Giờ hành chính là gì? Giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong giờ hành chính

Giờ hành chính chắc hẳn là cụm tìm không xa lạ với người lao động Việt Nam, nhưng để làm việc hiệu quả trong khoảng thời gian đó thì rất nhiều người cảm thấy lúng túng. Vậy hãy tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để có giải pháp thuận lợi.

Đối với cán bộ công nhân viên làm việc văn phòng chắc không ai xa lạ với khái niệm giờ hành chính, nhưng không phải ai cũng nắm rõ giờ hành chính là gì? Thuộc khung giờ bao nhiêu trong ngày? Môi trường làm việc hành chính, công sở là như thế nào?... Bài viết dưới đây sẽ phần nào giúp các bạn giải đáp những câu hỏi đó. 

I. Giờ hành chính là gì?

Giờ hành chính được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau: là thời gian làm việc của người lao động, thông thường kéo dài 8 tiếng/ngày (không kể thời gian nghỉ trưa), là thời gian làm việc của của cán bộ, công nhân viên chức, nhân viên văn phòng làm việc tại các công ty, xí nghiệp hay các cơ quan của nhà nước. Một vài công việc hành chính có thể kể tới là: Kế toán, giám đốc, trợ lý giám đốc...

II. Đặc điểm của nhân viên làm việc trong giờ hành chính

1. Về thời gian làm việc

Tuỳ từng tổ chức doanh nghiệp, công ty hay cơ quan nhà nước sẽ có những quy định về giờ hành chính khác nhau. Nhưng phần lớn thì giờ hành chính là khoảng thời gian làm việc 8 tiếng/ngày được chia thành 2 buổi là buổi sáng và buổi chiều. Người lao động sẽ ăn trưa và được nghỉ ngơi trong 2 tiếng trước khi bắt đầu tiếp tục với công việc vào buổi chiều.

Đối với những cán bộ, công nhân viên chức hành chính làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước thì sẽ được nghỉ các ngày thứ bảy và chủ nhật. Còn với những nhân viên văn phòng làm việc trong công ty, xí nghiệp… tuỳ thuộc vào tính chất của từng loại công việc khác nhau nhưng đa phần người lao động sẽ được nghỉ ngày chủ nhật. 

Vào những dịp lễ tết đặc biệt thì công nhân viên chức cũng sẽ được nghỉ như:

• Tết dương lịch.
• Giỗ tổ hùng vương.
• Ngày giải phóng miền nam 30-4.
• Ngày quốc tế lao động 1-5.
• Quốc khánh 2-9. 
• Tết nguyên đán. 

Làm việc giờ hành chính giúp mỗi cá nhân quản lý thời gian tốt hơn

Thời gian khi nhân viên làm giờ hành chính thể hiện một sự nghiêm túc, chính xác trong công việc. Khi được làm việc trong môi trường hành chính thời gian hành chính sẽ giúp bạn tạo được rất nhiều thói quen tốt do thời gian làm việc cố định rèn luyện cho mỗi cá nhân thói quen làm việc đúng giờ giấc kỷ luật, kỹ năng quản lý thời gian nếu không muốn nhận hình phạt từ phía công ty (đa phần hình phạt sẽ là trừ lương), đi đúng giờ và nghỉ đúng giờ, các nhân viên sẽ không được đi làm muộn so với thời gian quy định và chỉ được nghỉ khi đã hết thời gian làm việc. 

Từ bỏ dần thói quen lề mề, suốt ngày trễ hẹn hay đi làm muộn của trước kia. Thay vào đó là một tác phong nhanh nhẹn, nguyên tắc, đúng giờ. Làm việc trong giờ giấc hành chính tuy có hơi khuôn khổ nhưng bù lại sẽ không phải tăng ca nếu như bạn không muốn khi đã hết giờ làm, sẽ được nghỉ vào mỗi dịp cuối tuần...

Tuy nhiên do thời gian làm việc giờ hành chính là 8 tiếng/ngày, đa phần người lao động chỉ ngồi và làm việc với máy tính trong khoảng thời gian đó nên cũng sẽ có ít nhiều những ảnh hưởng không tốt đến sức khỏe như: áp lực, căng thẳng, stress với công việc, ảnh hưởng tới cột sống...

2. Về môi trường làm việc. 

Dù bạn đang làm việc trong môi trường nào đi chăng nữa hãy nhớ rằng đó cũng là nơi có rất nhiều thứ để học hỏi. Giờ hành chính có thể nói là một môi trường rất tốt cho mỗi cá nhân bởi sự cởi mở và tính chuyên nghiệp trong cách làm việc. Làm việc trong môi trường hành chính nghĩa là sẽ được tiếp xúc với rất nhiều người giỏi, có kinh nghiệm đó chính là cơ hội để bản thân có thể giao lưu, chia sẻ, mở rộng mối quan hệ hỗ trợ để công việc của trong hiện tại cũng như tương lai. 

Môi trường nào cũng vậy dù có chuyên nghiệp đến đâu thì cũng đều có những mặt trái của nó, ngay cả môi trường làm việc hành chính cũng vậy. Làm việc trong một môi trường đông người không thể nào tránh khỏi những thị phi không đáng có. Từ những chuyện chẳng có gì qua lời nói của những người chuyên thích buôn chuyện, soi mói người khác thì sẽ trở thành một vấn đề hoàn toàn khác. Rồi những hành vi ganh ghét, đố kỵ, dìm hạ người khác để mình được thăng tiến trong công việc... là những điều không muốn cũng không thể tránh khỏi khi làm việc. Nó có thể khiến nhân viên văn phòng cảm thấy áp lực hay mệt mỏi nhưng hãy nghĩ tới những điều tích cực, khi đó sẽ cảm thấy môi trường làm việc hành chính thực sự cũng rất tốt. 

 Giờ hành chính có thể nói là một môi trường rất tốt cho mỗi cá nhân dễ dàng thăng tiến công việc

3. Về trang phục làm việc. 

Làm việc hành chính là một môi trường nghiêm túc nên ngay từ thời gian hay trang phục đều có những quy tắc, chuẩn mực nhất định. Trang phục dành cho một nhân viên hành chính thường sẽ là: quần âu kết hợp với áo sơ mi có cổ (nữ có thể mặc chân váy) và sơ vin. Với một số công ty lớn có thương hiệu họ còn may đồng phục cho toàn bộ nhân viên trong công ty mình nhằm quảng bá thương hiệu tăng tính chuyên nghiệp cũng là xây dựng hình ảnh cá nhân. 

III. TOP 6 giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc trong giờ hành chính. 

1. Lên kế hoạch công việc một cách hiệu quả và khoa học. 

Bạn đã bao giờ tự đặt ra cho mình một câu hỏi: Tại sao mọi việc mình làm dù đã cố gắng hết sức nhưng kết quả lại chả bao giờ như ý mình mong muốn? Nếu đặt rồi vậy bạn đã tìm ra cho mình câu trả lời chưa? Còn câu trả lời của tôi đó là: Vậy bạn đã bao giờ tự lên kế hoạch rồi đặt ra cho mình một deadline?

Nếu muốn công việc của mình đạt hiệu quả cao, muốn thực hiện những điều mà mình hằng mong ước thì hãy tự xây dựng kỹ năng lập kế hoạch phát triển hoàn hảo cho hiện tại và tương lai sau này thật chi tiết. Bởi khi đã lập được một deadline cho riêng mình nghĩa là bản thân đã xác định được mục tiêu để mình phải cố gắng, biết mình phải làm những gì từ đó không chỉ công việc khi làm giờ hành chính mà mọi chuyện sẽ tự động suôn sẻ theo ý bạn muốn. 

2. Sắp xếp được thứ tự công việc cần hoàn thành. 

Dù làm việc trong môi trường quy định bởi giờ hành chính hay bất kỳ môi trường nào thì khối lượng công việc cần được giải quyết chắc chắn sẽ không bao giờ nhỏ. Bạn sẽ rất dễ bị stress nếu làm việc trong một cường độ công việc quá cao. Vì thế việc sắp xếp thứ tự công việc cần hoàn thành là một điều cực kỳ cần thiết phải làm mỗi ngày trước khi bắt tay vào công việc và để chúng ở nơi dễ thấy nhất. Nên ưu tiên những công việc quan trọng, cần được giải quyết nhanh chóng thay vì chọn làm những việc dễ để những việc khó, quan trọng bị dồn ứ lại. 

3. Quyết đoán trong công việc. 

Quyết đoán sẽ là cách hiệu quả để nâng cao hiệu quả công việc trong giờ hành chính, quyết đoán là một câu nói khác trong câu: “việc hôm nay chớ để ngày mai”. Nhanh chóng và dứt khoát sẽ khiến công việc đạt hiệu quả hơn. Sự quyết đoán trong công việc được coi là một phẩm chất cần thiết mà mỗi nhà kinh doanh cần có. Khi đứng trước những cơ hội “có một không hai” thì sự quyết đoán là thực sự cần thiết, chần chừ không đáng có đôi khi sẽ làm mất đi rất nhiều cơ hội. 

4. Lắng nghe và có sự thấu hiểu. 

Làm việc trong một môi trường giờ hành chính có thể rất dễ dính vào thị phi, ganh ghét, đố kỵ, cạnh tranh công việc tại công sở thì bất kể ai trong chúng ta cũng nên lắng nghe và thấu hiểu mọi vấn đề trước khi nói ra một điều gì đó. Hay khi công việc gặp khó khăn thì bạn cũng đừng có buồn mà hãy lắng nghe những ý kiến đóng góp của mọi người xung quanh để có thể nhận ra được cái sai của mình từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân. 

5. Tự đánh giá bản thân và ghi nhận thành quả

Một trong những giải pháp hiệu quả nâng cao chất lượng công việc trong giờ hành chính là tự đánh giá bản thân và ghi nhận thành quả. Công việc của bạn có thực sự hiệu quả hay không là tuỳ thuộc vào cách mà bạn đặt ra lịch trình, sắp xếp thứ tự công việc.

