Đào tạo kỹ năng tổ chức công việc cho nội bộ doanh nghiệp

Để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tối ưu, kỹ năng tổ chức công việc đóng vai trò quan trọng. Sắp xếp công việc khoa học giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.

Dù bạn làm việc cá nhân hay làm việc tập thể thì việc sắp xếp và tổ chức công việc đều đóng một vai trò vô cùng cần thiết. Việc lên kế hoạch công việc khoa hoặc, có tính toán và dự trù quyết định trực tiếp đến khả năng hoàn thành công việc và năng suất công việc của bạn cũng như của doanh nghiệp. Kỹ năng tổ chức công việc chính xác bao gồm những gì? cùng 123job tìm hiểu ngay nào!

I. Khái niệm

Trong một doanh nghiệp chuyên sản xuất xe ô tô, bạn có hình dung được các nhân viên sẽ thực hiện, triển khai công việc như thế nào? Trước hết bạn cần hoạch định xem chiêc xe mà bạn cần hoàn thiện có hình dáng như thế nào: về các bộ phận, cách vận hành, ưu điểm,...Sau đó tổ chức các hoạt động chuẩn bị nguyên vật liệu, hoàn thiện các bộ phận, chi tiết và tiến hành lắp ráp.

Trong quá trình đó cần có một đội ngũ quản lý chịu trách nghiệm hướng dẫn, kiểm tra và theo dõi cách thao tác xe, vận hành xe. Và cuối cùng sẽ cần có một bộ phận chuyên kiểm tra đảm bảo việc bảo hành, bảo trì hỏng hóc của xe. Thật nhiều việc phải làm. Để các nhân viên có thể phối hợp một cách thuần thục, rất cần có thao tác tổ chức công việc. 

Kỹ năng tổ chức công việc

1. Kỹ năng tổ chức công việc là gì?

Tổ chức công việc theo nghĩa rộng là quá trình xác định những công việc cần phải làm sau đó phân công cho các đơn vị và các cá nhân đảm nhận từ đó tạo ra mối quan hệ làm việc theo chiều ngang hay dọc hoặc cả hai trong nội bộ doanh nghiệp. Theo nghĩa hẹp thì tổ chức có thể hiểu là việc sắp xếp các công việc cần phải hoàn thành.

2. Mục đích 

Có kỹ năng quản lý công việc sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc cũng như trong cuộc sống. Quản lý công việc tốt giúp bạn có thời gian cho những sở thích hoạt động cá nhân khác, từ đó tạo được sự cân bằng trong cuộc sống - điều mà ai cũng mong muốn. Mục đích của tổ chức công việc bao gồm: 

• Tổ chức công việc được giao một cách khoa học
• Tổ chức mạng lưới công việc một cách hợp lý
• Sắp xếp các hồ sơ tài liệu cần thiết cho công việc
• Sắp xếp vị trí làm việc phù hợp với năng lực và yêu cầu
• Xác định thứ tự ưu tiên công việc để có thể hoàn thành công việc một cách chủ động và tiết kiệm thời gian
• Sắp xếp các kế hoạch công việc ngắn hạn

II. Tổ chức công việc bộ phận

1. Xác định chức năng bộ phận

1.1. Xác định chức năng

Có nhiều sự nhầm lẫn giữa chức năng và nhiệm vụ trong nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Chức năng hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Chức năng của một bộ phận có thể hiểu là sản phẩm mà bộ phận đó làm ra và cung cấp cho khách hàng hay chó các bộ phận khác trong công ty, doanh nghiệp. Các tác vụ cần thiết trong quá trình tạo ra sản phẩm đó là nhiệm vụ của họ.

Ví dụ chức năng của phòng Marketing là tìm kiếm ý tưởng cho sản phẩm, thiết kế sản phẩm phù hợp với thị yếu, nhu cầu khách hàng, truyền thông sản phẩm, thu hồi các phản hồi về sản phẩm.

1.2. Xác định quy trình

Sau khi xác định được các chức năng các phòng ban, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thực hiện các chức năng đó. Ví dụ một trong những chức năng phòng marketing là truyền thông sản phẩm, thì quy trình thực hiện việc này là gì?

Các bước trong quy trình hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H gồm các câu Who: Ai làm việc đó. Where: Làm việc đó ở đâu. When: Làm việc đó khi nào? How:  Làm bằng cách nào? Đặc biệt chú ý ở câu hỏi How, mở rộng ra câu hỏi đo lường như thế nào để xây dựng các tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy định.

