Phương pháp Pomodoro là gì? Chìa khóa giúp bạn làm việc tập trung

Để tập trung vào công việc bạn đang làm với tần suất cao thì phải như thế nào để có thể đạt được hiệu quả trong công việc tốt và luôn duy trì ở mức độ cao vậy nên người ta đã dùng Pomodoro. Vậy Pomodoro là gì? Hãy cùng 123job tìm hiểu nhé!

Có lẽ sẽ có rất nhiều người đang thắc mắc về thuật ngữ Pomodoro bởi vì trong cái thời đại mà mỗi một con người ta lại có quá nhiều việc cần phải thực hiện, cùng với đó là nhiều áp lực đang đè nặng lên tâm trí của mỗi con người, tuy nhiên quỹ thời gian tròn một ngày chỉ có 24 giờ. Theo dõi bài viết phương pháp Pomodoro là gì? để biết thêm nhiều thông tin bổ ích nhé

I. Pomodoro là gì? 

Pomodoro theo tên tiếng anh đầy đủ của nó chính là Pomodoro Technique. Đây chính là một phương pháp sử dụng để quản trị thời gian để nâng cấp tối đa được một sự tập trung nhất định trong công việc và nó đang được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và Pomodoro được cho là của 1 công ty về phần mềm người Ý vào những năm 1980.

Và ở trong tiếng Ý thì Pomodoro còn có nghĩa là cà chua, nguyên nhân tạo ra phần mềm này đó là do Francesco Cirillo ông đã sử dụng một chiếc đồng hồ có hình dạng quả cà chua để theo dõi khoảng thời gian của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.

Trên một thực tế thì hầu như tất cả mọi người đều làm việc kém hiệu quả bởi vì mất đi sự tập trung của bản thân. Theo một nghiên cứu thì khi chúng ta đang rất tập trung để thực hiện một điều gì đó mà có một việc khác xem vào (ví dụ: Đang tập trung viết content mà lại có điện thoại gọi đến) thì cần ít nhất phải 15 phút để có thể lấy lại được sự tập trung ban đầu cho công việc.

Phương pháp pomodoro là gì?

1. 5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro 

- Quyết định được công việc mà mình sẽ làm
- Thiết lập riêng cho bản thân một bộ đếm thời gian theo phiên làm việc Pomodoro ( theo “cha đẻ” sẽ là khoảng 20 phút cho một Pomodoro)
- Tập trung vào làm một công việc duy nhất mà mình đã đề ra cho đến khi đồng hồ của mình báo hết pomodoro
- Có một thời gian nghỉ khoảng từ 3 đến 5 phút cho mỗi Pomodoro
- Sau Khi kết thúc 4 phiên pomodoro thì sẽ có quãng thời gian nghỉ dài hơn là từ 15 đến 30 phút nghỉ ngơi.

2. Các nguyên tắc của phương pháp pomodoro 

- Trong một pomodoro nhất định nào đó thì với quy trình của nó sẽ rơi vào khoảng 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút, còn nếu như với một lý do nào đó, bạn bắt buộc phải gián đoạn công việc mình đang làm của mình thì pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, sẽ không có kiểu 1/2 hoặc 2/3 Pomodoro.
- Trong thời gian đã quy định thì chỉ nên làm một công việc duy nhất với 100%  thời gian đã định ra ban đầu
- Nếu công việc của bạn đã xong trước khi Pomodoro đã được định ra, thì bạn nên sử dụng thời gian còn lại để kiểm tra công việc, tối ưu hóa các công việc cho đến hết Pomodoro đã được định ra lúc đầu
- Trong khoảng thời gian nghỉ ngơi từ 5 phút tới 10 phút, thì bạn nên có một sự nghỉ ngơi nghiêm túc nhất. Hãy nhắm đôi mắt, thư giãn hay nghe nhạc, uống nước, thiền, sắp xếp lại khu vực đang làm việc, đi loanh quanh trong phòng và những công việc làm nhỏ không tên khác nữa và không yêu cầu đến sự tư duy quá nhiều. Khi mà nghỉ ngơi thì tuyệt đối hãy tránh những thứ có liên quan đến internet, facebook và mạng xã hội… bởi vì đây là những vấn đề sẽ gây kích thích cho sự hưng phấn của bạn, tuy nhiên bản chất của nó vẫn làm cho bộ não bạn mệt mỏi đấy.

