bạn luôn có thời hạn 1 tuần để có thể hoàn thành được tiểu luận của mình. Tuy nhiên, chỉ cho đến khi màn đêm của ngày chủ nhật đã bao trùm khắp không gian thì bạn mới bắt đầu cho công việc viết tiểu luận của mình. Và điều tất nhiên, một buổi làm tiểu luận xuyên đêm đã bắt đầu được diễn ra và bản thân bạn chỉ muốn ngất luôn ngay sau khi nộp bài tiểu luận vào sáng thứ 2. Định luật Parkinson là gì? Đến khi bạn đã rời xa mái trường và bắt đầu với quá trình trưởng thành đối với việc đi làm tại các tổ chức, công ty hay doanh nghiệp. Từ đó deadline được xem là kẻ thù đối với bạn. Tất nhiên, lúc này, lịch sử đã được lặp lại với việc chỉ khi đến hạn chót thì bạn mới có động lực để có thể hoàn thành công việc của mình.

Định luật Parkinson là gì?

Bạn đã từng rơi vào trường hợp kể trên hay chưa? Hay đơn giản chỉ là đã biết tới các ví dụ cụ thể ở xung quanh mình, chắc chắn một điều là ai trong số chúng ta cũng đã từng trải nghiệm qua hay chứng kiến được những trường hợp tương tự được nêu ra ở trên. Định luật Parkinson là gì? Thực tế chính là bạn đã có cả một thời gian dài đằng đẵng để có thể thực hiện công việc đó, tuy nhiên, bạn lại rơi vào trạng thái nhàn nhã và hưởng thụ trong suốt khoảng thời gian đầu và cho đến khi sát nút thì bạn lại vắt chân lên cổ hoạt động một cách hết công suất của bản thân.

Định nghĩa định luật Parkinson là gì? Các trường hợp này chính là một ví dụ điển hình đã được nói đến ở trong định luật Parkinson. Nó còn ám chỉ cách mà chúng ta sử dụng thời gian đối với một khối lượng công việc tương ứng cũng như những cách mà hệ thống quan liêu hoạt động ở trong các tổ chức hiện nay.

Xem thêm: Định luật Parkinson là gì? Cách để tận dụng thời gian hiệu quả

II. Định luật Parkinson ra đời như thế nào?

Định luật Parkinson đã được đặt theo tên của nhà sử học đã phát hiện được ra nó và đi khái quát lại, đó là ông Cyril Parkinson (người Anh). Điều mà khiến ông có thể đưa ra được định luật Parkinson đó chính là nhờ sự quan sát những hoạt động một cách khá tỉ mỉ của bản thân mình đối với hệ thống quan liêu của nước Anh. Nhà sử học này đã nhận ra được rằng, định luật Parkinson việc đi mở rộng hệ thống tổ chức cũng như việc hoạt động của chính bộ máy cơ quan Nhà nước đã không đồng nghĩa với việc hiệu quả công việc  Parkinson quản lý thời gian của họ cũng sẽ được tăng lên và ngược lại đó chính là kém đi rất nhiều.

Trong quá trình ra đời đối với một công việc định luật Parkinson, theo định luật Parkinsonnếu như thông thường, một công việc rất đơn giản sẽ được thực hiện một cách nhanh hơn so với những công việc phức tạp và nó có độ khó cao hơn. Đối với kết quả mà nhà sử học người Anh đã thu nhận được về định luật Parkinson thì bất kể đối với công việc dù đơn giản hay phức tạp thì đều sẽ được tự động tăng lên để có thể lấp đầy khoảng mà bạn dành thời gian cho nó. Nó còn nghĩa là thay vì bạn làm nó ở trong một khoảng thời gian ngắn hơn thì bạn sẽ có thể thực hiện nó trong đúng thời gian mà trong khoảng cho phép đã được đề ra. Trong Parkinson quản lý thời gian, nếu bạn dành thời gian cho công việc đó ngắn đi thì việc có thể thực hiện cũng sẽ rất đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều đấy.

