Cập nhật 6 công cụ tuyển dụng phổ biến trong ngành Nhân sự

Công nghệ phát triển góp phần hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi hoạt động của doanh nghiệp như kinh doanh, nhân sự. Nhân sự có thể áp dụng những công cụ nào để hỗ trợ quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn.

Thời đại công nghệ hóa hiện đại hóa, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng các công cụ và các chương trình công nghệ vào quy trình tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể áp dụng những công cụ nào để tuyển dụng nhân sự nhanh hơn và hiệu quả hơn.

I. Những khó khăn đặt lên vai bộ phận tuyển dụng

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng KPI tuyển dụng cho phòng nhân sự về số lượng nhân viên và cộng tác viên. Điều này bắt buộc nhân sự phải liên tụctuyển dụng và tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất với công ty từ các trang tuyển dụng, vậy để đạt được KPI từ doanh nghiệp thì phòng nhân sự sẽ gặp những khó khăn gì:

Khi tuyển dụng, phòng nhân sự không chỉ tuyển những vị trí công việc thuộc phòng ban của mình mà còn những vị trí thuộc những phòng ban chuyên môn khác như kinh doanh, marketing. Mỗi đợt tuyển dụng hay có phòng ban nào cần bổ sung nhân sự thì trưởng phòng sẽ liên hệ phòng nhân sự để lên kế hoạch tuyển dụng. Vì vậy, đôi lúc nhân sự sẽ bị động trong việc tuyển dụng, nhận thông tin từ những phòng ban khác và bắt đầu lên kế hoạch tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng nhân sự tốn khá nhiều thời gian, vậy nên nếu như phòng ban có dự án nào cần nhân sự gấp thì nhân sự sẽ bị áp lực về thời gian và khó đảm bảo được chất lượng đầu vào. 

Bị động khi tuyển dụng số lượng

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng phòng nhân sự thì không cần những công cụ công nghệ vì công việc chủ yếu của nhân sự là tuyển dụng nhân sự và tiếp xúc trực tiếp với con người. Tuy nhiên, những phương pháp tuyển dụng nhân sự truyền thống hiện nay khá tốn thời gian và không còn hiệu quả như trước nữa. Không chỉ quy trình tuyển dụng mà quá trình phỏng vấn cũng không còn hiệu quả, đặc biệt là trong mùa dịch bệnh như năm vừa qua. 

Phòng nhân sự thiếu sự đồng bộ trong nguồn dữ liệu ứng viên vì hầu hết thông tin được lưu trữ truyền thống và chưa có sự lưu trữ cùng một hệ thống. Trong một doanh nghiệp thì sẽ có sự thay đổi quản trị nhân sự, nếu như không có một hệ thống lưu trữ thì doanh nghiệp sẽ lỡ mất những ứng viên tiềm năng. 

Hiện nay, doanh nghiệp có rất nhiều các trang tuyển dụng để tìm kiếm những ứng viên tiềm năng nhất. Tuy nhiên khi lợi dụng trang tuyển dụng quá nhiều thì nhân sự khó kiểm soát được chất lượng ứng viên. 

Quy trình tuyển dụng truyền thống bắt đầu từ việc đăng thông tin tuyển dụng trên các trang tuyển dụng và nhận hồ sơ xin việc, sàng lọc hồ sơ và gửi thư mời phỏng vấn, phỏng vấn ứng viên. Khi nhận hồ sơ xin việc, nhà tuyển dụng sẽ sàng lọc trong ngày và công việc đó lại tiếp tục vào những ngày tiếp theo thì nhân sự sẽ không thể thống kê được toàn bộ hồ sơ và đánh giá đồng bộ. Phương pháp này không hiệu quả với doanh nghiệp và nhân sự có thể bỏ lỡ nhân tài. 

Dữ liệu lưu trữ truyền thống sẽ dễ bị mất, lộ thông tin và có thể không tìm được khi cần dùng đến. Việc lưu trữ thông tin và hồ sơ xin việc sẽ giúp đỡ phòng nhân sự rất nhiều khi tuyển dụng trong tương lai, tuy nhiên nếu không có sự sắp xếp hoặc lưu trữ phù hợp thì doanh nghiệp sẽ không tận dụng được nguồn thông tin hữu ích này.

