Thủ quỹ là gì? Mẫu mô tả công việc của nhân viên Thủ quỹ

Ngày nay, thủ quỹ không phải là một nghề xa lạ trên thị trường tuyển dụng. Tuy vậy, có khá nhiều người nhầm lẫn và hiểu sót thông tin về vị trí đặc thù này. Hãy cùng 123job tìm hiểu những điều xoay quanh công việc thủ quỹ nhé!

Ngày nay, thị trường phát triển cùng các sản phẩm, dịch vụ trở nên đa dạng. Không những thế mà bộ máy doanh nghiệp cũng trở nên phức tạp hơn bao giờ hết để đáp ứng được những thay đổi, đòi hỏi từ cả môi trường bên trong lẫn bên ngoài. Tuy vậy, có một vị trí khá đặc thù trong mỗi đơn vị công ty, doanh nghiệp mà khó có thể xóa bỏ hoặc thay thế. Đó chính là thủ quỹ.

Việc làm thủ quỹ từ lâu đã được trọng dụng như một cánh tay phải đắc lực cho hoạt động cân đối thu chi của mỗi doanh nghiệp. Có thể nói, thủ quỹ giống như “người gác cổng” sáng suốt để dòng tiền không thất thoát và được sử dụng vào các mục đích chính đáng. Một nhân viên thủ quỹ luôn phải hiểu được trách nhiệm người thủ quỹ là gì, cũng như nắm được bản chất công việc, các quy trình bắt buộc phải có trong nghề nghiệp mang tính đặc thù này.

Vì thế cho nên khỏi phải bàn cãi về việc làm thủ quỹ có vai trò quan trọng như thế nào trong các đơn vị, công ty và doanh nghiệp, thậm chí rộng hơn là cả nền kinh tế. Trách nhiệm lớn nhất của nhân viên thủ quỹ luôn là làm sao đảm bảo cho sự minh bạch và thống nhất trong quỹ hoạt động của đơn vị.

I. Thủ quỹ là gì?

Thủ quỹ là gì?

Người đảm nhận việc làm thủ quỹ là người trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị, công ty, doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên thủ quỹ cũng được phân công theo dõi tất cả các vấn đề liên quan đến thu và chi, theo dõi dòng tiền trong cả doanh nghiệp. Hay nói cách khác thủ quỹ chính là người chịu trách nhiệm kiểm soát tất cả các hoạt động về tiền nếu có phát sinh trong quá trình vận hành các cơ quan, đơn vị.

Đọc mô tả công việc thủ quỹ, bạn sẽ thấy quen dần với danh sách các công việc cụ thể như kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, thực hiện ký nhận phiếu, ký tạm ứng… Cho nên có thể nói, mô tả công việc của thủ quỹ đã chứng minh rằng công việc này nếu được làm tốt, sẽ trực tiếp giúp cho doanh nghiệp được phát triển vững mạnh hơn, minh bạch hơn.

So với những ngành nghề cơ bản khác, mức lương của việc làm thủ quỹ thuộc mức tầm trung. Tùy thuộc vào tính chất nhiệm vụ, mô tả công việc thủ quỹ trong từng doanh nghiệp mà mức lương dành cho vị trí này giao động ở ngưỡng khác nhau. Thông thường, mỗi tháng thù lao của nhân viên thủ quỹ sẽ trong khoảng từ 6,000,000 đồng tới 8,400,000 đồng. Đặc biệt ở một số doanh nghiệp mà thủ quỹ là vị trí chủ chốt, đảm đương nhiều trách nhiệm hơn thì mức lương cho vị trí này có thể rơi vào khoảng 13,000,000 đồng/tháng.

Tuy nhiên, để có được mức lương này, người thủ quỹ cũng cần chuẩn bị cho mình những hiểu biết, kỹ năng cơ bản khác nhau. Càng mở rộng hiểu biết và chuyên môn hóa kỹ năng, nhân viên thủ quỹ sẽ có càng nhiều cơ hội để tăng lương vượt cả mốc đã để cập phía trên và thậm chí là thăng tiến xa trong công việc. Sau đây là 2 mẫu mô tả công việc thủ quỹ mà bạn có thể tham khảo… 

II. Mẫu 1 mô tả công việc của Thủ quỹ

Công việc của thủ quỹ

1. Mô tả công việc

Thủ quỹ là người kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp như kiểm tra phiếu Thu, phiếu Chi, thực hiện công tác ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ các loại giấy tờ liên quan đến quá trình này.

