Tổng hợp những mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn nhất hiện nay

Giấy đề nghị thanh toán là một loại văn bản thường được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức khi cá nhân lập giấy này để nhận lại tiền của họ đã chi trả. Vậy cách viết giấy đề nghị thanh toán như thế nào, có những mẫu gì.

Mẫu đề nghị thanh toán là gì? Mẫu đề nghị thanh toán phổ biến nhất hiện na được 123Job tổng hợp chi tiết nhất tại bài viết dưới đây. Nếu bạn đang quan tâm những thông tin liên quan đến giấy đề nghị thanh toán thì không nên bỏ lỡ thông tin hữu ích dưới đây:

I. Những vấn đề cơ bản về giấy đề nghị thanh toán 

1. Giấy đề nghị thanh toán là gì? 

Giấy đề nghị thanh toán là văn bản hữu ích nhất để người lao động có thể thanh toán các khoản chi phí cho các hoạt động thực hiện vì mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp diễn ra liên tục trong quá trình làm việc như việc đi công tác, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm… 

Bên cạnh đó, giấy đề nghị thanh toán còn được hiểu là văn bản được dùng khi cá nhân tự bỏ tiền túi ra để chi những công việc có liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp, theo sự chỉ đạo của cấp trên. Sau khi bỏ tiền chi thì cá nhân này là mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất để doanh nghiệp, cơ quan tiến hành chi trả số tiền mà mình đã dùng vì lợi ích của công ty. Mẫu giấy này được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2015, thông tư 107/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính, liệt kê khoản tiền đã chi cho công việc nào đó và cần được làm thủ tục thanh toán, hoàn trả lại cho người làm đơn.
Giấy đề nghị thanh toán thường được sử dụng trong những trường hợp sau:

• Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng
• Tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có)
• Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán

2. Khi nào cần dùng tới mẫu đề nghị thanh toán? 

Như khái niệm được nêu ở trên đã thể hiện rõ thời điểm dùng tới giấy đề nghị thanh toán. Đó là:

• Sau khi các hoạt động thực hiện vì mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp diễn ra liên tục và cá nhân sử dụng tiền túi của mình để chi trả số tiền đó. Khi tiến hành chi trả xong, về công ty,  bạn cần làm mẫu đơn này để hoàn tiền sớm cho mình theo đúng quy định
• Đối với một số công ty thanh toán lương cho nhân viên chậm trễ thì phải dùng tới mẫu giấy đề nghị thanh toán để đòi quyền lợi và sớm nhận được tiền lương, đảm bảo quyền lợi của mình

Tuy vậy nhưng thực tế lại xảy ra một số trường hợp có một số cá nhân dùng văn bản này để yêu cầu phía công ty thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên theo đúng kỳ hạn. Giấy đề nghị thanh toán cũng được sử dụng để làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán. Mỗi loại giấy thanh toán có mục đích và công dụng khác nhau, có thể kể đến một vài loại giấy thanh toán như:

• Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng
• Giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 200
• Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
• Giấy đề nghị thanh toán bằng excel 
• Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng
• Giấy đề nghị thanh toán tiền
• Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
• Giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107 
• Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư phụ lục 05 
• Giấy đề nghị thanh toán tiếng anh
• Giấy đề nghị thanh toán giữa hai công ty
• Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư theo thông tư 77 
• Giấy đề nghị thanh toán công đoàn 
• Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng
• ...

3. Các nội dung chính cần trình bày trong mẫu đề nghị thanh toán 

Về các nội dung cần trình bày trong biểu mẫu đề nghị thanh toán cần đảm bảo những nội dung cơ bản sau:

• Mẫu đề nghị thanh toán ghi rõ đơn vị (cơ quan, tổ chức) đang công tác và địa chỉ, dựa theo mẫu nào, được ban hành theo thông tư của Bộ tài chính được trình bày vị trí trên cùng góc trái của biểu mẫu
• Thông tin của người lập ra giấy đề nghị thanh toán: Cần ghi rõ họ tên, địa chỉ làm việc, đơn vị công tác và chức vụ cụ thể
• Ghi rõ nội dung thanh toán (đã chi cho mục đích gì) để người tiếp nhận có thể dễ dàng xác nhận và xử lý và nhằm đáp ứng yêu cầu chung của một văn bản pháp luật thông thường 
• Số tiền cần thanh toán là bao nhiêu, viết bằng số và bằng chữ đầy đủ để làm căn cứ thanh toán
• Những chứng từ gốc kèm theo cần ghi số chứng từ rõ ràng để tránh thất lạc và tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu
• Giấy này cần có chữ ký của những người liên quan gồm người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt trước khi nhận tiền tại thủ quỹ, đây là một mẫu đơn đề nghị khá đơn giản và bạn chỉ cần điền rõ ràng vào các nội dung đã cho sẵn

Mẫu giấy đề nghị thanh toán là thủ tục hành chính nhưng cũng vô cùng cần thiết, giúp kế toán có thể giải quyết công việc nhanh chóng, rõ ràng hơn. Nếu bạn đã chi ra một số tiền nào đó vì lợi ích của công ty thì cần làm mẫu đơn này để nhận lại được số tiền mà bạn đã chi trả.

