Kiểm soát nội bộ với tài sản cố định

Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định, các thủ tục kiểm soát đối với tài sản cố định. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định dựa vào chi phí đầu tư ban đầu, khấu hao tài sản.

I. Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định

1. Mục đích của kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định

Mục tiêu chủ yếu của kiểm soát nội chính là nhằm nâng cao nhất hiệu quả sử dụng của vốn đầu tư đối với tài sản cố định trên cơ sở đầu tư không lãng phí, đúng mục đích cùng với đó là sự quản lý và sử dụng hiệu quả các tài sản cố định đó. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn giúp hạch toán chính xác chi phí cấu thành giá tài sản cố định cũng như khấu hao tài sản, chi phí sửa chữa. 

2. Các thủ tục kiểm soát

Nguyên tắc xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở: 

2.1. Áp dụng nguyên tắc của sự phân chia chịu trách nhiệm các chức năng

Các chức năng như: chức năng bảo quản tài sản, chức năng ghi sổ, phê chuẩn việc mua, chức năng thanh lý và chức năng nhượng bán tài sản. 

2.2. Kế hoạch và dự toán đối với tài sản cố định

Kế hoạch và dự toán đối với tài sản cố định ở cả công ty lớn hay công ty nhỏ đều rất quan trọng. Không chỉ tại các công ty lớn mà hàng năm các công ty nhỏ cũng đều lập kế hoạch và dự toán đối với tài sản cố định. 

Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định

2.3. Các công cụ kiểm soát khác

* Các công cụ kiểm soát khác bao gồm:

• Hệ thống sổ quản lý chi tiết tài sản cố định. Các đơn vị, doanh nghiệp cần phải mở sổ chi tiết, cụ thể cho từng loại tài sản cố định ở đây bao gồm sổ chi tiết, thẻ chi tiết và hồ sơ chi tiết. 
• Thủ tục mua sắm các tài sản cố định cũng như việc đầu tư xây dựng cơ bản. Nhằm đảm bảo việc đầu tư 
• Các tài sản cố định đạt được hiệu quả cao nhất, các doanh nghiệp phải có kế hoạch thường xây dựng các chính sách chung về những vấn đề này, đồng thời quy định chặt chẽ về các thủ tục cần thiết khi cần phải mua sắm tài sản cố định và đầu tư xây dựng cơ bản. 
• Thủ tục thanh lý tài sản cố định: Các doanh nghiệp cũng phải thường xuyên xây dựng các quy định có liên quan đến thanh lý tài sản. 
• Những quy định về phân biệt giữa các chi phí được tính vào nguyên giá, hay có thể đưa vào chi phí của niên độ :  Các công ty hay doanh nghiệp nên thiết lập tiêu chuẩn chung để dễ dàng xác định về hai khoản chi phí nói trên. Đối với các tiêu chuẩn cần được xây dựng dựa trên chuẩn mực hiện nay hoặc chế độ kế toán đang hiện hành, đồng thời được cụ thể hóa theo thực tiễn của từng đơn vị. 
• Chế độ kiểm kê định kỳ tài sản cố định : Ở chế độ này nhằm mục đích kiểm tra về sự hiện hữu hay địa điểm đang đặt tài sản, các điều kiện sử dụng chúng cũng như phát hiện ra các tài sản đang được để ngoài sổ sách, hoặc có thể bị thiếu hụt và mất mát tài sản ... 
• Các quy định  bảo vệ vật chất đối với tài sản cố định :Các quy định này cũng tương tự như thiết kế các biện pháp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, chống trộm cắp, hỏa hoạn và được mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản .     
• Các quy định về tính khấu hao : Đối với các doanh nghiệp, thông thường thì thời gian  được tính khấu hao đối với các loại tài sản cố định đều phải được Ban giám đốc phê chuẩn trong khuôn khổ được quy định bởi chính sách của Nhà nước trước khi đăng ký để áp dụng.

II. Kiểm toán tài sản cố định

Kiểm toán tài sản cố định là công việc bắt buộc của mỗi doanh nghiệp nhằm đảm bảo về cơ sở vật chất cũng như các tài sản chung của công ty. Sau đây là một số phương thức để kiểm toán. Đề biết thêm chi tiết, chúng ta cùng tìm hiểu qua phần dưới đây. 

1. Nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ 

Khi tiến hành tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ các doanh nghiệp cần phải chú ý các nội dung có liên quan đến các bộ phận của kiểm soát nội bộ ví dụ như: các thủ tục kiểm soát hay các quy định về kế toán ... 

1.2. Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát 

Công việc đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát cũng được thực hiện tương tự như cáctrình tự chung đã được trình bày và phân tích trong các chương trước đã nêu. 

1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát 

Đối với loại thử nghiệm này có mục đích dùng để đánh giá xem hệ thống kiểm soát nội bộ đó đã được thiết lập có đúng với vận hành hữu hiệu trong thực tế hay không ? 

1.4. Đánh giá lại những rủi ro trong việc kiểm soát và có kế hoạch thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản cũng tương tự như các chương trước đã nêu ra. 

Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định

2. Các thử nghiệm cơ bản

Các thử nghiệm cơ bản thường được các doanh nghiệp lựa chọn đó là: 

2.1. Thực hiện thủ tục phân tích 

Thủ tục phân tích được thực hiện cụ thể là các kiểm toán viên sẽ thực hiện một số thủ tục phân tích khác như : 

• Thứ nhất, thực hiện so sánh, đối chiếu giữa chi phí sửa chữa, bảo trì với doanh thu thuần của doanh nghiệp. 
• Thứ hai, so sánh giữa các chi phí sửa chữa, bảo trì của từng tháng với cùng kỳ của những năm trước.
• Thứ ba, lập bảng so sánh, đối chiếu giữa giá trị của các tài sản đã mua trong năm nay so với năm trước. 
• Thứ tư, so sánh giá trị của những tài sản được xem là giảm trong năm với năm trước. 

2.2. Thử nghiệm chi tiết 

Đối với thử nghiệm chi tiết cũng được tiến hành theo các cách sau:

a. Thu thập hay tự lập bảng phân tích tổng quát về các thay đổi của tài sản và đối chiếu với sổ cái

Trước khi kiểm tra chi tiết về số tăng hay giảm trong cùng kỳ của năm, kiểm toán viên có trách nhiệm bảo đảm rằng các số liệu trên sổ chi tiết phải bằng với số liệu được phản ánh trong tài khoản tổng hợp được ghi ở sổ cái, Để thực hiện được công việc trên, cần đối chiếu giữa số tổng mà đã cộng từ các sổ chi tiết đó với số liệu hiện trên sổ cái, thông thường những công việc này sẽ  không mất nhiều thời gian. 

Tiếp theo, kiểm toán viên cần phải thu thập hoặc tự lập ra một bảng phân tích trong đó phải liệt kê cụ thể số dư đầu kỳ cũng như các chi tiết về số phát sinh tăng hay giảm trong năm, để từ đó có thể dễ dàng tính ra số dư cuối kỳ. Ngoài ra, số dư đầu kỳ cũng được kiểm tra cụ thể thông qua việc đối chiếu, so sánh với các tài liệu kiểm toán của năm trước.

Còn đối với các tài sản của doanh nghiệp tăng và giảm trong năm, thì trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải tiến hành thu thập thêm nhiều bằng chứng chi tiết về các khoản tăng hay giảm trong cùng kỳ này. 

b. Kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ tăng tài sản cố định

Việc kiểm tra chứng từ gốc của doanh nghiệp hay công ty được thực hiện khi kiểm toán viên  các nghiệp vụ tăng tài sản này như sau : 

- Tiến hành xem xét và kiểm tra sự phê chuẩn đối với mọi tài sản tăng của công ty trong kỳ  bao gồm cả tài sản mua và tài sản xây dựng. 
- Thực hiện duyệt xét lại toàn bộ các chi phí có liên quan đến  việc đang xây dựng cơ bản dở dang đã phát sinh trong năm nay đồng thời xem xét lại các hợp đồng thi công của cả hai trường hợp nêu trên chưa hoàn tất hoặc đã hoàn tất. 
- Lần theo việc liên kết chuyển từ tài khoản Xây dựng cơ bản dở dang cho đến các tài khoản Tài sản cố định của doanh nghiệp. Với mục đích thử nghiệm đó nhằm xác định xem mọi khoản mục có liên quan trên đều đã được kết chuyển hay là chưa ? 