2. Định biên công việc

Định biên công việc là định lượng khối lượng công việc thời gian và tài nguyên để thực hiện công việc đó. Định biên công việc gồm:

• Lên danh sách các công việc mà bạn phải thực hiện
• Liệt kê công việc của cấp quản lý bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra
• Ước lượng thời gian thực hiện công việc
• Chia khối lượng công việc và theo ngày và ước lượng nhân lực
• Nhóm các công việc có cùng tính chất vào 1 chức danh
• Đảm bảo thời gian phù hợp
• Cộng thêm 10% công việc cho mỗi chức danh nhằm tạo sức ép và thuận tiện cho điều chính khác sau này.

3. Lập bảng mô tả công việc

Bước tiếp theo trong quá trình này là lập bảng mô tả công việc cho từng chức danh và lên sơ đồ tổ chức bộ phận. Bảng mô tả công việc cho mỗi chức danh sẽ bao gồm thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

Kỹ năng tổ chức công việc

4. Sắp xếp công việc cho nhân viên

Khi sắp xếp công việc cho nhân viên trong bộ phận hãy chú ý phân loại các công việc thường xuyên và các công việc không thường xuyên. Các công việc thường xuyên là những phần công việc có tính chất lặp đi lặp lại đã được ghi nhận trong bảng mô tả công việc, không có sự xuất hiện của bạn hay không cần sự chỉ đạo trực tiếp, các công việc thường xuyên vẫn đều đặn diễn ra. Bên cạnh các công việc thường xuyên là những công việc không thường xuyên do các quản lý cấp cao hơn giao phó cho nhân viên.

Để đảm bảo công việc thường xuyên vận hành trôi chảy hãy để nhân nhân viên của bạn ghi nội dung công việc thường xuyên vào bảng kế hoạch làm việc tuần/tháng và đảm bảo các tài liệu cho nhân viên của bạn bao gồm:

• Cách thức thực hiện ( How)
• Nguồn lực thực hiện (Who and What)
• Tần suất thực hiện công việc

Đối với các công việc không thường xuyên, bạn hãy thể hiện công việc bằng sổ giao việc giải thích kỹ cho nhân viên về lý do (WHY), mục tiêu, thời hạn (WHEN) và phương pháp thực hiện công việc đó (HOW). Bạn cần theo dõi mức độ thường xuyên cả các công việc không thường xuyên để có phương án ghi chép, chuẩn bị tài liệu để có thể biến công việc thành công việc thường xuyên.

Tham khảo tài liệu về các kỹ năng quản lý theo quá trình và kỹ năng giao việc - ủy quyền để hiểu thêm về bước này.

III. Tổ chức công việc cá nhân

Các công việc cá nhân cũng rất cần được tổ chức sắp xếp. Làm việc theo tổ chức giúp bạn nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình hơn. Để có thể tổ chức công việc cá nhân thật tốt, hãy nhớ quy trình 5 bước dưới đây:

1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn hình dung những việc nào nên làm trước, việc nào làm sau, tránh lan man vào những công việc nào, thời điểm nào nên tập trung vào việc nào,... Để sắp xếp công việc theo thứ tự ta cần:

1.1 Phân loại công việc

Có các phương pháp phân loại như: 

• Phân loại theo mức độ quan trọng: Quan trọng hơn, quan trọng kém
• Phân loại theo mức độ khẩn cấp: khẩn cấp hay không khẩn cấp
• Phân loại theo tần suất: thường xuyên hay không thường xuyên

1.2. Xác định thứ tự ưu tiên

Các thứ tự ưu tiên trong công việc:
Trước tiên hãy hoàn thành những công việc quan trọng và khẩn cấp ví dụ như bạn cần thanh toán ngay hóa đơn tiền điện nếu không muốn cơ quan điện lực địa phương cắt điện tại doanh nghiệp bạn khiến doanh nghiệp không thể sản xuất.

Tiếp theo là những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp như giữ gìn sức khỏe không ăn đồ ăn nhanh hay thức khuya nhiều và các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng ví dụ như vòi nước rửa tay tại căng tin công ty đang bị hỏng, nhân viên phàn nàn liên tục vì bất tiện. Việc thực hiện công việc nào trước còn phụ thuộc vào thời hạn giải quyết cho từng công việc là gì?

Cuối cùng mới đến các công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp
Rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua thao tác phân loại và xác định thứ tự dẫn đến họ mất quá nhiều thời gian vào những việc không quan trọng.

