Nếu bạn chưa biết kiểm soát hệ thống thông tin trong công ty gồm những bước nào, những yêu cầu quan trọng gì thì hãy cùng 123job tham khảo ngay thông tin được cập nhật trong bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang muốn trở thành một người có thể kiểm soát hệ thống thông tin trong một công ty? Bạn không hiểu rõ về khái niệm kiểm soát hệ thống thông tin trong quy trình kế toán. Bạn hãy tìm hiểu và tham khảo các thông tin mà chúng tôi sẽ cung cấp dưới đây nhé!

I. Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty

1. Các rủi ro

Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (bao gồm: hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản và hồ sơ nhân viên,…) có thể bị chỉnh sửa, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hay bị ai đó không có thẩm quyền phá hoại kiểm soát hệ thống thông tin.

2. Giải pháp

Những người sử dụng máy tính cần thiết phải có các tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất và bất kỳ phần mềm nào cũng cần được thiết kế để vận hành với đúng tài khoản người sử dụng đó. Các phần mềm sử dụng cụ thể cũng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hay tất cả các phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu để kiểm soát hệ thống thông tin.

Sổ ghi chép người sử dụng máy tính và các phần mềm liên quan cần được kích hoạt khi có thể. Những người sử dụng thường xuyên sẽ không được phép có khả năng xóa hay sửa đổi sổ ghi nhớ (có nghĩa là họ không được có quyền của cán bộ quản lý IT). Định kỳ trong công ty nên được tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định được những người sử dụng không được phép.

 
Ủy quyền tài liệu chấp thuận của công ty
Ủy quyền tài liệu chấp thuận của công ty 

II. Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty

1. Rủi ro

Kiểm soát hệ thống thông tin dữ liệu, tài liệu quan trọng của công ty và phần mềm độc quyền của công ty có thể bị hỏng hóc do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp các thông tin bí mật.

2. Giải pháp

Các tệp tin và bản ghi chép để kiếm soát hệ thống thông tin quan trọng cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng và tốt nhất là hàng ngày tuy nhiên nhất định không được ít hơn mức hàng tuần. Trong điều kiện lý tưởng và hợp lý thì bạn nên có hai tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa trong đó một tệp tin sẽ cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng như trong máy tính cá nhân để đảm bảo các dữ liệu sẽ không bị mất.

Quy trình tạo lập các bản sao dự phòng cần phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chính xác và chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hóc hoặc một trong những tệp tin quan trọng dự phòng bị hỏng. Những dữ liệu quan trọng bạn nên được cất giữ ở máy chủ của trung tâm, hoặc kiểm soát hệ thống thông tin lưu giữ mạng, không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa cứn kiểm soát hệ thống thông tin quan trọng đó.

Các máy chủ và hệ thống lưu giữ mạng nên sử dụng RAID hoặc các hệ thống khác để ngay cả khi một đĩa cứng bị hỏng, dữ liệu quan trọng cũng không bị mất. Máy chủ tệp tin của trung tâm, kiểm soát hệ thống thông tin lưu giữ có liên quan đến mạng, và các đĩa dự phòng nên được để ở những nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận các máy chủ.

III. Bảo vệ hệ thống máy tính

1. Rủi ro

Các phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do vậy việc sử dụng trái phép hoặc do tin rác, do cài đặt phần mềm không được đăng ký, hoặc do virus phá hoại.

2. Giải pháp

Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus thường xuyên, ví dụ như Norton Anti-Virus, có trên tất cả các máy tính và thực hiện quy trình là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này thường xuyên. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin công ty nhận và gửi qua email khi đã mở ra.

Công ty nên có các quy định cụ thể không được chạy phần mềm nào mà họ chưa cài đặt, không có bản quyền hay bất kỳ các phần mềm tự chạy mà không được sự phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ quản lý phần mềm máy tính hoặc cấp quản lý phù hợp. Trong khi đó, người sử dụng bình thường mà dùng máy chạy trên môi trường Windows chỉ nên có quyền của “người sử dụng” để họ không thể cài đặt các phần mềm vào máy tính của họ. Đối với cách này, chỉ cán bộ quản lý phần mềm máy tính mới có thể cài đặt phần mềm kiểm soát hệ thống thông tin để quản lý vào các máy tính.

