Lean là gì? Cần làm gì để tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp?

Mô hình LEAN là gì? và làm thế nào để phát hiện được các lãng phí trong LEAN? Cách thức áp dụng mô hình LEAN trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất? Trước khi trả lời các câu hỏi và vấn đề nguyên cứu chuyên sâu này, hãy cùng 123 job tìm hiểu về LEAN.

Lean chính là một câu khẩu hiệu đúng nghĩa, tuy nhiên nó mô tả một cách thức tiếp cận toàn diện và bền vững, bằng cách sử dụng nguồn lực ít nhất có thể mà vẫn đạt được kết quả nhiều nhất có thể. Cùng đọc bài viết về Lean là gì nhé?

I. Lịch sử hình thành của mô hình Lean là gì?

Các mục đích cơ bản trong mô hình LEAN là gì? Việc nhận diện lãng phí được bắt nguồn từ Benjamin Franklin cùng với cuốn sách "Poor Richard’s Almanack" (1739). Trong cuốn tài liệu đã nói trên, ông cho rằng việc giảm thiểu những lãng phí không cần thiết có thể giúp cho bạn tăng lợi nhuận và tăng doanh số bán hàng.

Lean là gì?

Sau đó, tiếp nối Benjamin Franklin, những nhà kinh tế học lớn cũng dần cho ra đời một cuốn sách đề cập về quan điểm nhìn nhận của ông, và những bước sơ khai của mô hình LEAN là gì trong các thập kỷ sắp tới. Mãi cho đến năm 1990, thuật ngữ Lean Manufacturing đã được chính thức có mặt trong cuốn “The Machine that Changed the World” và có những định nghĩa rõ ràng về LEAN là gì.

Các cấp độ khác nhau sẽ bao gồm: Lean manufacturing (hay sản xuất tinh gọn), Lean enterprise ( hay doanh nghiệp tinh gọn) và Lean thinking (tư duy tinh gọn).

II. Khái niệm lean là gì và ý nghĩa của nó đối với các doanh nghiệp   

Ý nghĩa của Lean là gì? Đó là một từ tiếng Anh được viết tắt bởi cụm từ Lean Manufacturing có nghĩa là sản xuất tinh gọn hay là sản xuất tiết kiệm. Đây là phương pháp đang được áp dụng phổ biến tại những doanh nghiệp sản xuất để giúp cho họ có thể giảm bớt chi phí bất hợp lý ở trong doanh nghiệp

Lãng phí là những thứ chiếm hữu thời gian, nguồn lực hoặc là không gian tuy nhiên lại không tăng thêm giá trị cho nhiều sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà bạn cần phải có những giải pháp để loại bỏ triệt để các vấn đề này và giải pháp đó chính là lean.

Mặc dù Lean là một giải pháp có liên quan trực tiếp đến những hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nhưng thực tế cho thấy rằng lean còn có thể áp dụng được trong rất nhiều những lĩnh vực hoạt động khác của đời sống. 

Xem thêm: Mô hình kinh doanh là gì? Giải đáp thắc mắc về xây dựng mô hình kinh doanh (P.1)

III. Mục tiêu của lean là gì trong doanh nghiệp? 

Lean chính là giải pháp hữu hiệu nhất dành cho các doanh nghiệp, vì vậy thì mục tiêu của nó trong doanh nghiệp là gì mời các bạn hãy tiếp tục theo dõi: 

• Lean làm giảm thời gian chuẩn bị sản xuất: Đây chính là mục tiêu giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa về khoảng thời gian không cần thiết để tạo ra các sản phẩm bao gồm giảm thời gian về  chu kỳ của một sản phẩm, giảm thời gian chờ đợi giữa những công đoạn với nhau cũng như là thời gian chuyển đổi mẫu mã,... giảm thiểu được tất cả những thời gian này thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ tăng được các năng suất thực hiện công việc hiệu quả hơn. Cùng với ngày nay các hệ thống sản xuất linh hoạt (FMS) đang được sử dụng
• Nên chọn cách trao đổi các thông tin với khách hàng và đối tác bằng mạng internet để có thể giảm thời gian đi lại gặp mặt.
• Thiết kế các sản phẩm thông dụng mà có thành phần đơn giản....

