Đón đầu công nghệ tối ưu để quản lý dữ liệu ứng viên tuyển dụng hiệu quả

Với một công ty, có 1 nền tảng công nghệ mới là điều cần thiết để có thể quản lý khối lượng công việc khổng lồ trong tuyển dụng. Hệ thống quản lý dữ liệu ứng viên là một lựa chọn thông minh để hỗ trợ xử lý các bài toán gặp phải trong quá trình tuyển dụng.

Những dữ liệu thu được từ hồ sơ tuyển dụng sẽ giúp ích rất nhiều cho những nhà lãnh đạo trong việc lựa chọn giải pháp tuyển dụng hiệu quả để có thể có được chất lượng nhân sự như ý muốn. Sử dụng công nghệ tối ưu sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả hơn. Vậy công nghệ đó là gì, 123job sẽ giới thiệu với bạn qua bài viết này.

I. Vì sao cần quản lý hồ sơ tuyển dụng?

Để đảm bảo việc sẽ tìm được những nhân viên phù hợp nhất cho mỗi mùa tuyển dụng, phục vụ cho chiến lược tuyển dụng dài hạn của doanh nghiệp và giúp công ty luôn có thể chủ động về nhân sự thì bộ phận nhân sự bắt buộc phải quản lý được những dữ liệu về hồ sơ tuyển dụng của ứng viên.

Vì sao cần quản lý hồ sơ tuyển dụng?

Mỗi mùa tuyển dụng nhân sự sẽ có hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ xin ứng tuyển của các ứng viên gửi về. Bộ phận nhân sự không thể cứ để hàng chồng hồ sơ từ ngày này sang ngày khác, từ mùa tuyển dụng này qua mùa tuyển dụng khác. Chưa kể đến việc phải lưu trữ các bộ hồ sơ đó mà còn phải đọc, phải lọc, phải phân loại hồ sơ theo các tiêu chí khác nhau. Trong khi vị trí cần tuyển dụng nhiều, nơi đăng tin tuyển dụng đa dạng và số lượng hồ sơ xin việc nhận được rất nhiều thì việc quản lý được tất cả lượng đơn ứng tuyển sẽ không hề dễ dàng.

II. Tại sao nên sử dụng phần mềm để quản lý dữ liệu ứng viên?

Những nguồn kênh tuyển dụng ngày càng đa dạng vừa là thuận lợi vừa là khó khăn đối với những bạn làm nhân sự. Thuận lợi vì các dữ liệu của ứng viên có thể gửi về cho công ty/doanh nghiệp bởi nhiều cách khác nhau, như thế đảm bảo công ty có thể tiếp xúc được với nhiều ứng viên hơn và gạt bỏ trở ngại khoảng cách... Tuy nhiên, nguồn kênh thông tin đa dạng cũng khiến dữ liệu của các ứng viên nằm rải rác ở nhiều nơi như trong hộp thư của email, Facebook đến các file lưu trên máy tính, chưa kể đến đó có thể còn là những bản hồ sơ giấy...

Để quản lý được tất cả nguồn dữ liệu trong một đợt tuyển dụng nhân sự đã là điều khá khó khăn, trong khi bộ phận nhân sự đòi hỏi phải lưu trữ được tất cả những hồ sơ của ứng viên đã từng ứng tuyển. Bởi vậy có một phần mềm quản lý dữ liệu sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác tuyển dụng nhân sự của các công ty/doanh nghiệp. Phần mềm quản lý ứng dụng sẽ đảm bảo tính chính xác cao hơn, lại làm việc cũng rất hiệu quả, tiết kiệm chi phí về nhân công và giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự.

Việc quản lý dữ liệu nhân sự từ khi sơ khai còn làm việc thủ công, sau đó mọi người bắt đầu sử dụng đến máy tính nhiều hơn, chủ yếu là sử dụng các file Excel để làm việc. Excel là một trong số các nội dung của tin học cơ sở, khá dễ để tiếp cận và không mất phí cài đặt. Tuy nhiên, trải qua nhiều mùa tuyển dụng, thực tế đã chứng minh rằng Excel không thể giúp các nhà tuyển dụng quản lý dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả.

Có tới 95% doanh nghiệp Việt đang sử dụng Excel để lưu trữ dữ liệu của ứng viên nhưng lại gặp các khó khăn trong việc quản lý, phân loại, tổng hợp. Điểm hạn chế thứ nhất của Excel là nó không tự động nạp dữ liệu. Việc nhập dữ liệu tuyển dụng sẽ do nhân viên nhập vào và thường tốn rất nhiều thời gian. Thao tác thủ công này cũng đã lạc hậu, dễ dẫn tới tình trạng sai sót. Điểm hạn chế thứ hai là Excel thiếu tính tương tác giữa các người dùng.

Tại sao nên sử dụng phần mềm để quản lý dữ liệu ứng viên?