1.3 Lưu đồ thời gian

Sơ đồ này giúp bạn hình dung rõ hơn về các mức độ ưu tiên đối với công việc để có thể sắp xếp công việc của mình hợp lý. Sơ đồ có trục hoành đại diện cho mức độ quan trọng của công việc và trục tung đại diện cho mức độ khẩn cấp của công việc

2. Sắp xếp hồ sơ

Các bạn nghĩ vấn đề hồ sơ là vấn đề đơn giản. Không hề, trong rất nhiều tình huống, bạn sẽ cần gấp một loại hồ sơ nhất định, việc chậm trễ có thể ảnh hưởng tới tiến độ công việc vì vậy sắp xếp hồ sơ một cachs khoa học dễ tìm cho cả bản thân và người khác cũng là điều cần thiết vô cùng. 

Đối với các hồ sơ giấy hãy phân loại và lưu trữ theo danh mục, nên cập nhật kho lưu trữ 1-2 tháng 1 lần các hồ sơ vào danh mục.

Đới với các hồ sơ máy, CD thông thường sẽ quản lý theo các folder khác nhau. Mục Input sẽ kiểm soát thông tin đầu vào và phần thùng rác dành để lưu trữ các thông tin cần xóa, chỉ xóa khỏi thùng rác sau 3 tháng không sử dụng đến.

Hệ thống thông tin này được cung cấp bởi nhiều nhân viên, nhiều phòng ban, vì vậy để đồng bộ hóa, bạn nên triển khai rõ các quy định và hướng dẫn gồm quy định về Input, Output, backup dữ liệu, sao lưu dữ liệu định kỳ, quét virus định kỳ và quy định cả thời gian quét , kiểm tra, sao lưu dữ liệu định kỳ.

Một số lỗi thường gặp trong quá trình quản lý sắp xếp hồ sơ, tài liệu:

• Không đặt chế độ lưu tự động dễ dẫn đến thất thoát tài liệu khi có sự cố.
• Lưu hồ sơ, tài liệu tại ổ D (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình cài lại máy).
• Lưu hồ sơ lung tung, không theo quy tắc dẫn đến không biết tìm hồ sơ ở đâu.

Một số chức năng phần mềm cần thiết dụng phục vụ cho  quản lý hồ sơ: 

• Các phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
• Các phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư hại trên đĩa CD.
• Các phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.

3. Sắp xếp nơi làm việc

Sắp xếp nơi làm việc khoa học, thuận tiện cho người lao động làm việc cũng mang lại kết quả tốt cho kết quả hoạt động. Bạn có thể sắp xếp các dụng cụ bàn giấy, các công cụ làm việc, các đồ dùng bảo hộ, hỗ trợ,... thuận tiện nhất cho nhu cầu sử dụng của nhân viên trong bộ phận.

4. Quản lý thông tin

• Quản lý thông tin giữa các nhân viên với nhân viên, giữa các bộ phận với bộ phận nội bộ, quản lý thông tin đầu vào đầu ra của bộ phận,... 
• Các  bằng chứng về việc truyền thông tin trong nội bộ thông qua sổ giao việc, sổ giao nhận công văn, sản phẩm, thông tin, sổ giải quyết công việc... Bạn nên tập hợp chúng lại bằng các lưu đồ thông tin để tiện theo dõi cũng như tìm kiếm như ảnh dưới đây: 

Kỹ năng tổ chức công việc

Quy tắc để quản lý thông tin hiệu quả:

• Phản hồi tức thì: Hãy phản hồi ngay lập tức những thông tin mà bạn nhận được, tránh trường hợp bỏ sót thông tin
• Thông tin đầu vào: Nhiều doanh nghiệp có thói quen bỏ đại thông tin đầu vào lại để xử lý sau và kết quả là lãng quên những thông tin đó. Để tránh điều này, hãy tập hợp thông tin ở đầu vào ở 1 nơi quy định.
• Luôn đảm bảo thông tin đến được với người nhận

5. Lập kế hoạch công việc

Lên kế hoạch công việc giúp bạn biết chính xác những việc cần làm tiếp theo cho cả cá nhân và các nhân viên cấp dưới nhờ đó bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát tiến độ công việc.

IV. Kết luận

Kỹ năng tổ chức công việc luôn là kỹ năng thiết yếu đối với các cấp quản lý trong doanh nghiệp và đối với những người thành công. Tổ chức tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả, năng xuất và linh hoạt hơn. Hãy rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc để luôn chủ động và tự tin nhé!