IV. Lợi ích của lean là gì bạn có thể chưa biết 

1. Lean giúp bạn cải thiện năng suất và chất lượng về sản phẩm, dịch vụ

Chính nhờ sự loại bỏ các lãng phí không cần thiết đang tồn tại trong doanh nghiệp, cho nên dẫn đến việc năng suất và chất lượng của sản phẩm cũng được tăng lên rõ rệt. Mặc dù là doanh nghiệp chế xuất hoặc doanh nghiệp công nghiệp thì việc tăng năng suất cũng là cần thiết nếu bạn áp dụng được mô hình này. Bởi vì không phải mô hình doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng vào được.

Mỗi nhân viên trực tiếp hay gián tiếp sẽ tạo ra sản phẩm sẽ nhận thức được đúng ý nghĩa của công việc mình làm lean là gì và mục tiêu số lượng hay chất lượng như thế nào để có các hành vi thực hiện đúng theo quy định.

2. Rút ngắn thời gian sản xuất Lean là gì?

Việc rút ngắn thời gian trong khâu sản xuất theo chu kỳ của sản phẩm sẽ giúp cho doanh nghiệp loại bỏ được những khoản thời gian khi chờ đợi không cần thiết, gia tăng được sản phẩm rất nhiều.

Nhờ có phương pháp này thì doanh nghiệp sẽ đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng về số lượng sản phẩm có thể trong khoảng thời gian ngắn. 

3. Giảm thiểu những lãng phí khi xuất hiện 

Việc bỏ thời gian chờ đợi tại những giai đoạn sản xuất đó là những lãng phí vô cùng lớn trong doanh nghiệp. Những khoảng thời gian lãng phí ấy cũng sẽ khiến cho doanh nghiệp có thể giảm năng suất sản xuất một cách đáng kể dẫn đến các chi phí khác nhau cũng tăng lên. Ngoài ra còn nhiều điều gây lãng phí ở các doanh nghiệp khác nữa chẳng hạn như là vấn đề nhân sự, nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm đang dư so với định mức cho phép của chúng,... 

Tất cả những điều này sẽ khiến cho doanh nghiệp giảm năng suất tạo ra sản phẩm, khiến cho giá vốn về hàng hoá có thể bị tăng lên và như vậy cũng sẽ giảm thiểu sự cạnh tranh trong thị trường. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có sự điều chỉnh khá hợp lý về những nguồn chi phí bỏ ra để có được hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra dự toán được trước những rủi ro cũng là một biện pháp để tránh các yếu tố bất ngờ xảy ra bằng cách kiểm soát quá trình về thống kê.

Xem thêm: Mô hình SWOT là gì? Tổng quan về phân tích SWOT hiệu quả

4. Nâng cao hiệu quả sử dụng các thiết bị và mặt bằng

Việc áp dụng phương pháp Lean là gì ở trong doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được các hiệu quả sử dụng mặt bằng và thiết bị. Các mặt bằng sử dụng không hợp lý cũng sẽ gây ra doanh nghiệp một khoản lãng phí khá lớn và nó cũng sẽ được phân bổ để có thể tính vào giá thành của sản phẩm. Nếu như là mức chi phí này quá cao cũng sẽ khiến cho giá vốn hàng hoá bị tăng lên, đây là điều doanh nghiệp không hề mong muốn để xảy ra và nó có thể làm giảm thiểu việc tiêu thụ hàng hoá một cách đáng kể.

Sử dụng nhiều máy móc hay các thiết bị sản xuất cũng ảnh hưởng không hề nhỏ cho doanh nghiệp, chúng thực hiện việc chiếm diện tích không gian trong nhà xưởng, tiêu thụ nguyên liệu điện mà không hề làm gia tăng thêm giá trị cho sản phẩm.

