Nên và không nên làm gì để có được bản mô tả công việc hấp dẫn

Bạn đã biết cách viết một bản mô tả công việc sao cho hay nhất và thu hút nhất hay chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những điều nên và không nên làm để có thể làm ra một bản mô tả công việc hấp dẫn ứng viên nhé

Ngày nay với sự phát triển không ngừng của xã hội các doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều. Nào là các doanh nghiệp tư nhân, các công ty Startup,... Chính vì thế nhu cầu để tuyển nhân viên với nhiều các vị trí khác nhau đang là nhu cầu không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Có nhiều cách để chiêu mộ các ứng viên mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên, chạy quảng cáo Facebook, đăng tin tuyển dụng,... Tuy nhiên dù bằng cách nào thì cũng cần có bảng mô tả công việc. Chính vì thể ngày hôm nay chúng tôi xin được đem tới cho các bạn những điều nên và không nên làm để có được bảng mô tả công việc ưng ý nhất

I.Bản mô tả công việc là gì? 

Bản mô tả công việc là một văn bản có thể kết nối nhà tuyển dụng với các ứng viên của mình để không ngừng tìm kiếm và chiêu mộ về doanh nghiệp của mình những cá nhân xuất sắc và phù hợp. JD công việc sẽ nói cho các ứng viên những điều mà học cần phải làm, những yếu tố ảnh hưởng và những phúc lợi tương ứng nếu như họ có thể được tuyển dụng vào công việc mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ứng viên

Bản mô tả công việc là gì? 

II.Sự cần thiết của bản mô tả công việc

• Bản mô tả công việc sẽ giúp các nhà tuyển dụng tìm được những ứng viên phù hợp nhất đối với công việc và giúp tiết kiệm thời gian để lọc hồ sơ ứng viên. 
• Bảng mô tả công việc sẽ tạo cơ sở để nhà tuyển dụng giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc.
• Bảng mô tả công việc giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp khi nhìn và JD công việc trước khi ứng tuyển
• JD công việc sẽ là cơ sở giúp các nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng, yêu cầu của công việc và những quyền hạn, trách nhiệm mà mình sắp phải làm.
• Bản mô tả công việc không chỉ là sự cam kết công việc giữa quản lý và nhân viên, bảng mô tả công việc còn là cơ sở hướng dẫn cho nhân viên thực hiện công việc đúng đắn nhất, đóng góp được nhiều nhất vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.
• Bản mô tả công việc sẽ giúp chúng ta giải đáp được các thắc mắc:

- Chức danh của nhân viên trong doanh nghiệp?
- Tại sao phải thực hiện công việc đó?
- Công việc đó có mục tiêu gì? 
- Các nhiệm vụ phải được hoàn thành theo bản mô tả công việc? 
- Để thực hiện cần các công cụ gì?
- Rủi ro có thể xảy ra và điều kiện làm việc?

III.Rạch ròi chuyện đúng sai khi viết bản mô tả công việc

1. Những điều nên thực hiện khi viết JD 

• Chức danh công việc cần rõ ràng

Các nhà tuyển dụng phải ghi rõ vị trí mà ứng viên sẽ làm trong bản JD công việc đồng thời nếu thấy cần thiết hãy sử dụng các từ ngữ chuyên ngành để tránh những hiểu lầm đồng thời không giới hạn các chức năng và vị trí được làm của ứng viên

• Miêu tả công việc cụ thể

Bản mô tả công việc phải vừa ngắn gọn súc tích đồng thời bên cạnh đó cùng không được quá sơ sài, phải thể hiện rõ được nội dung công việc cần làm một cách rõ ràng và chi tiết nhất. Điều này sẽ giúp cho các ứng viên không mất thời gian ứng tuyển và vị trí không phù hợp và doanh nghiệp cũng không tốn công sức, thời gian tuyển dụng phỏng vấn

