Điều hành tour là gì? Kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour bao gồm những gì? Hãy cùng chúng mình đi tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây để hiểu thêm về ngành nghề hot này nhé!

Không thể nói về thành công của một chuyến lưu diễn mà không tính đến khâu hậu cần. Đặc biệt, nhà điều hành tour đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chuyến đi diễn ra tốt đẹp. Vậy thì vai trò của công việc điều hành tour là gì mà có thể quyết định đến phát triển của ngành kinh doanh du lịch đến như vậy? Hãy cùng tìm hiểu thêm về công việc điều hành tour thông qua bài viết dưới đây nhé!

I. Điều hành tour là gì?

Điều hành tour là gì? Bạn có quen thuộc với thuật ngữ "nhân viên điều hành tour" không? Nghề nhân viên điều hành tour hay còn có tên tiếng Anh là “tour operator”, dùng để chỉ những người trực tiếp tổ chức và điều hành các chuyến đi. Các chuyến du ngoạn tham quan, cải thiện sức khỏe, khám phá trong và ngoài nước đều là những ví dụ của tour du lịch.

đieu hanh tour

Điều hành tour là gì?

Điều hành tour là gì? Những trách nhiệm quan trọng nhất của một nhà điều hành tour du lịch là gì? Họ phải có mặt mọi lúc, kể cả khi di chuyển, làm thủ tục nhập cảnh, đến các địa điểm vui chơi giải trí, nghỉ ngơi, ăn uống, v.v. Điều hành tour là gì có trách nhiệm cao nên các công ty lữ hành thường đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của chuyến du lịch. Do đó, xử lý tình huống điều hành tour công việc này đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng về văn hóa, đời sống và sự đa dạng về tài năng.

II. Mô tả công việc điều hành tour

Một trong những nghề nghiệp trong ngành du lịch là nhân viên điều hành tour. Các công ty du lịch vừa tổ chức các chuyến đi vừa hỗ trợ khách du lịch mọi vấn đề có thể phát sinh. Điều hành tour là gì? Thiết kế hành trình nghỉ dưỡng, lưu diễn và thư giãn ở nhiều điểm đến khác nhau đều là một phần của nghề điều hành tour.

  • Một nghiên cứu về thị trường du lịch và đồng thời tiến hành thăm quan thực tế để tìm hiểu thêm về địa điểm.
  • Làm việc trực tiếp với các đại lý bán vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, cũng như đại diện các nhà hàng, nhà nghỉ. Đặc biệt quan tâm đến việc thương lượng giá cả và chất lượng dịch vụ tốt nhất.
  • Giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng, giới thiệu họ, tư vấn cho họ và thương lượng với họ.
  • Để đảm bảo một kỳ nghỉ tốt, nhân viên điều hành tour thực hiện quan sát và giám sát các nhóm du khách.
  • Các sự cố và sự cố không mong muốn có thể được nhân viên điều hành tour xử lý theo nhiều cách khác nhau.
  • Để bản thân tốt hơn, bạn hãy thường xuyên thu thập thông tin chuyên môn và kinh nghiệm thực tế.
  • Chuẩn bị dữ liệu kỹ lưỡng để cấp quản lý xem xét. Sau đó, sử dụng mọi thứ bạn đã học cho đến nay, hãy tập thích nghi và nâng cao khả năng xử lý tình huống của mình.

Xem thêm: Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành có phải là lựa chọn tuyệt vời cho bạn?

