Download thư từ chối ứng viên lịch sự và chuyên nghiệp nhất

Thư từ chối ứng viên là gì? Bạn cần lưu ý những điều gì khi viết thư từ chối để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình? Hãy cùng 123job giải đáp ngay những thông tin này trong bài viết dưới đây nhé!

Bạn là nhà tuyển dụng? Bạn đang muốn gửi thư từ chối tới những ứng viên không phù hợp với công ty của mình? Vậy làm sao để có thể gửi một bức thư chuyên nghiệp và tinh tế để gây ấn tượng tốt với ứng viên mà không tốn quá nhiều thời gian? Chúng tôi sẽ cùng bạn tìm thấy câu trả lời trong bài viết dưới đây.

I. Thư từ chối ứng viên là gì? 

Thư từ chối ứng viên sẽ được nhà tuyển dụng gửi đến cho những ứng viên không được lựa chọn vào giai đoạn tiếp theo trong giai đoạn tuyển dụng.

Mẫu thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu

II. Tại sao doanh nghiệp cần gửi thư từ chối ứng viên 

Trong một giai đoạn tuyển dụng, song song với việc thông báo những ứng viên tiếp tục đi tiếp thì việc gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cũng là một vấn đề quan trọng không thể bỏ qua. Đối với bất kì một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận lại phản hồi từ các nhà tuyển dụng. Còn điều gì tồi tệ hơn với việc nộp hồ sơ xin việc đi hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không nghe được tin tức hồi đáp gì?

Trong khi bạn đang thể hiện sự trân trọng đối với ứng viên thông qua một lá thư từ chối đem lại sự chuyên nghiệp và cũng có thể để lại ấn tượng tốt cho họ. Qua đó, họ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về công ty cũng như việc làm được công ty tuyển dụng.

Ngoài ra, việc bị từ chối cũng sẽ là một cơ hội tốt cho ứng viên học hỏi để phát triển. Một lá thư với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng – người đã dành thời gian đánh giá kiến thức cũng như kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên như là giao tiếp tốt, xử lý tình huống... có thể giúp họ cải thiện bản thân sau này. Điều đó cũng sẽ giúp cho họ trở thành một ứng viên phù hợp và nếu có một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.

Và khi ứng viên chính thức nhận được thư từ chối từ phía của nhà tuyển dụng, họ có thể tiếp tục cố gắng vì có những cơ hội khác, không còn thắc mắc với cơ hội việc làm mà họ không được lựa chọn.

III. Cách viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp nhất

Đối với mỗi cơ hội ứng tuyển việc làm, số lượng ứng viên được lựa chọn sẽ chỉ giới hạn trong số lượng nhất định. Khi đó, số lượng ứng viên được ứng tuyển có thể nhiều gấp nhiều lần. Bởi vậy, nếu các nhà tuyển dụng muốn sử dụng để gửi thư từ chối cho từng ứng viên không được chọn, số lượng thư phải soạn cũng là một con số không nhỏ. Để tiết kiệm thời gian, hãy soạn thảo sẵn các mẫu thư và khi cần dùng đến, bạn chỉ cần thay đổi cho phù hợp.

1. Thông tin của ứng viên là điều quan trọng

Khi viết mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn, bạn hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự đã dành thời gian cho họ.

2. Gửi lời cảm ơn tới ứng viên

3. Đưa ra lời từ chối khéo léo

Vấn đề quan trọng là bạn cần phải giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng, súc tích cùng với những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Ứng viên thường phải đánh giá cao những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Luôn đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng doanh nghiệp và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể giúp họ phát triển và thay đổi bản thân cho những cơ hội việc làm trong thời gian tới.

4. Mời ứng viên ứng tuyển lại khi có vị trí phù hợp

Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, hay phù hợp với một số vị trí việc làm khác, hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội ứng tuyển. Tuy nhiên, nếu bạn thấy đó không phải một ứng viên tiềm năng thì bạn có thể bỏ qua phần này.

IV. Download thư từ chối ứng viên lịch sự và chuyên nghiệp nhất 

Thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh lịch sự và chuyên nghiệp nhất

1. Mẫu thư từ chối ứng viên không được mời phỏng vấn

Bạn không nhất thiết cần phải gửi mẫu thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu. Nhưng nếu họ không nhận được phản hồi thì họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ của họ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn đó không. Họ không biết liệu họ đã bị từ chối hay giai đoạn tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường.

Đa số thì ứng viên thường không đủ can đảm để liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả của vòng hồ sơ, họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng xấu tới cơ hội được chọn. Vậy nên khi viết mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn ngắn gọn và lịch sự là điều tối thiểu và cần thiết.

Download thư từ chối ứng viên lịch sự và chuyên nghiệp nhất

2. Mẫu thư từ chối ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Ở giai đoạn tuyển dụng bạn có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Những ứng viên có thể vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên và có thể xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân và lịch sự hơn.

Hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm bất kỳ thông báo không trúng tuyển. Tất cả những cố gắng sẽ được thể hiện sự trân trọng, cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận.