3. Tại sao nên dùng Pomodoro

4. Nếu quá trình Pomodoro bị làm phiền thì sao? 

Chắc hẳn khi có các vấn đề gây phiền nhiễu trong lúc bạn đang thực hiện phương pháp kĩ thuật Pomodoro thì thật là điều phiền phức và không thể tránh khỏi. Và đôi khi thì nó cần bản thân của bạn phải chú ý và xử lý ngay lập tức, còn nếu như là thường xuyên gặp phải những vấn đề bị phiền nhiễu trong quá trình Pomodoro thì có lẽ bạn cần phải nên xem lại kế hoạch làm việc của mình. Cirillo đã có một đề xuất cho rằng khi ra chiến lược inform, negotiate, schedule and call back để có thể xử lý được triệt để các vấn đề tương tự như thế này.
-  Inform: Hãy thẳng thắn và thông báo cho đồng nghiệp của mình nếu như họ đã làm bạn xao nhãng trong quá trình lúc làm việc
-  Negotiate: Hãy ngồi lại và thương lượng cùng với đồng nghiệp của mình trong quãng thời gian mà bạn sẽ dành ra để xử lý hay giải quyết những vấn đề mà họ đưa ra. Ví dụ như là chỉ cần một câu nói: Anh có thể vui lòng chờ tôi tầm khoảng 15 phút nữa được không?
- Schedule: Ngay lúc đó hãy cho bản thân ngay kế hoạch follow-up.
- Call back: Quay sang với vấn đề của đồng nghiệp trong khi mà bạn đã hoàn thành công việc của mình cũng đã trong tư thế sẵn sàng để có thể xử lý công việc kia một cách tốt nhất.

Xem thêm: Bộ phận operation là gì? Bí mật công việc của bộ phận kế hoạch và kinh doanh

II. Các ứng dụng có thể hỗ trợ tối ưu phương pháp Pomodoro trong công việc 

Thật ra thì đang có rất nhiều trang web và ứng dụng quản lý thời gian để bạn có thể sử dụng được Pomodoro và hầu hết thì cách sử dụng của chúng đều giống nhau. Để bắt đầu với phần mềm kỹ thuật này bạn chỉ việc nhấn nút chọn vào Start, sau đó trong 25 phút đầu tiên sẽ bắt đầu trôi qua và đây sẽ chính là quãng thời gian dành cho bạn làm việc, bạn phải tập trung hết cỡ đối với công việc mà bạn đang làm hiện tại. Sau khi đã hoàn thành xong 25 phút đầu tiên, bạn hãy ấn phím tổ hợp nút Alt+S để tự thưởng cho chính bản thân mình 5 phút thư giãn, nghỉ ngơi sau khi mà đã hoàn thành công việc đầu tiên mà bạn đặt ra cho bản thân.

Tiếp theo, khi đã hết 5 phút nghỉ ngơi, thì một khoảng thời gian là 25 phút làm việc tiếp theo bắt đầu. Đối với cường độ 4 lần nghỉ giải lao ở trong vòng 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn cùng với thời gian định mức ban đầu là 10 phút bằng cách ấn tổ hợp Alt+l. Bạn cũng có thể cài đặt đi và cài đặt lại vòng tuần hoàn như vậy ở trong vòng làm việc, khu làm việc của bạn trong 8 tiếng khi làm việc mỗi ngày. Như vậy thì các bạn sẽ thấy được rằng bản thân mình đã làm được nhiều công việc hơn, tuy nhiên bản thân lại không hề cảm thấy mệt mỏi và nhàm chán như trước nữa.

- Marinara Timer: Chắc hẳn đây còn là một ứng dụng web và ứng dụng của trang web này cho phép bạn có thể tự thiết lập cho mình một quỹ thời gian nghỉ giải lao và quỹ quản lý thời gian làm việc của mình. Nhìn chung thì cách sử dụng ứng dụng này cũng sử dụng khá giống như với ứng ứng dụng Tomato Timer

- Tomighty (Win/Mac/Linux): Đây là một phần mềm rất đa dạng và đa nền tảng và cho phép bạn có thể cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng các ứng dụng này một cách thuận lợi hơn.

- Pomodorable (OS X): phải chăng đây chính là một sự kết hợp hoàn hảo giữa một bên là phần mềm quản lý thời gian và áp dụng các phương pháp của Pomodoro và một bên là phần mềm todo list. Đối với Pomodorable thì chắc chắn bạn sẽ nắm được khi nào những công việc hoàn thành và việc gì cần thực hiện tiếp theo cũng như là cần thiết lập bao nhiêu Pomodoro để làm xong một công việc lúc đầu đã định ra.

- Simple Pomodoro (Android): Lại là một phần mềm ứng dụng sử dụng để theo dõi quỹ thời gian và nó sẽ không có nhiều thứ để tùy chỉnh như tất cả các công cụ khác. Tuy là như vậy, tuy nhiên nó cũng sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông báo hữu ích khi đã đến giờ nghỉ ngơi cũng như thực hiện công việc và nắm được bao nhiêu Pomodoro mà các bạn đã hoàn thành được ở trong một ngày. Quan trọng hơn cả đó là phần mềm ứng dụng SimplePomodoro nó tương thích cùng với Google Tasks.