Cụ thể, khi dùng Excel chỉ đơn giản là người dùng nhập dữ liệu vào chứ không thể nhận được thông tin ở ngoài hay bất kỳ tương tác nào của những người dùng khác. Thậm chí sử dụng Excel cũng không nhận được thông báo hay gợi ý về ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của công ty mình như khi sử dụng hệ thống phần mềm. Excel cũng khó tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau dẫn tới việc bị phân tán dữ liệu tuyển dụng.

Lựa chọn Excel để quản lý dữ liệu tuyển dụng đã không còn phù hợp và là một lựa chọn tối ưu nữa. Điều cần thiết là phải có một phần mềm hỗ trợ các công ty/doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn.

III. Nên lựa chọn công cụ quản lý hồ sơ tuyển dụng nào?

Tùy thuộc vào quy mô và điều kiện của mỗi công ty mà có những sự lựa chọn khác nhau trong công cụ quản lý hồ sơ tuyển dụng. Những doanh nghiệp thường vẫn sử dụng Excel để hỗ trợ công việc quản lý nhân sự của công ty mình trong khi Excel đã không còn là một lựa chọn thông minh nữa. Bởi vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng vừa giúp công ty làm việc chuyên nghiệp hơn lại đảm bảo tính hiệu quả cho công việc.

IV. Những điều cần biết khi quản lý hồ sơ tuyển dụng bằng Excel/Google Sheet

Dù Excel hay Google Sheet đều chứng minh được sự thiếu sót của nó trong việc quản lý dữ liệu nhân sự. Tuy nhiên, đây vẫn là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nhân sự ít. Là công cụ quản lý tuyển dụng đơn giản, phổ biến và miễn phí người dùng có thể thoải mái phát triển các thuộc tính dựa trên nhu cầu công việc của mình. Tuy dễ sử dụng nhưng người dùng cũng cần lưu ý một số điều khi sử dụng Excel để quản lý dữ liệu tuyển dụng của mình.

Đầu tiên là việc nhập dữ liệu chủ yếu thực hiện các thao tác thủ công. Vậy nên tính chính xác cần đòi hỏi rất cao. Thứ hai, người dùng cũng cần có các kiến thức cơ bản về Excel như các hàm để tính toán... Và thứ ba là người dùng nên chủ động trong việc thông báo và nhận thông tin để có thể tối ưu hóa cho các hoạt động cộng tác như thảo luận, giao việc...

Những điều cần biết khi quản lý hồ sơ tuyển dụng bằng Excel/Google Sheet

V. Những phần mềm quản lý quản lý hồ sơ tuyển dụng

Phần mềm quản lý hồ sơ tuyển dụng đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp thông thái. Trên thị trường hiện nay cũng có khá nhiều phần mềm giúp quản lý dữ liệu, mỗi phần mềm lại có những ưu điểm riêng.

1. Applicant Tracking System – ATS: Phần mềm này sử dụng các công nghệ hiện đại để xử lý công việc tuyển dụng. Chúng có sự tương tác với người dùng, hạn chế được tối đa các thao tác nhập dữ liệu thủ công và có khả năng tự xử lý các dữ liệu để trả kết quả cho người dùng…
2. Fast HRM Online: Fast HRM Online hoạt động trên nền tảng trực tuyến, sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự theo dõi nhu cầu về số lượng nhân viên từ các phòng ban, sau đó có thể lập kế hoạch tuyển dụng, từ việc nhận hồ sơ ứng tuyển, phỏng vấn đến thi tuyển… Ưu điểm của Fast HRM Online là tích hợp cả hệ thống báo cáo tuyển dụng chi tiết, lại có chức năng lưu lịch sử của từng đợt tuyển dụng. Như vậy bộ phận nhân sự sẽ không cần thao tác ngoài mà vẫn có cơ sở để rút ra được bài học, kinh nghiệm cho đợt tuyển dụng tiếp theo.
3. Facework: Ưu điểm của Facework là có thể quản lý quy trình tuyển dụng trên cùng một hệ thống: hỗ trợ lập kế hoạch tuyển dụng, quản lý hồ sơ, sàng lọc, tổ chức thi tuyển dụng, gửi kết quả đến từng thí sinh… Như vậy có thể giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho các nhà tuyển dụng.
4. Magic HRM: Phần mềm này sẽ hỗ trợ việc phân loại nguồn hồ sơ ứng viên tuyển dụng, lọc đi những ứng viên không đạt yêu cầu và giữ lại các ứng viên tiềm năng. Bởi vậy mà danh sách ứng viên sẽ rất có chất lượng.

Có thể thấy có rất nhiều phần mềm hỗ trợ hoạt động tuyển dụng của các công ty. Để có thể lựa chọn một phần mềm hiệu quả đối với công ty của mình, các nhà tuyển dụng nên cân nhắc đến các yếu tố như: tính năng của phần mềm, độ thân thiện với người dùng, khả năng tài chính...