• Đưa ra những thông tin về phúc lợi
• Đương nhiên, một bản mô tả công việc thể hiện rõ ràng về phúc lợi hấp dẫn có thể thu hút được sự chú ý của ứng viên, bên cạnh đó cũng thể hiện lên sự rõ ràng và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nó cũng giúp cho doanh nghiệp và ứng viên tránh những tranh cãi về khoản tiền bạc về lâu về dài
• Giới thiệu về văn hóa công ty

Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể chiêu mộ được những ứng viên thực sự phù hợp và có thể gắn bó lâu dài. Văn hóa doanh nghiệp thực sự rất quan trọng vì không chỉ cần xuất sắc mà còn cần hòa hợp. Các ứng viên tuyển dụng cũng có thể nhìn vào JD công việc để xem mình có phù hợp và có thể gắn bó lâu dài với doanh nghiệp này hay không trước khi nộp CV

2. Những điều nên tránh khi viết JD

• Phân biệt đối xử

Đương nhiên việc này không nên diễn ra trên thực tế lẫn trên JD công việc. Bất kì sự phân biệt đối xử nào thể hiện trên bản mô tả công việc sẽ đem đến một cái nhìn không thiện cảm đối với ứng viên và thậm chí là cả những doanh nghiệp đối tác. Bản mô tả công việc là công cụ đầu tiên để giao tiếp giữ công ty và ứng viên chính vì thế nếu như một bản mô tả công việc mà lại thể hiện lên sự phân biệt đối xử sẽ là một ấn tượng tồi khiến nhiều ứng viên tài năng loại công ty của bạn ra khỏi tầm mơ ước

Những điều nên tránh khi viết JD

• Viết mô tả công việc với quá nhiều yêu cầu

Mỗi doanh nghiệp khi tuyển ứng viên đương nhiên sẽ có những yêu cầu khác nhau để có thể đảm bảo chất lượng nhân viên, tuy nhiên nếu như lượng yêu cầu công việc hiện lên quá nhiều trên bản mô tả công việc có thể sẽ khiến ứng viên cảm thấy choáng ngợp  và không muốn ứng tuyển vào một công viên có quá nhiều sự đòi hỏi như thế

• Thái độ tiêu cực

Đây là điều tuyệt nhiên không nên được thể hiện trong bản mô tả công việc vì chẳng ai muốn làm việc ở một công ty mà ngay ở trên bản mô tả công việc của họ cũng không thể thể hiện lên sự vui vẻ nói gì là môi trường làm việc trong thực tế

• Tỏ ra bí ẩn trong bản mô tả công việc

Đây chính là một điều tối kỵ vì nếu bản mô tả công việc không đủ thông tin hoặc quá bí ẩn sẽ không thu hút được sự chú ý của ứng viên đồng thời nếu như có ứng viên muốn ứng tuyển thì việc này cũng sẽ gây tốn thời gian cho đôi bên vì chưa chắc người đó sẽ có thể phù hợp với yêu cầu hoặc văn hóa của doanh nghiệp.

IV. Cấu trúc cơ bản của một bản mô tả công việc

1. Vị trí công tác/ Chức vụ định danh

• Bản mô tả công việc cần sử dụng một cụm từ, tiêu đề ngắn gọn để nắm bắt nhiệm vụ chính của vị trí, hãy nhớ rằng những cụm từ khác nhau sẽ có ý nghĩa khác nhau với những đối tượng khác nhau chính vì thế cần phải chọn tiêu đề thật cẩn thận
• Những thông tin của bộ phận.
• Người chỉ đạo trực tiếp, các quản lý có liên quan, cấp dưới thuộc quyền quản lý.
• Các bản mô tả công việc được sửa vào ngày nào.

