Giấy đề nghị tạm ứng là gì? Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất

Giấy đề nghị tạm ứng là gì? Phương pháp sử dụng và trách nhiệm khi ghi giấy đề nghị tạm ứng là gì? Những trường hợp như thế nào sẽ được phép ghi giấy đề nghị tạm ứng? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Bạn đã từng nghe nhiều về mẫu giấy đề nghị tạm ứng nhưng chưa thực sự hiểu giấy đó là gì và tầm quan trọng của mẫu giấy đề nghị tạm ứng trong doanh nghiệp. Hãy cùng 123job.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. KHÁI NIỆM GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG LÀ GÌ?

Giấy đề nghị tạm ứng là gì?

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng được hiểu là loại giấy chuyên dùng để xin doanh nghiệp trợ cấp cho các cá nhân người lao động một khoản tiền và khoản tiền đó được gọi là khoản tạm ứng. Khoản tiền tạm ứng này sẽ được cung cấp dưới dạng vật tư cấp cho người tạm ứng để thực hiện những nhiệm vụ công cho công ty và phải được ban giám đốc phê duyệt.

Đặc biệt, người nhận mẫu giấy tạm ứng phải là người lao động trực thuộc công ty, doanh nghiệp. Còn những trường hợp mà tạm ứng thường xuyên thì sẽ cần sự cho phép của những người có thẩm quyền và cần có văn bản đi kèm để làm chứng.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất

II.TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG 

Khoản 1 Điều 21 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng như sau:

– Người đề nghị tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng. Đồng thời họ chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.

– Trường hợp số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại vào quỹ. Nếu không nộp lại thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

– Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

– Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng có kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, đã sử dụng và chênh lệch (nếu có).

– Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.

III. PHƯƠNG PHÁP VÀ TRÁCH NHIỆM GHI 

Khi ghi mẫu giấy đề nghị tạm ứng thì người ghi cần phải lưu ý phương pháp và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những mẫu giấy đề nghị tạm ứng.

- Tại góc trái trên cùng của mẫu giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận. Mẫu đề nghị tạm ứng sẽ do người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp - người xét duyệt tạm ứng.

- Người xin tạm ứng cần ghi đầy đủ họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền xin tạm ứng bao gồm việc viết bằng cả số và cả chữ

- Trong mẫu giấy đề nghị tạm ứng người xin tạm ứng cần ghi rõ lý do tạm ứng 

- Thời hạn thanh toán: cần ghi rõ ngày tháng năm hoàn lại số tiền đã tạm ứng

- Giấy đề nghị tạm ứng cần được chuyển cho cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Khi đã có được quyết định phê duyệt của giám đốc thì kế toán sẽ lập phiếu chi kèm theo mẫu giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Xem thêm: Mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng chi tiết chuẩn xác nhất

IV. THỦ TỤC CHỨNG TỪ TẠM ỨNG

1. Trường hợp tạm ứng khi đi công tác

Đối với trường hợp cần tạm ứng tiền để đi công tác thì cần làm những thủ tục như sau:
- Chuẩn bị hồ sơ chi tiết ghi chép về khoản tạm ứng
- Giới thiệu rõ ràng về nơi công tác
- Dự định số tiền chi cho đoàn công tác
- Giám đốc chỉ định người nào
- Ghi rõ hành trình cũng như lịch trình công tác
- Ngoài ra cần chuẩn bị hóa đơn chứng tỏ người đi công tác có đi máy bay và hồ sơ đặt chỗ.

Trong giấy đề nghị tạm ứng cần ghi đầy đủ thông tin về số tiền cần tạm ứng, lý do tạm ứng và thời gian hoàn trả lại số tiền đó cho công ty để giám đốc có thể xét duyệt. 

2. Tạm ứng cho nhân viên mua hàng hóa vật tư

Đối với trường hợp cần mua hàng hóa vật tư thì nhân viên thu mua sẽ cần làm theo các thủ tục ban đầu và trong giấy đề nghị mua hàng hóa cần ghi rõ tên hàng, đơn giá và số lượng mua để cấp trên có thẩm quyền có thể phê duyệt.

V. HỒ SƠ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Mẫu giấy thanh toán tạm ứng

Một bộ hồ thanh toán tạm ứng sẽ cần phải bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, giấy ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
- Bảng kê khai ghi rõ ràng từng khoản chi
- Quyết định cử đi công tác ghi đầy đủ nơi đến và thời gian đi
- Bảng quyết toán công tác phí cước hành lý (nếu có)
- Hóa đơn trực tiếp tài chính

Đặc biệt đối với giấy đề nghị tạm ứng chi phí đi công tác phải tuân theo các luật định và giấy chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài cần có một bản dịch tiếng Việt đi kèm.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao chuẩn và cách viết chuyên nghiệp nhất

VI. QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG CÁ NHÂN 

1. Chi tạm ứng

Đối với chi tạm ứng thì cần có đề nghị tạm ứng và đề xuất tạm ứng. Đặc biệt trên phiếu đề nghị tạm ứng cần ghi rõ thời hạn thanh toán.

2. Thanh toán tiền tạm ứng

Thanh toán tiền tạm ứng sẽ phải tuân theo các quy trình sau:
- Đề nghị thanh toán tiền tạm ứng
- Đề xuất
- Hóa đơn tài chính bao gồm cả bản gốc và bản copy
- Bảng kê chi tiết

Ngoài ra, đối với hóa đơn GTGT khi thanh toán cần ghi rõ ngày tháng năm, họ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty và chữ ký xác nhận của người mua hàng và người bán hàng. 

3. Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng

Một bộ hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng cần bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán
- Số tiền thừa hoặc số tiền tạm ứng thêm
- Các chứng từ đi kèm các khoản chi
- Giấy công tác

Xem thêm: Tổng hợp những mẫu biên bản nghiệm thu hot nhất hiện nay

VII. TẢI VỀ MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

1. Theo Thông tư 200 

2. Theo Thông tư 133

VIII. KẾT LUẬN

Qua bài viết trên các bạn đọc đã hiểu được mẫu giấy đề nghị tạm ứng là gì, công dụng của giấy đề nghị tạm ứng. Mong rằng bài viết trên của 123job.vn sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích nhất về mẫu giấy đề nghị tạm ứng.