Nếu công ty đó có kiểm soát hệ thống thông tin mạng máy tính mà kết nối với internet thì phải bắt buộc phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với mạng internet. Còn nếu các máy tính đơn lẻ kết nối trực tiếp với internet, thì từng máy tính nên có các bức tường lửa cho các phần mềm, ví dụ như Norton Firewall có thể cài đặt trong từng máy và cần được thiết kế một cách chính xác.

IV. 3 loại kiểm soát hệ thống thông tin

Những loại kiểm soát hệ thống thông tin hiện nay

Những loại kiểm soát hệ thống thông tin hiện nay

Kiểm soát hệ thống thông tin để thiết lập các mục tiêu chính, giám sát, đánh giá và  hệ thống phản hồi mà cung cấp cho các nhà quản lý cùng với thông tin về các chiến lược hay cơ cấu của tổ chức chạy hoạt động tốt như thế nào? Có hữu hiệu ( tốt về năng suất) và hiệu quả hay không? Kiểm soát hệ thống thông tin hiệu quả cảnh báo cho các nhà quản lý khi một cái gì đó đang xảy ra sai và cung cấp cho họ thời gian để đáp ứng nhu cầu cùng với những cơ hội và các mối đe dọa gần kề.

Một kiểm soát hệ thống thông tin hiệu quả sẽ có ba đặc điểm như sau: đó là đủ linh hoạt và nhanh nhạy để cho phép các nhà quản lý có thể đáp ứng khi cần thiết để sự kiện bất ngờ; nó sẽ cung cấp các thông tin chính xác về thực hiện của tổ chức; và nó mang lại cho các nhà quản lý để kiếm soát hệ thống thông tin một cách kịp thời và phù hợp vì những quyết định trên cơ sở các thông tin đã lỗi thời là một công thức cho sự thất bại của công ty.

1. Kiểm soát hệ thống thông tin cảnh báo (feedforward  control)

Kiểm soát hệ thống thông tin phải được phát triển để đo lường hiệu suất trong từng giai đoạn của quá trình chuyển đổi đầu vào thành hàng hoá và dịch vụ đã hoàn thành và hiệu quả. Trong giai đoạn đầu vào thì việc quản lý sử dụng kiểm soát cảnh báo (feedforward  control) sẽ cho phép các nhà quản lý có thể dự đoán các vấn đề trước khi chúng phát sinh bất ngờ. Để có thể dự đoán các vấn đề trước khi chúng phát sinh do vậy các vấn đề không xảy ra sau này trong quá trình chuyển đổi (hay trong quy trình kiểm soát).

Ví dụ, bằng cách đưa ra các thông số hợp lý về kỹ thuật sản phẩm nghiêm ngặt để cung cấp cho hàng đặt trước (một hình thức của mục tiêu hiệu suất – thực hiện), một số tổ chức có thể kiểm soát hệ thống thông tin các chất lượng đầu vào mà nó được nhận được từ phía cung cấp và do đó chính nó tránh các vấn đề tiềm năng trong quá trình chuyển đổi.

Ngoài ra, CNTT có thể được sử dụng để giữ liên lạc với các nhà cung cấp và theo dõi sự tiến bộ của họ hàng này. Tương tự như vậy, bằng với cách sàng lọc ứng viên xin việc, thường bằng cách xem hồ sơ xin việc của họ qua điện tử và sử dụng một số cuộc phỏng vấn để họ lựa chọn những người có tay nghề cao nhất, các nhà quản lý có thể làm giảm những cơ hội mà họ sẽ thuê những người thiếu các kỹ năng mềm hay kinh nghiệm quản lý cần thiết để thực hiện có hiệu quả.

