Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho

Nếu bạn chưa biết Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho là gì, gồm những bước nào và cần lưu ý gì trong quá trình Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho thì hãy cùng 123job.vn tìm hiểu ngay các thông tin bổ ích trong bài viết dưới đây.

Ngày nay, kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp, tổ chức. Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho giúp các nhà quản lý xác định tình trạng của hàng tồn kho, hạn chế các gian lận và sai sót trong quá trình xuất nhập hàng hóa, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.

I. Những rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng 

Quản lý rủi ro hàng tồn kho như thế nào?

Quá trình kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho thường xảy ra rất nhiều rủi ro trong đó có những rủi ro có thể lường trước và những điều bất ngờ xảy ra. Có nhiều trường hợp rủi ro khác nhau sẽ có những cách xử lý và cơ chế kiểm soát tương ứng. Dưới dây là một số trường hợp thường gặp và cách giải quyết tốt nhất:

* Trường hợp kho hàng gặp hỏa hoạn, mất cắp, lãng phí ta sẽ kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho như sau:

• Hạn chế tiếp cận kho có chứa hàng tồn.
• Kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa tồn kho.
• Kiểm tra định kỳ kho hàng.
• Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định phòng cháy chữa cháy.

* Trường hợp hàng tồn kho vượt mức cần thiết/không đáp ứng nhu cầu thì sẽ kiểm soát như sau:

• Đầu tiên cần xác định mức tồn kho tối ưu trong điều kiện cho phép.
• Báo cáo với cấp trên khi hàng hóa tồn kho vượt quá hoặc thấp hơn mức an toàn.
• Triển khai các cuộc họp định kỳ giữa các bộ phận bán hàng – sản xuất – tồn kho.

* Trường hợp không kịp thời xử lý hàng hóa tồn kho chậm luân chuyển sẽ được kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho như sau:

• Lập báo cáo thống kê toàn bộ tuổi của hàng tồn kho.
• Theo dõi sát sao vòng quay tồn kho theo danh mục sản phẩm.
• Báo cáo thường xuyên về hàng hóa tồn kho chậm luân chuyển.

* Trường hợp các đánh giá không chính xác giá trị của hàng hóa tồn kho thì bạn cần kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho như sau:

• Đưa ra quy định cụ thể về cách định giá hàng tồn kho theo tiêu chí nhất định.
• Theo dõi chính xác tình hình lãi gộp của hàng hóa.
• Ấn định giá thành định mức và so sánh sự các chênh lệch giữa thực tế và định mức.

II. Các cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro .

Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho

Khi kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho sẽ có các cơ chế xử lý riêng biệt cho từng tiêu chí để đảm bảo tối ưu chi phí và giảm thiểu tối đa thiệt hại cho doanh nghiệp, trong đó phổ biến nhất là 4 cơ chế sau:

• Lập các báo cáo thường xuyên về các biến động bất thường của Tuổi hàng tồn kho, tình hình hàng hóa khi bán đi mà bị trả lại, các trường hợp hàng hóa trễ hạn sản xuất, không thể tiêu thụ.
• Phân tích vòng quay tồn kho theo định kỳ để đánh giá mức độ an toàn của số lượng hàng tồn kho.
• Phân tích mức chênh lệch giá thành thực tế với giá thành định mức để đo lường lợi nhuận từ hàng hóa
• Phân tích tình hình lãi gộp của hàng hóa để đưa ra các báo cáo chính xác về lợi nhuận của doanh nghiệp.

III. Tóm tắt ma trận kiểm soát.

Ma trận kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho có 2 dạng là kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn theo hàng dọc và kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn theo chiều ngang kết hợp với từng quy trình nghiệp vụ.

1. Kiểm soát theo chiều dọc.

Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho theo chiều dọc thường ít được áp dụng vì nó không bám sát vào các danh mục hàng hóa và không cho ra kết quả chi tiết. Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho được thực hiện bằng 2 cách:

• Theo từng bộ phận.
• Theo từng cá nhân.

2. Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho chiều ngang kết hợp với từng quy trình nghiệp vụ:

• Quy trình xuất hàng hóa.
• Quy trình nhập hàng hóa.
• Quy trình tính tiền lương.
• Quy trình kế toán tài chính.
• Quy trình chi tiêu cho doanh nghiệp.
• Quy trình sản xuất sản phẩm.
• Quy trình quản lý hàng tồn kho.
• Và một số quy trình nhỏ khác.

IV. 7 bước kiểm soát hàng tồn kho.

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Bước 1: Mở đầu

Tổ chức và quản lý một cách có hệ thống quy trình xuất - nhập hàng hóa vào kho, lưu trữ các chứng từ, dán nhãn mác (barcode) của toàn bộ sản phẩm hoặc các giấy tờ liên quan có giá trị liên thành. Xây dựng quy định bảo quản hàng hóa và quy cách đóng thùng hàng hóa sao cho việc khuân vác, vận chuyển, kiểm đếm dễ dàng và kiểm soát được thuận tiện.

Bước 2: Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho đầu kỳ

Kiểm đếm thực tế toàn bộ hàng hóa tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu với sổ sách kế toán sao cho khớp nhất để kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu sao cho trùng khớp với số lượng tồn kho đầu kỳ.

Bước 3: Nhập hàng hóa vào kho

• Quy trình nhập kho gồm các nghiệp vụ sau: Mua hàng hóa, gia công sản phẩm, sản xuất sản phẩm, xử lý nguyên vật liệu thừa và các phế phẩm, hàng bán trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho. 
• Thông thường trong khi kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho sẽ có một số nghiệp vụ đã tự tạo phiếu nhập và được lưu trữ dữ liệu, hiển thị trong màn hình nhập kho nên không cần phải tạo lại các chứng từ nhập kho.
• Thực hiện việc kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu kỹ lưỡng với số lượng tạo sẵn trong phiếu nhập hàng hóa vào kho.

Bước 4: Xuất hàng hóa ra khỏi kho

• Quy trình xuất kho gồm các nghiệp vụ sau: Bán hàng, xuất nguyên vật liệu sản xuất – gia công hàng hóa, hàng mua trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho.
• Cũng giống như bước nhập kho, khi kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho, thường một số nghiệp vụ đã tự tạo phiếu xuất kho và được lưu trữ dữ liệu sẽ hiển thị trong màn hình xuất kho nên không cần phải tạo lại các chứng từ xuất kho.
• Thực hiện việc kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu dữ liệu đó với số lượng tạo sẵn trong phiếu xuất kho hàng hóa.

Bước 5: Quản lý hàng hóa tồn kho

• Để kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho được tốt nhất thì bạn cần theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và thường xuyên kiểm tra , đối chiếu với thực tế. Cần thực hiện việc truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu nếu phát hiện ra sai sót.
• Lập báo cáo cảnh báo các mặt hàng cần tồn kho an toàn để đặt hàng tránh tình trạng lãng phí tài nguyên. Cảnh báo hàng hết hạn sử dụng để thanh lý kịp thời, tránh gây mất mát không đáng có.

Bước 6: Kết chuyển tồn kho sang tháng mới

• Đây là bước quan trọng khi kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho, việc kiểm tra sổ sách, kiểm kê hàng hóa thực tồn vào cuối tháng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt sản phẩm của mình.
• Thực hiện việc kết chuyển số dư cuối tháng sang đầu kỳ tháng mới.

Bước 7: Kết thúc

• Đây là bước cuối cùng để kết thúc quá trình kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho. Bạn cần lưu trữ chứng từ phiếu nhập hàng hóa, phiếu xuất hàng hóa và các báo cáo tồn kho để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.
• Thường xuyên cảnh báo tồn kho an toàn và hàng thanh lý để nghiệp vụ tồn kho được hoàn thiện hơn.

V. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến quá trình kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho và những vấn đề xung quanh hàng tồn kho. Mong rằng với những thông tin hữu ích này, chúng tôi sẽ giúp cho bạn quản lý kho, hàng hóa và quản lý doanh nghiệp tốt hơn. Chúc các bạn may mắn và thành công!