2. Mục đích công việc

• Nó là sự định hướng và tập trung công việc cho một vị trí nào đó thể hiện tầm nhìn bao quát cho công việc.
• Suy nghĩ về lý do mà vị trí đó tồn tại.
• Nhìn vào công việc cụ thể.
• Công việc này thực sự sẽ đem lại gì cho doanh nghiệp và khách hàng.
• Đưa ra đánh giá rõ ràng về tiêu chuẩn hiệu suất công việc.
• Tập trung mô tả vị trí chứ không phải người làm vị trí đó.

3. Mô tả các nhiệm vụ

Đây là phần quan trọng nhất của bản mô tả công việc. Bạn cần nói rõ ràng cụ thể những gì bạn mong đợi ở ứng viên. Bạn phải để ứng viên xác định được họ cần làm gì để có thể thỏa mãn được các yêu cầu của bạn.

• Bạn cần xác định được các lĩnh vực hoạt động cần thiết. Nói ra những yêu cầu mà người đó phải làm tốt để đạt được mục đích của công việc. Hãy suy nghĩ về những yếu tố quan trọng để có thể đem lại kết quả khả quan cho công việc đó
• Nói về kết quả hoặc yếu tố quan trọng nhất.
• Dùng các công cụ như KPI để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của ứng viên.
• Thể hiện rõ ràng ứng viên cần phải làm gì và làm như thế nào để hoàn thành công việc kết quả tuyệt vời nhất?
• Lưu ý: Một số bản mô tả công việc sẽ có cả phần trăm thời gian được phân bố cho mỗi mục. Nó sẽ giúp nhân viên có thể sắp xếp và thực hiện công việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên không phải công việc nào cũng có thể được tính toán như thế này chính vì thế hãy sử dụng khả năng phán đoán của bạn để mô tả sao cho đúng nhất

4. Yêu cầu về trình độ làm việc

Chúng ta cần xác định được trước khi hoàn thành một bản mô tả công việc như sau:

• Công việc này cần những kỹ năng gì, kỹ năng cứng, kỹ năng mềm,...
• Các chuyên môn về kỹ thuật nếu cần thiết.
• Kinh nghiệm công việc nếu có và các công việc đã trải qua.
• Lưu ý:

Bản mô tả công việc không phải là danh sách bằng cấp cần thiết bắt buộc cho vị trí này mà nó là những gì mà bạn muốn ứng viên có để có thể hoàn thành, đáp ứng các yêu cầu cho vị trí này.
Nếu cần bạn có thể tham khảo luật lao động địa phương để khẳng định rằng trình độ công việc của bạn không bị phân biệt đối xử bằng bất kỳ hình thức nào.

Yêu cầu về trình độ làm việc

5. Đặc điểm tính cách cá nhân

Cần chắc chắn trong bản mô tả công việc của bạn xác định được:

• Đặc điểm và giá trị cá nhân bạn mong đợi ở ứng viên.
• Ứng viên cần có kỹ năng giao tiếp phù hợp với văn hóa doanh ngh.
• Có trình độ văn hóa và kỹ năng cao hơn yêu cầu tối thiểu mà doanh nghiệp đặt ra.

Lưu ý:

• Những phần “trình độ” và “đặc điểm cá nhân” thường sẽ được kết hợp với nhau. Bản mô tả công việc có thể cần phải thể hiện điều kiện làm việc? Môi trường làm việc?
• Thể hiện rõ ràng về các yêu cầu liên quan đến công việc đang tuyển dụng.
• Ứng viên có cần được kiểm tra về tiền án tiền sự hoặc thái độ làm việc trong quá khứ hay không.