V. Nguyên tắc áp dụng Lean là gì vào doanh nghiệp 

1. Nhận diện các lãng phí 

Trước khi bắt đầu thực hiện Lean là gì, doanh nghiệp cần phải xác định được các lãng phí đang tồn tại đối với các doanh nghiệp của mình là gì, sau đó hãy xem xét và giảm thiểu về mức tối đa sử dụng những chi phí không thể cần thiết. Cụ thể là xem xét tất cả những khâu sản xuất từ khâu bắt đầu cho đến khâu đóng gói thành phẩm xem có các giai đoạn nào đang bị đầu tư quá về giới hạn cần thiết cần phải cắt giảm ngay để loại trừ các khoản chi phí làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.

2. Các quá trình tiêu chuẩn về Lean là gì?

Toàn bộ mọi hoạt động đều cần phải được thực hiện theo kế hoạch và được xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng, những chi tiết bao gồm nội dung, trình tự hoặc thời gian thực hiện dành cho công nhân viên thực hiện. Ví dụ về quy trình tiêu chuẩn Lean là gì đó là một công ty sản xuất linh kiện ô tô thì thường sử dụng những tiêu chí IATF 16949 làm tiêu chuẩn để đánh giá các sản phẩm. Việc thực hiện theo kế hoạch sản xuất và áp dụng các bộ tiêu chí sẽ khiến cho quá trình sản xuất đúng hướng và thực sự có hiệu quả.

3. Nguyên tắc thứ ba là dòng chảy liên tục 

Tất cả các mọi hoạt động trong doanh nghiệp cần phải được diễn ra một cách liên tục để tránh khỏi trường hợp ứ đọng trong quá trình nào đó dẫn đến làm ảnh hưởng của toàn bộ khâu dây chuyền sản xuất. Mỗi khi tình trạng này xảy ra chính là doanh nghiệp sẽ tốn kém một khoản chi phí đáng kể và tất cả các khoản chi phí đó đều được tính vào để xác định về giá thành của sản phẩm.

4. Cơ chế “kéo” trong sản xuất

Cơ chế này hướng tới việc chỉ sản xuất đối với những đơn đặt hàng trong khi có yêu cầu của khách hàng. Mỗi công đoạn sản xuất chỉ được thực hiện trong khi có sự yêu cầu của công đoạn sau, chính vì vậy khi thực hiện nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được đáng kể về số lượng hàng tồn kho.

Xem thêm: BSC là gì? Làm thế nào để áp dụng mô hình BSC hiệu quả trong doanh nghiệp

5. Chất lượng trong quá trình

Lean đang theo đuổi một nguyên tắc đó là đưa ra kiểm tra về giám sát chất lượng sản phẩm trở thành một trong các công đoạn của hoạt động sản xuất, như vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp kịp thời phát hiện ra sai phạm và có biện pháp kịp thời xử lý những sai phạm đó.

6. Cải tiến liên tục

Việc liên tục phát hiện những sai phạm gây ra lãng phí không cần thiết cho doanh nghiệp đó là một yêu cầu tất yếu của Lean là gì, tất cả những lãng phí này được loại bỏ và cải thiện liên tục trong quá trình sản xuất để đem lại kết quả cao hơn trong các doanh nghiệp.

VI. Một số lưu ý khi áp dụng lean vào doanh nghiệp

Một vài lưu ý khi áp dụng lean vào doanh nghiệp

1. Tăng năng suất

Chi phí đầu vào khi sản xuất ngày càng tăng lên trong khi những doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc cải thiện về năng suất sản phẩm mỗi năm. Dẫn đến những doanh nghiệp đang bị gặp khó khăn về việc làm sao để đáp ứng được các nguồn chi phí mang tính hợp lý để không làm ảnh hưởng đến việc tiêu thụ sản phẩm.

Tăng năng suất không chỉ là tăng sản lượng hoặc là chú trọng về chất lượng sản phẩm mà nó phải là sự kết hợp giữa số lượng và chất lượng ở trong thời gian nhất định nào đó để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

2. Công nghệ thông tin không phải là tất cả

Ngày nay, công nghệ thông tin chính là cái gì đó có phép màu biến hoá cuộc sống con người để thay đổi một cách đáng kể, ngay cả trong công việc. Nó thực sự chính là công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu ở trong các doanh nghiệp ở thời đại 4.0 này.

