Chữ ký số là một công cụ điện tử có vai trò quan trọng trong thời đại số hiện nay với chức năng hỗ trợ kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử. Ngoài ra còn khá nhiều vai trò khác của chữ ký số mà bạn có thể tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Theo bạn, chữ ký số là gì? Cách sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp? Và chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Tất cả những thông tin sẽ được làm rõ qua bài viết dưới đây về chữ ký số, mời các bạn cùng theo dõi. 

I. Chữ ký số là gì?

Theo căn cứ Khoản 6, điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số thì các bạn có thể hiểu chữ ký số cụ thể như sau:

Chữ ký số chính là dạng ký tự điện tử, được tạo ra bằng công nghệ mới nhất, hiện đại nhất nhằm biến chữ ký bên ngoài của bạn trở thành một chữ ký điện tử dùng cho những giao dịch điện tử nhanh chóng và an toàn.

Người khác có thể giả mạo được chữ ký bên ngoài của bạn thế nhưng khi sử dụng chữ ký số thì chắc chắn rằng sẽ chẳng ai có thể sao chép y nguyên phiên bản chữ ký của bạn cùng với một số thông tin cá nhân để thực hiện hành vi xấu.

Chữ ký số là gì? Hay nói theo một cách khác, chữ ký số được tạo ra bởi sự biến đổi những thông điệp dữ liệu bằng cách sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, nhờ đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của chữ ký đó có thể được xác định chính xác.

Chữ ký số là gì?

Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp?

Xem thêm: Điện tử công nghiệp là ngành gì? Cơ hội việc làm hấp dẫn khi tốt nghiệp

II. Vì sao doanh nghiệp lại bắt sử dụng chữ ký số 

Ngày nay sự tiên tiến vượt trội của khoa học, kỹ thuật và công nghệ là điều mà chúng ta không thể phủ nhận. Chính vì có nhiều sự tiến bộ và phát triển vượt bậc ấy mà con người cần phải tận dụng tối đa những sản phẩm tạo nên hiệu quả cao. Điển hình là cách sử dụng chữ ký số - đây là sản phẩm hữu hiệu được nhiều doanh nghiệp sử dụng như một điều bắt buộc. Lý do vì sao họ lại bắt buộc sử dụng hay chữ ký số được dùng cho mục đích gì, thì hãy cùng tôi tìm hiểu những thông tin bên dưới nhé.

1. Tìm hiểu đặc điểm của chữ ký số

Đặc điểm của chữ ký số là gì sẽ là một thông tin thú vị dành cho những ai chưa từng khám phá và chưa biết đến sản phẩm chữ ký số là gì.

Chữ ký số có hình dạng giống như một chiếc USB, vì vậy mà người ta thường hay gọi là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng dùng để tạo ra một cặp là chìa khóa công khai và khóa bí mật, đồng thời nó chứa tất cả mọi thông tin của khách hàng đăng ký chữ ký số đó.

Chữ ký số được bảo mật tuyệt đối rất an toàn, khách hàng khi sử dụng chữ ký số sẽ được hỏi một dãy mật mã hoặc còn được gọi là mã PIN mỗi khi thực hiện một giao dịch quan trọng. 

USB Token chính là nơi lưu trữ những thông tin quan trọng của khách hàng sử dụng dịch vụ, ví dụ như: Tên doanh nghiệp, số hiệu của chữ ký số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số hoặc tên của tổ chức chứng thực chữ ký số đó...

2. Chữ ký số và công dụng

Một chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Chữ ký số được ra đời sẽ giúp các bạn giải quyết được bao nhiêu là việc trong thời gian ngắn nhất, vậy hãy xem đó là gì qua nội dung dưới đây:

- Chữ ký số sẽ được thay thế cho chữ ký tay trong tất cả những trường hợp thực hiện giao dịch liên quan tới thương mại điện tử.

- Xét về mặt pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương với những chữ ký tay trong các văn bản hành chính và có hiệu lực, chịu trách nhiệm trước pháp luật.cách sử dụng chữ ký số

- Tất cả các hoạt động như đầu tư chứng khoán trực tuyến, thanh toán online, mua bán hàng online... đều có thể đăng ký chữ ký số và sử dụng để hoàn thành giao dịch.