2. Trách nhiệm

Cụ thể, trọng trách của mỗi người thủ quỹ trong doanh nghiệp là gì? Điều gì làm nên sự đặc thù của ngành nghề này? Hãy cùng xem nhé! Về cơ bản, trách nhiệm thủ quỹ bao gồm:

• Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty
• Kiểm tra, kiểm soát và quản lý các loại chứng từ trước khi thu, chi: Giấy giới thiệu, chữ ký các bên liên quan, chứng minh thư nhân dân, số tiền… 
• Thực hiện các nghiệp vụ thu chi tài chính, quản lý tiền mặt của công ty
• Lưu trữ chứng từ thu chi tiền 
• Làm việc với kế toán tổng hợp về số dư tồn quỹ nhằm phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay đảm bảo việc chi trả lương, BH, phúc lợi khác cho nhân viên 
• Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt

3. Quyền hạn

Thực hiện công việc thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ. Theo quy chế của đơn vị, cơ quan, tổ chức về vấn đề thu chi quỹ. Thu những vấn đề gì, cho ai, danh mục cần phải thu là gì, mức thu ra sao đã được đơn vị thông qua và thủ quỹ chỉ cần căn cứ vào đó để tiến hành thu đúng và đủ.

Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác từng giai đoạn và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị, để tránh trường hợp nhân viên thủ quỹ hay những đơn vị liên quan lạm thu và lạm chi, điều tiết cân đối giữa việc thu và chi sao cho cân đối tránh trường hợp bội chi, tránh trường hợp phạm pháp như hành vi rửa tiền...

Thực hiện nghiêm chỉnh, quản lý định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định, thực hiện việc phân bổ sử dụng sao cho phù hợp, hợp lý đối với mức quỹ chưa được sử dụng đến sau khi nhân viên thủ quỹ hạch toán vấn đề chia. 

Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, kết hợp với việc làm các báo cáo chính xác và đầy đủ về quỹ tiền mặt. Tránh trường hợp thiếu hụt số tiền trong quỹ mà không có cơ sở cho vấn đề chi tiêu tiền mặt đó là nguyên cớ gì, vì không có cơ sở để chứng minh về vấn đề chi tiêu.

4. Báo cáo uỷ quyền

Báo cáo mọi tình hình công việc thu chi tiền mặt, quỹ tiền mặt được giao cho kế toán trưởng và phó kế toán trưởng, các vấn đề liên quan khác chỉ báo cáo với các cấp trên liên quan, Ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc các bộ phận khác khi có lệnh của Ban Giám đốc doanh nghiệp thông qua Kế toán trưởng về nội dung. Trừ khi có yêu cầu của Tổng Giám đốc doanh nghiệp, nhân viên thủ quỹ không được uỷ quyền cho người nào khác thực hiện công việc của mình.

5. Tiêu chuẩn ứng tuyển

• Tốt nghiệp trình độ Cao đẳng trở lên các ngành liên quan đến Kế toán, Kiểm toán, Tài chính hoặc các ngành liên quan. 
• Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm làm thủ quỹ cho doanh nghiệp hoặc vị trí trong phòng kế toán có công việc đảm nhiệm liên quan tới quỹ tiền. 
• Có khả năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng. 
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh ở mức trung bình – khá
• Là người cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực

6. Bộ câu hỏi phỏng vấn Thủ quỹ

• Theo bạn, những khó khăn trong nghề thủ quỹ là gì? Bạn đã từng trải nghiệm qua các khó khăn đó chưa và bạn đã xử lý nó như thế nào?
• Hãy nêu quy trình cho việc thanh toán tiền cho 1 đơn hàng ở công ty.
• Hãy nêu quy trình kiểm tra và phân loại tiền mặt.
• Hãy nêu quy trình kiểm tra chứng từ trước khi xuất hoặc nhập tiền vào quỹ.

7. Download bản mô tả công việc Thủ quỹ

 Download bản mô tả công việc Thủ quỹ tại đây

III. Mẫu 2 mô tả công việc của Thủ quỹ

Nhiệm vụ của Thủ quỹ

1. Mô tả công việc

Thủ quỹ là người kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp như kiểm tra phiếu Thu, phiếu Chi, thực hiện công tác ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ các loại giấy tờ liên quan đến quá trình này.

