Nhân viên thu mua ngành xuất nhập khẩu là một trong những ngành đang được nhiều sinh viên theo đuổi. Bạn có theo đuổi vị trí này, tham khảo ngay bộ các câu hỏi phỏng vấn sau để thành công trong buổi phỏng vấn tới.

Bạn có đang theo đuổi ngành xuất nhập khẩu? Nếu là một phần của ngành này thì chắc hẳn bạn không còn xa lạ với hai từ “thu mua” hay còn gọi là purchase. Biết về khái niệm nhân viên thu mua nhưng bạn có từng tìm hiểu về các câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng vị trí nhân viên thu mua chưa?

I. Nhân viên thu mua là những ai?

1.1 Nhân viên thu mua là gì?

Hiểu đơn giản thì nhân viên thu mua là người đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm và duy trì nguồn cung ứng nguyên vật liệu giá cả hợp lý và chất lượng ổn định. Nhân viên thu mua làm việc ở bộ phận mua hàng của những doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty hoạt động trong ngành xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, nhân viên thu mua sẽ phải làm việc và phối hợp với các phòng ban khác như bộ phận sản xuất để giảm thiểu chi phí và mang lại doanh thu tối đa cho công ty .

1

Nhân viên thu mua là gì?

1.2 Công việc hàng ngày của nhân viên thu mua là gì?

Nghe cái tên nhân viên thu mua thì bạn cũng đã hình dung sơ qua được những công việc cơ bản của mình là gì rồi nhỉ. Hầu hết một ngày của nhân viên thu mua sẽ phải trải qua những công việc như:

  • Tìm kiếm danh sách nhà cung cấp nguyên vật liệu với bảng giá đi kèm chất lượng sản phẩm 
  • Kết hợp với phòng kế hoạch và bộ phận sản xuất để lên kế hoạch thu mua 
  • Lên kế hoạch đặt hàng cụ thể đi kèm yêu cầu chi tiết và quản lý quá trình thu mua và lựa chọn hàng
  • Cung cấp thông tin và văn bản cần thiết cho nhà cung cấp
  • Theo dõi đơn hàng và giải quyết vấn đề phát sinh 
  • Xác nhận thời gian sản xuất và thời điểm giao hàng cho từng thời điểm 
  • Đánh giá, cập nhật và duy trì đơn hàng định kỳ
  • Đảm bảo đơn hàng nhận được theo đúng hợp đồng

Công việc của một nhân viên thu mua sẽ linh hoạt và không hề nhàm chán như nhiều sinh viên nghĩ vì yêu cầu công việc sẽ nâng cấp theo từng cấp độ. Trước khi chuẩn bị trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên thu mua thì đây là thông tin cần nắm.

II. Top 10 câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua đầy đủ nhất

Bạn đã từng trải qua buổi phỏng vấn xin việc nào chưa? Hay bạn đã có kinh nghiệm trả lời thư mời phỏng vấn chưa? Bộ các câu hỏi phỏng vấn nào sẽ hỗ trợ bạn khi đi phỏng vấn vị trí nhân viên thu mua?

2.1 Hãy cho chúng tôi biết một chút về bản thân bạn?

Câu hỏi đầu tiên trong các câu hỏi phỏng vấn được nhà tuyển dụng ưu tiên để tìm hiểu thêm thông tin cá nhân của ứng viên. Trước khi tìm hiểu về chuyên môn và kỹ năng, ít nhất nhà tuyển dụng cũng muốn biết mình đang phỏng vấn ai, người này liệu có phải ứng viên tiềm năng không. Câu hỏi đầu tiên sẽ giúp bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng vì ấn tượng đầu tiên luôn trở thành ấn tượng sâu sắc nhất. 

2

Mở đầu các câu hỏi phỏng vấn 

Một câu hỏi trong các câu hỏi phỏng vấn sẽ không nói lên điều gì quá rõ ràng, tuy nhiên thái độ và giọng nói của bạn khi trả lời sẽ phần nào thể hiện được tinh thần và phong thái của bạn. Chắc chắn bạn sẽ được hỏi những câu hỏi phỏng vấn tương tự nên hãy chuẩn bị sẵn cho mình một màn giới thiệu bản thân mở đầu suôn sẻ, lưu loát và ấn tượng với nhà tuyển dụng nhé. Những thông tin cơ bản cần có là họ tên, tốt nghiệp chuyên ngành nào trường gì, công việc từng làm. Không cần rập khuôn mà chỉ cần đầy đủ thông tin, việc của bạn là hãy sáng tạo và linh hoạt khi trả lời nhé!

