Mẫu giấy đề nghị tạm ứng là thủ tục cần thiết để người lao động có thể thanh toán các khoản chi phí trong quá trình làm việc. Do đó trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn các thủ tục xin tạm ứng và Top 06 mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất.
I. Những vấn đề liên quan đến giấy đề nghị tạm ứng
Trong quá trình làm việc, đi công tác hoặc thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ thị của cấp trên thì đôi lúc có thể sẽ phát sinh thêm một số chi phí không nằm trong dự kiến mà bản thân người lao động không đủ khả năng thanh toán. Để tránh làm gián đoạn công việc và giải quyết được những tình huống không nằm trong kế hoạch thì người lao động có thể xin tạm ứng thông qua các mẫu giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng tiếng Anh là gì và cách ghi giấy đề nghị tạm ứng như thế nào cho chuẩn? Mời bạn cùng chúng tôi tìm hiểu câu trả lời ngay sau đây.
Những vấn đề liên quan đến giấy đề nghị tạm ứng
1. Giấy đề nghị tạm ứng là gì?
Giấy đề nghị tạm ứng trong tiếng Anh được gọi là Application for advance, theo điểm b khoản 1 Điều 21 của Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định thì khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh của công ty hoặc giải quyết một công việc nào đó đã được phê duyệt được gọi là tiền tạm ứng.
Theo cách hiểu như vậy, biểu mẫu giấy đề nghị tạm ứng chính là căn cứ để các nhà quản lý phê duyệt và tiến hành các thủ tục kế toán để xuất quỹ cho người lao động có thể tiếp tục thực hiện công việc của công ty hoặc lý do cá nhân. Tất nhiên, người nhận tạm ứng bắt buộc phải là công nhân viên làm việc cho chính cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp đó. Với những mục đích tạm ứng khác nhau thì người lao động phải sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng cho phù hợp.
Đối với những cá nhân thuộc các bộ phận cung ứng vật tư hoặc quản trị và hành chính phải tạm ứng thường xuyên sẽ sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng xây dựng, giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư hoặc mẫu giấy đề nghị tạm ứng công trình xây dựng và phải được sự phê duyệt của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty mới hợp lệ. Còn đối với các trường hợp tạm ứng vì lý do cá nhân thì người lao động có thể sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng hoặc mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền lương… Ngoài ra, khi người lao động làm việc cho các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thì bắt buộc phải sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiếng Anh hoặc giấy đề nghị tạm ứng song ngữ.
2. Đối tượng lập, mục đích lập giấy đề nghị tạm ứng
Tất cả các công nhân viên, người lao động làm việc tại các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp đều có quyền tạo lập giấy đề nghị tạm ứng theo nhu cầu để phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hay phục vụ cho mục đích cá nhân trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, việc viết giấy đề nghị tạm ứng nội bộ không chỉ phải tuân theo quy định của công ty mà còn phải tuân thủ theo các quy tắc chung do pháp luật quy định.
Hiện nay, người lao động có thể dễ dàng download mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2018 do Bộ Tài chính quy định để sử dụng. Phổ biến nhất có thể kể đến như mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200-mẫu số 03-tt, giấy đề nghị tạm ứng theo quyết định 15, giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 107 và mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo quyết định 19…
3. Trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng
Dù phục vụ cho mục đích công việc hay lý do cá nhân thì không phải bất cứ lúc nào và bất cứ trường hợp nào người lao động cũng có thể xin tạm ứng. Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Thông tư 133/2016/TT-BTC, khi sử dụng giấy đề nghị tạm ứng và được các cấp quản lý phê duyệt, người nhận tạm ứng sẽ có trách nhiệm sau:
Người nhận tạm ứng hoàn toàn chịu trách nhiệm với công ty về số tiền đã nhận và chỉ được sử dụng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt, đặc biệt là giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình và giấy đề nghị tạm ứng công ty khác.
Nếu số tiền mà người lao động nhận tạm ứng không sử dụng đến hoặc không sử dụng hết thì bắt buộc phải nộp lại vào quỹ. Các trường hợp cố tình không nộp lại thì sẽ bị trừ vào lương của người nhận tạm ứng trong tháng tiếp theo. Trường hợp người lao động phải chi vượt quá số nhận tạm ứng đã phê duyệt thì doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm chi bổ sung số còn thiếu sau khi kết thúc công việc hoặc tính vào lương tháng.
Người nhận tạm ứng không được phép chuyển số tiền tạm ứng giao cho người khác sử dụng với bất kỳ lý do nào. Khi hoàn thành công việc được giao thì người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo hóa đơn, chứng từ gốc để đối chiếu và thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng theo từng lần, từng khoản.
Người nhận tạm ứng bắt buộc phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng của kỳ trước mới được phép nhận tạm ứng cho kỳ sau.