Định luật Parkinson ra đời như thế nào?

Chính quan niệm và định luật này đã phản ánh  ứng dụng định luật Parkinson được công việc các nhà quản lý thường quan tâm đến như sự chăm chỉ của nhân viên cũng như số giờ mà những nhân viên phải làm việc thay vì chỉ đi quan tâm đến hiệu suất hay kết quả mà họ đã đạt được. Chính vì thế trong Parkinson quản lý thời gian, các nhân viên lại phải thường xuyên tăng ca và điều mà lại nhận được chính là những phần thưởng từ quản lý vì chính số giờ mà họ đã bỏ ra để có thể thực hiện công việc được giao.

Bởi vì tính đúng đắn cũng như đối với việc phản ánh sự thật một cách chính xác nhau chính vậy nên đã có thể giúp cho định luật Parkinson trở nên được phổ biến hơn bao giờ hết. Định luật Parkinson còn được dịch ra nhiều ngôn ngữ khác nhau chính bởi vì nó cực kỳ phổ biến và có sức ảnh hưởng.

Xem thêm: Làm chủ cuộc đời: 18 Cuốn sách bạn nên đọc để biết quản lý thời gian hiệu quả

III. Ứng dụng của định luật Parkinson như thế nào?

Nếu khi ta dựa vào ứng dụng định luật Parkinson thì chúng ta có thể nhận thấy một điều rằng, việc áp đặt thời gian quy định càng ngắn thì sẽ kéo theo hiệu quả công việc cũng sẽ được nâng cao hơn rất nhiều. Đây hẳn có thể được xem chính là mặt trái của định luật Parkinson, từ đó chúng ta hoàn toàn có thể ứng dụng định luật Parkinson để có thể thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất.

Dưới đây chính là một vài mẹo mà các bạn có thể tham khảo áp dụng cho chính bản thân mình được dựa trên việc ứng dụng định luật Parkinson

• Không sử dụng sạc máy tính trong quá trình làm việc

Ứng dụng ở trong công việc trong thời buổi hiện đại ngày nay, thì việc sử dụng máy tính hay laptop rất phổ biến. Chính vì thế,  ứng dụng định luật Parkinson đối với công việc được giao và bạn dự đoán nó sẽ không quá khó thì bạn không nên sử dụng sạc ở trong quá trình thực hiện công việc đó. Hãy đặt ra mục tiêu cho mình bằng với việc phải hoàn thành nó trước khi mà máy tính hết pin. Động lực ứng dụng định luật Parkinson sẽ có thể giúp bạn tập trung và hoạt động mà mình đang thực hiện được hết công suất nhằm có thể hoàn thành được công việc trước khi mà Laptop sập nguồn và mọi thứ của bạn sẽ đi tong.

• Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro chính là phương pháp mà khi bạn đi thực hiện việc áp dụng nó thì bạn sẽ có thể phải chia nhỏ khối lượng cho công việc của mình thành từng phần khác nhau. Và điều quan trọng đó chính là bạn phải cần đặt ra thời gian cụ thể để có thể hoàn thành được phần công việc đó.

Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower

IV. Chiến lược để bạn lấy lại được quyền làm chủ thời gian

Quy luật Parkinson chính là một quan sát được dựa trên cách mà mọi người sử dụng thời gian của bản thân mình. Chỉ cần hiểu rõ được quy luật này, ngoài ra thực hiện tốt 5 bước sau, bạn nhất định sẽ có thể hoàn thành  được các công việc một cách nhanh chóng, từ đó có nhiều thời gian hơn cho bản thân cùng với gia đình.

Khi bạn dành thời gian cho một công việc nào càng nhiều, công việc đó sẽ càng lâu hoàn thành

Có một câu châm ngôn có nói rằng: "Công việc sẽ mở rộng để có thể khớp với khoảng thời gian dành để hoàn thành nó", và cũng đây chính là quy luật Parkinson. Những công việc của bạn cũng giống như nước vậy.

