Trì hoãn trong công việc là gì? Bí quyết giúp khắc phục thói quen trì hoãn

“Thôi để mai làm” - Đó có lẽ là câu nói kinh điển nhất của chúng ta, đặc biệt là các bạn trẻ khi đứng trước một đống công việc hay bài tập. Và câu chuyện trì hoãn trong công việc vẫn cứ được tiếp diễn cho tới khi deadline đã đuổi bạn đến tận nơi.

Đã có bao giờ bạn đứng trước tình huống phải thức thâu đêm để hoàn thành xong đống deadline phải nộp vào ngày mai chưa? Đã có bao giờ công việc được giao trước đó 1 tháng nhưng phải chờ tới khi còn vài ngày nữa là hết hạn bạn mới bắt tay vào làm việc? Có lẽ chúng ta đều sẽ có ít nhất một lần trải qua cảm giác này và bản thân mình cũng vậy. Vậy điều đó có thực sự nghiêm trọng không? Có những cách nào để chúng ta khắc phục được bệnh trì hoãn trong công việc? Cùng theo dõi tiếp bài viết dưới đây để được 123job bật mí về tác hại của bệnh trì hoãn trong công việc cùng với đó là đi tìm cho mình một động lực, một liều thuốc hiệu quả để chữa được “bệnh” trì hoãn trong công việc nhé!

I. Tìm hiểu trì hoãn trong công việc là gì?

Trì hoãn trong công việc là hiện tượng mọi người không giải quyết công việc một cách dứt điểm mà cứ để nó tồn đọng dai dẳng, từ ngày này qua ngày khác, tuần này qua tuần khác, tháng này qua tháng khác... Điều này không những kéo dài thời gian công việc, làm bạn cảm thấy mất tập trung mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc so với dự kiến. Một ví dụ đơn giản về sự sự trì hoãn trong công việc là một người xem các video hài hước trên internet, thay vào đó họ nên làm một dự án quan trọng của công ty.

Tìm hiểu trì hoãn trong công việc là gì?

II. Đặc điểm chung của người hay trì hoãn

Trên thực tế, rất ít người có thể nhận ra được mình đang mắc căn bệnh trì hoãn trong công việc. Và cách hiệu quả để bạn có thể nhận biết được mình có đang trì hoãn hay không là dựa vào một số biểu hiện như:

• Không thực hiện công việc theo đúng lộ trình, kế hoạch đặt ra ban đầu.
• Sẵn sàng gác lại công việc bởi những thứ không liên quan như phim ảnh, đi tụ tập cùng bạn bè, chơi game…
• Mặc dù có thời gian thực hiện công việc nhưng lại tạm hoãn nó và thực hiện những công việc không quan trọng khác.
• Thường xuyên chậm trễ deadline và có nhiều công việc tích tụ.

III. Những tác hại mà thói quen trì hoãn gây ra

1. Trì hoãn làm bạn chậm tiến

Thời gian có lẽ là tài sản quý giá nhất của mỗi người vì chúng ta có thể tận dụng thời gian để làm việc, nâng cao những kiến thức của bản thân, học hành chăm chỉ… Khi bạn dành nhiều thời gian đầu tư cho bản thân như dành thời gian đọc sách, học thêm ngoại ngữ, rèn luyện các kỹ năng mềm… thì chắc chắn cơ hội nghề nghiệp cũng như thăng tiến trong công việc của bạn sẽ nhiều hơn rất nhiều so với những người có thói quen trì hoãn trong công việc. Bởi vì sao? Vì những người bị bệnh trì hoãn trong công việc họ luôn mất tập trung, dành thời gian giải trí nhiều hơn cho công việc, không có những mục tiêu nghề nghiệp.

2. Trì hoãn làm giảm đi hiệu quả công việc

Chúng ta hãy lấy một ví dụ điển hình để chứng minh cho tác hại này nhé. Ví dụ như bạn có một dự án cần hoàn thành, cụ thể là lập ra một kế hoạch kinh doanh. Rõ ràng bạn thấy đây là một công việc vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên sự trì hoãn trong công việc luôn luôn thường trực trong tâm trí bạn khiến bạn bỏ qua dự án hết lần này tới lần khác. Và khi thời hạn nộp dự án sắp tới, lúc này bạn chỉ còn cách thâu đêm suốt sáng để nghiên cứu về nó. Nhưng thời gian tập trung vào một dự án rất ngắn, công sức bạn bỏ ra cũng không nhiều khiến cho kế hoạch của bạn không khả thi, chưa thực sự phù hợp và không mang lại hiệu quả so với đối thủ cạnh tranh. Từ ví dụ trên có thể thấy sự trì hoãn trong công việc đã làm giảm hiệu quả công việc đi rất nhiều và bên cạnh đó lúc này tầm quan trọng của bạn với doanh nghiệp không còn được đánh giá cao nữa.