• Tiến hành lựa chọn bản mẫu từ các nghiệp vụ mua tài sản của doanh nghiệp trước đó và lần theo đó dẫn tới các chứng từ có liên quan ví dụ như hợp đồng hoặc các tài liệu khác. Bên cạnh đó,  cần phải  kiểm tra số tổng cộng, và việc hạch toán các khoản chiết khấu đó nhằm mục đích kiểm tra và phát hiện các chi phí phát sinh nhưng lại không được hạch toán vào nguyên giá tài sản cố định. 
• Kiểm soát và điều tra tất cả các trường hợp mà chi phí mua tài sản cao hơn so với dự toán ban đầu đề ra. Xác định xem các chi phí đó có được xét duyệt bơi những người có thẩm quyền trong công ty hay không? 
• Tiến hành điều tra khi phát hiện mọi khoản ghi Nợ tài khoản, Tài sản cố định, nhưng lại không phải do mua vào hoặc  không do tự xây dựng. Các trường hợp nêu trên ghi tăng nguyên giá tài sản cố định cần phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán đang hiện hành. 
• Xem xét và theo dõi các tài sản cố định được mua dưới hình thức trả góp có được ghi tăng tài sản hay không? và phần chưa trả đó có được ghi tăng nợ phải trả hay không ? 
• Quan sát các tài sản thuê tài chính có được hạch toán vào tài khoản tài sản cố định, hay không? hay là được hạch toán là tài sản thuê hoạt động? 
• Xem xét và phát hiện việc xác định nguyên giá của các tài sản cố định, ví dụ như chi phí tiền lãi vay theo quy định có được hạch toán vào nguyên giá của tài sản cố định đó hay không ? 
• Theo dõi việc đánh giá các tài sản cố định do doanh nghiệp tự xây dựng nên được áp dụng các thử nghiệm bổ sung để dễ dàng so sánh giữa tổng chi phí xây dựng thực tế phát sinh với chi phí ước tính do bên ngoài cung cấp vào. Đặc biệt, cần lưu ý đến các tài sản mà chi phí thực tế phát sinh có giá trị  cao hơn giá thi công của thị trường. 

c. Quan sát các tài sản tăng lên trong kỳ và có thể sẽ quan sát toàn bộ tài sản cố định (nếu cần thiết)

Trên thực tế, đối với các doanh nghiệp, kiểm toán viên chỉ cần quan sát đa số tài sản mua trong năm chứ không quan sát toàn bộ tài sản cố định. Việc quan sát đối với các tài sản cố định có thể chỉ giới hạn trong các tài sản được doanh nghiệp mua trong năm nhưng cũng có thể mở rộng ra đến các tài sản đã mua ở các năm trước.

Bên cạnh đó, một số ít các trường hợp, đặc biệt là khi kiểm soát nội bộ bị cho là yếu kém, các kiểm toán viên có thể yêu cầu kiểm kê toàn bộ các tài sản cố định. 

Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định

d. Kiểm tra quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản cố định  

Để kiểm tra quyền sở hữu hợp pháp đối với các tài khoản cố định, việc của kiểm toán viên đó là  thu thập các bằng chứng có liên quan ví dụ như văn bản pháp lý về quyền sở hữu tài sản đó hoặc các hóa đơn dùng để đóng bảo hiểm, hóa đơn thuế, biên nhận chi trả tiền đối với các tài sản đã được thế chấp ... 
Kiểm tra quyền sở hữu đối với tài sản cần phải dựa trên sự hiểu biết chính xác về các quy định pháp lý có liên quan của mỗi quốc gia trong từng thời kỳ. Với một số trường hợp, kiểm toán viên cần phải sử dụng ý kiến từ các chuyên gia am hiểu về lĩnh vực này. 

e. Phân tích và kiểm tra chi phí sửa chữa và bảo trì tài sản cố định

Công việc này được thực hiện với mục tiêu chính đó là xác định những chi phí nào sẽ ghi tăng nguyên giá tài sản cố định hay nên tính vào chi phí của niên độ. Để đạt hiệu quả, trước tiên cần xem lại về bản chất của chi phí đó - ví dụ như làm tăng thời gian 
sử dụng tài sản - tìm hiểu và nghiên cứu những quy định chung của Nhà nước hoặc các chính sách của đơn vị, doanh nghiệp về điều kiện ghi tăng nguyên giá tài sản cố định khi  được tiến hành sửa chữa, khôi phục hoặc thay đổi kết cấu của tài sản. 
Ngoài ra, các kiểm toán viên cũng cần phải kiểm tra tính hợp lý và chính xác của chi phí sửa chữa và bảo trì, bằng cách lấy mẫu một số chi phí của tài sản tiến hành đối chiếu với những chứng từ có liên quan như hóa đơn từ người bán, phiếu xuất kho vật tư dùng trong việc sửa chữa hoặc có thể là các tài liệu về lương và tài liệu khác có liên quan. Đồng thời cần duyệt xét lại các chi phí trả trước hay chi phí phải trả có liên quan đến chi phí bảo trì và sửa chữa tài sản nhằm xác định mức chi phí đúng với thực tế. 

f. Kiểm tra các nghiệp vụ ghi giảm tài sản trong kỳ

Để kiểm tra các nghiệp vụ ghi giảm tài sản trong kỳ, kiểm toán viên phải hoàn thành các bước công việc như sau : 

• Nếu doanh nghiệp thực hiện mua tài sản mới trong năm, thì phải cân nhắc xem các tài sản cũ đó có được mang đi trao đổi, hay thanh lý được hay không ? 
• Thực hiện phân tích những tài khoản thu nhập có dấu hiệu bất thường nhằm xác định xem tài sản đó có khoản thu nhập nào được thu từ việc bán tài sản hay không ? 
• Nếu trong trường hợp sản phẩm của doanh nghiệp bị ngừng sản xuất trong năm, cần tiến hành điều tra việc sử dụng các thiết bị, cơ sở vật chất dùng để sản xuất những sản phẩm này? 
• Phỏng vấn, khảo sát các nhân viên và quản đốc trong doanh nghiệp để tìm hiểu xem có tài sản nào được thanh lý trong năm hay không ? 
• Khi thực hiện thanh lý tài sản có thành lập Hội đồng thanh lý gồm các thành viên theo quy định của doanh nghiệp đang hiện hành hay không ? 
• Điều tra và phân tích các khoản giảm về bảo hiểm tài sản để từ đó có thể xem xét liệu có phải nguyên nhân bắt nguồn giảm tài sản hay không ? 
• Đối chiếu và so sánh giữa số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê nhằm mục đích tìm hiểu xem doanh nghiệp có bị mất mát hay thiếu hụt tài sản hay không ? 

g. Xem xét các hợp đồng cho thuê tài sản cố định để kiểm tra doanh thu cho thuê

Khi tiến hành kiểm tra thu nhập cho thuê bất động sản, kiểm toán viên cần thu thập chi tiết các họa đồ về tất cả bất động sản và quan sát một cách trực tiếp. Họa đồ chi tiết này sẽ giúp cho kiểm toán viên dễ dàng phát hiện những tài sản được khai là không sử dụng, nhưng trên thực tế là đã mang đi thuê và không được ghi vào sổ sách của kế toán.

Các họa đồ này còn giúp cho kiểm toán viên ước tính phần doanh thu cho thuê của đơn vị một các nhanh chóng. Đặc biệt, kiểm toán viên sẽ thực hiện phân tích doanh thu cho thuê và so sánh với hợp đồng cho thuê và nhật ký thu tiền. 

h. Xem xét việc trình bày và công bố 

Theo như các quy định hiện hành, trên bảng cân đối của kế toán, số dư của tài sản cố định và giá trị hao mòn lũy kế cần phải được trình bày riêng theo từng loại là tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình và tài sản cố định thuê tài chính.

Đồng thời, doanh nghiệp cần phải công bố trong các bài thuyết minh báo cáo tài chính về thực hiện phương pháp kế toán tài sản cố định và tình hình thực tế tăng hay giảm tài sản cố định theo từng loại và các nhóm tài sản cố định khác như đất đai, nhà cửa …