Bật mí cách viết thư từ chối ứng viên mà HR nên xem ngay

Thư từ chối ứng viên là một trong những phản hồi từ nhà tuyển dụng khi ứng viên không đủ điều kiện lọt vào vòng sau, một sự tôn trọng thời gian cũng như cố gắng của ứng viên trong thời gian qua.

Một ứng viên khi ứng tuyển vào một vị trí công việc, họ luôn mong đợi kết quả của buổi phỏng vấn dù nó là kết quả tiêu cực hay tích cực. Làm sao để nhân sự có thể tinh tế và khéo léo khi viết thư từ chối ứng viên?

I. Tại sao cần viết thư từ chối ứng viên?

1.1 Thư từ chối ứng viên hay mẫu thông báo không trúng tuyển là gì? 

Nếu như sau quá trình phỏng vấn, ứng viên để lại ấn tượng tốt và có cơ hội đi tiếp thì sẽ nhận được thư mời phỏng vấn vòng tiếp theo hay thư mời làm việc. Ngược lại, trong trường hợp ứng viên không đáp ứng đủ yêu cầu của doanh nghiệp, ứng viên cũng được quyền nhận được thư từ chối. Thư từ chối sẽ được gửi cho những ứng viên không được chọn để đi tiếp cùng doanh nghiệp hay không phù hợp với vị trí công việc hay văn hóa doanh nghiệp. Hành động gửi thư từ chối là một cách thể hiện sự tôn trọng của nhà tuyển dụng với ứng viên.

Chọn lọc hồ sơ ứng viên phù hợp

1.2 Tại sao cần gửi thư từ chối cho ứng viên?

Ứng viên là người cần được nhận phản hồi về kết quả phỏng vấn dù rằng kết quả không mấy khả quan. Nhận thông báo từ nhà tuyển dụng là một trong những bước thuộc quy trình phỏng vấn dù kết quả như thế nào. Thư từ chối ứng viên không hẳn là một thông báo tiêu cực vì khi nhận được thư từ chối, ứng viên biết rằng mình cần cải thiện kỹ năng và trau dồi kiến thức để phát triển bản thân tốt hơn. 

Bên cạnh đó, thư từ chối là một bằng chứng thể hiện sự tôn trọng mà doanh nghiệp dành cho ứng viên vì họ đã dành thời gian để ứng tuyển cũng như tham gia phỏng vấn. Và hơn hết, khi nhận được thư từ chối, ứng viên biết rằng mình không còn cơ hội với công việc này và cũng đỡ mất thời gian chờ đợi. Ứng viên đã bỏ thời gian để tìm kiếm, nghiên cứu thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp, họ dành thời gian để nộp hồ sơ xin việc và tham gia phỏng vấn. Quá trình này không hề ngắn, vậy nên nếu như không nhận được thư từ chối thì liệu rằng ứng viên sẽ phải chờ đến khi nào. Vậy nên để tránh mất thời gian của hai bên thì doanh nghiệp nên xử xự một cách lịch sự bằng cách gửi một bức thư từ chối cho ứng viên và thông báo về vấn đề không phù hợp giữa ứng viên và doanh nghiệp. 

II. Cách viết thư từ chối chuyên nghiệp

2.1 Thông tin cá nhân của ứng viên

Để thể hiện được sự tôn trọng và sự quan tâm của doanh nghiệp với ứng viên thì nhân sự nên nhắc đến tên ứng viên kèm theo vị trí ứng tuyển. Khi đọc nội dung thư từ chối và thấy được những thông tin cá nhân của mình thì họ hiểu rằng doanh nghiệp cũng đã dành thời gian để xem xét về khả năng của mình với vị trí công việc. 

Cá nhân hóa thông tin ứng viên

2.2 Cảm ơn

Cảm ơn là một lời nhắn nghiễm nhiên doanh nghiệp phải gửi đến với ứng viên vì họ đã dành một khoảng thời gian để theo dõi và quan tâm đến doanh nghiệp cũng như vị trí công việc này. Để đi được đến vòng phỏng vấn thì ứng viên phải dành thời gian để tìm kiếm thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp, sau đó ứng viên phải hoàn thiện toàn bộ hồ sơ xin việc để phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc. Sau tất cả những sự chuẩn bị đó thì ứng viên được mời tham gia phỏng vấn và ứng viên cũng cần tìm hiểu một số thông tin liên quan đến công ty và vị trí công việc để có thể trả lời các câu hỏi phỏng vấn. Tất cả những giai đoạn đều cần sự chuẩn bị nên nếu như họ thật sự không phù hợp thì ứng viên vẫn nên nhận được một lời cảm ơn. Lời cảm ơn này còn thể hiện được sự trân trọng của doanh nghiệp với những cố gắng mà ứng viên đã bỏ ra.

2.3 Phản hồi

Trước khi viết nội dung thư mời từ chối thì nhân sự có thể phác thảo bản nháp về những thông tin cơ bản cần. Sau khi đã chuẩn bị đủ thông tin thì nhân sự có thể trực tiếp viết một email với nội dung ngắn gọn, rõ ràng với lý do tại sao ứng viên không được chọn. Nhân sự có thể đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng nhằm giúp ứng viên phát triển bản thân nếu như HR thấy được điểm yếu có thể cải thiện của bạn. 