4. Các đặc điểm của giấy đề nghị thanh toán 

Giấy đề nghị thanh toán thường có 3 đặc điểm sau:

• Mẫu đề nghị thanh toán số tiền đã chi ra
• Sử dụng khi cần hoàn tiền đã tạm ứng cho công việc
• Cần chữ ký đầy đủ của những người liên quan

5. Trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc kế tóa thanh toán chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán để nhận lại số tiền đã chi trả vì mục đích chung.
Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.
Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ để chi trả số tiền mà người lập giấy đề nghị thanh toán đã chi trả trước đó.

II. Khi viết mẫu giấy đề nghị thanh toán bạn cần chú ý những gì?

1. Lưu ý chung 

Nhìn chung tổng thể giấy đề nghị thanh toán cần đảm bảo những yêu cầu chung như sau:

• Không được tẩy xóa, gạch xóa trong giấy đề nghị thanh toán. Vì lẽ đây là văn bản có giá trị pháp luật nên nếu như tẩy xóa trong mẫu giấy này đồng nghĩa với việc giấy không có tác dụng pháp lý
• Sử dụng câu văn với ngôn từ lịch sự, sáng nghĩa và dễ hiểu
• Đảm bảo chính xác cấu trúc chung của một văn bản pháp luật, bao gồm quốc hiệu tiêu ngữ, tên đơn, nội dung chính…
• Chữ ký đầy đủ rõ nét.

Về cụ thể từng yêu cầu như thế nào sẽ được 123job trình bày cụ thể ở những mục ngay sau đây.

2. Thông tin ngắn gọn, rõ ràng

Bản chất mẫu giấy đề nghị thanh toán là ngắn gọn và rõ ràng nên khi lập giấy này, bạn sẽ không tốn nhiều thời gian và công sức. Vậy nên yêu cầu chung về nội dung của văn bản là phải được trình bày súc tích, chính xác và không dài dòng, lan man. Người viết đơn cần phải điền đầy đủ những thông tin cần thiết họ và tên, nhân viên thuộc bộ phận nào.
Để người đọc nắm được nội dung và nhu cầu của bạn trong mẫu giấy đề nghị thanh toán, bạn cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu, đồng thời sử dụng ngôn ngữ nhã nhặn lịch sự đảm bảo tính khách quan và yếu tố lịch sự của văn bản.

3. Số tiền thanh toán được viết bằng chữ

Đối với nhiều mẫu văn bản khác thì phần ghi số tiền được chia làm 2 dòng là dòng ghi bằng số và dòng ghi bằng chữ. Nhưng đối với giấy đề nghị thanh toán thì số tiền chỉ yêu cầu viết bằng chữ, nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, chính xác về thông tin, tránh tình trạng tẩy xóa, thêm hoặc bớt thông tin. Hiện nay loại giấy đề nghị thanh toán hợp đồng được sử dụng khá nhiều giữa các doanh nghiệp.

4. Có chứng từ gốc kèm theo

Đối với giấy đề nghị thanh toán tiền do cá nhân chi trả vì mục đích chung, lợi ích của công ty cần

có chứng từ gốc kèm theo nhưng đối với giấy đề nghị thanh toán tiền lương thì không cần chứng từ kèm theo. Khi giấy đề nghị có kèm theo chứng từ gốc sẽ giúp kế toán dễ dàng biết được chính xác được số tiền mà bạn chi trả dùng vào mục đích gì và có thể tiến hành chi trả cho bạn được. Vì thế hóa đơn, chứng từ gốc là yêu cầu cần thiết và bắt buộc bạn cần phải có nếu muốn nhận lại tiền.

5. Có chữ ký đầy đủ

Để được chấp nhận và phê duyệt thì giấy đề nghị thanh toán cần có đầy đủ chữ ký của người đề nghị thanh toán, kế toán trưởng là người có trách nhiệm và quyền hành cao nhất liên quan đến tài chính và chi trả tài chính của công ty, kèm theo đó là chữ ký của người duyệt. Tất cả đều phải ký và ghi rõ họ tên để đảm bảo thủ tục hành chính cơ bản.

III. Hướng dẫn viết Giấy đề nghị thanh toán chi tiết và mới nhất năm 2019 

Khi viết giấy đề nghị thanh toán, người viết cần chú ý 8 vấn đề cơ bản sau:

1. Góc phía trên bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận.

Ví dụ:
Đơn vị: Công ty TNHH XYZ
Bộ phận: Phòng Hành chính tổng hợp

2. Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán viết phải ghi rõ gửi Giám đốc/Tổng Giám đốc doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền xét duyệt chi.