Download thư ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

 3. Thư từ chối ứng viên có khả năng lựa chọn cao

Sau quá trình phỏng vấn và làm bài đánh giá năng lực, nếu ứng viên lọt vào top những người có khả năng cao được lựa chọn, họ có thể tự nhận thức được điều đó. Bởi vậy, họ có thể bị thất vọng khi nhận được thông tin xấu. Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra những phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích các ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong thời gian tới. 

Download thư từ chối ứng viên có khả năng lựa chọn cao

V. Những lưu ý cần thiết khi viết mẫu thư từ chối ứng viên 

1. Trong thư từ chối hãy thẳng thắn đưa ra các vấn đề trong cuộc phỏng vấn

 Sự từ chối khéo léo này trong mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn sẽ không làm cho họ quá thất vọng, đồng thời cũng giúp họ có những kinh nghiệm cho lần phỏng vấn thời gian tới. Có như vậy thì sau này họ mới không mắc lỗi và có thể có được cuộc phỏng vấn tốt hơn.

2. Không nên gửi thư từ chối ứng viên ngay sau khi kết thúc phỏng vấn

Không sử dụng việc gửi mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn là ngay sau khi kết thúc phỏng vấn. Như vậy, các ứng viên sẽ lập tức bị tổn thương và bất mãn với nhà tuyển dụng. Từ đó, hình ảnh doanh nghiệp của bạn trong mắt các ứng viên sẽ tệ dần đi. Họ sẽ luôn có cảm giác rằng doanh nghiệp không cần họ bây giờ và tương lai cũng vậy. Do đó, khi có đủ năng lực họ cũng không quay lại đây.

Trong thời gian đó, bạn hãy tâm sự với ứng viên rằng các yêu cầu của vị trí tuyển dụng với họ chưa phù hợp với họ. Có thể hiện tại họ chưa biết được những điểm yếu của mình. Tuy nhiên sau thư từ chối, họ sẽ biết được những điều đó họ sẽ cảm thấy vô cùng hạnh phúc. Và hơn nữa, mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh gửi đi sau khi họ đã có thời gian để suy nghĩ về cuộc phỏng vấn của mình thường có hiệu quả và chắc chắn hơn.

3. Không nhắn tin từ chối thẳng thừng đến ứng viên

Hãy gửi cho họ tin nhắn mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh dưới dạng email. Sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp và làm cho họ cảm thấy bớt đau lòng khi nhìn thấy hình ảnh của công ty. Tuy nhiên, email thường không hiện diện thường xuyên trên màn hình điện thoại như là tin nhắn hay thông báo facebook. Bởi vậy, họ sẽ không thấy thường xuyên và thất vọng nhiều.

Hãy khéo léo ứng xử trong từng ngôn từ với mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh để có được tâm trạng tốt nhất. Điều đó cũng thể hiện được hình ảnh chuyên nghiệp của công ty bạn.

4. Không được dùng sự im lặng để từ chối

Những lưu ý cần thiết khi viết mẫu thư từ chối ứng viên 

Do tâm lý “ngại” nên nhiều nhà tuyển dụng sẽ thường chọn cách im lặng để từ chối các ứng viên. Nhưng, bạn nên hiểu rằng, trước và sau khi đến tham gia phỏng vấn, các ứng viên đã đặt rất nhiều tâm huyết, công sức vào vị trí họ muốn ứng tuyển này.

Nếu bạn cảm thấy họ không phù hợp thì hãy gửi một email mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh lịch sự, rõ ràng đến ứng viên trong thời gian sớm nhất để họ có thể tìm kiếm một công việc khác. Không nên để ứng viên phải chờ đợi quá lâu trong mơ hồ và hồi hộp.

5. Điều chỉnh thư từ chối ứng viên sao cho phù hợp

Khi bạn soạn email mẫu thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu, còn tùy theo tuổi của ứng viên mà nhà tuyển dụng có cách xưng hô phù hợp. Cách xưng hô và các nội dung email cần lịch sự và thể hiện sự trân trọng, đánh giá cao năng lực và kỹ năng của ứng viên để họ không có phản ứng tiêu cực.

6. Giúp ứng viên có thêm kinh nghiệm phỏng vấn

Cuối buổi phỏng vấn, bạn nên dành thời gian cho ứng viên lời khuyên thẳng thắn và chân thật về những thiếu sót, điểm yếu và mạnh của ứng viên, đề xuất khóa học để ứng viên có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp thời gian tới.

Ví dụ như bạn có thể gợi ý cho ứng viên về buổi tham gia các khóa học: Quản trị Nhà hàng – Khách sạn nếu có thể ứng tuyển vào các vị trí như là: Quản lý khách sạn, hoặc các khóa học Bếp nếu ứng viên muốn làm Đầu bếp hay phụ bếp…

VI. Kết luận

Gửi mẫu thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu là điều không ai mong muốn. Vì vậy không phải ai cũng khéo léo và tinh tế để viết được bức thư từ chối xuất sắc nhất. Và điều quan trọng nhất là bạn cần phải đặt mình vào vị trí ứng viên và chia sẻ cùng với họ. Có như vậy thì mới có thể an ủi được họ và giữ hình ảnh công ty tốt nhất. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách viết mẫu thư từ chối ứng viên.