Nếu mà bạn đổ một cốc nước vào một cái bát, có thể nhìn thấy nước sẽ lan ra và chiếm lấy khoảng không gian thừa còn trống đó. Một công việc mà lẽ ra bạn có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian (1h) sẽ có thể kéo dài thành một tuần hoặc thậm chí lâu hơn nữa nếu mà bạn cho phép điều đó xảy ra.

Chiến lược để bạn lấy lại được quyền làm chủ thời gian

Mọi người vẫn thường có xu hướng dành tất cả thời gian để có thể làm xong công việc nhiều hơn mức cần thiết, chính vì thế họ cũng đã tự cho mình quyền được trì hoãn, từ đó suy nghĩ quá lên. Khi đó, việc loại bỏ được những khoảng thời gian dư ra mới có thể giúp bạn tập trung hơn vào công việc của mình.

Chính vậy nên, hãy cố gắng thừa nhận và từ đó hiểu rõ hơn về định luật Parkinson. Nhờ đó mà bạn có thể hoàn thành được hầu hết các công việc của mình chỉ trong khoảng một nửa số thời gian cần thiết và từ đó sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn.Bên cạnh đó, bạn cũng có được cách suy nghĩ rõ ràng hơn trong khi không bị áp lực nặng nề về nhiệm vụ định luật Parkinson phải hoàn thành trong tuần.

Dưới đây chính là một số chiến lược để bạn có thể lấy lại được quyền làm chủ thời gian của bản thân mình:

1.  Ấn định một khoảng thời gian giới hạn để có thể hoàn thành các công việc

Danh sách "to do list" chỉ có thể cho bạn biết bạn sẽ cần làm gì mà sẽ không nói cho bạn khi nào thì cần bắt đầu và thời gian phải hoàn thành trong bao lâu. Giải pháp cho vấn đề này đó chính là hãy đặt ra cho mỗi công việc của bạn một deadline nhất định và một khoảng thời gian giới hạn.

Đa số chúng ta sẽ thường hay trì hoãn các công việc do chính mình tự mình đặt ra thay vì các công việc mà do sếp giao. Vì khi sếp đã giao việc nào đó, bạn hoặc là phải hoàn thành công việc đúng hạn, hoặc là sẽ phải chuẩn bị đi tìm việc mới.

Trong khi đó, đối với các việc mà bạn tự đặt ra cho mình, thì bạn sẽ biết rõ rằng nếu bạn mà không làm thì bạn cũng chẳng phải gánh một hậu quả gì. Ở trong trường hợp này, bạn có thể nhờ một người bạn đưa ra được những phần thưởng hoặc hình phạt để có thể buộc bạn phải có trách nhiệm đối với những công việc ấy.

2.Theo dõi thời gian của bạn

Vật dụng để có thể theo dõi thời gian sẽ có thể giúp bạn xác định được mỗi hành động của mình, mỗi việc làm sẽ chiếm bao nhiêu thời gian của bạn. Chúng cho bạn được một cái nhìn chính xác về cách mà bạn sử dụng thời gian cũng như lượng thời gian mà bản thân bạn đã tiêu tốn cho những việc sao lãng.

Bằng cách này, bạn có thể ước đoán được một cách chuẩn xác hơn về lượng thời gian dành cho những công việc nhất định. Thậm chí, bạn còn có thể thách thức được chính bản thân mình bằng việc hoàn thành các nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian mà bạn đã tiêu tốn cho chính việc đó vào hôm trước.

3. Lên lịch hoàn thành công việc trong khoảng thời gian là 30 phút

Khi mọi người lên lịch các công việc hàng ngày cho bản thân, theo giờ như 9 giờ sẽ phải làm việc này hay 10 giờ sẽ làm việc kia. Thế nhưng, có những công việc mà bạn cũng có thể dễ dàng làm xong chỉ trong khoảng từ 15 – 30 phút mà thôi.