- Khi kê khai thuế với những cơ quan Thuế Nhà nước, chữ ký này của bạn hoàn toàn có công dụng, nó sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng hơn, có sự uy tín cao hơn nhiều.

- Hoạt động đóng bảo hiểm xã hội cũng sẽ được áp dụng chữ ký số để tiện lợi cho người sử dụng.

- Sử dụng chữ ký số vào những ứng dụng có mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng lớn trong doanh nghiệp.

3. Những ưu điểm của chữ ký số

Chữ ký số có những ưu điểm chữ ký số là gì? Hãy cùng tôi khám phá và tìm hiểu với những nội dung bên dưới:

3.1. Chữ ký số có khả năng xác định nguồn gốc

Như đã nói ngay từ ban đầu, chữ ký số được tạo ra từ quy trình rất phức tạp, trong đó người ta đã nghiên cứu về sự ăn khớp giữa dữ liệu là khóa công khai và dữ liệu là khóa bí mật, vì vậy người dùng có thể hoàn toàn tin tưởng với những giao dịch với đối tác làm ăn có sử dụng dịch vụ chữ ký số.

3.2. Chữ ký số đem đến cho bạn cảm giác an toàn, chắc chắn

Trong mọi giao dịch, cả hai luôn cần đàm phán về yếu tố ràng buộc và tạo sự uy tín cho đối phương. Khi có niềm tin và sự đảm bảo về quyền lợi thì khi ấy giao dịch mới được coi là thành công.

Khi chưa có chữ ký số thì chữ ký tay là thứ mà khiến họ có sự an tâm, đồng thời nó cũng có những giá trị pháp lý và người tạo ra nó sẽ phải chịu trách nhiệm về các tài liệu mình đã ký. Hiện nay, người ta ưa chuộng chữ ký số để đảm bảo lòng tin cho đối phương. Đó cũng được xem là một chứng cứ để khi có vấn đề phát sinh thì bên thứ 3 sẽ dễ dàng giải quyết.

3.3. Chữ ký số có tính toàn vẹn

Với chữ ký số, cả hai bên tham gia đều có thể tin tưởng là văn bản không bị sửa đổi. Quy trình mã hóa sẽ được ẩn và bên thứ ba không thể nhìn thấy, điều đó đảm bảo về tính toàn vẹn cho dịch vụ chữ ký số.

3.4. Tính bảo mật của chữ ký số

Chữ ký số được tạo nên bằng việc sử dụng các thuật toán mã hoá, trong đó mỗi chữ ký được tạo ra tương ứng với một tài khoản riêng, mỗi người sẽ sở hữu một tài khoản và nó không có cái thứ hai.

Chỉ có người sở hữu chữ ký số mới có thể sử dụng, nên tất cả các trường hợp  muốn giả mạo là điều không thể xảy ra.

Với các thông tin vừa rồi bạn đọc đã biết vì sao doanh nghiệp lại cần sử dụng dịch vụ chữ ký số, chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Để đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra theo sự ổn định đồng thời đảm bảo về sự an toàn thông tin nên chữ ký số chính là việc cần thiết mà mỗi doanh nghiệp cần làm càng sớm càng tốt.

Xem thêm: [Tư vấn tuyển sinh]: Ngành kỹ thuật điện công nghiệp và dân dụng là ngành gì? 

III. Chữ ký số được cấp ở đâu

Hiện tại có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số nhằm đáp ứng nhu cầu đăng ký chữ ký số cho người dân. Thường thì các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ là các nhà mạng viễn thông Việt Nam. Theo đó mỗi nhà mạng sẽ có các lợi thế riêng biệt, những doanh nghiệp cũng sẽ dựa vào khả năng tài chính của bản thân và thời hạn sử dụng chữ ký sẽ chọn lựa ra nhà cung cấp dịch vụ phù hợp nhất.

Như vậy có thể hiểu rằng nếu như các bạn muốn sử dụng dịch vụ chữ ký số và đăng ký chữ ký số thì có thể liên hệ tới những nhà mạng viễn thông lớn tại thị trường Việt Nam như Viettel hoặc VNPT, sau khi tiếp nhận yêu cầu thì nhân viên tư vấn sẽ xử lý và giải quyết cho bạn.