3. Trì hoãn làm ảnh hưởng tới sức khỏe

Thói quen trì hoãn trong công việc ảnh hưởng tới cả sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn. Khi để đống công việc còn dang dở, chưa hoàn thành dồn lại vào vài ngày cuối, lúc này bạn sẽ phải bỏ ăn bỏ uống, thâu đêm suốt sáng để hoàn thành chúng và như vậy ảnh hưởng rất nhiều đến sức khỏe.

4. Trì hoãn tạo sức “ì” cho bản thân

Sự trì hoãn lâu ngày, kéo dài một thời gian dài khiến chúng ta chẳng muốn tập trung làm một điều gì đó nữa mà thay vào đó các trang mạng xã hội, những buổi tụ tập bạn bè, những công việc không quan trọng… đang xâm chiếm dần quỹ thời gian có hạn hàng ngày. Và lúc này sự trì hoãn trong công việc không những làm lãng phí thời gian, ảnh hưởng tới sức khỏe mà còn tạo sức “ì” cho bản thân, khiến chúng ta chẳng muốn hành động, cố gắng hoàn thành công việc nào đó nữa.

Những tác hại mà thói quen trì hoãn gây ra

IV. Bí quyết khắc phục thói quen trì hoãn trong công việc

1. Biết cách tự quản lý thời gian của bản thân

Tác hại lớn nhất mà bệnh trì hoãn trong công việc mang lại chính là lãng phí thời gian. Vì vậy đây chính là lúc bạn cần ngồi tập trung lại để lập cho mình một bảng quản lý thời gian trong ngày phù hợp. Hãy xác định những công việc nào trong ngày chiếm nhiều thời gian nhất, công việc nào chiếm ít thời gian và thời gian nghỉ ngơi là bao nhiêu để giúp cho việc quản lý thời gian được khả thi và hiệu quả hơn. Và bạn cũng nên dự phòng ra những khoảng thời gian thừa khi hoàn thành công việc trước hạn, sau đó thì sắp xếp cho những công việc khác.

2. Hiểu được tác hại của trì hoãn

Rõ ràng thói quen trì hoãn trong công việc mang tới cho chúng ta rất nhiều những tác hại nghiêm trọng như lãng phí thời gian, làm mất tập trung, không làm việc hiệu quả, ảnh hưởng tới con đường phát triển… Có thể bạn đã biết được những tác hại này nhưng rất khó để có thể giảm được sự trì hoãn trong công việc. Vậy thì khi bạn đứng trước danh sách những công việc cần làm hàng ngày, trước khi có suy nghĩ “Thôi để mai làm” xuất hiện trong đầu thì hãy nghĩ tới những tác hại xấu nhất mà bệnh trì hoãn trong công việc mang lại. Đây cũng có thể là cách hay giúp bạn có động lực hơn đấy!

3. Lên kế hoạch thực hiện

Một phần lý do chúng ta trì hoãn trong công việc là do mục tiêu công việc quá lớn, quá mơ hồ hoặc quá cao siêu. Thay vì mơ mộng về một cái đích quá xa như một năm, vài năm sau thì hãy đặt mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn và khả thi cho từng giai đoạn. Việc này sẽ khiến công việc của bạn đỡ “đáng sợ” hơn rất nhiều.

Bí quyết khắc phục thói quen trì hoãn trong công việc

4. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn

Khi đã lập ra được cho mình một nhiệm vụ, kế hoạch thực hiện cụ thể thì lúc này bạn hãy chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ như nghiên cứu, tạo outline, thực hiện chi tiết từng mục... và tập trung, dành thời gian vào từng tác vụ, mục tiêu nhỏ đó. Một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn theo dõi được tiến độ, tuân thủ deadline, sửa chữa khi cần thiết và bên cạnh đó giúp bạn có động lực thực hiện hơn.

5. Hạn chế sử dụng mạng xã hội

Những trang mạng xã hội thực sự có sức hút rất lớn đối với chúng ta mà một khi tìm hiểu, truy cập vào nó chúng ta khó lòng thoát ra được. Có thể mục đích truy cập vào mạng xã hội ban đầu của bạn là để tìm kiếm thông tin, phục vụ cho công việc, học tập. Tuy nhiên sau đó điều gì sẽ xảy ra? Hàng loạt những video với nội dung hấp dẫn, những drama nóng hổi, những bài hát hay làm tâm trí không thể không dừng lại được… càng cuốn bạn vào sân chơi của mạng xã hội. Với những sự hấp dẫn đó thì chắc chắn thời gian chúng ta bỏ ra sẽ rất lớn, có thể là 15 phút, 30 phút, 1 tiếng hay thậm chí là vài giờ đồng hồ... Và vì thế mà mạng xã hội đã vô tình làm chúng ta mất tập trung vào công việc, suy nghĩ “thôi để mai làm” lại xuất hiện trong tâm trí.