II. 7 xu hướng tuyển dụng mới nhất

2.1 Đa dạng hóa trong khâu tuyển dụng ứng viên

Một doanh nghiệp có sự đa dạng hóa trong quy trình tuyển dụng nhân viên từ giới tính, dân tộc và tôn giáo sẽ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Xu hướng này tạo được một môi trường tuyển dụng công bằng cho tất cả ứng viên và mọi người đều được trao một cơ hội như nhau. 

Đa dạng hóa khâu tuyển dụng

Theo một khảo sát của LinkedIn cho thấy khi áp dụng xu hướng tuyển dụng này thì hình ảnh doanh nghiệp sẽ đẹp hơn trong mắt khách hàng (49%), bên cạnh đó giúp cho hiệu suất làm việc của doanh nghiệp cao hơn (62%) và thêm một điểm cộng cho văn hóa làm việc tại công ty với 78%. Sự đa dạng hóa trong tuyển dụng tạo được một môi trường làm việc đa sắc tộc, điều này có thể tạo được sự sáng tạo, đa màu sắc cho doanh nghiệp. 

2.2 Ứng dụng công cụ, quy trình mới vào tuyển dụng

Thay vì quy trình tuyển dụng truyền thống với phỏng vấn trực tiếp với ứng viên không còn mang lại hiệu quả tốt như trước nữa vì quy trình này khá tốn thời gian, năng lượng và tài nguyên của công ty. 

Thay vào đó, công ty nên áp dụng công nghệ như những ứng dụng, công cụ, quy trình mới vào quá trình tuyển dụng. Công nghệ này có thể là thực tế ảo, phỏng vấn qua video, phỏng vấn xa với những ứng viên sẵn sàng làm việc ở khoảng cách xa. Doanh nghiệp có thể phỏng vấn online thay vì phỏng vấn trực tiếp, vừa tiết kiệm được thời gian vừa giúp cho ứng viên thuận lợi hơn trong việc di chuyển.

2.3 Tăng cường sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định tuyển dụng mang tính chiến lược

Nhà quản trị nhân sự có thể tận dụng nguồn dữ liệu lịch sử để phân tích và tham khảo cho quy trình tuyển dụng trong tương lai. Nhân sự có thể đánh giá khả năng làm việc của ứng viên và lưu lại thông tin để đưa ra những lời đề nghị tốt hơn với ứng viên. Khi phân tích dữ liệu, nhân sự sẽ hiểu được ứng viên về cả nhu cầu, mục tiêu công việc cũng như môi trường mà nhân viên muốn làm việc. 

Phân tích dữ liệu ứng viên

Từ hành động tối ưu hóa khả năng phân tích dữ liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp lên kế hoạch và hoạch định chiến lược nhân sự trong doanh nghiệp tốt hơn. Sau khi đã lên được kế hoạch, doanh nghiệp có thể đánh giá, so sánh dữ liệu với đối thủ cạnh tranh để đưa ra lời mời thu hút với những ứng viên tiềm năng. 

2.4 Kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) và các thiết bị tự động khác

Khi áp dụng AI như một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí, tự động hóa quá trình tuyển dụng và hạn chế lỗi tuyển dụng. Nhờ có AI mà doanh nghiệp có thể tìm được nguồn cung, sàng lọc, duy trì và mở rộng nguồn ứng viên để lên lịch phỏng vấn. Thay vì phải lên kế hoạch tay và tự sắp xếp mọi lịch phỏng vấn thì AI có thể làm mọi điều cho nhân sự và giúp nhân sự tận dụng thời gian làm việc khác. 