2. Các công việc chính

• Thực hiện việc kiểm tra vòng cuối cùng về tính hợp pháp và hợp lý, các vấn đề và các bên liên quan của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
• Kiểm tra chất lượng tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời.
• Thực hiện việc thanh toán tiền mặt cố định hàng quý, hàng tháng, hàng ngày theo quy trình thanh toán của doanh nghiệp...
• Tự động thực hiện kiểm kê và kết hợp đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp.
• Quản lý toàn bộ quỹ tiền mặt trong két sắt của doanh nghiệp.
• Quản lý chìa khoá két sắt tiền an toàn, tuyệt đối không cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két.
• Phân loại đúng loại tiền và quản lý chất lượng tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xác định lưu lượng, xuất nhập tiền dễ dàng.
• Chịu trách nhiệm lưu trữ và kiểm kê chứng từ thu chi tiền.
• Quản lý định mức tiền lẻ, tiền chẵn của doanh nghiệp, trực tiếp đi đổi tiền lẻ và phân phát cẩn thận cho bộ phận thu ngân.
• Đảm bảo số dư tồn trong quỹ tiền đủ để phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên, thủ quỹ thực hiện việc thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp.
• Thủ quỹ cũng cần trực tiếp thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng và Giám đốc giao

3. KPI công việc

Sau đây là một số KPI trong công việc của nhân viên thủ quỹ:

• Tỷ lệ giải quyết được các vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)
• Chỉ số đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
• Mức độ cam kết và thái độ của nhân viên (Employee Engagement Level)

4. Quyền hạn

• Thủ quỹ có quyền yêu cầu Kế toán cơ sở đối chiếu kịp thời số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ sách Kế toán, cũng như kiểm kê đột xuất khi cần 
• Khi thủ quỹ phát hiện vụ việc có ảnh hưởng thiệt hại đến Tiền mặt có quyền báo cáo trực tiếp với phụ trách cơ sở.

5. Yêu cầu công việc

• Tiêu chuẩn Kiến thức: Tốt nghiệp Trung học ngành nghề tài chính kế toán hoặc tương đương trở lên.
• Kỹ năng: Có kinh nghiệm trên 1 năm liên tục đảm nhận vai trò thủ quỹ tại các doanh nghiệp
• Đạo đức: Công việc thủ quỹ yêu cầu những người có phẩm chất đạo đức, trung thực, cẩn trọng, chịu khó, lịch sự và hoà nhã với mọi thành viên trong công ty

6. Những năng lực liên quan

• Knowledge - Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
• Skill - Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định, Tư duy tập trung vào kết quả, Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, Năng lực giải trình, Kỹ năng đối mặt với áp lực, Kỹ năng quản trị rủi ro
• Attitude - Tỉ mỉ, cẩn thận, Tỉ mỉ, cẩn thận, Trung thực, Bền bỉ, kiên trì

7. Bộ câu hỏi phỏng vấn Thủ quỹ

• Bạn có thể mô tả một ngày làm việc bình thường của thủ quỹ được không?
• Những nghiệp vụ quan trọng nhất của 1 thủ quỹ là gì?
• Một thủ quỹ cần thường xuyên cập nhật những kiến thức gì? Các mảng kiến thức đó bạn thường cập nhật theo cách nào?
• Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu số liệu của bạn không trùng khớp với số liệu của kế toán tổng hợp / kế toán kho?
• Nếu số tiền trong quỹ bị thậm hụt so với số tiền trong báo cáo của bạn, nguyên nhân sẽ đến từ đâu? Nếu có người trong công ty nghi ngờ bạn về sự gian lận, bạn sẽ giải quyết sao?

8. Download bản mô tả công việc Thủ quỹ

Download bản mô tả công việc Thủ quỹ tại đây

IV. Kết luận

Trên đây là một số thông tin về việc làm thủ quỹ và 2 bản mô tả công việc thủ quỹ mà 123job muốn gửi gắm đến bạn đọc. Hy vọng với những chia sẻ trên có thể giúp cho bạn đọc hiểu thêm về việc làm thủ quỹ là gì. Hãy đến với những bài viết sau để đón đọc những nội dung bổ ích khác nhé!