Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Bạn có thực sự phù hợp với ngành sự kiện?

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Liệu bạn có thực sự phù hợp với ngành sự kiện hay không? Hãy cùng theo dõi bài viết mà chúng mình chia sẻ dưới đây để hiểu hơn về ngành tổ chức sự kiện nhé!

Gần đây, tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành phát triển mạnh ở nước ta. Đó cũng là một trong những lý do khiến nhiều bạn muốn làm nhân viên tổ chức sự kiện. Bạn đang tìm kiếm sự nghiệp tổ chức sự kiện nhưng chưa có kinh nghiệm? Nếu đúng như vậy thì bài sau sẽ có lợi cho bạn; hãy cùng 123job.vn đi tìm hiểu thêm về ngành này nhé.

I. Khái quát công việc nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì họ chính là người tổ chức sự kiện về cơ bản là những cá nhân lên ý tưởng và thực hiện các công việc liên quan để đưa vào sự kiện. Đặc biệt, sự kiện lớn này là thành quả của một loạt nhiệm vụ hậu cần nhằm đáp ứng mong đợi của những người tham gia ...

Khái quát công việc nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện các nhà tiếp thị thích sử dụng các sự kiện như một công cụ. Bởi vì, nếu thực hiện hiệu quả, đây là một trong những phương pháp thu hút khách hàng ấn tượng nhất. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Do đó, nhân viên tổ chức sự kiện phải thông thạo nghiệp vụ và có kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Hơn nữa, nhiều bạn trẻ “cao tay” muốn biết người tổ chức sự kiện bắt buộc phải có chuyên môn từ trước. Dưới đây là mô tả công việc để giúp bạn hiểu rõ hơn về nghề nghiệp nhân viên tổ chức sự kiện là gì này.

II. Cơ hội việc làm của nhân viên tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực còn khá non trẻ ở Việt Nam, nhưng nó đang phát triển nhanh chóng. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì mặc dù thực tế là dịch Covid-19 sẽ có tác động đáng kể đến các tổ chức đang hoạt động trong tương lai gần, đây là cơ hội cho các nhóm tích cực, đặc biệt là những "người chơi mới", hình thành và có cách tiếp cận chuyên nghiệp và thành công hơn.

Vì mang nhiều ý nghĩa hơn là tạo nên thương hiệu của tổ chức nên “sự kiện” hiện nay đang là một thuật ngữ “hot”. Các hoạt động xây dựng đội nhóm rất quan trọng trong việc thiết lập văn hóa kinh doanh. Cũng như bồi dưỡng năng lực nguồn nhân lực. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì có một số loại sự kiện để chọn. Thông thường, sự kiện được chia thành bốn nhóm riêng biệt. Các sự kiện riêng tư (Private), sự kiện kinh doanh (Corporate), sự kiện từ thiện (Charity), và bán vé là những ví dụ (Ticket Business).

Xem thêm: Điểm danh Top 10 đơn vị chuyên tài trợ sự kiện cho sinh viên

III. Chi tiết công việc của nhân viên tổ chức Event

Bạn có thể làm nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ của doanh nghiệp hoặc cho đại lý cung cấp dịch vụ. Vai trò này nhìn chung bận rộn hơn các bộ phận khác trong bộ phận marketing do tính chất kết hợp giữa dịch vụ và truyền thông - quảng cáo. Trong phần tiếp theo, nhân viên event các nhiệm vụ mà người lập kế hoạch sự kiện phải chịu trách nhiệm và thực hiện sẽ được trình bày chi tiết.

1. Tiến hành nghiên cứu đối tượng và mục tiêu, lên ý tưởng chủ đề cho chương trình

Nhiệm vụ ban đầu của người tổ chức sự kiện là nhận yêu cầu từ các bộ phận hoặc khách hàng về các ý tưởng và tài liệu cụ thể. Nhân viên event sẽ làm bài tập về thông điệp họ muốn gửi, đối tượng sẽ tham gia và mục tiêu họ muốn đạt được. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì đây là bước quan trọng đối với hiệu suất của chương trình cũng như sự hài lòng của ban quản lý và người tiêu dùng, thường được thực hiện một cách tỉ mỉ và mất nhiều thời gian.

Mô tả chi tiết công việc của nhân viên Event

Tổ chức sự kiện là công việc một mất một còn, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện đòi hỏi người thực hiện phải có khả năng thích ứng, am hiểu nhiều bộ môn, sáng tạo và am hiểu tâm lý con người. Họ sẽ đề xuất các giải pháp đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan dựa trên những đặc điểm đó.

2. Tiến hành xây dựng kế hoạch và kịch bản sự kiện

Sau đó, nhóm tổ chức sự kiện sẽ vạch ra một chiến lược chính xác dựa trên các khái niệm đã được thống nhất. Nhân viên event vạch ra rõ ràng các công việc phải hoàn thành, bao gồm thời gian, không gian tổ chức, số lượng người tham gia, chương trình kịch bản, kinh phí đề xuất, các phương án dự phòng, đơn vị hỗ trợ và hợp tác, danh sách nhân viên thực hiện, v.v. Các nhà quản lý hoặc người tiêu dùng sẽ xem xét chiến lược và đưa ra nhận xét thẳng thắn về những gì cần phải thay đổi hoặc sửa chữa. Giai đoạn này giúp nhân viên tổ chức sự kiện dễ dàng theo dõi và điều tiết tiến độ hoạt động.