VI. Cách quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên

1. Lên kế hoạch từ trước

Có một cơ sở dữ liệu đầy đủ thông tin về ứng viên sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công tác tuyển dụng của các công ty/doanh nghiệp. Việc lên kế hoạch từ trước sẽ đảm bảo tốt nhất việc liên kết giữa nhu cầu về nguồn nhân lực của công ty đối với hoạt động tuyển dụng. Một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp cần dự đoán được các vị trí cần tuyển dụng ngay lập tức và các vị trí cần tuyển dụng trong thời gian dài, đồng thời tìm kiếm được ứng viên phù hợp với nó.

2. Tích hợp dữ liệu

Để quản lý một cách dễ dàng hơn thì tất cả nguồn ứng viên nên được tổng hợp lại thành một cơ sở dữ liệu, bao gồm nguồn từ các website tuyển dụng, mạng xã hội, hay trang tin việc làm... Có một cơ sở dữ liệu chung sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể xác định nhanh chóng các ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng nhân sự của công ty.

Cách quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên

3. Sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên

Tự động hóa là xu hướng của hầu hết các quy trình hiện nay, quy trình tuyển dụng nhân sự cũng vậy. Việc sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên trong quản lý cơ sở dữ liệu có thể giúp các nhà tuyển dụng tiếp cận được với nhiều ứng viên hơn trong một cơ sở dữ liệu. Đồng thời hệ thống này cũng sẽ thu hút thêm giúp doanh nghiệp nhiều ứng viên tiềm năng nhờ chế độ tự động đăng bài trên các nền tảng khác nhau.

4. Khuyến khích hợp tác

Trước đây, các nhà tuyển dụng làm việc khá đơn lẻ dẫn đến hạn chế trong cách thức tiếp cận ứng viên và phạm vi tuyển dụng cũng bị thu hẹp. Việc khuyến khích hợp tác sẽ giúp các nhà tuyển dụng chia sẻ dữ liệu của mình với nhau làm mới và đầy hơn kho dữ liệu về ứng viên của họ.

5. Tìm kiếm chủ động

Việc chủ động tìm kiếm là vô cùng cần thiết để các nhà tuyển dụng có thể nâng cao chất lượng nguồn lực và số lượng nhân tài cho công ty. Các nền tảng mạng xã hội là những mảnh đất màu mỡ trong việc tìm kiếm ứng viên. Chủ động tìm kiếm ứng viên trên mạng xã hội ngay cả khi chưa có nhu cầu tuyển dụng sẽ phục vụ rất nhiều trong việc bổ sung thông tin vào cơ sở dữ liệu của công ty.

6. Xây dựng quan hệ

Công ty cũng nên xây dựng quan hệ với ứng viên, đặc biệt là các ứng viên thụ động. Có thể thông qua email, tương tác trực tiếp hoặc trên mạng xã hội… Việc này sẽ tạo dựng một hình ảnh đẹp về công ty trong lòng ứng viên và sẽ là bước đệm để họ trở thành ứng viên tiềm năng khi cần. Tìm kiếm thôi là chưa đủ, bạn cần phải xây dựng các mỗi quan hệ nữa.

7. Sàng lọc ứng viên

Quá trình sàng lọc đặc biệt quan trọng đối với mọi cơ sở dữ liệu. Với vai trò là một nhà tuyển dụng, bạn cần xây dựng một quy trình chuẩn để sàng lọc ứng viên với các tiêu chí về vị trí nhân sự cần tuyển dụng cũng như các lượt ứng tuyển. Quy trình này có thể áp dụng cả đối với những người trong hệ thống theo dõi ứng viên.

8. Tránh trùng lặp

Việc trùng lặp dữ liệu tuyển dụng sẽ khiến việc quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên thiếu hiệu quả, dữ liệu trở nên lộn xộn và nhiều những thông tin không giúp ích cho hoạt động tuyển dụng... Bởi vậy bạn cần thiết lập lại các tính năng để loại bỏ thông tin trùng lặp mà không làm ảnh hưởng đến những thông tin khác cho cơ sở dữ liệu của mình.

9. Dọn dẹp định kỳ

Bạn có thể thuê người làm hoặc tự mình thực hiện việc dọn dẹp định kỳ: Dọn dẹp, sắp xếp lại thông tin...

10. Phân loại ứng viên

Dữ liệu tuyển dụng cần phải quản lý tập trung nhưng bạn nên phân loại chúng thành nhiều mục nhỏ để có thể quản lý và nhận biết ứng viên dễ dàng hơn khi cần thiết. Bạn có thể cân nhắc việc chia chúng thành những category nhỏ hoặc gắn thẻ.

VII. Kết luận

Điều quan trọng của việc quản lý hồ sơ tuyển dụng đó là doanh nghiệp lựa chọn được một công cụ hỗ trợ hiệu quả và phù hợp. Nhưng đồng thời nhân viên tuyển dụng nhân sự cũng không được phụ thuộc vào các phần mềm này mà nên học hỏi, cập nhật kiến thức không ngừng cho bản thân. Quản lý tốt cơ sở dữ liệu có nghĩa là bạn có trong tay một nguồn tài nguyên vô giá đó.