Hiện nay, việc quản lý kho hàng ngày càng trở nên quan trọng trong quản trị doanh nghiệp để tối ưu được chi phí hoàn thiện sản phẩm. Vậy có những phần mềm quản lý kho hàng nào hiệu quả?

Để sản xuất được một sản phẩm, doanh nghiệp thường quan tâm đến chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, nhà xưởng mà quên mất chi phí lưu trữ hàng hóa. Hàng hóa tồn kho cũng cần được quản lý và theo dõi ở mức cho phép vì lưu trữ nhiều sẽ dẫn đến chi phí lưu kho cao. Vậy nên, mỗi doanh nghiệp cần có phần mềm quản lý kho một cách hiệu quả để theo dõi tỷ lệ hàng tồn kho.

Các phần mềm quản lý kho tốt nhất

Các phần mềm quản lý kho tốt nhất

I. Quản lý kho hàng hiệu quả với Excel

1.1 Mẫu file Excel quản lý kho hàng

Những thông tin cần thiết để tạo thành một phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả.

  • Mã hàng hóa
  • Tên hàng hóa
  • Ngày tháng
  • Số lượng nhập 
  • Gía thành
  • Thành tiền
  • Thông tin nhập kho, xuất kho, tồn kho

Những thông tin trên là những thông tin cơ bản cần thiết cho một phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí theo hình thức thủ công, hỗ trợ doanh nghiệp đo lường, thống kê được hàng hóa trong kho.

1.2 Cần kỹ năng gì để quản lý kho hàng bằng Excel

Khi sử dụng Excel để quản lý kho, hiển nhiên, nhân sự phải được đào tạo những kỹ năng quản lý chuyên môn để sử dụng excel dễ dàng và hiệu quả hơn. Những kỹ năng cơ bản cần thiết để có thể làm việc với một phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí:

Chỉnh sửa cơ bản: Để tạo được một file quản lý kho hiệu quả, ít nhất người nhân sự phải biết cách kẻ khung, tạo bảng, phân chia bố cục, chỉnh sửa kích thước chữ hay màu sắc để bảng thống kê hàng hóa dễ hiểu hơn. 

1

Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí

Hàm cơ bản: Excel có rất nhiều hàm bổ trợ cho việc sử dụng excel hiệu quả, tuy nhiên sẽ có một vài hàm cơ bản được ứng dụng nhiều trong file quản lý kho: Sum(tổng), Count(Đếm),...

Tinh chỉnh excel để phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty: Mỗi công ty sẽ tuân theo những quy tắc khác nhau, kế toán sẽ là người quyết định và tuân theo hình thức kinh doanh nào và điều chỉnh file cho hợp lý

  • FIFO: Nhập trước xuất trước
  • FILO: Nhập trước xuất sau
  • LIFO: Nhập sau xuất trước
  • JIT: Xác định hàng nhập xuất theo số lượng và thời điểm

2

Quản lý kho bằng excel miễn phí như hế nào

1.3 Rủi ro khi quản lý kho hàng bằng Excel

Nếu doanh nghiệp của bạn quyết định sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí thì bạn nên cân nhắc một chút rủi ro sẽ gặp phải:

Độ bảo mật không cao: Hiển nhiên khi sử dụng excel để quản lý kho, bạn sẽ không có bất kì sự bảo mật nào về thông tin hay dữ liệu trong file vì excel không có hỗ trợ tạo vòng bảo mật. Bên cạnh đó, bất cứ ai cũng có thể truy cập vào file excel nếu như bạn chuyển file excel cho người khác vì vậy thông tin dễ bị “mất” mà bạn cũng không hay. 

Mọi thao tác đều thủ công: Dù là thao tác nhập, xuất hay kiểm tra hàng hóa, bạn đều phải nhập thủ công. Nếu không cẩn thận hay không chú tâm, việc nhập sai hoàn toàn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. 

Thiếu sự kết nối và đồng bộ dữ liệu: Vì excel chỉ được tạo từng sheet, sử dụng sheet như thế nào là do bạn. Excel không có nhiệm vụ kết nối những thông tin liên quan với nhau hay đồng bộ thông tin với những file khác. Nếu như doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh thì việc sử dụng excel sẽ vô cùng rủi ro và khó khăn.

Thiếu báo cáo cụ thể chi tiết: Nếu muốn có báo cáo thì bắt buộc bạn phải tự nhập và tự tạo bảng thống kê về hàng nhập hoặc hàng xuất. Tất cả thông tin trên file excel sẽ chỉ dừng lại là một bản thông tin, không phải một báo cáo hay thống kê toàn diện.