2.2 Bạn đã từng làm việc tại công ty nào chưa? Tại sao lại nghỉ việc ở đó?

Mặc dù câu hỏi này trong bộ các câu hỏi phỏng vấn không liên quan trực tiếp đến công ty hay nhà tuyển dụng, tuy nhiên cách bạn trả lời sẽ đánh giá phần nào thái độ làm việc của bạn. Mục đích của các câu hỏi phỏng vấn dạng này là tìm hiểu lý do nghỉ việc của bạn tại công ty cũ nhằm đánh giá ứng viên.  Cách bạn trả lời những câu hỏi phỏng vấn này sẽ xác định 60% kết quả được nhận hay không. Để tránh mất điểm cũng như làm cơ hội vụt mất thì hãy trả lời một cách thông minh và khéo léo nhé!

Bạn có thể thử đưa ra vài lí do tế nhị cho các câu hỏi phỏng vấn này như: Công ty chuyển văn phòng và vị trí đó không tiện cho tôi đi lại, Tôi muốn thay đổi môi trường để học hỏi và trau dồi kỹ năng nhiều hơn, Thách thức bản thân trong một vị trí mới sẽ giúp tôi phát triển nhiều kỹ năng,... Nhà tuyển dụng sẽ không đào quá sâu với các câu hỏi phỏng vấn này nên bạn hãy cứ thoải mái đưa câu trả lời ngắn gọn mà không quá gò bó hay nghiêm trọng vấn đề.

2.3 Hãy kể về tình huống bạn gặp khó khăn và cách bạn giải quyết?

Các câu hỏi phỏng vấn tình huống giúp nhà tuyển dụng đánh giá về khả năng cũng như kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Trong mỗi trường hợp, mỗi người sẽ ứng dụng kỹ năng xử lý tình huống khác nhau, tuy nhiên cách nào đảm bảo tối thiểu rủi ro thường sẽ được chọn. Nhà tuyển dụng muốn biết bạn đã từng rơi vào tình huống nào khó khăn chưa và cách bạn xử lý tình huống đó như thế nào? 

Để trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn này, ứng viên nên chuẩn bị trước một vài tình huống liên quan đến công việc thu mua, nghiệp vụ liên quan đi kèm với cách xử lý mà bạn cho là ổn thỏa. 

3

Các câu hỏi phỏng vấn tình huống

Ví dụ, trong trường hợp bạn thương lượng giá với một xưởng gia công hàng hóa cho công ty, mức giá bạn đưa ra không được họ chấp thuận vì lý do nguyên vật liệu tăng cao. 

Cách bạn xử lý tình huống này là từ chối thỏa thuận vì lý do không hợp lý. Bạn sử dụng kỹ năng giao tiếp và đàm phán để đưa ra những yếu tố về số lượng đơn hàng, số lượng gia công đi kèm hợp tác lâu dài để giữ giá cho đơn hàng nếu không bạn sẽ kiếm một đơn vị gia công khác. Hãy nhớ đừng đưa mình vào tình thế quá khó với dạng các câu hỏi phỏng vấn này mà lại mắc bẫy của nhà tuyển dụng vì họ có thể “hỏi xoáy đáp xoay” với bạn khiến bạn mất tập trung. 

2.4 Hãy kể một số điểm mạnh của bạn liên quan đến nhân viên thu mua?

Nếu đã từng tham gia những buổi phỏng vấn khác thì bạn cũng không còn lạ lẫm với các câu hỏi phỏng vấn điểm mạnh của bản thân. Mục đích của những câu hỏi phỏng vấn này nhằm giúp nhà tuyển dụng khám phá kỹ năng của ứng viên trong công việc. Thực ra, nhà tuyển dụng cũng muốn tìm hiểu về khả năng tự nhìn nhận bản thân của bạn, liệu rằng chính bạn có nhìn thấy điểm mạnh của mình để phát triển không, tùy thuộc vào năng lực của bạn.

Đối với các câu hỏi phỏng vấn này thì trước khi tham gia phỏng vấn, bạn nên tự nhìn nhận và đánh giá bản thân để biết điểm mạnh và điểm yếu của mình là gì, nó có phù hợp với vị trí nhân viên thu mua không. Khi tự nhìn nhận bản thân, bạn cũng có thể suy xét về khả năng phát triển của mình trong tương lai vì không ai muốn nhảy ngành liên tục mà không mang lại hướng phát triển ổn định. Điểm mạnh của bạn có thể là tính cách, kiến thức chuyên môn hay một kỹ năng nào đó phù hợp với vị trí nhân viên thu mua. Từ những điểm mạnh, bạn hãy đưa ra một tình huống cụ thể mà mình đã áp dụng điểm mạnh giúp mang lại hiệu quả cho công việc đó, sẽ càng tốt hơn nếu đó là vị trí nhân viên thu mua. 

