Mẫu biên bản đối chiếu công nợ và cách lập biên bản chuẩn nhất

Nhiều kế toán mới vào nghề vẫn chưa nắm được biên bản đối chiếu công nợ là gì, mục đích của nó như thế nào? Đặc biệt là cách lập những biên bản đối chiếu công nợ như thế nào? Nắm được thực trạng đó, bài viết sau sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn.

I. Tổng quan về đối chiếu công nợ

1. Công nợ là gì?

Công nợ là các khoản tiền chưa thanh toán phát sinh từ hoạt động mua bán cung cấp các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… của một doanh nghiệp với một hoặc một số nhà cung cấp, khách hàng… Trong lĩnh vực kế toán, người đảm nhận công việc theo dõi – quản lý công nợ của doanh nghiệp được gọi là Kế toán công nợ.

2. Các loại công nợ

Có các loại công nợ như sau:

- Công nợ phải thu: Là những khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền.

- Công nợ phải trả: Là những khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các nhà cung cấp, người bán phát sinh từ việc mua các loại hàng hóa, dịch vụ… để phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

- Các khoản công nợ phải thu – phải trả khác: Bao gồm các khoản phải thu, phải trả nội bộ; tạm ứng; ký cược; ký quỹ và các khoản phải thu, phải trả khác.

3. Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiều công nợ là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch, đồng thời, khi thực hiện việc đối chiếu, doanh nghiệp cần phải thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.

4. Đối chiếu số dư công nợ trong tiếng anh là gì?

- Đối chiếu số dư công nợ trong tiếng anh là: "Debt comparison";

- Cấn trừ/đối trừ công nợ trong tiếng anh là: "Clearing debt".

II. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?  

Hiểu một cách đơn giản, biên bản đối chiếu công nợ là biên bản giữa bên mua và bên bán, làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng, đặc biệt để xem xét những hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên có được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật không. Đây chính là giá trị pháp lý của biên bản đối chiếu công nợ.
Một số mẫu biên bản đối chiếu công nợ thường gặp:

• Biên bản xác nhận công nợ tạm ứng
• Biên bản xác nhận công nợ cá nhân
• Biên bản xác nhận công nợ bằng tiếng anh
• Biên bản xác nhận công nợ cuối năm
• Biên bản xác nhận công nợ file word
• Biên bản đối chiếu công nợ 3 bên
• Biên bản đối chiếu công nợ bằng excel
• Biên bản đối chiếu công nợ theo thông tư 200
• Biên bản đối chiếu công nợ trong xây dựng
• Biên bản xác nhận công nợ khách hàng

III. Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ chuẩn nhất 

Biên bản đối chiếu công nợ được hình thành với mục đích:

• Biên bản đối chiếu công nợ giữa khách hàng, nhà cung cấp là căn cứ để khi quyết toán thuế có thể kiểm tra tình hình thanh toán giữa bên mua và bên bán, đặc biệt là những hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên có thực hiện đúng theo quy định không (thanh toán không dùng tiền mặt)
• Biên bản đối chiếu công nợ còn có mục đích kiểm soát tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp hoặc giữa doanh nghiệp với khách hàng có thực hiện theo đúng nội dung của hợp đồng kinh tế đã ký kết chưa? Số nợ còn lại đã đúng với tính toán thực tế chưa?

IV. Những sai sót cần lưu ý khi lập biên bản đối chiếu công nợ 

Những sai sót khi lập biên bản công nợ thường xảy ra với những khoản nợ phải thu chưa có đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo như quy định:

• Tỷ lệ phản hồi thấp khi kế toán gửi thư xác nhận cho khách hàng dẫn đến những sai sót khi quản lý công nợ
• Chênh lệch công nợ phải thu giữa sổ kế toán với Biên bản đối chiếu công nợ và nguyên nhân chưa xác định được
• Đa số các trường hợp không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối tượng rõ ràng xảy ra ở mô hình các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng, xây lắp

V. Trường hợp khách hàng không chịu đối chiếu công nợ

Trong thực tế ta thường gặp các tình huống khách hàng không chịu đối chiếu công nợ cần giải quyết như:

• Trong quá trình giải quyết thu hồi và do vẫn bị xảy ra tranh chấp
• Do không muốn mất lòng đối tác nên trong quá trình hợp tác không thường xuyên thúc giục kiểm tra, mẫu đối chiếu công nợ. Không chỉ vậy kệ toán còn bỏ qua, không lưu tâm đến khi khách hàng không ký đối chiếu, không có ý kiến trả lời. Khi không có văn bản xác nhận về số công nợ còn lại, có thể là khó khăn, vướng mắc cho quá trình thu hồi công nợ sau này
• Một trường hợp điển hình là do khách hàng không có khả năng thanh toán
• Do khách hàng có ý định chiếm dụng vốn để kinh doanh do không phải trả lãi

Vậy khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ, một số phương án giải quyết dành cho kế toán là:

• Khi gửi xác nhận nợ cần chuyển phát có đảm bảo để có bên thứ ba là bên chuyển phát chứng nhận là đã gửi cho đúng đối tượng
• Làm công văn nhắc nợ và chuyển phát bảo đảm cho khách hàng nếu khách hàng tiếp tục không phản hồi. Tiếp đó, bạn gọi trực tiếp cho kế toán trưởng nếu họ không hợp tác bạn gọi lên cho  giám đốc tài chính hoặc giám đốc điều hành bên đó.
• Nếu khách hàng vẫn không phản hồi, bạn làm công văn nhắc nợ lần 2 sau đó đưa cho nhân viên chuyên thu nợ của công ty bạn gửi đi, nhân viên này ngồi lỳ ở khách hàng mà đòi nợ. Đến khi khách hàng có thái độ hợp tác lập tức yêu cầu xác nhận ngày trả nợ.
• Nếu khách hàng của bạn vẫn không có bất cứ phản ứng nào khác thì kế toán công nợ cần lên phương án cân nhắc trong việc cần phải nhờ sự can thiệp của bên thứ ba là các công ty thu nợ chuyên nghiệp hoặc sự can thiệp của các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trong trường hợp bên thứ 3 làm việc trong vòng 1 tháng mà vẫn không có hiệu quả, không thu được nợ thì lúc này bạn nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để kiện ra toà.

VI. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ

1. Mẫu đối chiếu công nợ 

Mẫu đối chiếu công nợ

2. Mẫu đối chiếu và xác nhận công nợ

Mẫu đối chiếu và xác nhận công nợ

3. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng anh 

Mẫu đối chiếu công nợ tiếng anh 

4. Biên bản xác nhận đối trừ công nợ ​​​​​​​

Biên bản xác nhận đối trừ công nợ 

VII. Kết luận

Trên đây là một số mẫu đối chiếu công nợ thường gặp mà bạn nên tham khảo. Bên cạnh đó bạn cũng nên chú ý về những sai sót cần lưu ý khi lập biên bản đối chiếu công nợ và các trường hợp khách hàng không chịu đối chiếu công nợ. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.