Chính vì thế, thay vì dành thời gian cho mỗi công việc khoảng 1 tiếng để hoàn thành, bạn hãy thử hoàn thành chúng trong vòng khoảng 30 phút. Và hãy sử dụng những gì mà bạn nắm được thông qua việc theo dõi thời gian để có thể quyết định thời lượng cho những công việc của mình.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể  ứng dụng định luật Parkinson băng việc sử dụng kỹ thuật Pomodoro có nghĩa là: Làm việc như đang chạy nước rút và sẽ phải hoàn toàn tập trung vào một công việc nào đó trong vòng 25 phút, sau đó sẽ dành ra 5 phút để thư giãn.

4. Chia nhỏ các công việc hoặc dự án phức tạp

Đối với một số dự án được coi là quá phức tạp và quá rắc rối tới mức mà bạn không biết sẽ phải bắt đầu từ đâu, từ đó sẽ thường khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn mức mà thời gian cần thiết. Nhưng sự thực chính những dự án như vậy chỉ là một nhóm bao gồm nhiều công việc nhỏ hơn mà thôi.

Bạn có thể giảm 50% thời gian hoàn thành dược công việc chỉ bằng một quy luật đơn giản đó chính là: Càng sớm thực hiện sẽ càng nhanh thoát cảnh “ngụp lặn” trong đống deadline.

Thực hiện bằng cách chia những dự án đó thành các việc nhỏ đơn lẻ, từ đó bạn cũng có thể đặt thời gian hoàn thành cho từng công việc. Nhờ đó, bạn sẽ có thể xác định được khoảng thời gian để hoàn thành được toàn bộ dự án.

Ví dụ: Khi bạn muốn bắt đầu viết các bài đăng blog, các việc nhỏ mà bạn cần làm đó chính là thiết lập trang web chủ, từ đó thiết kế blog và viết khoảng 10 bài đăng. Khi biết rõ bạn cần làm những công việc gì và sẽ tiêu tốn bao khoảng nhiêu thời gian cho mỗi công việc, bạn sẽ chắc chắn có thể tạo ra được một tiến độ công việc cho bản thân tương đối chính xác.

5. Đặt thời gian dừng công việc mỗi ngày

Mỗi người khi chắc chắn đều có thể có nhiều việc phải làm, và điều đó sẽ khiến chúng ta phải làm việc tăng ca ở ngoài văn phòng và cả ở nhà nữa. Chúng ta đã để cho các công việc được tự do mở rộng và chiếm hết toàn bộ thời gian chúng ta thừa dư ra. 

Nhưng từ bây giờ, bạn hãy ngay lập tức đặt ra một mốc thời gian cho bản thân để kết thúc công việc ở tại công ty. Ví dụ: Toàn bộ danh sách "to do list" của bạn sẽ phải hoàn thành trước khoảng 5 giờ chiều, và bạn tuyệt đối không được phép thương lượng hay trì hoãn công việc đó.

Chỉ cần làm được một điều đơn giản như vậy, chắc chắn bạn sẽ phải bất ngờ bởi tốc độ xử lý các công việc một cách nhanh gọn của mình. Và khi bạn không còn phải đau đầu đối với cả núi công việc, bạn sẽ có được cho mình nhiều thời gian rảnh hơn để có thể thư giãn, tận hưởng và làm được bất cứ điều gì mà bạn thích.

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng quản lý thời gian trong nội bộ doanh nghiệp

V. Những lưu ý khi áp dụng định luật Parkinson

Bất kỳ một quy tắc nào dù có hữu dụng đến đâu cũng sẽ có các trường hợp ngoại lệ mà không thể áp dụng được.

Theo bà Tiêu Yến Trinh có nói, định luật Parkinson sẽ có thể phát huy hiệu quả rất tốt khi mà nhân sự sở hữu được sự tự chủ và tính tự quyết cho công việc của mình. Nó sẽ không hoàn toàn đạt được hiệu quả nếu mà họ chẳng may bị những người khác áp đặt trong khoảng một quỹ thời gian hạn hẹp hơn nhiều so với năng lực thực tế về giải quyết vấn đề hay khả năng quản trị dự án của bản thân họ.