2.5 Theo bạn hiểu Purchase là gì? Công việc chính của Purchase là gì?

Với các câu hỏi phỏng vấn về kiến thức được đặt ra nhằm giúp nhà tuyển dụng đánh giá sự hiểu biết của bạn về vị trí mà bạn đang ứng tuyển - nhân viên thu mua. Liệu rằng bạn có phù hợp với vị trí này không? Hay bạn có đủ đam mê để theo đuổi không?

4

Các câu hỏi phỏng vấn về kiến thức

Dù là một sinh viên hay một nhân viên đã đi làm thì chắc hẳn trước khi tham gia phỏng vấn, bạn cũng đã tìm hiểu về purchase. Purchase hay còn gọi là nhân viên thu mua giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Nhiệm vụ chính của purchase là tìm kiếm nguồn cung nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng với giá thành hợp lý để tối ưu lợi nhuận cho công ty. Nếu cần thiết, purchase có thể đứng ra ký hợp đồng với nhà cung cấp đó để hợp tác lâu dài. 

2.6 Anh/ chị mong muốn nhận được điều gì ở công ty chúng tôi?

Những câu hỏi phỏng vấn về mong muốn chủ yếu muốn nắm được định hướng của bạn tại vị trí nhân viên thu mua và công ty như thế nào. Bạn định hướng phát triển như thế nào khi ở công ty chúng tôi? Nhà tuyển dụng muốn biết điều này để xem họ có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không. Một phần vì những điểm chung sẽ dễ hợp tác với nhau cùng phát triển hơn. 

Để trả lời các câu hỏi phỏng vấn về mong muốn, bạn hãy trả lời thẳng thắn vì nếu mong muốn của bạn phù hợp với công việc và công ty, bạn mới có động lực làm việc và phát triển. Hãy nhớ, nhà tuyển dụng luôn muốn tuyển những ứng viên có mục tiêu nghề nghiệp và định hướng phát triển lâu dài cùng công ty vì việc thay nhân viên liên tục sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

8

Các câu hỏi phỏng vấn về định hướng

2.7 Bạn tiến hành tìm kiếm nguồn cung bằng cách nào trước khi mua hàng? 

Lại là một câu hỏi về khả năng làm việc trong bộ các câu hỏi phỏng vấn. Nhà tuyển dụng đang muốn thách đố khả năng làm việc và hiệu suất làm việc của bạn như thế nào mà thôi. 

Để tìm kiếm nguồn cung phù hợp nhất, bắt buộc nhân viên thu mua phải có khả năng research - nghiên cứu, tìm hiểu từ nhiều nguồn khác nhau. Những thông tin cần lưu ý khi nghiên cứu là giá thành nguyên liệu, số lượng, chất lượng và vị trí của nhà cung cấp. Để so sánh giữa nhiều nguồn cung thì bạn cần có được từ 3-5 cái tên khác nhau để đánh giá bên nào sẽ phù hợp để hợp tác cùng bạn trong tương lai. 

2.8 Theo bạn dự án nào cần lập hợp đồng mua hàng?

Không phải ứng viên nào cũng tìm hiểu trước về những câu hỏi phỏng vấn dạng này. Câu hỏi phỏng vấn trên thiên về khả năng làm việc kèm theo kinh nghiệm làm việc trong thực tế nên nhiều sinh viên mới ra trường sẽ bỡ ngỡ nếu được hỏi. 

5

Các câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm làm việc

Không cần quá lúng túng với các câu hỏi phỏng vấn này, bạn chỉ cần nhớ hợp đồng mua hàng sẽ chỉ hỗ trợ hiệu quả cho những mối quan hệ hợp tác lâu dài, vì những hợp đồng ngắn hạn sẽ chỉ làm tốn thời gian cho việc kiểm soát hợp đồng. Khi muốn hợp tác với một nhà cung cấp đang có nhiều điều kiện quá tốt và bạn muốn duy trì điều kiện đó trong thời gian dài thì việc lập hợp đồng là cần thiết. Hoặc nếu công ty bạn có kế hoạch nhập nguyên liệu định kỳ thì có thể sử dụng hợp đồng hợp tác kinh doanh để xác lập thời điểm giao hàng cố định.

