Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương như thế nào?

Nếu bạn chưa biết kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương gồm những bước nào, những yêu cầu gì thì hãy cùng 123job.vn tham khảo ngay thông tin được cập nhật trong bài viết dưới đây nhé!

Nhân sự và tiền lương là hai vấn đề quan trọng nhất của một doanh nghiệp vì chỉ có nhân sự mới tạo ra công việc, dịch vụ phục vụ khách hàng, muốn vậy thì khi họ đã bỏ công sức chúng ta phải trả tiền đúng với sức lao động họ bỏ ra. Kế toán của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm quản lý, phân chia, kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương. Để hiểu thêm về quy trình tiền lương mời các bạn tham khảo các thông tin dưới đây.

I. Các quy trình về nhân sự

Các quy trình kiểm soát nội bộ

• Quy trình tuyển dụng
• Quy trình tiền lương
• Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển
• Quy trình đánh giá nhân sự

=> Chúng ta tập trung nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

II. Nội dung nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

• Khái niệm về tiền lương
• Cơ sở hưởng lương 
• Nguyên tắc quyết định mức lương
• Chức năng cơ bản của quy trình
• Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương
• Rủi ro kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương
• Cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương
• Quy trình và chứng từ
• Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

1. Khái niệm về tiền lương 

• Tiền lương có thể là thu nhập của người lao động
• Tiền lương có thể là chi phí của người sử dụng lao động
• Tiền lương là giá cả hàng hoá sức lao động
• Khi chúng ta nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương, tiền lương sẽ được hiểu như sau: “Là các khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên của công ty được hưởng từ công ty”

Tiền lương có thể bao gồm:

• Lương căn bản
• Thu nhập thông thường khác
  • Hoa hồng doanh số
  • Tiền làm thêm giờ
  • Tiền tăng ca sản xuất …

Quan điểm về tiền lương

• Vấn đề “người bóc lột người”
• Vấn đề “làm giàu cho chủ”
• Vấn đề “ tầm nhìn” và “sứ mệnh” của công ty 
• Win – win Basis => win1 – win2 – win3…

2. Cơ sở hưởng lương

• Lương theo thời gian (lương tháng hay lương cứng) dành cho nhân viên văn phòng
• Lương theo sản lượng sản phẩm dành cho nhân viên sản xuất
• Lương theo doanh số (KPIs) dành cho nhân viên bán hàng
• Lương theo công nợ dành cho nhân viên sản xuất hoặc lao động thời vụ…

3. Nguyên tắc quyết định mức lương

Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

3.1. Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên

Để quyết định mức lương chúng ta phải xác định, đánh giá qua các yếu tố sau:

• Khả năng có thể đóng góp của nhân viên mới
• Thực tế đã đóng góp của nhân viên cũ đối với công ty.

Tất nhiên năng lực chỉ là một trong những yếu tố để đánh giá, ngoài ra còn có thái độ cầu thị, mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên trong môi trường chung để đánh giá mức đóng góp của nhân viên.

3.2. Căn cứ vào thị trường lao động hiện tại

• Những công ty, doanh nghiệp trong ngành, cùng lĩnh vực kinh doanh
• Những công ty tư nhân, hay cùng là nhà nước, nước ngoài, cùng là công ty của châu Âu, công ty của Mỹ…
• Những công ty cùng là địa bàn hoạt động
• Những công ty cùng hoàn cảnh (thâm niên trong ngành, giống nhau về văn hoá quản lý,...)

