Phiếu nhập kho là gì? Phiếu nhập kho dùng để làm gì? Cách viết phiếu nhập kho đúng nhất. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông tin hữu ích nhất về phiếu nhập kho.

Mọi doanh nghiệp đều có kho quản lý và lưu trữ hàng hóa và họ sử dụng phiếu nhập kho để có thể quản lý và kiểm soát hàng hóa trong kho. Vậy phiếu nhập kho là gì? Phiếu nhập kho có tác dụng gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

I. PHIẾU NHẬP KHO LÀ GÌ? 

Phiếu nhập kho là chứng từ theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp như cung cấp thông tin về nguồn tài sản, biến động tài sản. Dựa vào phiếu nhập kho người ta có thể xác định chi tiết nguyên liệu, hàng hóa nhập vào kho, số liệu hàng tồn kho,.... Phiếu nhập kho được lập ra giúp kế toán doanh nghiệp có thể theo dõi cụ thể hàng hóa và quản lý một cách dễ dàng hơn như biên bản giao nhận hàng hóa.

phiêu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là gì?

Bộ phận thủ kho sẽ là bộ phận quản lý quá trình xuất nhập kho và thủ kho là người xác nhận hàng hóa nhập sau đó sẽ báo cáo với kế toán kho và kế toán kho sẽ là người có trách nhiệm nhập số liệu vào hệ thống quản lý kho để giám sát hàng ngày.

Không chỉ vậy, phiếu nhập kho cũng có thể do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý xử lý. Tuy nhiên, phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên và phải có chữ ký của giám đốc hoặc người ủy quyền.

Cuối cùng, phiếu nhập kho được giao cho người nhận phiếu xuống kho kiểm hàng và quá trình xuất kho sẽ được giám sát bởi nhân viên kho, thủ kho và các bộ phận quản lý kho hàng.

- Liên 1: Lưu tại phòng ban lập phiếu
- Liên 2: Thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho bộ phận kế toán
- Liên 3: Giao tới chỗ người nhận

II. PHIẾU NHẬP KHO DÙNG ĐỂ LÀM GÌ? 

Phiếu nhập kho được sử dụng để quản lý hàng hóa, tư liệu sản xuất, các trang thiết bị tại các nhà kho. Ngoài ra, phiếu nhập cũng được sử dụng trong trường hợp hàng hóa, dụng cụ, nguyên liệu được mua từ bên ngoài nhập vào trong kho.

Đối với các sản phẩm mua ngoài hay tự gia công chế biến cũng phải cần đến phiếu nhập kho trước khi được đưa vào kho hàng. Phiếu có tác dụng quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm trong kho để phù hợp với phần mềm quản lý hàng hóa của kho hàng.

Các thủ kho sẽ là người thực hiện phiếu nhập kho hoặc cũng có thể do các kế toán trưởng trực tiếp quản lý và nhập vào hệ thống quản lý.

III. CÁCH ĐIỀN PHIẾU NHẬP KHO 

cách điền phiếu nhập kho

Cách điền phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho có tác dụng quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu được nhập vào kho và việc viết phiếu nhập kho tưởng chừng như đơn giản nhưng không phải ai cũng là được. Dưới đây là cách viết phiếu nhập kho chuẩn nhất. Khi viết phiếu nhập kho người viết cần điền đầy đủ thông tin như số hiếu, ngày tháng năm, số hóa đơn, họ tên người giao,... 

- Phần nội dung: 
+ Cột A: ghi số thứ tự hàng hóa, vật liệu
+ Cột B: ghi đầy đủ tên hàng hóa
+ Cột C: ghi mã số hàng hóa (nếu có)
+ Cột D: ghi đơn vị tính của hàng hóa

- Phần số lượng:
+ Cột 1: ghi số lượng theo chứng từ
+ Cột 2: ghi số lượng theo số lượng thực nhập vào kho
+ Cột 3: ghi đơn giá
+ Cột 4: thành tiền với thành tiền = đơn giá x số lượng

- Dòng cộng: cộng các giá trị trên phiếu nhập kho theo từng cột riêng biệt
- Dòng Tổng số tiền bằng chữ: ghi bằng chữ tổng số tiền trên phiếu nhập kho
- Dòng số chứng từ gốc kèm theo: ghi nếu có

Đặc biệt phải ghi đầy đủ và chính xác họ tên, ngày tháng lập phiếu nhập xuống bên dưới.