Nhưng dù khi đã hoàn thành được một hạng mục công việc nào đó thành công hay thất bại hãy thử ngồi lại và nhìn nhận lại chính bản thân mình. Mình đã làm được những gì? Không làm được những gì? Tại sao mình lại không làm được? Khi thất bại hãy tìm ra những sai lầm mà mình đã thất bại. Dĩ nhiên khi thành công cũng đừng quên tự thưởng cho bản thân mình vì những gì mà mình đã làm được tiếp thêm động lực để có thể làm việc một cách hiệu quả hơn. 

Đặt ra lịch trình làm việc cụ thể là cách hiệu quả khi làm việc giờ hành chính

6. Không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài

Bạn có biết bí quyết thành công của những người doanh nhân mà bạn vẫn thường hâm mộ là gì không? Đó là phải giữ cho mình một cái đầu lạnh, không bị ảnh hưởng hay tác động bởi những yếu tố bên ngoài. Khi đã quyết tâm thực hiện một vấn đề nào đó thì hãy cố gắng để hoàn thành một cách tốt nhất. Đừng để tâm đến những yếu tố bên ngoài cho dù là tốt hay xấu nó cũng sẽ khiến bạn bị phân tâm như thế hiệu quả công việc chắc chắn sẽ không cao. Thay vào đó hãy tập chung toàn bộ trí tuệ và sức lực vào công việc đang làm điều đó sẽ hữu ích hơn cho bạn rất nhiều đấy. 

IV. 5 lợi ích to lớn khi làm việc trong giờ hành chính

1. Thời gian làm việc nhất quán, cố định

Khác với những môi trường làm việc khác, môi trường làm việc hành chính có thời gian làm việc nhất quán, cố định. Chính điều này đã tạo ra được một thói quen cực kỳ tốt cho người lao động đó là tính kỷ luật về thời gian trong công việc. Ngoài ra họ có thể chủ động tạo lịch trình cho mình trong những ngày cuối tuần hoặc sau khi kết thúc giờ hành chính về những chuyến nghỉ dưỡng, những cuộc gặp gỡ người thân bạn bè, những buổi xem phim, nghe nhạc, hay đơn giản là có thời gian cố định cho việc nghỉ ngơi, tự chăm sóc bản thân...

2. Môi trường làm việc chuyên nghiệp

Môi trường làm việc hành chính là một môi trường chuyên nghiệp, khi xung quanh đều là người làm việc chỉnh chu, có các kỹ năng thông thạo, văn hóa doanh nghiệp tốt là những điều kiện thuận lợi để mỗi cá nhân có thể học hỏi, rút ra những bài học cho bản thân. Tuy nhiên khi làm việc trong môi trường này trong quá trình học hỏi cũng cần phải biết chọn lọc không phải cái gì cũng có thể học được. 

3. Sắp xếp lịch trình hoạt động cho bản thân dễ dàng

Như ở trên chúng ta đã biết, môi trường làm việc hành chính có thời gian làm việc nhất quán, cố định do vậy dễ dàng có thể nên một lịch trình hoạt động cho bản thân cả trong giờ hành chính và ngoài giờ hành chính. Điều mà với những  môi trường làm việc khác không thực hiện được vì có thể sau khi hết giờ hành chính có thể sẽ phải tăng ca dù muốn hay không.

4. Hưởng thụ được đầy đủ chế độ phúc lợi

Hiện nay, pháp luật đã quy định những quyền lợi mà người lao động sẽ được hưởng khi tham gia vào thị trường lao động nếu các công ty, doanh nghiệp....mà không thực hiện đầy đủ sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật ví dụ như: BHYT, BHXH, BHTN, tiền thưởng,.... Vậy nên vấn đề giải quyết chế độ phúc lợi cho người lao động hiện đang được các công ty, doanh nghiệp... rất chú trọng và quan tâm. 

Đối với những người làm việc hành chính thì chế độ phúc lợi luôn được hưởng đầy đủ

5. Được nghỉ ngày cuối tuần và các ngày lễ tết

Được nghỉ các ngày cuối tuần và các ngày lễ tết cũng là một trong những quyền lợi mà những người làm việc trong môi trường hành chính được hưởng. Sau một tuần làm việc căng thẳng thì đó là thời gian để người lao động có thể nghỉ ngơi, thư giãn, nạp năng lượng trước khi bước vào một tuần làm việc mới. 

V. Kết luận

Môi trường hành chính là một môi trường làm việc đầy tính chuyên nghiệp, là một nơi hoàn toàn tốt để người lao động có thể học tập và trải nghiệm vì có hời gian làm việc gò bó, yêu cầu công việc có thể khắt khe... nhưng tất cả điều đó đều rất có ích. Hãy nhớ rằng những lợi ích mà môi trường làm việc hành chính đem lại cho nhân viên là rất lớn. Vậy nên đừng để một vài yếu tố khắt khe làm bạn e ngại không dám bước chân vào môi trường làm việc hành chính. Hy vọng qua bài biết đã giúp bạn đọc hiểu rõ giờ hành chính là gì, những cách làm để đạt hiệu quả cao nhất trong môi trường làm việc hành chính và những lợi ích giờ hành chính mang lại.