III. Các bước điều hành tour cơ bản

1. Chuẩn bị tour

Trước khi bắt đầu một chuyến du lịch, bước quan trọng nhất luôn là chuẩn bị. Điều hành tour là gì? Nếu bạn muốn điều hành một chuyến du lịch thành công, bạn phải liên tục lập kế hoạch trước. Nhân viên phải thực hiện những điều sau đây xử lý tình huống điều hành tour để thể hiện tính chuyên nghiệp ngoài việc có một lịch trình rõ ràng:

  • Đảm bảo rằng bạn có tất cả các thủ tục và quy trình giấy tờ bạn cần.
  • Đặt danh sách các hợp đồng bảo hiểm là ưu tiên hàng đầu để tránh rủi ro và các tình huống không lường trước được (ví dụ: tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay bị hoãn, v.v.)
  • Ký hợp đồng cho các dịch vụ liên quan
  • Liên hệ cẩn thận với các dịch vụ ăn uống, khách sạn, địa điểm vui chơi giải trí,….
  • Lập kế hoạch địa điểm đón và trả khách.
  • Chuẩn bị cho xe đầy đủ các thông tin cần thiết như thời gian hành trình, số điện thoại của hãng xe,….
  • Chuẩn bị trước phiếu thanh toán, phiếu dịch vụ, phiếu xác nhận ...

2. Thực hiện tour

Trong suốt chuyến tham quan, nhà điều hành phải luôn đề phòng bất kỳ mối lo ngại nào có thể phát sinh. Điều hành tour là gì? Để cung cấp cho người tiêu dùng hạnh phúc nhất, tất cả các giai đoạn phải hoàn hảo.

đieu hanh tour

Các bước điều hành tour cơ bản

Dưới đây là một số điều cần lưu ý xử lý tình huống điều hành tour đối với các nhà điều hành tour:

  • Kiểm tra tất cả các thông tin liên quan hai lần, 4 giờ trước khi khởi hành
  • Kiểm tra các quy trình trước.
  • Cộng tác với một hướng dẫn viên du lịch
  • Thực hiện theo dõi tiến trình đối với chuyến tham quan.
  • Hỗ trợ đối phó với các tình huống khẩn cấp
  • Trong trường hợp hỏng hóc, hãy chuẩn bị sẵn phương án dự phòng.

3. Tập hợp và báo cáo

Cuối cùng, người điều hành tour phải thu thập thông tin và trình lên sếp của mình. Thông thường, nhân viên có nghĩa vụ báo cáo về mức độ hài lòng của du khách cũng như thông tin tài chính. Ban quản lý sẽ cung cấp cho bạn lời khuyên xử lý tình huống điều hành tour và hướng dẫn mới dựa trên đánh giá gần đây nhất của bạn.

Sau chuyến tham quan, người điều hành tour nên chuẩn bị báo cáo chuyến đi, bao gồm:

  • Danh sách các điểm đã đến và giá cả thực tế.
  • Viết nhật ký du lịch.
  • Quyết toán với kế toán căn cứ vào bảng chi phí đã nêu.
  • Tiến hành lập bảng lấy ý kiến từ các khách hàng.

Xem thêm: Nghề tour guide có thực sự hào nhoáng như bạn nghĩ không?

IV. Làm cách nào để có thể trở thành một Tour Operator thành công

1. Hãy thực hiện đam mê với những gì bạn muốn làm

Thành công không phải là điều xảy ra trong một sớm một chiều. Nhiều tháng, nhiều năm và có thể nhiều thập kỷ trôi qua. Ban đầu, mọi thứ thường khó khăn (trừ khi bạn là một siêu sao trong ngành). Kết quả là, hãy kiên nhẫn và đừng đánh mất sự phấn khích đầu tiên của bạn.

đieu hanh tour

Làm cách nào để có thể trở thành một Tour Operator thành công

Bên cạnh những khả năng cơ bản xử lý tình huống điều hành tour của nhà điều hành tour du lịch cần thiết, bạn cũng phải có sự sẵn sàng khiến bản thân "phát điên". Nó sẽ giúp bạn phát triển năng lượng và một thái độ cứng rắn để đối phó với căng thẳng. Hãy quen với thực tế rằng bạn sẽ phải đối mặt với hàng loạt hoàn cảnh như vậy bất cứ lúc nào.

2. Có tư duy đúng

Chọn một lĩnh vực du lịch mà bạn sẽ tham gia, chẳng hạn như khám phá, du lịch địa phương, trải nghiệm cao cấp, du lịch văn hóa, v.v. Để phát triển một bức tranh rõ ràng, hãy nghiên cứu nó và tìm hiểu mọi thứ bạn có thể về nó.