1.4 Giải pháp hạn chế rủi ro khi quản lý kho hàng bằng Excel

Một trong những giải pháp tốt nhất để hạn chế rủi ro khi quản lý kho hàng là thay thế excel bằng một phần mềm quản lý kho chuyên biệt hơn. Những công cụ quản lý kho chuyên biệt cũng có nhiều phần mềm quản lý khomiễn phí hỗ trợ doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn vẫn muốn sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phíthì phải kiểm tra kỹ lưỡng khi nhập thông tin vì mọi thao tác cần sự chính xác tuyệt đối. Sau khi đã nhập thông tin hoàn chỉnh thì những kỹ năng excel như liên kết sheet sẽ giúp doanh nghiệp xử lý thông tin và dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn.  

II. Phần mềm quản trị kho hàng chuyên nghiệp miễn phí Link

Nếu phần mềm excel quá thủ công và khó khăn khi thao tác thì hiện nay trên thị trường cũng có nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí để hỗ trợ những doanh nghiệp nhỏ không cần thao tác phức tạp. Có những công cụ là phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn và doanh nghiệp không cần phải trả phí cho bất cứ tính năng nào. 

2.1 5 Phần mềm quản trị kho hàng miễn phí

Adaline: Adaline là một trong những phần mềm quản lý kho miễn phí được cung cấp bởi VZSoft - đây là một phần mềm tích hợp hai tính năng chuyên biệt là tính năng bán hàng và quản lý kho. Phần mềm này thường được sử dụng tại những cửa hàng nhỏ, tạp hóa, siêu thị, tiệm bánh nhằm tiết kiệm thời gian tính tiền. 

3

Phần mềm quản lý kho miễn phí Adaline

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể nhập thông tin hàng hóa theo nhiều phương thức khác nhau phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Sau khi nhập thông tin, Adaline hỗ trợ người dùng tra cứu thông tin xuất, nhập hay số lượng hàng hóa tồn kho. 

BS Silver: Đây là một phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn được cung cấp bởi BlueSoft được sử dụng để kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu ở nhiều kho hàng khác nhau. Phần mềm này có thể hỗ trợ cho hầu hết doanh nghiệp chứ không riêng gì những cửa hàng nhỏ. 

Tính năng kiểm soát giá thành nhập vào của hàng hóa theo từng giai đoạn là một trong những tính năng được ưa chuộng nhất của BS Silver. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng những file mẫu xuất, nhập kho chuẩn theo bộ tài chính trực tiếp trên phần mềm. 

SSE: SSE là một phần mềm quản lý kho miễn phí với tính năng ưu việt là tự động hóa thông tin, sao chép và đồng bộ hóa dữ liệu. Phần mềm này phù hợp với nhiều đối tượng hàng hóa với nhiều chủng loại khác nhau. Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa xuất, nhập mà SSE cho phép hạch toán kế toán trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian của kế toán. Sau khi hạch toán, SSE cho phép doanh nghiệp nhập dữ liệu lên phần mềm bằng file Word hoặc Excel và tự chuyển đổi dữ liệu để phù hợp.  

Perfect Warehouse: Đây là một phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giao diện được thiết kế đơn giản, dễ dàng thao tác và sử dụng. Phần mềm cho phép doanh nghiệp phân quyền cho người sử dụng theo từng cấp độ nhằm quản lý số lượng hàng hóa và nguyên vật liệu. 

GM Sales: Phần mềm GM Sales là một trong những phần mềm quản lý kho miễn phí đầy đủ tính năng nhất hiện nay: quản lý hàng hóa tồn, xuất nhập, quản lý và thu hồi công nợ, quản lý chương trình khuyến mãi. Từ những tính năng trên phần mềm tự động hạch toán và đưa ra con số lợi nhuận của doanh nghiệp. 

4

Phần mềm quản lý kho miễn phí GM Sales

2.2 5 Phần mềm quản trị kho hàng Việt Nam

Kiot Viet: Đây là một trong những phần mềm quản lý kho đang được sử dụng phổ biến tại Việt Nam. Dù không phải là một phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn nhưng khi mới sử dụng, doanh nghiệp được sử dụng miễn phí ở một vài tính năng cơ bản.

Kiot Viet cho phép doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa trong kho bằng mã vạch. Việc sử dụng mã vạch thuận lợi cho doanh nghiệp trong thao tác, xuất, nhập kho hay kiểm kê hàng hóa. 

6

Phần mềm quản lý kho Kiotviet

Sapo: Phần mềm quản lý kho Sapo cũng đang là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều nhà bán lẻ vì sự tiện lợi của nó. Cũng như Kiot Viet, Sapo cũng quản lý hoạt động xuất, nhập hàng hóa thông qua mã vạch của sản phẩm. Tuy nhiên, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn thì việc kết hợp với những phần mềm quản lý và vận chuyển khác sẽ hỗ trợ tốt hơn khi vận hành. 