- Focus Timer (iOS) đây là một trong những phần mềm khá lý tưởng và hợp lý  cho người dùng Iphone và Ipad. Phần mềm ứng dụng này khi đã được cài đặt thì các bạn có thể tùy ý để biến trong khoảng thời gian theo ý thích của mình, bạn cũng sẽ thay đổi được âm thanh thông báo, xem lại trong lịch sử những việc đã làm, lịch sử làm việc và ở ứng dụng này bạn cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên một ngôi sao để có thể tạo ra động lực giúp cho bạn cố gắng. Cuối cùng một điều rất quan trọng cần nhớ trong phần mềm chính là Pomodoro đây sẽ là một phương pháp mà bạn có thể tối ưu hóa năng suất làm việc, hướng đến một khả năng tạo nên sự tập trung cao nhất có thể, để tránh sự mệt mỏi chứ nó không hẳn sẽ giúp các bạn trong việc quản lý thời gian. Chính vì lý do đó nên bạn cũng có thể kết hợp cùng với các kĩ thuật khác nhau như tương tự với phương pháp ma trận Eisenhower này, như thế này thì có thể kiểm soát được rất tốt hơn mọi thứ có trong cuộc sống.

Xem thêm: Brand Marketing là gì? Tổng hợp kiến thức cơ bản về marketing bạn cần biết

III. Đối tượng phù hợp với phương pháp Pomodoro

Cách thực hiện pomodoro để công việc hiệu quả

Phương pháp quả cà chua này sẽ phù hợp đối với những người như sau:

- Nhà văn: Tạo ra nhiều động lực cho bản thân họ khi viết văn, giới hạn được sự xao nhãng ở trong việc sáng tác văn chương của họ, theo dõi được thời gian mà họ đã tiêu tốn trong quá trình soạn thảo, quá trình sáng tác văn chương. Giảm thiểu cho họ không bị đau cổ, đau lưng hay bằng việc họ sẽ đi lại, di chuyển nhẹ nhàng ở trong thời gian mà nhà văn nghỉ ngơi.

- Lập trình viên: Những người làm lập trình viên khi bạn áp dụng Pomodoro thì sẽ hạn chế cho họ việc gửi gmail trong một hay 2 Pomodoro trong mỗi một ngày để dành thời gian thực sự quá trình lập trình. Họ sẽ chia nhỏ được ra các nhiệm vụ lớn mà họ phải thực hiện, xác định lại những nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn thành trong quỹ thời gian ấy, dành ra được thời gian cho việc phát triển và tái cấu trúc mã nguồn, giảm đi được một phần nào số lượng code xấu.

- Các bậc phụ huynh: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro vào để bạn dạy con cái. Ví dụ như là: Dọn dẹp đồ chơi mà mình đã bày ra trong khoảng thời gian Pomodoro. Bạn hãy thưởng thêm cho con trẻ các quãng thời gian giải lao giữa các Pomodoro để có thể giải tỏa được năng lượng và khả văn vận động của trẻ.

Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower

IV. Các ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc    

1. Trang web: http://tomato-timer.com

Truy cập vào trang web http://tomato-timer.com/ để có một chiếc đồng hồ điện tử giúp cho bạn theo dõi Pomodoro. Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn nút Start. Trong 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua và đây sẽ là khoảng thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ đối với công việc hiện tại của mình. Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ ngơi giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới lại bắt đầu. Cứ 4 lần bạn nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn so với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L. Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này ở trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều công việc hơn tuy nhiên lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.

2. Marinara Timer

Marinara Timer chính là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập khoảng thời gian nghỉ giải lao và làm việc. Nhìn chung, với cách sử dụng khá giống với Tomato Timer.

3. Tomighty

Tomighty (Win/Mac/Linux) chính là phần mềm khá đa nền tảng cho phép bạn cài đặt trên máy tính để có thể dùng thuận lợi hơn.

4. Pomodorable

Pomodorable (OS X) là sự kết hợp giữa một phần mềm quản lý thời gian theo phương pháp Pomodoro và một phần mềm khác đó là todo list. Với Pomodorable, bạn sẽ nắm được khi nào những công việc hoàn thành, việc gì cần làm tiếp theo và cần thiết lập bao nhiêu Pomodoro để thực hiện xong một đầu việc.

5. Simple Pomodoro

Simple Pomodoro (Android) là ứng dụng theo dõi thời gian không có nhiều tùy chỉnh như là các công cụ khác. Nhưng nó cũng cung cấp cho bạn những thông báo hữu ích khi đến giờ nghỉ ngơi, làm việc và nắm được bao nhiêu Pomodoro khi bạn đã hoàn thành trong ngày. Quan trọng hơn, SimplePomodoro cũng tương thích cùng với Google Tasks.

6. Focus Timer

Focus Timer (iOS) rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo đúng ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc và ứng dụng này cũng sẽ cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên các ngôi sao để tạo động lực cố gắng cho bạn.

Xem thêm: Định luật Parkinson là gì? Cách để tận dụng thời gian hiệu quả

V. Kết luận

Bài viết trên đã giải đáp được phần nào các thắc mắc cho độc giả về khái niệm cũng như là ứng dụng Pomodoro là gì. Mong rằng bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, từ đó xác định phương hướng quản lý thời gian để làm việc thật hiệu quả. Chúc các bạn thành công.