Nói chung thì sự phát triển của kiểm soát hệ thống thông tin quản lý thúc đẩy việc kiểm soát cảnh báo (feedforward control) cung cấp cho các nhà quản lý kiểm soát hệ thống thông tin kịp thời về những thay đổi trong công việc và trong môi trường chung mà có thể tác động đến tổ chức của họ sau này. Quản lý có hiệu quả sẽ luôn luôn theo dõi các xu hướng và những thay đổi trong môi trường bên ngoài để cố gắng đoán trước các vấn đề có thể xảy ra.

2. Kiểm soát đồng thời (concurrent control)

Tiếp theo đến giai đoạn chuyển đổi (conversion stage), kiểm soát đồng thời (concurrent control), kiểm soát nhà cung cấp cho các nhà quản lý thông tin để có thể phản hồi ngay lập tức về cách hiệu quả đầu vào sẽ được chuyển thành kết quả đầu ra do đó các nhà quản lý thông tin có thể sửa vấn đề nảy sinh.

Kiểm soát hệ thống thông tin đồng thời thông qua CNTT để cảnh báo cho các nhà quản lý cần phải phản ứng nhanh đối với bất cứ điều gì là khi nguồn gốc của vấn đề, để họ có thể là một loạt khuyết điểm của đầu vào, một máy không thẳng hàng, hoặc một công nhân đang thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để thực hiện một số nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.

Kiểm soát đồng thời chính là trung tâm của các chương trình quản lý thông tin chất lượng toàn diện, trong đó người lao động được dự kiến ​​sẽ liên tục theo dõi những chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ cung cấp tại mỗi bước đi trong quá trình sản xuất và thông báo cho người quản lý ngay sau khi họ phát hiện ra vấn đề cần giải quyết.

Một trong những thế mạnh trong hệ thống sản xuất của Toyota ,chẳng hạn như là những người lao động cá nhân có thẩm quyền để đẩy một nút có thể ngăn chặn các dây chuyền lắp ráp bất cứ khi nào họ phát hiện ra một vấn đề về chất lượng nào đó. Khi tất cả các vấn đề được điều chỉnh lại cho phù hợp hơn thì kết quả là một sản phẩm hoàn chỉnh mà là đáng tin cậy hơn cho người sử dụng phần mềm kiểm soát hệ thống thông tin.

Kiểm soát thông tin nhà cung cấp cho quản lý thông tin để có thể phản hồi ngay lập tức.

Kiểm soát hệ thống thông tin nhà cung cấp cho quản lý thông tin để có thể phản hồi ngay lập tức.

3. Kiểm soát phản hồi (feedback control)

Trong giai đoạn đầu ra, các nhà quản lý sử dụng có kiểm soát phản hồi, kiểm soát hệ thống thông tin mà cung cấp cho các nhà quản lý kiểm soát hệ thống thông tin về phản ứng của khách hàng đối với hàng hóa và dịch vụ để hành động khắc phục có thể được thực hiện khi họ cần thiết. Cung cấp để kiểm soát hệ thống thông tin về những phản hồi của khách hàng đối với hàng hóa và dịch vụ để từ đó họ có các hành động để khắc phục nếu thấy thực sự cần thiết. 

Chẳng hạn, một số hệ thống được điều khiển phản hồi giám sát theo dõi số lượng khách hàng họ trả lại cảnh báo việc quản lý thông tin khi sản phẩm của họ bị lỗi và đang được sản xuất thì kiểm soát hệ thống thông tin quản lý (MIS) mà các biện pháp tăng hay giảm trong doanh số bán hàng tương đối của các nhà quản lý thông tin về các sản phẩm khác nhau để thay đổi trong thị hiếu của khách hàng để họ có thể tăng hoặc giảm sản xuất các sản phẩm cụ thể mà họ mong muốn.

Trên đây là những hệ thống và phần mềm giúp cho việc bảo quản các thông tin liên quan đến kiểm soát trong công ty trở nên an toàn hơn. Mong rằng qua những thông tin trên đã giúp cho bạn hiểu hơn về quy trình kiểm soát hệ thống thông tin như thế nào để hoàn thành tốt công việc của mình.