3. Tìm được điểm sáng của mình

Sau đó, bạn phải đề ra một chiến lược để xử lý tình huống điều hành tour thâm nhập nó một cách hiệu quả. Bạn không cần phải là người lớn nhất khi bước vào "chiến trường", nhưng bạn phải đảm bảo rằng bạn là nhà cung cấp đầu tiên và duy nhất của những dịch vụ này.

4. Lập kế hoạch dẫn tour

Về cơ bản, điều này đòi hỏi phải ghi lại mọi thứ bạn đã học được cho đến nay. Mọi thứ nên được viết ra, đến chi tiết cuối cùng! Sau đó sắp xếp nó thành một hành trình chuyến đi hợp lý và hữu ích.

5. Thực hiện tính toán chi phí và tiến hành lập ngân sách

Bạn sẽ cần rất nhiều tài liệu để xử lý tình huống điều hành tour nhận được ước tính chi phí cho các chuyến đi của mình trước khi bạn có thể bắt đầu bán chúng.

Các loại bảo hiểm nên nằm trong danh sách ưu tiên vì chúng bảo vệ khỏi nhiều rủi ro và bất trắc xảy ra như chậm trễ, ốm đau, tai nạn, thời tiết xấu, v.v.

6. Tiến hành thực hiện các chiến lược Tiếp thị và Quảng cáo

Nếu tiếp thị và quảng bá không phải là điểm mạnh của bạn, bạn nên sử dụng dịch vụ của các chuyên gia. Những người ngoài cuộc cảm thấy khó khăn để tăng hiệu quả vì các xu hướng và phương pháp tối ưu hóa tìm kiếm liên tục thay đổi. 

Hãy tưởng tượng bạn đã phát hiện ra một công ty tốt và ký hợp đồng với họ. Bạn đã hoàn tất quá trình này và hiện là nhà điều hành du lịch ở Ý, Pháp, Hy Lạp hoặc Nga. Mọi thứ dường như vẫn đang hoạt động trơn tru nhưng không, vì một số lý do, bạn chỉ bán được vài vé trong vài tuần. Sau đó bạn cũng đa thử kết nối bạn bè của bạn nhưng nó cũng chỉ có chút tác động đến việc quảng bá dịch vụ của bạn. Trước hết, chúng tôi khuyên bạn nên chú ý đến một tờ báo, chuyên mục và ứng dụng có quảng cáo du lịch. Thật không đơn giản để nổi bật giữa hàng trăm ngàn đồ cúng khác. Do đó, trước hết, bạn phải xác định được đối tượng mục tiêu của mình. Chính vì vậy, nếu bạn đang bán những chuyến du lịch đắt tiền, thì việc quảng cáo chúng trên "báo chí vàng" là vô nghĩa. Thông tin đó sẽ được ẩn khỏi khách hàng tiềm năng của bạn. Sẽ có ý nghĩa hơn nếu sử dụng các tạp chí kinh doanh có uy tín và các tạp chí nổi tiếng trong trường hợp này. Tuy nhiên, một công ty lữ hành ở Tây Ban Nha, chẳng hạn, có thể chọn trong số rất nhiều danh mục du lịch như Giải trí và Du lịch, Lữ hành và Du lịch. Hãy cẩn thận xem xét vị trí quảng cáo của bạn trước khi trả tiền cho bên đối tác. Bạn cũng có thể phát tờ rơi tại các trung tâm mua sắm, gần các văn phòng đăng ký và tiệm tiệc cưới (đặc biệt nếu bạn đang đi tham quan đám cưới), v.v. 