4. Nguyên tắc quản lý tạm ứng
Như đã trình bày ở trên, đối tượng sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền hoặc vật tư chính là công nhân viên, người lao động làm việc cho chính cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp đó nhằm phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đi công tác theo chỉ thị của cấp trên hoặc phục vụ cho một số lý do cá nhân cụ thể. Đối với những trường hợp xin tạm ứng thường xuyên như mua vật tư, công cụ dụng cụ… thì người lao động phải sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng xây dựng hoặc mẫu giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư và phải xin ý kiến của Giám đốc/ Tổng giám đốc công ty.
Sau khi đã hoàn tất công việc thì người nhận tạm ứng phải có trách nhiệm kê khai toàn bộ các khoản thanh toán sử dụng tiền tạm ứng bằng văn bản kèm theo hóa đơn chứng từ gốc để đối chiếu và tính toán các khoản chênh lệch (nếu có). Nếu số tiền tạm ứng sau khi hoàn thành công việc vẫn còn thừa thì người nhận phải có trách nhiệm nộp lại cho kế toán công ty, nếu không nộp sẽ bị trừ vào tiền lương hàng tháng. Ngược lại nếu số tiền đã chi vượt quá số tiền nhận tạm ứng thì công ty có trách nhiệm bổ sung và trả lại cho người nhận. Mọi thủ tục thanh toán tiền tạm ứng phải được hoàn thành dứt điểm trước khi xin tạm ứng cho kỳ tiếp theo.
5. Thủ tục và chứng từ tạm ứng
Khi tiến hành các thủ tục xin tạm ứng thì người lao động cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
Thông tin chi tiết về số tiền cần tạm ứng, lý do, địa điểm công tác, thời gian đi công tác và ngày hoàn tiền lại cho công ty đối với các mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền công tác phí.
Thông tin chi tiết về loại hàng hóa, vật tư, số lượng, đơn giá, mẫu mã, chủng loại… đối với các mẫu giấy đề nghị mua vật tư và giấy đề nghị tạm ứng công trình xây dựng.
Các quyết định, chỉ thị của cấp trên hoặc chứng từ có liên quan.
Sau khi giấy đề nghị tạm ứng đã được cấp quản lý duyệt, Phòng tài chính kế toán của công ty sẽ tiến hành lập phiếu chi tiền gửi cho người đề nghị thanh toán, thủ quỹ ký phiếu chi và người nhận tiền tạm ứng phải có trách nhiệm ký và ghi rõ họ và tên.
Kết thúc quá trình làm việc, để tiến hành các thủ tục thanh toán tiền tạm ứng thì người nhận tạm ứng phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
Giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt
Phiếu chi tiền đối với các khoản tiền mặt và Giấy ủy nhiệm chi đối với chuyển khoản.
Bảng kê khai bằng excel toàn bộ các khoản chi phí đã được thanh toán.
Quyết định, chỉ thị đi công tác của cấp trên (nếu có) và bảng quyết toán công tác phí cước hành lý.
Hóa đơn tài chính bản gốc.
Đối với những nhân viên đi công tác tại nước ngoài thì các chứng từ, hóa đơn đã thanh toán phải được dịch sang tiếng Việt kèm theo bản gốc để đối chiếu. Nếu đi máy bay hoặc phải nghỉ tại khách sạn phải có hóa đơn giá trị gia tăng kèm các chứng từ có liên quan.
II. Cách viết giấy đề nghị tạm ứng
Cách viết giấy đề nghị tạm ứng
Để làm hồ sơ xin tạm ứng được chuẩn chỉnh và đầy đủ thì người lao động có thể tải mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200 hoặc tải giấy đề nghị tạm ứng mẫu mới nhất mà chúng tôi sẽ giới thiệu trong phần tiếp theo. Tuy nhiên bạn cũng có thể tự soạn thảo giấy đề nghị tạm ứng theo hướng dẫn sau đây:
Góc trên cùng bên trái ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và tên bộ phận hoặc đơn vị nơi bạn đang làm việc.
Ghi rõ họ tên, mã nhân viên, bộ phận làm việc, chứng minh thư, các thông tin liên hệ và số tiền xin tạm ứng bằng chữ và bằng số.
Viết rõ lý do xin tạm ứng như đi công tác, mua vật tư…
Ghi rõ thời hạn thanh toán tiền tạm ứng.
Sau khi hoàn thành thì giấy đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển giao cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc phê duyệt. Căn cứ theo quyết định của giám đốc mà kế toán viên sẽ lập phiếu chi theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
III. Các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất thường gặp
1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200
2. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 133
3. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Quyết định 48
4. Mẫu đề nghị tạm ứng tiền theo hợp đồng
5. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương
Trên đây là toàn bộ thông tin về các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất mà chúng tôi muốn gửi tới bạn đọc. Hy vọng rằng thông qua bài viết này thì bạn đã nắm được về cơ bản các thủ tục xin tạm ứng cũng như trách nhiệm khi nhận tiền tạm ứng. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết và hẹn gặp lại bạn ở những tin tức tiếp theo của 123job.
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm