Nhắc đến Sale, người ta nghĩ ngay đến một lĩnh vực đa dạng với nhiều vị trí thú vị như Sales Admin, Sales Executive... và trong đó không thể thiếu Sales Assistant. Vậy thực chất Sales Assistant là gì? Bạn có thực sự hiểu về Sales Assistant?

Mục Lục

  1. I. Sales Assistant là gì? 
  2. II. Công việc của Sales Assistant
    1. 1. Tư vấn, phục vụ khách hàng
    2. 2. Chăm sóc khách hàng
    3. 3. Xử lý các khiếu nại hoặc bàn giao khách hàng cho quản lý
    4. 4. Xử lý thanh toán
    5. 5. Quảng bá về doanh nghiệp và những ưu đãi đặc biệt
    6. 6. Hỗ trợ phòng kinh doanh
    7. 7. Tìm khách hàng tiềm năng
    8. 8. Nghiên cứu về thị trường
  3. III. Kỹ năng cần có của Sales Assistant
    1. 1. Kỹ năng chăm sóc khách hàng
    2. 2. Kỹ năng bán hàng
    3. 3. Kỹ năng tin học văn phòng
    4. 4. Kỹ năng sử dụng điện thoại, mua bán, quản lý đơn hàng
    5. 5. Kỹ năng ngoại ngữ
    6. 6. Kỹ năng tìm kiếm khách hàng
  4. IV. Những cơ hội nhận được khi trở thành Sales Assistant
    1. 1. Thu nhập ổn định
    2. 2. Cơ hội thăng tiến
    3. 3. Rèn luyện các kỹ năng
    4. 4. Mở rộng các mối quan hệ
  5. V. Mức lương mà Sales Assistant có thể nhận được
  6. VI. Những khó khăn và cách khắc phục của nghề Sales Assistant
    1. 1. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
    2. 2. Duy trì quan hệ với khách hàng
    3. 3. Nhận biết nhu cầu của khách hàng
    4. 4. Quản lý đội ngũ bán hàng 
    5. 5. Quản lý thời gian
    6. 6. Làm việc cùng sếp
    7. 7. Áp lực từ nhiều phía
  7. VII. Những yếu tố quan trọng để làm 1 Sales Assistant giỏi
    1. 1. Chịu được áp lực cao trong môi trường làm việc
    2. 2. Tư duy nhanh nhạy, sáng tạo
    3. 3. Sự cẩn trọng, tỉ mỉ trong công việc
    4. 4. Có tầm nhìn tốt về việc lập kế hoạch
  8. VIII. Cơ hội việc làm của Sales Assistant ở 1 số lĩnh vực nổi bật
    1. 1. Khách sạn, Nhà hàng
    2. 2. Bất động sản
    3. 3. Xuất nhập khẩu
    4. 4. Truyền thông, Quảng cáo
    5. 5. Bảo hiểm

I. Sales Assistant là gì? 

Sales Assistant, hay còn được biết đến là trợ lý kinh doanh, thường làm việc cho các công ty bán lẻ và chịu trách nhiệm liên lạc với khách hàng để đảm bảo giao dịch được diễn ra suôn sẻ. Người trợ lý kinh doanh được kỳ vọng sẽ giúp cho khách hàng có thể lựa chọn giữa những mảng hàng hóa và dịch vụ của công ty,  xử lý thanh toánduy trì mối quan hệ với khách hàng ở mức độ tối ưu.

II. Công việc của Sales Assistant

Như đã nêu, trợ lý kinh doanh sẽ làm việc trong môi trường bán lẻ và được kỳ vọng sẽ đáp ứng được các nhu cầu mua sắm của khách hàng. Không như những người làm các công việc liên quan đến giấy tờ, chứng từ, hay các công việc ở phía sau bàn làm việc, trợ lý kinh doanh sẽ đóng vai trò là người ở tuyến đầu trong việc giúp đỡ khách hàng 1 cách trực tiếp. Dưới đây là một vài mô tả về công việc của người trợ lý kinh doanh:

1. Tư vấn, phục vụ khách hàng

Người trợ lý kinh doanh cần xác định nhu cầu thực sự của khách hàng bằng cách đặt ra những câu hỏi thích hợp cho họ. Sau khi đã biết được những nhu cầu của khách hàng, người trợ lý kinh doanh có thể cung cấp, đề xuất về các sản phẩm, cũng như dịch vụ phù hợp với khách hàng một cách hiệu quả và dễ dàng nhất.

2. Chăm sóc khách hàng

Người trợ lý kinh doanh sẽ sắp xếp lịch hẹn cụ thể để đón tiếp khách hàng, hỗ trợ họ trong việc di chuyển... Tặng quà, liên lạc với họ thường xuyên để thăm hỏi, để họ biết rằng mình không bị “lãng quên” và bạn luôn là người sẵn sàng lắng nghe họ khi họ cần.

3. Xử lý các khiếu nại hoặc bàn giao khách hàng cho quản lý

Bạn cần giữ thái độ kiềm chế cảm xúc, lắng nghe khách hàng thật kỹ, rồi sau đó biết cách đặt ra những câu hỏi một cách khéo léo, để có thể hiểu rõ vấn đề của họ và đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhất cho họ cũng như cho bên bạn tùy vào từng trường hợp.

4. Xử lý thanh toán

Người trợ lý kinh doanh sẽ tiếp nhận, hỗ trợ về các đơn hàng, ký kết hợp đồng với khách hàng. Thêm vào đó, người trợ lý kinh doanh sẽ kết hợp làm việc cùng phòng kế toán để xử lý các thanh toán, thông báo về các khoản phải thu cho khách hàng, cách thức thanh toán… Ngoài ra nếu có trường hợp phát sinh như khách hàng gửi trả lại hàng hóa vì có vấn đề, người trợ lý kinh doanh cần linh hoạt xử lý, ghi lại các khoản doanh thu của hàng hóa bị trả lại để giảm trừ, lập lại các khoản thu cho khách hàng.

5. Quảng bá về doanh nghiệp và những ưu đãi đặc biệt

Đưa ra những ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng nhằm thu hút sự chú ý của họ, đồng thời giúp cho doanh nghiệp được quảng bá rộng rãi hơn, nhiều người biết đến hơn.

6. Hỗ trợ phòng kinh doanh

Người trợ lý kinh doanh sẽ kết hợp cùng phòng kinh doanh nhằm thúc đẩy quá trình bán hàng, giúp cho quá trình kinh doanh được diễn ra suôn sẻ hơn qua 1 số việc như chào hàng, báo giá, đảm bảo số lượng hợp đồng được chốt theo chỉ tiêu của doanh nghiệp.

7. Tìm khách hàng tiềm năng

Thông qua các phương tiện truyền thông như email, mạng xã hội… hay qua các cuộc điện thoại, qua các sự kiện tổ chức offline… Người trợ lý kinh doanh có thể tận dụng các phương pháp này để khai thác tối đa nguồn khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

8. Nghiên cứu về thị trường

Tìm hiểu, nghiên cứu kỹ càng về cung, cầu của sản phẩm hay dịch vụ trên thị trường, nhằm giải đáp các bài toán kinh doanh, giảm thiểu rủi ro, giúp bộ phận kinh doanh có thể đưa ra những quyết định chính xác nhất trong quy trình hoạch định, triển khai các chiến lược kinh doanh.

Trợ lý kinh doanh làm gì

Trợ lý kinh doanh làm những công việc gì

III. Kỹ năng cần có của Sales Assistant

Các công việc trợ lý kinh doanh thường được cho là đòi hỏi ít khả năng hay kỹ năng. Nhưng thực chất, vai trò của trợ lý kinh doanh ngày càng được mở rộng. Các kỹ năng chuyên môn về dịch vụ khách hàng và bán hàng ngày càng nhận được sự nhấn mạnh hơn.

1. Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng được tạo ra nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, và có xu hướng được coi như “người được sinh ra” để tiếp xúc và làm hài lòng khách hàng. Người trợ lý kinh doanh cần trang bị những kỹ năng mềm nhất định như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hiểu tâm lý khách hàng, khả năng thuyết phục khách hàng, thêm vào đó là kỹ năng xử lý tình huống, nhất là các tình huống có thể bất ngờ phát sinh.

2. Kỹ năng bán hàng

Người trợ lý kinh doanh cần am hiểu về lĩnh vực mà công ty mình đang kinh doanh, am hiểu về khách hàng, về các đối thủ cạnh tranh để từ đó có thể áp dụng các kỹ năng như giao tiếp, thuyết phục một cách hợp lý nhất thông qua các cách thức bán hàng như trực tiếp hay qua điện thoại, email... một cách hiệu quả nhất.

3. Kỹ năng tin học văn phòng

Một trợ lý kinh doanh sẽ phải giải quyết rất nhiều công việc liên quan đến giấy tờ, và đôi khi còn kiêm cả công việc về kế toán, tài chính, báo cáo số liệu... Vậy nên, người trợ lý kinh doanh cần có kiến thức về 1 số kỹ năng tin học như kỹ năng đánh máy, word, excel...

4. Kỹ năng sử dụng điện thoại, mua bán, quản lý đơn hàng

Người trợ lý kinh doanh chuyên nghiệp sẽ biết cách làm thế nào để sử dụng điện thoại để bán hàng, trao đổi với khách hàng một cách hiệu quả nhất, nhằm gây ấn tượng tốt và nâng cao hiệu quả trong việc kinh doanh. Khả năng giao tiếp, bán hàng qua điện thoại cũng được coi là 1 nghệ thuật trong kinh doanh.

5. Kỹ năng ngoại ngữ

Hiện nay, hầu như các doanh nghiệp Việt Nam đều hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài, hay các doanh nghiệp nước ngoài mở rộng đầu tư vào Việt Nam… Vậy nên, người trợ lý kinh doanh cần có kỹ năng ngoại ngữ để hỗ trợ cấp trên trong việc giao tiếp, hợp tác kinh doanh cùng đối tác nước ngoài.

6. Kỹ năng tìm kiếm khách hàng

Đúng như tên gọi, công việc của trợ lý kinh doanh là hỗ trợ về mảng kinh doanh cho doanh nghiệp. Một phần trong công việc đó là tìm kiếm khách hàng mục tiêu - những người đang có nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, hay những người chưa từng biết đến sản phẩm của doanh nghiệp… Chỉ cần có 1 chiến lược tốt, họ đều có thể trở thành khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

IV. Những cơ hội nhận được khi trở thành Sales Assistant

1. Thu nhập ổn định

Trợ lý kinh doanh là công việc đem lại mức thu nhập từ ổn định đến cao. Tùy vào năng lực của mỗi người mà mức thu nhập sẽ rơi vào khoảng 3,5 - 22 triệu, bao gồm cả các khoản như thưởng hay trợ cấp… Đối với mức lương này, người trợ lý kinh doanh có thể có cho mình 1 khoản thu nhập để ổn định cuộc sống.

2. Cơ hội thăng tiến

Trợ lý kinh doanh có thể coi là 1 trong những nghề có cơ hội thăng tiến cao nhất. Lý giải cho điều này là bởi vì người trợ lý thường được tiếp xúc với cấp trên, với các khách hàng, rộng hơn là các doanh nghiệp đối tác. Vậy nên, người trợ lý kinh doanh có cơ hội để tiếp xúc, qua đó có cơ hội học hỏi, phát triển bản thân, và trong tương lai có cơ hội được tiến cử lên trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, thậm chí là CEO.

3. Rèn luyện các kỹ năng

Người trợ lý kinh doanh không chỉ được học hỏi thêm về các kiến thức chuyên môn, mà còn được trau dồi thêm về các kỹ năng như:

Kỹ năng giao tiếp: Do tính chất công việc phải thường xuyên tiếp xúc và giải quyết các vấn đề với cấp trên, khách hàng và các đồng nghiệp nên trợ lý bán hàng có nhiều cơ hội được rèn luyện kỹ năng về giao tiếp hơn.

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp: Người trợ lý kinh doanh được trau dồi  qua công việc lên kế hoạch, sắp xếp các buổi gặp khách hàng; Tổ chức, lên kế hoạch đào tạo với đội ngũ bán hàng; Điều hành các hoạt động kinh doanh cùng giám đốc.

Kỹ năng lãnh đạo: Trợ lý kinh doanh không chỉ được rèn luyện qua việc quản lý, dẫn dắt đội ngũ kinh doanh, mà còn được học hỏi trong quá trình làm việc cùng lãnh đạo cấp trên.

4. Mở rộng các mối quan hệ

Như đã nêu ở trên, trợ lý kinh doanh thường được tiếp xúc với khách hàng, các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, với cấp trên... Vậy nên, bạn có cơ hội mở rộng các mối quan hệ của bản thân, nhằm tạo ra các cơ hội làm việc tốt hơn trong tương lai.

V. Mức lương mà Sales Assistant có thể nhận được

Mức thu nhập mà trợ lý kinh doanh có thể nhận được sẽ rơi trong khoảng 3,5 - 22 triệu, bao gồm cả lương cứng, cộng thêm trợ cấp hay phụ cấp,... 

- Theo thống kê cho thấy, mức lương được xếp vào thấp sẽ rơi trong khoảng 3,5 - 9 triệu, đây là mức lương khởi điểm dành cho các bạn Sales Assistant mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm, cần được đào tạo và có các cơ hội cọ xát thực tế nhiều hơn. 

- Mức thứ 2 là mức trung bình, lương của trợ lý kinh doanh sẽ rơi trong khoảng từ 10 - 12,5 triệu. Có thể nói, đây là mức lương dành cho người đã có kinh nghiệm trong nghề, có 1 số kỹ năng nhất định giúp giải quyết công việc hiệu quả hơn, năng suất làm việc tối ưu hơn. Thêm vào đó, đây cũng là mức lương phổ biến mà các nhà tuyển dụng sẽ chi trả cho vị trí trợ lý kinh doanh ở Việt Nam.

- Và mức cuối cùng, lương sẽ rơi vào khoảng 22,5 triệu. Đây là mức lương cho những người giàu kinh nghiệm, có đầy đủ các kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn, quan trọng nhất là cách giao tiếp, đàm phán cùng khách hàng và 1 số yếu tố cần thiết như cách nắm bắt, hiểu rõ tâm lý khách hàng... Vì vậy, năng suất làm việc, hiệu quả mang lại có thể đạt mức cao nhất, đem lại doanh thu khủng cho doanh nghiệp.

Sales assistant salary

Sales Assistant's salary

Ngoài ra, theo thống kê, mức lương trung bình của trợ lý kinh doanh được trả khi làm việc tại nước ngoài sẽ là 9,45 - 15€ một giờ. Thêm vào đó, 1 số công ty sẽ trả mức lương trong khoảng 30,000 - 40,000€ mỗi năm.

VI. Những khó khăn và cách khắc phục của nghề Sales Assistant

1. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

  • Khó khăn: Không tìm được khách hàng cho doanh nghiệp, không tìm được nguồn khách hàng để có thể khai thác. Vì dù là kinh doanh trong lĩnh vực nào, doanh nghiệp đều cần phải có khách hàng để có thể duy trì, hoạt động.
  • Giải pháp: Tận dụng nguồn dữ liệu khách hàng mà doanh nghiệp cung cấp, đồng thời tìm kiếm, khai thác nguồn khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp nhắm tới, thông qua các công cụ trên mạng xã hội, thông qua điện thoại hay qua các buổi sự kiện được tổ chức.

2. Duy trì quan hệ với khách hàng

  • Khó khăn: Làm cách nào để giữ được khách hàng, nhất là các khách hàng tiềm năng, khách hàng mục tiêu.
  • Giải pháp: Chú trọng quá trình chăm sóc khách hàng sau mua, bao gồm: Tặng quà, đưa ra các khuyến mãi hấp dẫn cho khách hàng thân thiết; Quan tâm, thăm hỏi khách hàng qua điện thoại hay email, tin nhắn...

3. Nhận biết nhu cầu của khách hàng

  • Khó khăn: Xác định sai nhu cầu của khách hàng, vấn đề mà họ đang gặp phải, từ đó cung cấp sai lệch về sản phẩm cho khách hàng, cũng như không mang được đúng sản phẩm đến với đúng đối tượng khách hàng.
  • Giải pháp: Cần học hỏi về các kỹ năng để nắm bắt tâm lý khách hàng, đặt các câu hỏi chính xác để hiểu rõ mong muốn thực sự của họ. Đồng thời là điều tra về cung, cầu trên thị trường để có hướng đi tốt nhất trong việc mang sản phẩm đến với người tiêu dùng.

4. Quản lý đội ngũ bán hàng 

  • Khó khăn: Kế hoạch quản lý đội ngũ bán hàng không hiệu quả, từ đó làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Giải pháp: Cần hiểu rõ về thế mạnh cũng như điểm yếu của các thành viên trong đội ngũ, để có thể có các giải pháp phát triển hay khắc phục cho từng người, nhằm giúp họ làm việc hiệu quả hơn, đem lại thành công trong việc kinh doanh. 

5. Quản lý thời gian

  • Khó khăn: Không phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc. 
  • Giải pháp: Cần xác định tính chất, yêu cầu, mục tiêu từng công việc để có thể đặt ra từng khoảng thời gian tối đa để giải quyết các công việc đó. Ví dụ như việc quan trọng sẽ được ưu tiên trước và cần đặt nhiều thời gian hơn để làm.

6. Làm việc cùng sếp

  • Khó khăn: Chịu nhiều áp lực, nhất là khi sếp là người khó tính.
  • Giải pháp: Học cách vượt qua áp lực khi làm việc, thích nghi với cách làm việc của sếp, hiểu được sếp để có thể là người trợ lý đắc lực, là cánh tay phải của sếp.

7. Áp lực từ nhiều phía

  • Khó khăn: Chịu áp lực từ công việc, từ khách hàng, từ cuộc sống cá nhân…
  • Giải pháp: Người làm Sales Assistant cần biết cách khắc phục, cân bằng mọi thứ, tránh gây áp lực tối đa cho bản thân.

Giải quyết các khó khăn trong công việc

Cách giải quyết các khó khăn trong công việc

VII. Những yếu tố quan trọng để làm 1 Sales Assistant giỏi

1. Chịu được áp lực cao trong môi trường làm việc

Khả năng chịu đựng được áp lực cao trong công việc sẽ là 1 trong những yếu tố rất có lợi cho người làm trợ lý kinh doanh nói riêng và tất cả mọi người nói chung, để có thể làm việc một cách hiệu quả nhất. Giữ được sự bình tĩnh để giải quyết các vấn đề, luôn tỉnh táo sáng suốt trong các giai đoạn căng thẳng để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.

2. Tư duy nhanh nhạy, sáng tạo

Người trợ lý kinh doanh cần có 1 tư duy nhanh nhạy để có thể tiến hành nhiều công việc từ lớn đến nhỏ trong cùng 1 lúc, ví dụ như: Lên kế hoạch làm việc, phân bổ thời gian cho từng công việc, đưa ra phương pháp để có thể xử lý các công việc 1 cách nhanh gọn, nhằm tiết kiệm thời gian, đem lại hiệu quả làm việc tối đa. Thêm vào đó, sự tư duy sáng tạo cũng rất cần thiết để Sales Assistant có thể giải quyết các vấn đề phát sinh.