IV. Chữ ký số có những loại nào ?

Trong phần này chúng ta cùng đi tìm hiểu cách sử dụng chữ ký số và đăng ký chữ ký số. Có 02 loại chữ ký số đang được sử dụng trên thị trường hiện nay chính là: chữ ký số dùng USB token và chữ ký số không dùng token.

1. Chữ ký số dùng USB token

Mỗi chứ ký sẽ được mã hóa trong một chiếc USB, đây là thiết bị phần cứng dùng để tạo ra các cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng.

Chức năng của USB token: Lưu giữ khóa bí mật cũng như là chứng thư số của thuê bao; Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý khá cao; Thiết bị phù  hợp với những người dùng cá nhân và cơ quan sử dụng với lưu lượng vừa phải.

Theo đó, mỗi USB Token sẽ có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token. Khi nhấn nút trên Token thì một dãy những mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện và thay đổi liên tục trong  khoảng thời gian nhất định từ 30 đến 60 giây. Mỗi mã số USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất với một giao dịch với mỗi khách hàng cụ thể.

Chuỗi số được tạo bởi thuật toán rất là phức tạp. Vì vậy, hiện nay vẫn chưa có người nào bẻ khóa thành công. Khi nhận bàn giao thiết bị USB Token, mọi doanh nghiệp nên thay đổi mã pin để đảm bảo tính bí mật trong kinh doanh.

Về tính năng kỹ thuật, hiện nay nhiều nhà cung cấp tại Việt Nam để sử dụng độ dài khóa là 1024 bit được lưu trữ trong USB Token. 

Xem thêm: 10 điều về hóa đơn điện tử là gì mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần biết

Chữ ký số dùng USB

Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

2. Chữ ký số không dùng token

Hay nó còn gọi là chữ ký từ xa, chữ ký trên di động. Loại chữ ký này sẽ cho phép người dùng ký trực tiếp trên di động, máy tính bảng, thậm chí nó có thể phân quyền cho nhiều người cùng ký một lúc, tốc độ xử lý cao và nhanh. Không gặp phải nhiều lỗi trên thiết bị phần cứng như chữ ký USB Token.

Hiện nay, những đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số đa phần đều đã triển khai dạng này. Với các ưu điểm kể trên thì chữ ký số không dùng token ưu việt hơn hẳn. Chúng ta hãy cùng theo dõi bảng so sánh chi tiết dưới đây:

3. Điều kiện sử dụng chữ ký số 

Hiện nay, chữ ký số được khuyến khích sử dụng từ cá nhân cho đến mọi tổ chức, nhằm giảm thiểu những quy trình, giao dịch hành chính hàng ngày và tiết kiệm chi phí hơn. Để sử dụng, sẽ có những yêu cầu cụ thể với người sử dụng và tổ chức cung cấp dịch vụ. Cụ thể như sau.

3.1. Đối với người sử dụng chữ ký số

Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm:

  • Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động
  • Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp
  • Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc là hộ chiếu)

Sau khi đã chuẩn bị đủ những giấy tờ trên, nộp tại cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như đơn vị Viettel, VNPT… Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp mà bạn lựa chọn

3.2. Đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ

Theo quy định tại Điều 13 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, đơn vị thực hiện chứng thực, đăng ký chữ ký số phải đảm bảo các điều kiện dưới đây.

- Về mặt chủ thể: Là doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam quy định.

- Về điều kiện tài chính:

Ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động ở Việt Nam không dưới 5 (năm) tỷ đồng để giải quyết những rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của những tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực.

Nộp phí dịch vụ để duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ (trong trường hợp cấp lại giấy phép).

- Điều kiện về nhân sự:

Phải có nhân sự chịu trách nhiệm: Quản trị hệ thống, vận hành hệ thống, cấp chứng thư số và phải bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống. 

Nhân sự cần phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hay công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.

- Điều kiện về kỹ thuật:

Thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Lưu trữ đầy đủ, chính xác và cập nhật thông tin của các thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong suốt thời gian mà chứng thư số có hiệu lực.

Lưu trữ đầy đủ, chính xác, cập nhật danh sách những chứng thư số có hiệu lực, đang tạm dừng và đã hết hiệu lực.