2.9 Trong trường hợp nhà cung cấp không có khả năng đáp ứng mong muốn của bạn, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Để trả lời các câu hỏi phỏng vấn hơi “khó nhai” như trên thì bạn hãy thử đặt mình vào tình huống trên để nhận định vấn đề. Một nhân viên thu mua không thể để kho báo thiếu nguyên vật liệu, thiếu hàng hay chất lượng không đảm bảo. Tất cả những lỗi cơ bản trên sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp, vì vậy có những lỗi mà nhân viên thu mua không được mắc phải.

6

Các câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng

Để trở thành một nhân viên thu mua xuất sắc thì hãy luôn dữ trù phương án B, tức bạn nên có một danh sách những nhà cung cấp cùng một nguyên liệu để có thể tìm ngay được nguồn hàng thay thế khi có vấn đề xảy ra. Không ai đoán trước được tương lai, vì vậy để giảm thiểu rủi ro thì những phương án B sẽ cứu nguy cho bạn tức thời.

2.10 Làm sao bạn biết được giá sản phẩm làm theo đơn đặt hàng bạn mua từ nhà cung cấp nào đó hợp lý hay không

Nhân viên thu mua sẽ gặp nhiều tình huống rất khó xử và trên cũng là một trong số đó. Những câu hỏi phỏng vấn về tình huống luôn khiến cho ứng viên hoang mang khi đưa ra câu trả lời. Nhưng nếu có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi tham gia phỏng vấn thì không gì có thể làm khó bạn. 

Trước khi quyết định chọn một nhà cung cấp nào đó, chắc hẳn bạn cũng đã research và yêu cầu báo giá từ nhiều nguồn cung khác nhau. Việc so sánh giá giữa và mẫu hàng là một cách để bạn đánh giá được liệu rằng giá cả ở mức đó có phù hợp không? Hay một cách khác, bạn có thể tìm hiểu về những nguyên phụ liệu sản xuất ra nguyên liệu đó để tính giá thành trung bình để tránh đặt với giá bất hợp lý.

III. Những lưu ý khi tham gia phỏng vấn nhân viên thu mua 

3.1 Kiến thức khi đi phỏng vấn nhân viên thu mua

Công việc chính của một nhân viên thu mua xoay quanh kho và nguyên vật liệu. Nhiều công ty đã gộp chung nhân viên thu mua kiêm luôn nhiệm vụ của nhân viên kho. Để lên kế hoạch thu mua nguyên liệu, nhân viên thu mua cũng phải biết kiến thức về hàng tồn kho, lượng bao nhiêu là đủ để lên kế hoạch nhập hàng. Bên cạnh những kiến thức về kho, nhân viên thu mua nên có cái nhìn tổng quát về sản phẩm và những yếu tố cấu thành như giá, dịch vụ, phương thức thanh toán,...) để tạo ấn tượng qua các câu hỏi phỏng vấn về kiến thức. Hiểu được sản phẩm, nhân viên thu mua sẽ biết mình cần nguyên liệu như thế nào để lựa chọn phù hợp và định giá nguyên vật liệu. 

7

Lưu ý về kiến thức trong các câu hỏi phỏng vấn

3.2 Kỹ năng cần có của ứng viên nhân viên thu mua 

Hiểu được công việc của một nhân viên thu mua, ứng viên sẽ biết được danh sách những kỹ năng mà một nhân viên thu mua cần có để tra lời cho các câu hỏi phỏng vấn kỹ năng. Để có được cái giá tốt nhất cho doanh nghiệp thì kỹ năng đàm phán và thương lượng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì kỹ năng giao tiếp cũng giữ vai trò hỗ trợ để cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ hơn. 

8

Lưu ý về kỹ năng trong các câu hỏi phỏng vấn

Ngoài những kỹ năng trên thì khả năng về ngôn ngữ cũng là một yếu tố cần thiết để phát triển những mối quan hệ quốc tế. Đặc biệt khi bạn muốn trở thành nhân viên thu mua ngành xuất nhập khẩu thì khả năng ngôn ngữ sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc. 

IV. Kết luận 

Dù bạn sắp bước vào một buổi phỏng vấn vị trí nhân viên thu mua hay bất cứ vị trí nào thì bộ các câu hỏi phỏng vấn cũng là bước đầu để bạn tự tin hơn khi tham gia buổi phỏng vấn. Bất cứ sự chuẩn bị nào đều không phải là thừa nếu bạn thật sự nghiêm túc theo đuổi để phát triển trong một ngành nghề nào đó.