Để khắc phục được sự trì hoãn, bạn hãy nên đặt bộ hẹn giờ cho các trang mạng xã hội, xác định rõ khoảng thời gian trong ngày được sử dụng chúng. Ví dụ như đối với trang mạng xã hội Facebook hiện nay cũng đã có chức năng nhắc nhở thời gian sử dụng. Theo đó bạn chỉ cần nhập mức thời gian cho phép trong ngày và sau đó khi hết khoảng thời gian này facebook sẽ đưa ra thông báo nhắc nhở.

6. Rèn tính tập trung

Khi bạn tập trung vào việc thực hiện một điều gì đó chắc chắn thời gian rảnh rỗi, nghỉ ngơi của bạn sẽ ít dần đi và từ đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn. Để rèn cho mình được sự tập trung là rất khó, tuy nhiên mỗi ngày bạn có thể đặt ra các mục tiêu tập trung cụ thể để thực hiện. Ví dụ như ngày hôm nay bạn đặt ra cho mình nhiệm vụ phải tập trung 30 phút, ngày mai tăng lên 45 phút, rồi 60 phút… cứ như vậy dần dần tính tập trung của bạn sẽ được cải thiện rất nhiều. Một mẹo nhỏ là bạn có thể nghe nhạc tập trung làm việc, nhạc baroque hay những dòng nhạc nhẹ khác khi làm việc để có thể tập trung hơn.

7. Bố trí góc làm việc

Một góc làm việc được trang trí gọn gàng, có thể là hơi thơ mộng một chút với ngọn đèn lung linh, mùi thơm tỏa ra từ máy xông tinh dầu, xung quanh là những cuốn sổ, cây bút xinh xinh ở bàn làm việc… cũng là một phương pháp hiệu quả giúp chúng ta khắc phục được thói quen trì hoãn trong công việc. Bởi đôi khi một góc làm việc đẹp sẽ khiến cho bạn cảm thấy thích thú và dành thời gian bên nó nhiều hơn, khả năng tập trung cũng được nâng cao, làm việc hiệu quả hơn. Và  một bật mí nhỏ nữa là bạn nên thay đổi cách trang trí góc làm việc của mình thường xuyên để tạo ra được cảm giác mới mẻ nhé!

Trang trí một góc làm việc đẹp cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

8. Áp dụng phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro được tạo ra bởi Francesco Cirillo để giúp cho công việc học tập và làm việc hiệu quả hơn. Theo đó thì kỹ thuật này sử dụng bộ đếm thời gian để chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian, theo truyền thống có độ dài 25 phút và cách nhau bằng các khoảng nghỉ ngắn để chúng ta có thời gian nghỉ ngơi cũng như thư giãn đầu óc. Mục đích của ứng dụng này là giúp bạn tập trung vào bất kỳ nhiệm vụ nào bạn đang làm, chẳng hạn như học tập, làm việc hoặc viết mã. Đối với bản thân mình thì đây là một phương pháp hay mà bạn nên áp dụng vào trong công việc, học tập hay cuộc sống để có thể giảm được bệnh trì hoãn trong công việc. Với thời gian tập trung không quá dài, sau mỗi khoảng thời gian lại có thời gian nghỉ sẽ giúp chúng ta cảm thấy tập trung, làm việc hiệu quả và đỡ mệt mỏi, áp lực hơn.

9. Giao tiếp thường xuyên

Việc giao tiếp thường xuyên với những người xung quanh cũng là một phương pháp hiệu quả giúp bạn khắc phục được thói quen trì hoãn trong công việc. Trò chuyện với mọi người về công việc hay những chuyện nhỏ nhặt xung quanh cuộc sống sẽ đem đến cho bạn nguồn năng lượng mới, tràn đầy hứng khởi. Đặc biệt là khi giao tiếp với những người luôn có một năng lượng sống tích cực thì chắc chắn họ sẽ truyền cho bạn rất nhiều động lực và ngay lập tức bạn sẽ bắt tay vào công việc mà không hề có suy nghĩ về sự trì hoãn trong công việc. Tuy nhiên việc giao tiếp ở đây không đồng nghĩa với việc ngồi “tán chuyện” hay giao tiếp, thảo luận về những drama bạn nhé. Để giảm được bệnh trì hoãn trong công việc thì cũng nên chọn đúng người để giao tiếp và xác định một khoảng thời gian hợp lý để không làm ảnh hưởng tới công việc.

V. Kết luận

Quỹ thời gian của mỗi người là có hạn, thời gian cũng chẳng bao giờ đứng yên một chỗ để chờ ai hoàn thành xong đống công việc còn dang dở. Cuộc sống này là của chính bản thân chúng ta và chỉ có chính mình mới có thể thay đổi nó. Bức tranh cuộc đời với gam màu sáng hay tối đều là do đôi bàn tay của bạn quyết định. Vì vậy mình hy vọng rằng cả mình và bạn hãy thật mạnh mẽ, cố gắng trên con đường mình đi, không để thói quen trì hoãn cản đường để sau này khi nhìn lại chặng đường đã qua không cảm thấy phải hối tiếc nhé!