Suno: Đây là một trong những phần mềm bán hàng có tích hợp chức năng quản lý kho. Phần mềm này hỗ trợ cửa hàng kiểm soát hàng hóa thực có trong kho nhờ vào tính năng kiểm kê hàng hóa xuất nhập theo từng thời gian thực tế. Mỗi người dùng được cung cấp một tài khoản riêng, từ đó việc kiểm soát hay truy xuất hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.

7

Phần mềm quản lý kho Suno 

SOF: Phần mềm quản lý kho SOF có độ bảo mật cao với từng chức năng. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hệ thống và phân quyền cho người dùng làm đúng việc được yêu cầu. Một lợi ích của SOF hơn những phần mềm khác là nó có thể được sử dụng trên mọi thiết bị và giao diện khác nhau. Với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, SOF hỗ trợ xuất báo cáo dưới dạng file word để thống kê số lượng hàng hóa trong kho. 

ECount: Đây là một trong những phần mềm quản lý kho đang được sử dụng nhiều nhất dù nó không phải là một phần mềm quản lý kho miễn phí. Khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp chỉ cần nhập số liệu tồn kho ban đầu, mọi vấn đề xuất nhập sẽ được quản lý tự động và kiểm tra số lượng theo thời gian thực. Ngoài ra, ECount hỗ trợ tính toán chi phí cũng như ước chừng số lượng hàng hóa cần thiết nhập thêm.

2.3 5 Phần mềm quản trị kho hàng của nước ngoài

NetSuite: Đây là một phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng và giám sát các hoạt động sản xuất, chuỗi cung ứng và nhân lực. NetSuite cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp toàn diện hỗ trợ quy trình xuất nhập hàng hóa, tính trạng hàng hóa giúp tối đa chi phí lưu kho. 

8

Phần mềm quản lý kho Netsuite

SAF EWM: Phần mềm này được xây dựng trên nền tảng Internet of Thing nhằm kết nối các hoạt động trong chuỗi cung ứng hàng hóa. SAF EWM được tích hợp trên nền tảng điện toán đám mây nên nó có tính năng quản lý hoạt động lưu kho trên diện rộng để kiểm soát và quản lý hàng hóa. 

Infor Supply Chain: Phần mềm quản lý kho được thiết kế với mục đích tự động thiết lập một số hoạt động chính trong quản lý tồn kho và triển khai theo dõi khách hàng. Tích hợp với quản lý phân phối đơn hàng, phần mềm hỗ trợ giao hàng đa kênh giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí.

Oracle WMC: Đây là một phần mềm quản lý kho hàng được xây dựng trên trình duyệt website với giá thành tiết kiệm. Oracle WMC cung cấp cho doanh nghiệp các giải pháp nhằm lưu trữ hàng hóa, cải thiện tốc độ giao hàng và kiểm soát hoạt động xuất, nhập khi. Các sàn thương mại điện tử được khuyên dùng nên sử dụng phần mềm này. 

IBM Sterlong WMS: Đây là một trong những phần mềm quản lý kho có độ tùy biến cao. Phần mềm cho phép người dùng tùy biến sử dụng các tính năng nhằm xây dựng một phần mềm tương thích nhất với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ vào tính năng bao cáo thông tin hàng hóa theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng hơn. 

III. Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng một phần mềm quản lý kho hàng để hỗ trợ các hoạt động vận hành trong kho một cách hiệu quả hơn. 

3.1 Quản lý quy trình nhập kho 

Sắp xếp hàng hóa đúng nơi quy định: Trước khi lên kế hoạch nhập hàng, quản lý kho cũng phải quan tâm về vị trí lưu trữ hàng, liệu trong kho còn chỗ trống không? Phần mềm quản lý kho sẽ giúp cho kiểm kho nắm được hàng nào đã hết, vị trí hàng trống để sắp xếp nhập hàng và sắp xếp nhân sự, thiết bị bốc xếp hỗ trợ việc nhập hàng năng suất hơn.

Kiểm soát quy trình nhập hàng: Khi nhận hàng, kiểm kho sẽ quan tâm đến loại hàng hóa, số lượng và chất lượng hàng hóa. Việc nhập liệu lên phần mềm quản lý giúp quy trình nhập hàng kiểm soát lỗi và tiết kiệm thời hơn.

Nhận hướng dẫn nhập kho từ phần mềm: Phần mềm đã xây dựng những mẫu nhập kho cơ bản hỗ trợ kiểm kho tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm kê hàng hóa, lưu trữ hàng hóa đúng nơi quy định. 

Chụp hình tình trạng hàng hóa: Khi kiểm tra đầu vào hàng hóa, nếu có vấn đề xảy ra thì việc chụp hình tình trạng hàng hóa sẽ là bằng chứng hỗ trợ tranh chấp với các bên cung ứng.