2.4 Mời ứng tuyển lại 

Sau vòng phỏng vấn và những đánh giá ở hồ sơ xin việc thì nhân sự có thể xem xét và đánh giá được khả năng của ứng viên. Nếu như nhân sự nhận ra được khả năng của ứng viên, mặc dù không phù hợp với vị trí ứng tuyển hiện tại nhưng tính cách của bạn lại khả phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Nhân sự có thể cho ứng viên biết rằng hy vọng trong tương lai nếu như doanh nghiệp cần tuyển một vị trí khác phù hợp hơn với ứng viên thì mong rằng ứng viên sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội.

Mời ứng viên ứng tuyển lại

III. Mẫu thư thông báo không trúng tuyển được nhiều người sử dụng nhất

3.1 Ứng viên không được mời phỏng vấn 

Hiện nay, không có nhiều doanh nghiệp dành thời gian để thông báo không trúng tuyển cho ứng viên, đặc biệt đối với những ứng viên không được mời phỏng vấn. Ngay trong thông tin tuyển dụng, nhân sự cũng đề cập đến vấn đề chỉ gửi phản hồi cho những ứng viên phù hợp vì lượng hồ sơ xin việc khá nhiều và nhân sự không có đủ thời gian để trả lời tất cả. Tuy nhiên, để ứng viên đỡ phải chờ đợi thì doanh nghiệp có thể gửi một nội dung ngắn gọn để thông báo về việc không trúng tuyển, không cần quá dài dòng và lang mang. 

Mẫu thư thông báo về việc không vượt qua vòng hồ sơ

3.2 Ứng viên đã phỏng vấn một hai vòng 

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh hay quy mô doanh nghiệp thì nhân sự sẽ xây dựng quá trình phỏng vấn với từng giai đoạn khác nhau. Có những doanh nghiệp chỉ cần phỏng vấn một lần và xem xét để gửi thư mời làm việc. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp xây dựng quá trình tuyển dụng với 2, 3 hoặc 4 vòng phỏng vấn với đặc thù khác nhau. Vậy nên dù ứng viên không vượt qua bất cứ vòng phỏng vấn nào thì nhân sự cũng nên gửi một bức thư từ chối hay một mẫu thông báo không trúng tuyển cho ứng viên. 

Mẫu thư thông báo về việc không vượt qua vòng phỏng vấn

3.3 Ứng viên có tiềm năng song chưa phù hợp với hiện tại

Sau quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được khả năng và năng lực của ứng viên. Kết quả đánh giá sẽ cho nhân sự biết được ứng viên có phù hợp hay có đủ khả năng cho vị trí công việc hiện tại không. Với những ứng viên này, sẽ rất khó để tìm kiếm được những ứng viên như vậy trong tương lai, vì vậy doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với ứng viên để thông báo về lý do không trúng tuyển. Có thể trong tương lai, doanh nghiệp sẽ cần những ứng viên tiềm năng như vậy, một bức thư giữ liên hệ hay đánh dấu mối quan hệ sẽ giúp doanh nghiệp giữ được liên kết với ứng viên này. 

Mẫu thư thông báo cho những ứng viên tiềm năng nhưng chưa đúng thời điểm

3.4 Mẫu từ chối ứng viên bằng tiếng Anh 

Mẫu từ chối ứng viên bằng tiếng Anh 

IV. Mẹo cần biết khi viết thư từ chối ứng viên

4.1 Cá nhân hóa

Khi viết thư từ chối ứng viên, nhân sự phải đặc biệt đưa thông tin cá nhân của ứng viên như tên riêng và vị trí ứng tuyển của ứng viên. Việc nhắc đến tên của ứng viên thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của nhà tuyển dụng dành cho ứng viên. Bên cạnh đó, nội dung email chỉ nên được tóm tắt ngắn gọn về lý do vì sao doanh nghiệp không chọn họ, tránh dài dòng không cần thiết.

4.2 Cảm ơn ứng viên và đi thẳng vào vấn đề

Lời cảm ơn gửi đến ứng viên vì thời gian mà họ đã quan tâm đến doanh nghiệp, quá trình ứng tuyển không phải một vài ngày, vì vậy một lời cảm ơn đến từ doanh nghiệp cho thấy sự tôn trọng với ứng viên. Nội dung thư từ chối cần đảm bảo tiêu chí, ngắn gọn, xúc tích và không vòng vo. 

Cảm ơn sự quan tâm của ứng viên

4.3 Đưa ra phản hồi, nhưng đừng quá nhiều 

Không phải tất cả nhân sự sẽ đưa nội dung này vào thư từ chối ứng viên, vì có quá nhiều ứng viên cùng nộp hồ sơ vào cùng một thời điểm. Tuy nhiên, nếu nhận định được tiềm năng của ứng viên, nhân sự có thể đưa ra một số phản hồi mang tính xây dựng như cải thiện kỹ năng giao tiếp, khả năng thương lượng, đàm phán,... Nhân sự cũng nên đưa ra những góp ý chân thành nhằm giúp ứng viên cải thiện khả năng của bản thân để có được cơ hội tốt hơn trong tương lai.