Xem thêm: Quản trị du lịch và lữ hành là gì? Những điều cần biết về ngành học này

V. Những kỹ năng mà nhân viên điều hành tour cần có

1. Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng

Bởi vì các nhà điều hành tour và quản lý tour du lịch làm việc trong ngành dịch vụ, kỹ năng giao tiếp tốt là rất cần thiết. Khả năng giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp trong việc phân chia nhiệm vụ và lập kế hoạch thực hiện. Kỹ năng giao tiếp với khách hàng để cung cấp thông tin chuyến đi, lịch trình du lịch và thiết bị ký kết hợp đồng. Kỹ năng giao tiếp với các nhà cung cấp và đối tác để đảm bảo rằng các mối quan tâm về vận chuyển, thực phẩm và giải trí được xử lý theo quy trình tiêu chuẩn của nhà điều hành tour.

2. Khả năng chịu được áp lực trong công việc

Đội ngũ điều hành chuyến du lịch có rất nhiều việc phải làm, vì vậy có rất nhiều áp lực đối với họ. Điều này cần những nhân viên có thể xử lý và giải quyết các vấn đề dưới áp lực trong khi vẫn mát mẻ.

Người làm công tác tham quan phải có khả năng tổ chức, phân công công việc khoa học nhằm tăng hiệu quả của quá trình làm việc.

3. Kỹ năng ứng biến và xử lý tình huống nhanh chóng

Sẽ có nhiều khó khăn phát sinh trong quá trình điều hành tour, cũng như khiếu nại của người tiêu dùng mà nhân viên quản lý tour sẽ được kêu gọi để giải quyết. Điều này đòi hỏi sự bình tĩnh của nhân viên điều hành tour để nhận thấy vấn đề và xác định nguyên nhân, sau đó tìm ra giải pháp khắc phục nhanh chóng đồng thời giảm thiểu ảnh hưởng.

4. Khả năng ngoại ngữ

Nói chung, ngành kinh doanh du lịch giao dịch với một số lượng lớn khách hàng, bao gồm nhiều khách du lịch quốc tế. Do đó, kỹ năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ, có kỹ năng ngoại ngữ bao gồm cả tiếng Anh, gần như là một nhu cầu nếu bạn muốn thăng tiến trong lĩnh vực này.

VI. Mức lương trung bình của nhân viên điều hành tour có cao không?

Nhân viên làm công việc điều hành tour kiếm tiền từ một số nguồn, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, hoa hồng bán hàng và các ưu đãi. Mức lương khởi điểm cho các công ty lữ hành thường là 5-7 triệu đồng / tháng đối với những người chưa có kinh nghiệm và 8-10 triệu đồng / tháng đối với những người đã có kinh nghiệm làm việc trước đó. Tuy nhiên, tiền lương trả công cho công việc này là tuyệt vời, bởi vì hoa hồng và ưu đãi bạn nhận được dựa trên các chuyến đi mà bạn phụ trách. Với các nhà điều hành tour du lịch có kinh nghiệm và tài năng vững vàng, doanh thu hàng tháng có thể đạt 20 triệu đô la, điều này rất hấp dẫn.

VII. Nên tiến hành tìm việc làm điều hành tour ở đâu?

Nhiều người quan tâm đến công việc điều hành tour du lịch ngay bây giờ. Ngoài vai trò điều hành tour du lịch, bạn có thể đạt được chuyên môn và phát triển sự nghiệp của mình bằng cách làm việc trong ban quản lý hoặc giám đốc.

Trên các trang web tuyển dụng, bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin về vị trí này. Vui lòng đăng nhập và nhập từ khóa để tìm được các tin tuyển dụng phù hợp trên 123job.vn trang web hỗ trợ tìm việc uy tín hàng đầu hiện nay.

Xem thêm: Ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành là gì? Ra trường làm gì?

VIII. Kết luận

Qua những thông tin về công việc của một nhà điều hành tour du lịch bạn đã tìm hiểu ở trên. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ bạn hiểu thêm về công việc này và tìm kiếm cơ hội việc làm tour du lịch tốt nhất cho mình. Với những thông tin được cung cấp trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về điều hành viên du lịch là gì và công việc này đòi hỏi những gì rồi chứ? Chúc bạn gặp nhiều may mắn khi tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân viên điều hành tour nhé!