Cho phép và hướng dẫn người sử dụng mạng Internet truy nhập trực tuyến 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.

+ Đảm bảo khi tạo cặp khóa chỉ cho phép mỗi cặp khóa được tạo ra ngẫu nhiên và chỉ đúng một lần duy nhất. Có tính năng đảm bảo khóa bí mật sẽ không bị phát hiện khi có khóa công khai tương ứng.

+ Có tính năng cảnh báo, ngăn chặn và phát hiện những truy nhập bất hợp pháp trên môi trường mạng.

+ Được thiết kế theo xu hướng giảm thiểu tối đa sự tiếp xúc trực tiếp với môi trường Internet hoặc wifi.

+ Hệ thống phân phối khóa cho thuê bao cần phải đảm bảo sự toàn vẹn và bảo mật của cặp khóa. Trong trường hợp phân phối khóa thông qua môi trường mạng máy tính, khi đó hệ thống phân phối khóa phải sử dụng những giao thức bảo mật đảm bảo không lộ thông tin trên đường truyền

Có phương án kỹ thuật đáp ứng những yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin và các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực

Có các phương án kiểm soát sự ra vào trong trụ sở, quyền truy nhập hệ thống, quyền ra vào nơi đặt các thiết bị phục vụ việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra

Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao đến cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ đặt tại Việt Nam

Có trụ sở, nơi đặt hệ thống máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng, chống cháy, nổ; có khả năng chống chịu lũ, lụt, động đất, nhiễu điện từ, sự xâm nhập bất hợp pháp của con người

Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp phép cung cấp, đăng ký chữ ký số công cộng đến cơ quan có thẩm quyền là Bộ Thông tin và Truyền thông. Thời hạn thẩm tra hồ sơ và cấp phép là 50 ngày kể từ ngày nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ.

Xem thêm: Tất tần tật thông tin về ngành công nghệ phần mềm hiện nay

V. Các trường hợp sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử  

Vậy khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần có những lưu ý gì và chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

1. Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán

– Những trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua các website và hệ thống thương mại điện tử được tạo lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc cần có một số chỉ tiêu, trong đó có chữ ký điện tử của người bán và người mua.

– Các loại tem, vé và thẻ điện tử cũng không cần thiết phải có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.

2. Trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua ở trên hóa đơn điện tử

* Hóa đơn không có chữ ký số của bên mua có hợp lệ không?

– Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần chữ ký điện tử của người mua

– Người mua là đơn vị kế toán, nếu có những hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên nhận thanh toán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu… để chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên thì trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết cần có chữ ký số của người mua.

Bên cạnh đó, trong trường hợp hóa đơn cần có chữ ký số mà người mua hàng không có thì có thể tải SignOffline (Chữ ký số hay chữ ký điện tử Offline) về máy và cắm token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần được ký. Sau đó đưa file vào danh sách các file chưa ký và nhấn nút ký file.

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký số thuộc hai trường hợp nêu trên thì vẫn hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần biên bản điều chỉnh hóa đơn hay tiêu hủy hóa đơn thì nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua.

* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký số trên hóa đơn điện tử?

Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên các hóa đơn điện tử thì những doanh nghiệp cần gửi công văn lên cơ quan thuế để xin không hoặc khi thỏa mãn điều kiện trên thì được tự động áp dụng? Đó là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp mà hóa đơn điện tử EasyInvoice nhận được.

Trả lời doanh nghiệp về vấn đề này, đối với doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký số của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý thì mới được miễn trừ. Ngoài ra, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và tùy điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

Xem thêm: Thương mại điện tử là gì? Xu hướng TMĐT tại Việt Nam?

* Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử hay không?

Trường hợp chữ ký số hết thì hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện việc gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì mới xác thực và ký hóa đơn bình thường.

VI. Kết luận 

Hy vọng rằng, bài viết trên đã giải đáp được phần nào những thắc mắc của câu hỏi chữ ký số là gì, cách sử dụng chữ ký số và chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Nếu bạn đang có những băn khoăn về chữ ký số là gì hoặc chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Nhưng chưa được giải đáp, hãy comment trực tiếp ngay dưới bài viết này để được hỗ trợ!