Tuy nhiên, do sức mạnh của nó quá lớn nên dẫn đến việc nhiều người dựa vào nó để thực hiện công việc một cách thái quá. Nên nhớ rằng nó cũng chỉ là công cụ hỗ trợ cho chúng ta tuy nhiên nó không thể thay chúng ta làm hết tất cả mọi việc được.  

3. Người lãnh đạo nên là người có chức quyền cao nhất

Cho dù là công nghệ thông tin đang có sức mạnh lớn đến cỡ nào thì doanh nghiệp cũng không nên giao phó và uỷ thác vào nó quá nhiều việc, muốn có được hiệu quả cao thì bạn cần phải khai thác về chiều sâu. Vì vậy việc áp dụng lean là gì vào các doanh nghiệp nên do nhà lãnh đạo cao cấp điều hành, chỉ có họ mới có những suy nghĩ và quyết định để mang tầm chiến lược mà không phải là các nhân viên khác của công ty

Xem thêm: SaaS là gì? Xu hướng hội nhập mô hình SaaS tại Việt Nam

VII. Vì sao các doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng Lean chưa hiệu quả?

Một lý do duy nhất đó chính là do các doanh nghiệp chưa hiểu đúng về Lean là gì. Bất cứ ngành nghề nào thì những chi phí về tiềm ẩn, chi phí phát sinh luôn là điều đáng lo ngại và nó gây tốn kém đáng kể và làm tăng chi phí cho sản xuất.

Không giống như là ở nước ngoài khi khoản chi phí này của họ được tính ra chỉ là 20-25% thì ở Việt Nam thì ngay con số này lại chiếm đến 40% tổng doanh thu. Có rất nhiều chủ doanh nghiệp đã hiểu lầm Lean là gì? là sự tinh gọn có nghĩa là cắt giảm mọi thứ để trở thành vấn đề đơn giản trong đó gồm có việc cắt giảm nhân sự. Thực tế thì lại không phải là như vậy.

Do vậy để áp dụng Lean là gì thành công thì trước tiên doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về phương pháp này và có các tư duy đúng đắn để việc duy trì nó một cách hiệu quả.

VIII. Cần làm gì để tiết kiệm các chi phí sản xuất cho doanh nghiệp?

Vậy thì vấn đề ở đây đang được đặt ra đó là phải tiết kiệm các nguồn chi phí đó thì doanh nghiệp cần phải làm gì? Để trả lời được câu hỏi này, mời các bạn hãy tiếp tục theo dõi về nội dung chi phí sản xuất lean là gì sau đây:

+) Lập kế hoạch chi phí rõ ràng: Nghĩa là đưa ra những khoản chi phí cho hoạt động sản xuất và các biện pháp để chi tiêu tiết kiệm đối với từng loại chi phí đó để có thể ý thức được việc tiết kiệm ngay từ ban đầu.

+) Các khoản chi phí nguyên vật liệu sẽ chiếm phần lớn ở trong chi phí giá thành sản phẩm, chính vì vậy nếu như là tiết kiệm được khoản chi phí này sẽ ảnh hưởng khá đáng kể đến giá thành của sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tìm những nhà cung cấp Lean là gì có mức giá và nguồn hàng về chất lượng nhất để hợp tác đó là một phương án tốt nhất.

+) Tiền lương cũng là một khoản chi phí đáng kể sẽ nằm trong giá thành của sản phẩm, doanh nghiệp mà bạn cần phải tính đơn giá tiền lương để đảm bảo được hoạt động sản xuất của mình đó là thu lại được lợi nhuận.

Xem thêm: Mô hình dropshipping là gì? Ưu và nhược điểm của dropshipping trong kinh doanh

IX. Kết luận

Trên đây là toàn bộ các kiến thức chia sẻ về phương pháp Lean là gì được áp dụng trong doanh nghiệp. Với những chia sẻ này của 123job, tôi mong rằng các bạn có thể hiểu Lean là gì và chúng có ý nghĩa lean là gì trong doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu cần phải tìm hiểu thêm bất kỳ một vấn đề nào khác ở trong cuộc sống, các bạn cũng có thể truy cập vào trang web 123job.vn để tham khảo thông tin hữu ích để vận dụng chúng vào trong cuộc sống của mình nhé. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết sau và cảm ơn vì đã đón đọc các bài viết của tôi.