3. Người đề nghị thanh toán ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) nơi mình làm việc.

Ví dụ:
Họ và tên người đề nghị thanh toán: Trần Thị C
Bộ phận: Phòng Hành chính tổng hợp

4. Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán về lý do thanh toán, nguồn gốc, mục đích của khoản chi.
Ví dụ: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 8/2019.

5. Số tiền: Ghi rõ, đúng, chính xác tổng số tiền của khoản chi.
Số tiền thanh toán viết bằng số phải khớp với số tiền thanh toán viết bằng chữ.
Ví dụ:
Số tiền: 16.000.000 đồng
Bằng chữ: Mười sáu triệu đồng chẵn

6. Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, phải ghi thêm các nội dung:
Người thụ hưởng
Số tài khoản
Tại Ngân hàng

7. Nguồn kinh phí: Tùy theo quy chế quản lý của từng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, các khoản chi đề nghị thanh toán có thể thuộc các nguồn khác nhau như chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án, chi phí thực hiện công trình,…

8. Ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm:

• Hóa đơn, chứng từ
• Tờ trình về việc xin mua, xin chi
• Kế hoạch công tác (có nội dung chi)
• ...

IV. Các mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất hiện nay

1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 

Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất

2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 200 

Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất TT200

3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 

Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất tạm ứng

4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản 

Mẫu giấy đề nghị thanh toán  mới nhất bằng chuyển khoản

5. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ 

6. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107 

7. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133 

8. Mẫu giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 

9. Mẫu giấy đề nghị thanh toán hợp đồng 

10. Mẫu giấy đề nghị thanh toán song ngữ 

V. Có bắt buộc phải làm giấy đề nghị thanh toán không?

Hiện nay có nhiều người chưa nắm rõ và vẫn thắc mắc rằng liệu có phải làm giấy đề nghị thanh toán không, điều này có phải bắt buộc không? Câu trả lời là CÓ, phải có đề nghị thanh toán tạm ứng và đề nghị duyệt chi… và sau khi được kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị duyệt thì mới được thanh toán.

Bởi vì giấy đề nghị thanh toán không nằm trong dạng chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lý hợp lệ đối với bên thuế. Nhưng đó là 1 trong những thủ tục để thanh toán mà chế độ kế toán hướng dẫn để áp dụng. Đây là 1 quy trình gần như bắt buộc trong công tác thanh toán, quy trình này cơ bản như các bước sau:

• Người có nhu cầu làm giấy đề nghị thanh toán
• Trưởng bộ phận xét duyệt
• Thủ trưởng xét duyệt
• Kế toán lập phiếu chi
• Kế toán trưởng xét duyệt
• Thủ trưởng xét duyệt
• Thủ quỹ chi tiền

Đây là quy trình nhằm thực hiện việc kiểm soát nội bộ. Mà hình như trong 13 nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận có nhắc đến.
Ngoài ra bạn cũng cần lưu ý một vài vấn đề liên quan sau:
(1)Tại các doanh nghiệp có quy mô lớn với chức năng của nhiều Phòng ban riêng biệt, bộ phận riêng biệt và số lượng cán bộ công nhân viên đông. Thì nhiệm vụ quản lý tài chính nội bộ rất là quan trọng. Thông thường thì khi tạm ứng cho các thành viên là người của công ty của các bộ phận phòng ban sau khi lãnh tiền đi làm nhiệm vụ về Phòng Tài chính sẽ kiểm soát:

• Số công nợ tồn đọng, thừa thiếu của mỗi cá nhân được tạm ứng
• Số chi của mỗi nghiệp vụ kế toán có hợp pháp, hợp lệ không và vấn đề chính là có vượt hạn mức khống chế của một số chi phí theo theo quy định của BTC..; có vượt hạn mức Quy chế tài chính của nội bộ không..

(2) Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng vẫn vận dụng các quy định trên nhưng có phần linh hoạt hơn
(3) Khi mua bán phát sinh ở ngoài đơn vị chữ ký trên HĐ mua hàng, Phiếu xuất hàng, Phiếu giao nhận hàng, Giấy biên nhận trả tiền, Phiếu thu của đơn vị bán hàng và chữ nhân viên của công ty cử đi mua hoặc thanh toán ngoài đơn vị , Bộ phận KS tài chính của Công ty ở nhà đều có mối liên hệ mật thiết về tính pháp lý và trình tự logic theo phát sinh của nghiệp vụ mua bán đó phải tuân thủ theo Bộ Luật dân sự.

VI. Kết bài

Vậy là bài viết đã đi đến hồi kết rồi. Nhìn một cách tổng quát nhất, bài viết đã cung cấp cho bạn những vấn đề cơ bản nhất mà mọi người vẫn hay tìm kiếm về giấy đề nghị thanh toán như khi nào cần dùng đến giấy đề nghị thanh toán, hướng dẫn viết giấy, các lưu ý khi viết, mẫu các loại giấy đề nghị thanh toán… Cuối cùng, xin chào và hẹn gặp lại trong bài viết tới!

Xem thêm: Cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo khiến nhà tuyển dụng phải mỉm cười