4.4 Gửi lời chúc

Cuối thư, một lời cám ơn kèm theo lời chúc họ may mắn với mong muốn rằng ứng viên có thể tìm được cơ hội phù hợp hơn với họ sớm. Có thể vị trí công việc này chưa thật sự phù hợp với bạn, tuy nhiên khả năng cũng như kiến thức bạn đang sở hữu có thể giúp ích cho một công việc khác với cơ hội phát triển sự nghiệp rạng rỡ hơn.

4.5 Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi

Sau khi hoàn thành toàn bộ nội dung thư từ chối ứng viên, người gửi thư hay nhân sự nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung lần cuối về chính tả, câu từ, lỗi đánh máy,... Tất cả hình thức cũng như nội dung thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên. 

Kiểm tra nội dung thư từ chối

4.6 Mẫu thư từ chối ứng viên

Mỗi công ty có quy trình tuyển dụng khác nhau với 1 - 3 vòng phỏng vấn khác nhau. Tùy thuộc vào tính chất của từng vòng phỏng vấn thì nội dung email sẽ khác nhau:

4.7 Mẫu thư từ chối ứng viên chung chung

Mẫu thư từ chối ứng viên theo dạng chung chung được sử dụng trong trường hợp nhân sự chưa tiếp xúc với ứng viên và họ cũng không đủ tiêu chuẩn vượt qua vòng sàng lọc ban đầu.

Dear (tên ứng viên),

Chúng tôi đại diện cho (tên công ty) gửi lời cảm ơn đến bạn vì đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển vào (vị trí công việc). Bộ phận nhân sự đã xem xét và cân nhắc về hồ sơ xin việc của bạn, tuy nhiên chúng tôi phải thông báo vì sẽ tiến hành phỏng vấn với những ứng viên khác. 

Chúc bạn may mắn tìm được công việc phù hợp hơn. 

(Chữ ký người gửi)

Mục đích chính của mẫu thư từ chối này là làm dịu ứng viên vì lượng ứng viên khá lớn và chủ yếu muốn thông báo cho ứng viên về thông tin không được tuyển dụng. 

4.8 Mẫu thư từ chối ứng viên mở rộng

Mẫu thư từ chối ứng viên mở rộng được sử dụng cho những ứng viên đã trải qua cuộc phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại hay video. Với những đối tượng ứng viên này thì nhân sự cần gửi lời cảm ơn vì thời gian ứng viên đã dành cho doanh nghiệp.

Xin chào (họ và tên ứng viên),

Chúng tôi rất vui khi được trao đổi thông tin về (vị trí công việc) tại (tên công ty). Sau quá trình phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy được khả năng của bạn nhưng hiện tại chúng tôi đã nhận được nhiều ứng viên phù hợp với tính chất công việc. 

Một lần nữa, chúng tôi thật sự cảm ơn bạn vì thời quan qua và chúc bạn gặp nhiều may mắn trong con đường phát triển sự nghiệp. 

(Ký tên nhân sự).

4.9 Mẫu thư từ chối ứng viên chi tiết

Nội dung mẫu thư từ chối ứng viên chi tiết được sử dụng với những ứng viên đã trải qua vòng phỏng vấn trực tiếp. Thư mời này sẽ thể hiện một số nội dung cần thiết như lời cảm ơn và lý do vì sao họ không chọn ứng viên. Một lưu ý với những ứng viên này, hãy đảm bảo ứng viên lý tưởng đã đồng ý nhận việc, nhân sự mới gửi thư từ chối với những ứng viên chưa đủ điều kiện. 

Thêm vào đó, nhân sự có thể thêm một số nội dung để mở ra cơ hội tương lai cho ứng viên ở một vị trí khác phù hợp hơn. Nhân sự không nên kể lể dài dòng biến bức thư thành một cuộc trò chuyện qua lại, vì vậy nội dung càng ngắn gọn càng tốt. 

Xin chào (tên ứng viên),

Chúng tôi đại diện cho (tên công ty) chân thành cảm ơn bạn vì bạn đã ứng tuyển vào (vị trí công việc). Mặc dù, những thể hiện của bạn trong vòng phỏng vấn khá ấn tượng nhưng chúng tôi đã tìm được ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc này. 

Chúng tôi nhận thấy bạn có khả năng trong kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp nhưng với vị trí này, chúng tôi mong muốn tìm được một ứng viên dày dặn kinh nghiệm. Với năng lực của bạn, chúng tôi tin rằng bạn sẽ có được nhiều cơ hội phát triển trong tương lai.

Chúc bạn nhanh chóng tìm được cơ hội phát triển.

(Ký tên nhân sự)

V. Kết luận 

Một bức thư từ chối ứng viên với nội dung khá ngắn gọn không làm tốn nhiều thời gian của nhân sự. Vì vậy, để giữ được ấn tượng với ứng viên và thể hiện khả năng chuyên nghiệp của doanh nghiệp thì một bức thư với nội dung ngắn gọn sẽ thay bạn làm điều đó.