V. Ví dụ mẫu bản mô tả công việc 

1. Những mội dụng thường có trong một bản mô tả công việc mà chúng tôi sẽ lấy ví dụ về bản mô tả công việc nhân viên buồng phòng như sau

- Chức danh công việc: Nhân viên buồng phòng/ Room Attendant
- Bộ phận công việc: Buồng phòng/ Housekeeping
- Báo cáo công việc: Giám sát viên/ Supervisor

2. MỤC TIÊU:

Phụ trách giữ gìn, vệ sinh phòng của khách và các khu vực hành lang sạch sẽ, ngăn nắp.
3. YÊU CẦU:
- Về kỹ năng: Biết dọn phòng, sử dụng dụng cụ máy móc, pha chế hóa chất
- Về thái độ: Lịch sự, nhiệt tình, có trách nhiệm trong công việc, thái độ trung thực hợp tác niềm nở.
4. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC

• 1. Dọn vệ sinh phòng khách theo đúng tiêu chuẩn mà khách sạn đặt ra. Công việc hàng ngày:

- Dọn dẹp giường và thay chăn ga vỏ gối.
- Dọn dẹp đồ đạc gọn gàng ngăn nắp.
- Vệ sinh nhà tắm và các thiết bị nhà tắm cho sạch sẽ đồng thời bổ sung và thay thế các vật dụng cần thiết
- Đổ rác và các gạt tàn nếu có
- Vệ sinh ly chén
- Lau chùi các vật dụng bị bẩn và bám bụi.
- Hút bụi phòng và hành lang.
- Kiểm tra cây cảnh và gọi thay nếu héo hoặc cây chết.

• 2. Đáp ứng các nhu cầu của khách hàng bao gồm cho các dịch vụ trọn gói và không trọn gói nếu yêu cầu giống với các công việc hàng ngày
• 3. Vệ sinh hành lang và trước thang máy.
• 4.Kể cả khi phòng trống cũng vẫn đảm bảo các trang thiết bị đầy đủ và hoạt động tốt luôn sẵn sàng đón khách bất kỳ lúc nào.                                                                                                                       
• 5. Chuẩn bị đầy đủ xe đẩy và các dụng cụ dọn phòng mỗi ngày
• 6. Hoàn thành và nộp báo cáo của nhân viên làm phòng mỗi ngày.

NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC

• 7. Nhận chìa khoá các phòng trước khi làm việc và trả chìa khóa khi làm xong.
• 8. Nếu khách bỏ quên đồ thì giao cho giám sát viên.
• 9. Nếu thấy có đồ đạc bị hỏng hoặc khả nghi báo ngay cho giám sát viên.
• 10. Di chuyển đồ đạc nếu cần thiết.
• 11. Thống kê đồ mỗi tháng.
• 12. Nếu nhận đồ khác gửi cần kiểm tra và hoàn trả nguyên vẹn cho khách.
• 13. Làm tốt các công việc đã nếu mà không cần phải nhắc nhở quá nhiều.

5. BỘ PHẬN ĐÀO TẠO NH N VIÊN
Nhân viên bộ phận giám sát
6. YÊU CẦU:
- Về trình độ văn hóa: THPT
- Không yêu cầu ngoại ngữ
- Không yêu cầu kỹ năng khác
- Không yêu cầu kinh nghiệm
- Không yêu cầu bằng cấp khác

VI.Làm thế nào để tăng kỹ năng viết bản mô tả công việc hiệu quả?

Bản mô tả công việc nếu muốn viết hay và đúng, đủ thì cần phải được tổng hợp từ nhiều nguồn như sau:

• Các bản báo các nhiệm vụ từ nhiều phòng ban khác nhau .
• Thu thập các nội dung từ các buổi phỏng vấn những người đang ở vị trí đó
• Các bản JD công việc đã được đăng tải trước đó
• Báo cáo bản mô tả công việc cũ
• Tiêu chí để kiểm soát và thực hiện.
• Hiệu suất mong muốn.
• Sơ đồ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp.
• Những yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra cho bản mô tả này.

VII.Kết

Vậy là trên đây chúng tôi đã giới thiệu tới các bạn những điều nên và không nên xuất hiện trong một bản mô tả công việc rồi đó. Chúc các bạn có thể làm ra một bản mô tả công việc phù hợp để có thể tuyển dụng về công ty của mình những nhân viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất nhé.