=> Sự công bằng giữa công ty mình với công ty khác 

3.3. Căn cứ vào tình hình kinh doanh & khả năng tài chính của công ty

• Tình hình kinh doanh và khả năng tài chính tốt (đang phát triển mạnh) => Lương cao hơn so với thị trường lao động (Công ty giàu lên thì nhân viên cũng được giàu lên)
• Tình hình kinh doanh & khả năng tài chính không tốt (đang chững lại hay đi xuống) => Lương thấp hơn so với thị trường lao động (Nhân viên chia sẻ với công ty lúc khó khăn)

=> Sự công bằng giữa chủ sở hữu và nhân viên 

3.4. Căn cứ vào sự công bằng
Giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty

• Phải xây dựng được ngân sách lương (Tổng quỹ lương) trong tổng ngân sách của công ty
• Phải xây dựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty
• Phải xây dựng được hệ số lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn công ty
• Phải xây dựng được khung lương cho từng vị trí/chức danh trong công ty
• Đối với rất nhiều nhân viên có tâm lý: “Không sợ ít chỉ sợ không công bằng”
• Vấn đề bảo mật mức lương nhân viên
• Vấn đề công bằng trong phân công phân nhiệm và mức lương

3.5. Căn cứ vào “giá trị vật chất” và “giá trị tinh thần” 
Giá trị tinh thần mà nhân viên nhận được từ công ty khác với giá trị vật chất mà nhân viên cống hiến và xứng đáng được có. Giá trị tinh thần có thể là :

• Môi trường, không gian làm việc tốt, tiện nghi, hiện đại, đồng nghiệp thân thiện,...
• Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp
• Cơ hội thăng tiến
• Sự ổn định công việc về lâu dài
• Danh tiếng công ty
• Những chế độ phúc lợi, chính sách thưởng về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần…

3.6. Căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương và các chính sách khác của người lao động

• Quy định về mức lương tối thiểu
• Quy định về xác định lương thưởng theo doanh số

=> Thực chất đây cũng là một sự đảm bảo về công bằng xã hội về thu nhập theo quan điểm nhà nước

4. Các chức năng cơ bản 

• Xác định mức lương
• Chấm công
• Tính lương
• Trả lương
• Ghi nhận và báo cáo

5. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương 

• Để kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương, kế toán phải xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên.
• Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
  • Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời
  • Thời gian lao động bắt đầu công việc được đánh giá dựa theo quy định về chấm công của công ty.
  • Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công.
• Thời gian trả tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời.
• Ghi nhận và báo cáo tiền lương chính xác, ngắn gọn, logic, dễ hiểu.

6. Quy trình và chứng từ của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

• Bảng theo dõi lao động
• Bảng chấm công
• Bảng lương
• Phiếu lương, tờ khai nộp tiền lương cho từng người (Payroll Slip)
• Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng

III. Rủi ro của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

1. Ba nhóm rủi ro kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương 

• Rủi ro về xác định mức lương
• Rủi ro về tính lương
• Rủi ro về chi trả lương
• Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương

Tính toán rủi ro gặp phải khi kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương có xác suất cao nhất và hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất.

Nhóm rủi ro về tính lương:

• Rủi ro chấm công: Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời
• Rủi ro tính lương: Tính không đủ; Tính không đúng; Tính không kịp thời

Rủi ro khi cập nhật dữ liệu nhân sự :

• Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương
• Không cập nhật chính xác về bộ phận làm việc, vị trí, chức danh nhân viên,...
• Không cập nhật tình hình nhân sự trong kỳ tính lương như các trường hợp nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển,…)

2. Cơ chế kiểm soát rủi ro của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

• Phê duyệt
• Sử dụng mục tiêu
• Bất kiêm nhiệm
• Bảo vệ tài sản
• Đối chiếu
• Báo cáo bất thường
• Kiểm tra & theo dõi
• Định dạng trước

3. Một số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng

Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực:

• Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phê duyệt đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này
• Người chấm công # Kế toán tiền lương và Người tính lương # Người chi trả lương
• Phê duyệt các thay đổi bảng lương
• Thẻ bấm giờ…

Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty

• Chính sách lương rỏ ràng
• Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự
• Phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương
• Phê duyệt bảng lương

Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẫn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên:

• Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân
• Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân

Chi lương không đúng theo bảng lương:

• Phê duyệt trước khi chi lương
• Phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương
• Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng

Ghi chép/báo cáo chính xác đầy đủ chi phí lương:

• Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép
• Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạch

4. Các cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương mang tính phát hiện rủi ro 

• Các báo cáo về các biến động nhân sự, công việc bất thường như tình hình làm thêm giờ, thay đổi nhân sự các bộ phận.
• Phân tích tỷ suất biến động nhân viên
• So sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch
• Phân tích biến động tiền lương bình quân

5. Quy trình và chứng từ của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

Quy trình tiền lương

• Phiếu đề nghị
• Bản giải trình
• Phiếu chi
• Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho
• Hoá đơn (nhận từ người bán)

Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

* Không đáp ứng nhu cầu chi trả khi đến hạn/sử dụng kém hiệu quả số dư tiền:
- Kế hoạch tiền mặt cân đối các khoản thu chi
- Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ
- Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai

* Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền:
- Phân nhiệm: kế toán – thủ quỹ – duyệt chi
- Đối chiếu số dư tiền trên sổ sách với số phụ ngân hàng
- So sánh, kiểm tra giữa sổ kế toán với sổ quỹ

Các cơ chế phát hiện rủi ro kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương  

- Báo cáo tài chính về các biến động bất thường:
+ Các khoản chi số tiền lớn
+ Các khoản chi có nội dung bất thường
+ Thâm hụt ngân quỹ
- Phân tích biến động lãi tiền gửi
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt

Cơ chế phê duyệt kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

Phân cấp và uỷ quyền duyệt chi

Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng

- Rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền mặt:
+ Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt
+ Hạn chế sử dụng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng)
+ Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép
+ Kiểm quỹ định kỳ/bất thường
+ Phê duyệt các khoản chi tiền mặt

- Chi tiền không đúng mục đích:
+ Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng
+ Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt
+ Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chứng từ

Rủi ro của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

- Chi không đúng:
+ Sử dụng tiền không đúng nhu cầu, lãng phí
+ Lạm dụng, biển thủ để lấy số tiền dư 
+ Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của công ty bị lạm dụng
- Chi không đủ tiền cho những nhu cầu cần thiết
- Chi không kịp thời
- Người thực hiện chi báo cáo láo, ngụy tạo chứng từ
- Việc ghi nhận và báo cáo của kế toán về tình hình chi tiêu không đạt mục tiêu đề ra

Cơ chế kiểm soát của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

- Phê duyệt
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Bảo vệ tài sản
- Đối chiếu
- Báo cáo bất thường
- Kiểm tra & theo dõi
- Định dạng trước

Chức năng của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

- Kế hoạch chi tiêu dự toán
- Đề nghị chi tiêu dành riêng cho các bộ phận trong công ty
- Quyết định chi tiêu được duyệt từ giám đốc
- Thực hiện việc chi tiêu theo phân công, theo từng bộ phận
- Báo cáo việc thực hiện chi tiêu theo từng bộ phận (quản lý bộ phận chịu trách nhiệm)
- Ghi nhận (BP kế toán)

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

- Chi đúng: hạn chế mất mát, lãng phí và lạm dụng tiền bạc của công ty
- Chi đủ, chi kịp thời: Đảm bảo nhu cầu tiền cho các khoản chi
- Bảo đảm hiệu quả sinh lời số dư tiền mặt
- Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.

Các khoản chi tiêu 

- Chi mua công cụ dụng cụ
- Chi tiếp khách
- Chi quảng cáo và tiếp thị
- Chi công tác phí
- Chi văn phòng phẩm
- Chi các dịch vụ thông thường như điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch,...
- Chi thăm viếng, quà cáp
- Chi từ thiện
- Chi tiêu khác

Công cụ dụng cụ là gì?
- Là tài sản của công ty
- Là tư liệu lao động
- Không phải là tài sản cố định
- Không phải là đối tượng lao động

Các loại chi của công ty
- Chi đầu tư, mua tài sản cố định
- Chi mua nguyên vật liệu, vật tư cần thiết
- Chi tiền lương, tiền công cho người lao động
- Chi thuế cho nhà nước
- Chi lãi cho chủ nợ
- Chi tiêu các khoản khác.

KẾT LUẬN

Trên đây là những thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương. Mong rằng với những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!