Tận dụng AI để quản trị quá trình tuyển dụng và phỏng vấn giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với ứng viên. Nhờ đó, nhân sự có thể quan sát tiềm năng của ứng viên thông qua những công cụ AI như một số trang mạng xã hội. Khi đánh giá được tiềm năng của ứng viên thì nhân sự có thể đánh giá được ứng viên có phù hợp với văn hóa và môi trường làm việc của doanh nghiệp không. Bên cạnh đó, việc sử dụng AI trong quá trình tuyển dụng cũng có thể giúp nhân sự đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên của ứng viên. 

2.5 Sử dụng thương hiệu nhà tuyển dụng

Theo một nghiên cứu cho thấy kết quả 75% ứng viên khi ứng tuyển đều quan tâm đến những công ty có uy tín và thương hiệu lớn, 83% cho rằng thương hiệu của nhà tuyển dụng vô cùng quan trọng khi tuyển dụng, 69% ứng viên không chấp nhận công ty có tiếng xấu. 

Sự thu hút ứng viên từ thương hiệu lớn

Ngày nay, khi mạng lưới thông tin ngày càng phát triển và mở rộng, ứng viên dễ dàng tìm được những thông tin của doanh nghiệp mà họ muốn ứng tuyển. Thông tin này có thể là về môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp hay những chế độ phúc lợi, vì vậy nếu như ứng viên tìm được những thông tin không tốt thì có thể ứng viên sẽ từ chối lời mời phỏng vấn từ doanh nghiệp. Vì vậy có thể nói việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng mạnh mẽ sẽ hấp dẫn và thu hút ứng viên nhiều hơn. 

2.6 Quan tâm trải nghiệm ứng viên và chiến lược quản lý các mối quan hệ

Doanh nghiệp nên dành sự quan tâm đến trải nghiệm của ứng viên trong quy trình tuyển dụng và phỏng vấn. Tại sao trải nghiệm của ứng viên lại quan trọng? Một ứng viên có trải nghiệm tốt trong quá trình tuyển dụng thì doanh nghiệp có thể dễ dàng chấp nhận lời đề nghị làm việc. Nếu như họ từ chối thì họ có thể giới thiệu một ứng viên khác tiềm năng cho doanh nghiệp. Vậy thì vẹn cả đôi đường, hai bên đều có lợi khi trải nghiệm của doanh nghiệp tốt. 

Theo Kelly Services,  có 95% ứng viên có trải nghiệm tuyển dụng tích cực ngay từ lần đầu sẽ tái ứng tuyển vào những lần sau, 55% ứng viên chia sẻ trải nghiệm tích cực của mình trên những phương tiện truyền thông. Vậy nên để doanh nghiệp luôn có mặt tốt và hình ảnh đẹp hơn trong mắt ứng viên thì doanh nghiệp không nên bỏ lơ việc quan tâm đến ứng viên. 

2.7 Khám phá những công nghệ mới áp dụng vào quy trình tuyển dụng

Hiện nay, Facebook là một trong những trang tuyển dụng phổ biến của doanh nghiệp và ứng viên cũng sử dụng Facebook để tìm được môi trường làm việc phù hợp. Phương tiện truyền thông và những app công nghệ đang là trang tuyển dụng chính thức của ứng viên trong quá trình tuyển dụng hiện đại. Tận dụng được công nghệ thì doanh nghiệp tối đa được chiến lược tuyển dụng nhân sự. Việc áp dụng những công nghệ mới trong quá trình tuyển dụng không chỉ mang lại hiệu suất làm việc của phòng nhân sự mà nó còn giúp cho hình ảnh doanh nghiệp ấn tượng hơn trong mắt ứng viên.

Cải thiện quy trình tuyển dụng

III. 6 công cụ tuyển dụng phổ biến

Quy trình tuyển dụng truyền thống không còn đạt hiệu quả và năng suất cao khi tìm kiếm ứng viên tiềm năng. Vì vậy ngày càng có nhiều công cụ được doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc săn lùng ứng viên. 