3. Tìm kiếm và lựa chọn những đơn vị hợp tác, hỗ trợ

Không ai bị đổ lỗi cho một sự kiện thành công, bất kể lớn hay nhỏ. Về vị trí, trang thiết bị, trang trí phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận kinh doanh và bộ phận hỗ trợ. Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm xác định vị trí, lựa chọn và làm việc với các đối tác để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận cần thiết cho việc tổ chức chương trình đều được thực hiện. Vì nhiệm vụ rất lớn nên trưởng bộ phận thường phân bổ từng hạng mục cụ thể cho từng cá nhân để tránh bị quá tải hoặc chậm tiến độ.

4. Thực hiện sự kiện

Các công việc được liệt kê ở cả giai đoạn trước nhân viên event khi sự kiện diễn ra; thời điểm quan trọng nhất là khi sự kiện xảy ra. Nhiệm vụ sẽ bớt căng thẳng hơn rất nhiều nếu mọi người chuẩn bị hiệu quả vào thời điểm này.

Nói đến ngành tổ chức sự kiện thì việc “chạy” chương trình là một biểu hiện thường thấy. Họ không trình bày trực tiếp; họ không chào hỏi du khách hoặc những người tham gia; nhân viên event không cung cấp thực phẩm hoặc đồ uống; Tuy nhiên, với tư cách là nhà tổ chức, họ sẽ quản lý và điều phối tất cả các hoạt động diễn ra tại sự kiện. Nhân viên event cũng phải có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp có sự kiện hoặc sự cố, để đảm bảo rằng chương trình hoạt động trơn tru và triệt để.

5. Giải quyết những công việc sau sự kiện được diễn ra

Khi chương trình kết thúc, nhân sự sự kiện sẽ bàn giao hợp đồng cho đối tác hỗ trợ và thanh lý hợp đồng. Lập báo cáo phân tích về hiệu quả và sai sót của sự kiện, cũng như thu nhập và chi tiêu tài chính của sự kiện và gửi cho cấp trên. Khách hàng hoặc bộ phận kế toán cũng là những yếu tố quan trọng mà các nhà tổ chức sự kiện cần xem xét.

Xem thêm: Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện

IV. Những yêu cần “cần và đủ” đối với nhân viên tổ chức sự kiện

1. Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm

Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải biết cách vận hành theo nhóm vì công việc của nhân viên tổ chức sự kiện đòi hỏi sự liên hệ và hợp tác giữa các cá nhân trong nhóm cũng như giữa các bộ phận liên quan. Khả năng tổ chức và làm việc nhóm cho phép họ lập kế hoạch công việc hiệu quả, phân công nhân viên phù hợp và quản lý hiệu quả các vấn đề và nguy hiểm tiềm ẩn. Việc kết nối các thành viên trong nhóm với các bộ phận hỗ trợ hiệu quả sẽ giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp.

2. Không ngại khó và chủ động trong công việc

 Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện là một công việc cần nhiều sự chủ động. Những người tràn đầy năng lượng và có thể xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và hợp lý thường là những ứng cử viên sáng giá nhất. Khi giờ làm việc bận rộn và thay đổi, ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi sự quyết tâm để duy trì tiến độ và chất lượng công việc. Khả năng làm việc chăm chỉ và có trách nhiệm của một nhà tổ chức sự kiện là điều cần thiết.

3. Có kỹ năng giải quyết tình huống nhanh chóng

Mọi sự kiện đều tiềm ẩn nguy cơ gây ra khó khăn và sự cố. Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện bên cạnh việc theo dõi những gì đang diễn ra, những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cũng phải biết cách đối phó với những sự cố không lường trước được. Trước một sự kiện, nhà tổ chức phải xem xét tất cả các tình huống có thể hình dung được và đưa ra các phương án dự phòng thích hợp.

4. Kỹ năng sáng tạo và óc thẩm mỹ

Trí óc sáng tạo sẽ hỗ trợ bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện để sự kiện có tác động lâu dài đến khán giả. Mục tiêu của sự sáng tạo là đưa ra những ý tưởng mới lạ, trình bày hấp dẫn cho khách hàng và đưa ra câu trả lời cho các vấn đề có thể phát triển. Tính thẩm mỹ tốt sẽ đảm bảo sự kiện luôn có hình thức lý tưởng, để lại thiện cảm và ấn tượng cho khách mời.

5. Sự cẩn thận và tỉ mỉ

Để tránh những nguy hiểm khôn lường, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện chính là phải phải thận trọng và chăm chỉ chú ý đến từng chi tiết. Họ cũng phải có kỹ năng quan sát tuyệt vời để nắm bắt và hiểu rõ hơn những thách thức và đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thành công.