In nhãn và dán nhãn tại chỗ: hỗ trợ kiểm kho xử lý hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát.

3.2 Quản lý quy trình xuất kho 

Giảm thời gian đóng gói: Phần mềm quản lý kho sẽ đưa ra những gợi ý tùy vào loại hàng hóa và số lượng hàng hóa để thời gian đóng gói nhanh nhất và bảo quản hàng hóa tốt nhất. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được hơn 50% chi phí vận hàng và tối ưu hóa quy trình xuất hàng.

Quy trình đóng gói và dán nhãn: Khi nhập kho, hàng hóa đã được lưu trữ thông tin về trọng lượng, kích thước nên khi xuất kho phần mềm có thể tự động xác định số lượng hàng hóa và đóng gói để bảo quản sự an toàn của hàng hóa với chi phí đóng gói tối thiểu. Nhãn hàng hóa luôn gắn liền với kiện hàng.

9

Quản lý tồn kho hiệu quả 

3.3 Quản lý tồn kho

Hệ thống cảnh báo tự động: Hệ thống này là một phần quan trọng trong bất cứ phần mềm quản lý kho nào. Việc thiếu hàng sẽ gây ra nhiều hậu quả về sản xuất, giao dịch hàng hóa hay doanh thu, vậy nên hệ thống này sẽ báo qua email về tình trạng thiếu hàng để doanh nghiệp cập nhật.

Bổ sung tồn kho: Mỗi kho hàng sẽ có cách vận hàng khác nhau, tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp sẽ sắp xếp theo khu vực với từng số lượng cần thiết. Vậy nên việc đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho phải luôn đảm bảo không dưới số lượng tối thiểu phải lưu trữ để quá trình sản xuất hay lấy hàng được trơn tru. 

Áp dụng quản lý cho thiết bị di động: Đây là một cập nhật của phần mềm trên phương tiện website. Không phải lúc nào kiểm kho cũng sẽ sử dụng máy tính nên việc cập nhật một phần mềm trên app điện thoại sẽ hỗ trợ kiểm kho quản lý và vận hành kho hiệu quả hơn, năng suất hơn.

Phân tích dự báo tồn kho: Phần mềm có thể thay kiểm kho ước tính hợp lý về doanh thu mỗi ngày và đưa ra báo cáo về số lượng sản phẩm dự kiến để hoạt động xuất, nhập và lưu trữ hiệu quả.

3.4 Nâng cao năng lực cạnh tranh và dịch vụ khách hàng

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Việc áp dụng công nghệ, phần mềm quản lý kho hàng vào quy trình vận hành của doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và tự động hóa đồng bộ dữ liệu đáp ứng nhu cầu khách hàng trong thời gian tối ưu nhất.

Phân quyền truy cập cho khách hàng: Tính năng này hỗ trợ nhà cung cấp và khách hàng chủ động kiểm tra hàng hóa và tiết kiệm thời gian trong việc giao tiếp bằng email hay điện thoại. 

IV. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng Link

4.1 Quản lý kho hàng bằng thủ công không còn phù hợp với xu thế

Các doanh nghiệp thường sử dụng excel như một phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn, tùy nhiên chúng ta không thể không thừa nhận rằng việc quản lý dữ liệu qua excel sẽ vô vùng rời rạc và không tránh khỏi những lỗi nhập thủ công. 

Hiện nay, những doanh nghiệp vận tải, việc làm ngành logistics đang sử dụng các phần mềm quản lý vận tải và quản lý phân phối,... để hỗ trợ vận chuyển nhanh hơn và tối ưu được chi phí. Nếu sử dụng một phần mềm quản lý kho chuyên biệt thì việc liên kết với những phần mềm khác sẽ giúp doanh nghiệp tiện chia sẻ và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng.

10

Phần mềm quản lý kho tối ưu

4.2 Phần mềm quản lý kho hàng toàn diện

Phần mềm quản lý kho toàn diện sẽ hỗ trợ doanh nghiệp các hoạt động như quản lý kho, nhân sự và các hoạt động vận hành kho. Các tính năng này phù hợp với chủ hàng, doanh nghiệp sản xuất và nhà phân phối nhằm đưa ra biện pháp tối ưu nhất trong khâu vận hành.

V. Kết luận 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng excel như một phần mềm quản lý kho miễn phí thì hãy cân nhắc việc chuyển đổi sang một phần mềm quản lý kho chuyên biệt hơn. Những phần mềm chuyên biệt có thể tốn thêm chút chi phí nhưng sẽ hỗ trợ tốt hơn trong khâu vận hành kho hàng, lưu trữ và  vận chuyển. Những lợi ích mà phần mềm quản lý kho mang lại nhiều hơn phần chi phí mà bạn phải chi trả.