Tương tự, khi định luật này được áp dụng cũng sẽ không đạt được hiệu quả nếu mà quỹ thời gian của nhân sự rất hạn chế, trong khi những đầu việc lại liên quan mật thiết đến nhau hay có những liên quan đến một nhóm hay nhiều đối tượng khác nhau (ví dụ khoảng 20 - 30 người trở lên).

Tại Đảo Hải Sản, ông Nguyễn Kỳ Philip đã từng áp dụng định luật Parkinson và đã áp dụng sai đối tượng. Phần vì nhân sự mà đáp ứng được tốc độ và cả chất lượng công việc được yêu cầu ở trong khoảng thời gian ngắn không phải là một điều dễ tìm. Tuy nhiên, dù bạn áp dụng định luật Parkinson thất bại đối với một nhân viên nào đó, nó vẫn có thể giúp được những lãnh đạo hiểu được khả năng của các nhân viên để từ đó điều chỉnh được các nhiệm vụ Parkinson quản lý thời gian hoặc đào tạo được thêm các kỹ năng.

Việc đi thực hiện áp dụng định luật Parkinson và được những nhà lãnh đạo doanh nghiệp kỳ vọng có thể thúc đẩy được các nhân viên tạo lập được một thói quen cho bản thân và từ đó rèn luyện được kỹ năng tập trung vào những công việc ưu tiên, quan trọng đó chính là để hoàn thành được trong khoảng thời gian ngắn.

Để góp phần áp dụng được một cách hiệu quả quy luật này, Tổng giám đốc chính một doanh nghiệp ở trong lĩnh vực nhân sự đã cho rằng, cần phải đưa khả năng làm nhanh hơn và sáng tạo hơn chính là KPI hàng năm (nó có thể giúp tăng năng suất và có tính linh hoạt cao hơn) vì đây cũng chính là một mô hình đang được doanh nghiệp ở trên toàn cầu hướng đến. Bên cạnh đó, cần lưu ý các khó khăn mà đang hiện hữu của những người thực thi để có thể điều phối được thời gian một cách rõ ràng và hợp lý.

Ông Nguyễn Kỳ Philip đã đưa ra hai điều mà những lãnh đạo của doanh nghiệp hay người ở cấp quản lý cần lưu ý quan tâm:

Đầu tiên, đánh giá được khả năng, năng lực hiện tại của các nhân viên Parkinson quản lý thời gian và điều gì mà họ giỏi nhất để có thể lựa chọn được một phương pháp phù hợp để áp dụng. Nếu bạn áp dụng công việc một cách không phù hợp đối với năng lực sẽ có thể gây sức ép nặng nề và những nhân viên của bạn dễ có thể bị căng thẳng, từ đó làm cho chất lượng công việc giảm sút.

Thứ hai, cần tạo được động lực và từ đó giúp nhân viên tự tin thực hiện nhiệm vụ của mình. Lời cổ vũ của lãnh đạo là một yếu tố rất quan trọng để có thể làm cho nhân viên cảm thấy được đồng hành với họ và tự tin. Nếu có thể hãy cho những người thực hiện  Parkinson quản lý thời gian đó thấy được kết quả mà họ làm chính là sự thành công của công ty, hay họ chính là một trong những nhân tố chính mà dẫn đến thành công của nhiệm vụ đó, theo ông Nguyễn Kỳ Philip đã nói.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn thành công trong công việc

VI. Kết luận

Trên đây chính là những chia sẻ của chúng mình về Parkinson quản lý thời gian. Mong rằng, thông qua bài viết này các bạn đã hiểu được định luật Parkinson là gì, những lưu ý khi sử dụng định luật Parkinson và từ đó áp dụng định luật này cho bản thân một cách hiệu quả nhất nhé!