6. Niềm đam mê và sự nhiệt tình

Vì sự nỗ lực cao độ và thường xuyên phải đi lại, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện này thường được xếp vào loại khá khắc nghiệt. Để tiếp tục với một nghề nghiệp lâu dài, điều quan trọng là phải có nhiệt huyết với nó. Khi bạn đang làm việc, chính niềm đam mê sẽ giúp bạn vượt qua những rào cản và thử thách.

Xem thêm: Event là gì? Tìm hiểu từ A đến Z về nghề tổ chức sự kiện

V. Mức lương đối với nhân viên tổ chức sự kiện

Mức lương thưởng trung bình cho nhân viên tổ chức sự kiện hiện nay trên thị trường là 9 triệu đồng. Mức lương trung bình cho vị trí này từ 7 đến 10 triệu đồng.

Sẽ rất khó để trở thành một nhà tổ chức sự kiện nếu không có chuyên môn trước đó. Bạn có thể bắt đầu bằng việc thực tập hoặc làm thực tập sinh (học việc). Mức lương khởi điểm cho công việc của nhân viên tổ chức sự kiện mới vào nghề khoảng 5 triệu đồng. Tùy từng hãng mà thời gian lấy kinh nghiệm sẽ dao động từ 1-3 tháng.

Mức lương nhân viên tổ chức sự kiện không cần kinh nghiệm

Sau đó, bạn sẽ có thể làm việc toàn thời gian và bạn cũng hoàn toàn có thể vươn lên tới vị trí Trưởng phòng tổ chức sự kiện nếu hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn làm việc trong ngành du lịch - dịch vụ. Ví dụ, các nhà quản lý sự kiện kiếm được rất nhiều tiền khi sắp xếp các sự kiện tại các khách sạn lớn. Không có gì lạ khi kiếm được tới 2.000 đô la mỗi tháng.

Xem thêm: Các kỹ năng công việc cần thiết mà người tổ chức sự kiện cần nắm rõ

VI. Tổng hợp các câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện

Sau đây là một số câu hỏi phỏng vấn sự kiện mà bạn có thể được hỏi khi nộp đơn xin việc:

• Bạn sẽ nghĩ đến những cân nhắc nào khi chọn địa điểm cho một sự kiện?
• Bạn sử dụng phần mềm và công cụ nào để sắp xếp các sự kiện?
• Hãy kể cho tôi nghe về khoảnh khắc khi bạn đang sắp xếp một sự kiện và phải đương đầu với sự điều chỉnh vào phút cuối hoặc một vấn đề không lường trước được.
• Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng sự kiện mà bạn phụ trách vẫn dưới ngân sách?
• Bạn đã bao giờ phối hợp nhiều hoạt động cùng một lúc?
• Khi nói đến việc hoàn thành các thời hạn chính, bạn ưu tiên thời gian và nguồn lực của mình như thế nào?
• Theo bạn, các yêu cầu để đảm bảo an toàn cho một sự kiện là gì?
• Bản thân bạn muốn tham gia sự kiện nào nhất?

Các câu hỏi chủ yếu sẽ tập trung vào việc khơi gợi thông tin về kinh nghiệm và khả năng của bạn. Bạn có thể chuẩn bị thêm những câu hỏi bên trên bên cạnh những câu hỏi phỏng vấn thông thường như giới thiệu bản thân, điểm mạnh và điểm thiếu sót,… để chủ động hơn trước nhà tuyển dụng. Hãy ghi nhớ những cân nhắc sau trước khi trả lời:

• Khuyến khích các ví dụ cụ thể, thực tế.
• Đối với mô tả công việc, hãy nhấn mạnh điểm mạnh của bạn.
• Tránh nói bất cứ điều gì không thuận lợi, chẳng hạn như chỉ trích công ty cũ hoặc nói xấu đồng nghiệp.

Xem thêm: Tự tin trả lời các câu hỏi phỏng vấn ứng viên ngành tổ chức sự kiện.

VIII. Kết luận

Hy vọng rằng thông tin trong bài viết trước về kinh doanh sự kiện sẽ hỗ trợ bạn trong việc nghiên cứu và lập kế hoạch nghề nghiệp. Chuẩn bị một bản lý lịch chính xác và trau chuốt là tốt. Nếu bạn không biết cách tạo một sơ yếu lý lịch hoặc không có bất kỳ chuyên môn nào về nó, bạn có thể đến 123job.vn và chọn từ một loạt các mẫu CV trực tuyến đơn giản. 123job.vn cũng là một nơi tốt để tìm kiếm việc làm, bạn có thể nhận được một công việc tốt và nhanh chóng với tư cách là một nhà tổ chức sự kiện. Đó là mọi thứ được thực hiện thông qua một trang web duy nhất! Hãy theo dõi 123job.vn thường xuyên để tìm hiểu thêm về các nghề nghiệp khác nhau nhé! Chúc các bạn thành công!