3.1 BambooHR

BambooHR là một trong những nền tảng nguồn nhân lực hoàn chỉnh với nhiều chức năng phổ biến như hệ thống theo dõi hồ sơ nộp đơn, cơ sở dữ liệu của ứng viên, quản lý và đánh giá thông tin ứng viên. Phần mềm này đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng để quản lý quy trình tuyển dụng nhân sự. Ưu điểm của công cụ BambooHR là giao diện dễ sử dụng và đáp ứng được mọi nhu cầu của quản trị nhân sự. Ví dụ như những hoạt động như theo dõi ứng viên tích hợp, chữ ký điện tử, hệ thống cơ sở dữ liệu và quản lý hiệu suất công việc.

Phần mềm hỗ trợ tuyển dụng BambooHR

3.2 XOR

XOR hiện tại là một mô hình chatbot hỗ trợ quy trình tuyển dụng nhân sự bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo. Quy trình tuyển dụng bao gồm những công việc lặp đi lặp lại như sàng lọc ứng viên, lên lịch phỏng vấn, cập nhật lợi ích và nhân sự có thể tận dụng XOR để có thể phản hồi ứng viên bất cứ thời gian nào họ có nhu cầu hay có điều thắc mắc cần giải đáp. Phòng nhân sự sẽ nhắm được những ứng viên tài năng nhất nên việc kết hợp XOR với những kênh truyền thông và trang tuyển dụng phổ biến nhất. XOR hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng nhanh hơn, tiết kiệm chi phí hơn và trải nghiệm ứng tuyển của ứng viên tốt hơn.

3.3 JazzHR

Công cụ JazzHR hỗ trợ nhân sự theo dõi ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng nhân sự. Bên cạnh đó thì công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp tạo và phân phối bài đăng trên các trang tuyển dụng theo lịch để đạt hiệu quả tốt hơn khi tuyển dụng nhân sự. Ưu điểm của JazzHR là hoạt động cho phép cập nhật JD - miêu tả công việc trong từng thời điểm tuyển dụng trên những trang tuyển dụng như Glassdoor và LinkedIn. Công cụ JazzHR bao gồm nhiều hoạt động như công cụ báo cáo, đánh giá quá trình tuyển dụng, số hóa hầu hết tài liệu liên quan, platform thông tin để ứng viên theo dõi và đọc blog.

Phần mềm hỗ trợ tuyển dụng JazzHR

3.4 Merlin

Merlin là một công cụ tuyển dụng dành riêng cho nhóm lao động phổ thông được thiết kế với những tính năng ưu việt như tính lương, quản lý ngày công, quản lý ca làm,... Đây được xem là một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, đặc biệt với nhóm nhân sự lao động phổ thông. 

3.5 ClearCompany

Công cụ này hỗ trợ nhân sự khi tìm kiếm những ứng viên mới, xây dựng hệ thống quản lý khi họ bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp với chức năng chính là thu thập tài năng và quản lý hiệu suất công việc. Bên cạnh đó thì công cụ có thể giải quyết mọi vấn đề liên quan đến tuyển dụng của doanh nghiệp như theo dõi và báo cáo tình hình năng suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, giám sát năng suất và mục tiêu làm việc của ứng viên với giao diện bắt mắt và dễ sử dụng. 

Phần mềm hỗ trợ tuyển dụng Clear Company

3.6 Facebook Jobs

Facebook Jobs hiện nay là một nền tảng kết nối người lao động và doanh nghiệp. Hiện nay, không khó để kiếm được hàng loạt những thông tin tuyển dụng trên các trang tuyển dụng trên Facebook và những CV  của ứng viên tìm việc. Có thể nói đây là một mạng lưới mối quan hệ kết nối nhân sự với những ứng viên tiềm năng của họ.

IV. Kết

Thay vì quá trình tuyển dụng nhân sự và phỏng vấn truyền thống, nhân sự có thể áp dụng công nghệ và công cụ AI để mang lại hiệu quả tốt hơn cho doanh nghiệp khi tuyển dụng nhân sự. Để tìm được những ứng viên tiềm năng và thật sự phù hợp với doanh nghiệp thì nhân sự cũng cần nghiên cứu và tìm hiểu hồ sơ xin việc trên nhiều trang tuyển dụng.