IV. GIẢI THÍCH CÁC TRƯỜNG THÔNG TIN CHUNG 

Các trường thông tin chung trên phiếu nhập kho bao gồm như sau:

- Mã khách: là mã đối tượng nhập xuất hàng hóa, vật tư. Mã này thường được dùng để theo dõi công nợ hoặc có thể dùng để theo dõi các đối tượng nội bộ như xưởng, dây chuyền,... Thông tin mã sẽ được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

- Người giao: cho biết tất cả thông tin về người giao hàng hóa, vật tư để gửi cho đối tác trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp và có thể được nhập lại

- Mã giao dịch: mã này dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập kho. Hiện nay đang tồn tại 4 mã giao dịch là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm”, “Nhập kho bản thuế”, “Nhập khác”. Việc phân loại và chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại và thống kê và xử lý dữ liệu khi lưu. Tuy nhiên khi lựa chọn mã giao dịch phải lựa chọn mã giao dịch đúng để việc tính giá thành được đúng.

- Diễn giải: dùng để diễn giải thêm cho chứng từ

- Số phiếu nhập/Ngày nhập/Ngày hạch toán: bao gồm tất cả thông tin về số chứng từ, ngày lập và ngày hạch toán.

- Tỷ giá: Khi theo dõi nhập theo ngoại tệ sẽ sử dụng tỷ giá và tỷ giá sẽ được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày nhập chúng.

- Trạng thái: có 3 trạng thái cơ bản là:
+ Lập chứng từ khi chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào
+ Chuyển KTTH
+ Chuyển vào sổ cái khi đã ghi tất cả số liệu vào sổ sách liên quan

V. GIẢI THÍCH CÁC TRƯỜNG THÔNG TIN CHI TIẾT

Các trường thông tin chi tiết bao gồm:

- Mã hàng: tùy thuộc vào cách khai báo ở danh mục vật tư, hàng hóa mà có cách nhập khác nhau. Khi muốn tìm kiếm mã hàng có thể cập nhật lại tại danh mục vật tư.

- Mã kho: Chỉ những vật tư được nhập thuộc đơn vị hiện hành thì mới có danh mục kho.

- Số lượng: là số lượng vật tư cần nhập. Những vật tư tính theo giá trung bình có thể được sử dụng để nhập chi phí để tính giá bằng cách nhập số lượng 0 còn những vật tư tính theo giá NTXT thì không cho phép nhập số lượng 0.

- Giá trung bình: là giá nhập kho theo giá trung bình
- Giá: chính là giá nhập của hàng hóa
- Tiền: được tính theo công thức số lượng x giá
- Mã nx/Tài khoản nợ/Tài khoản có: bao gồm tất cả thông tin về hình thức nhập hàng và hạch toán của phiếu nhập
- Vụ việc: sẽ sử dụng khi phiếu nhập liên quan đến các vụ việc cần theo dõi.

VI. HƯỚNG DẪN PHIẾU XUẤT KHO

1. Phiếu xuất kho là gì?

phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là gì?

Khác với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng để theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa mà các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Dựa vào phiếu xuất kho người ta sẽ kiểm tra và hạch toán các chi phí trong doanh nghiệp.

2. Cách viết phiếu xuất kho

cách viết phiếu xuất kho

Cách viết phiếu xuất kho

Cách viết phiếu xuất kho chi tiết như sau:

- Đơn vị/Bộ phận: ghi tên đơn vị, bộ phận xuất kho trên cùng phiếu xuất kho
- Ngày tháng năm: ngày tháng tại thời điểm lập phiếu
- Số: ghi số thứ tự
- Nợ/Có: ghi số tài khoản đối ứng
- Họ tên người nhận hàng
- Đơn vị: ghi đơn vị, bộ phận của người nhận hàng
- Lý do xuất kho
- Cột A, B, C, D: điền các khoản mục 
- Cột 1: ghi yêu cầu xuất kho bao gồm số lượng, sản phẩm,...
- Cột 2: ghi số lượng thực tế xuất kho
- Cột 3: ghi đơn giá của vật tư, hàng hóa
- Cột 4: ghi giá tiền của từng loại vật tư, hàng hóa
- Dòng cộng: ghi tổng số tiền hàng hóa, vật tư thực tế đã xuất kho
- Tổng số tiền viết bằng chữ
- Số chứng từ gốc kèm theo nếu có

Đặc biệt, phiếu xuất kho phải được lập thành 3 liên giống nhau và phải đóng dấu, ký tên đầy đủ vào cuối phiếu xuất kho.

VII. KẾT LUẬN

Qua bài viết trên các bạn đã hiểu được phiếu xuất kho là gì? Phiếu xuất kho dùng để làm gì cũng như cách ghi phiếu xuất kho, phiếu xuất kho đúng nhất. Mong rằng bài viết đã đem lại những thông tin hữu ích nhất đến cho bạn đọc.