3. Sự cẩn trọng, tỉ mỉ trong công việc

Vốn dĩ khi làm việc đã cần sẵn sự tỉ mỉ, thận trọng. Hơn nữa, người trợ lý kinh doanh là người tiếp xúc và làm việc thường xuyên cùng cấp trên, cùng khách hàng lớn nên sự cẩn trọng là cần thiết hơn bao giờ hết. Điều này giúp cho Sales Assistant có thể dễ dàng làm hài lòng sếp hay khách hàng và đạt được sự tín nhiệm, vì không ai muốn làm việc cùng 1 người cẩu thả và thiếu tập trung.

4. Có tầm nhìn tốt về việc lập kế hoạch

Trợ lý kinh doanh cần trang bị cho mình kỹ năng lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức. Đồng thời là khả năng nhìn xa trông rộng, để có thể đưa ra những quyết định sáng suốt trong quá trình quản lý đội ngũ bán hàng, quản lý khách hàng và đề ra những giải pháp, chiến lược phát triển kinh doanh cho doanh nghiệp.

VIII. Cơ hội việc làm của Sales Assistant ở 1 số lĩnh vực nổi bật

Hiện nay trên thị trường, ngành Sales Assistant được biết đến rộng rãi và nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp với ngành nghề này ngày một tăng.

1. Khách sạn, Nhà hàng

  • Giúp giám đốc duy trì hoạt động điều hành các hoạt động  của khách sạn, nhà hàng.
  • Đánh giá và báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn lên cấp trên.
  • Đề xuất các chiến lược phát triển nhà hàng, khách sạn.
  • Hỗ trợ quản lý các trang kinh doanh trên mạng.
  • Liên hệ , tư vấn khách, bán dịch vụ.
  • Mức lương dự kiến: 5 - 12 triệu ( lương cứng )

2. Bất động sản

  • Hỗ trợ bộ phận Sales giao dịch với khách hàng.
  • Hỗ trợ pháp lý ký hợp đồng mua bán, thuế.
  • Quản lý các dự án bất động sản.
  • Theo dõi hoạt động của bộ phận kinh doanh.
  • Soạn thảo hợp đồng và văn bản.
  • Mức lương dự kiến: 6 - 12 triệu ( lương cứng )

3. Xuất nhập khẩu

  • Tiếp nhận đơn hàng từ nhân viên kinh doanh, lập order chuyển sang các bộ phận liên quan.
  • Thay mặt Ban giám đốc phối hợp với các Trưởng PB/BP để xử lý công việc khối kinh doanh.
  • Trực tiếp làm việc với bên dịch vụ: hải quan, giao nhận, đảm bảo giao hàng kịp thời.
  • Đảm bảo nhà cung cấp giao hàng, chứng từ đúng thời hạn.
  • Mức lương dự kiến: 10 -15 triệu + thưởng

4. Truyền thông, Quảng cáo

  • Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động Marketing, quảng cáo, truyền thông, Marketing kỹ thuật số theo định hướng của công ty, tổ chức sự kiện…
  • Phối hợp cùng bộ phận Marketing để liên lạc khách hàng tiềm năng.
  • Mức lương dự kiến: 7 - 20 triệu ( bao gồm lương cứng và thưởng )

5. Bảo hiểm

  • Cung cấp thông tin thị trường cho khách hàng để giúp họ hiểu được về những loại hình bảo hiểm cần thiết.
  • Tư vấn các loại hình bảo hiểm cho khách hàng.
  • Tham gia các hoạt động đào tạo, giám sát các thành viên trong đội ngũ kinh doanh.
  • Hoạch định kế hoạch tài chính tương lai cho khách hàng tiềm năng.
  • Mức lương dự kiến: 5 - 8 triệu ( lương cứng )

 
Sales Assistant ngày càng được các doanh nghiệp để ý tới, hoạt động ở đa dạng các lĩnh vực, với những mức thu nhập hấp dẫn. Vì vậy, việc tìm hiểu rõ về nghề Trợ lý kinh doanh là bước đầu quan trọng giúp trang bị những kỹ năng và am hiểu cần thiết để có sự chuẩn bị tốt nhất cho lộ trình thăng tiến với vị trí này trong tương lai.