Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất

Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất là một bước vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt được đầy đủ các thông tin về đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường tiêu thụ.

Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất là quá trình doanh nghiệp kiểm tra, theo dõi và đánh giá các bước từ nhập nguyên vật liệu, đến khâu sản xuất và đưa ra sản phẩm hoàn thiện. Bạn đọc tò mò về kiểm soát nội bộ doanh nghiệp trong quy trình sản xuất bao gồm những giai đoạn nào và chứng năng của nó là gì thì hãy cùng chúng tôi đọc ngay những thông tin bổ ích sau đây nhé.

I. Nội dung nghiên cứu của kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất

Khi tiến hành kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần xác định chính xác các nội dung cần nghiên cứu để bám sát vào đó và đưa ra các đánh giá, nhận xét cụ thể. Nếu doanh nghiệp không liệt kê các nội dung nghiên cứu thì quá trình kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất sẽ rất mất thời gian, không có định hướng cụ thể và không đạt được kết quả như mong muốn.

Các nội dung kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất

Vậy các nội dung nghiên cứu của kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất là gì? Sau đây chúng tôi sẽ liệt kê các nội dung chính cần thiết cho một quy trình kiểm soát chất lượng:

• Nghiên cứu các chức năng chính trong một quy trình sản xuất sản phẩm.
• Nghiên cứu mục tiêu của quy trình sản xuất sản phẩm.
• Nghiên cứu và đưa ra những rủi ro của quy trình sản xuất sản phẩm.
• Nghiên cứu về các cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất.
• Nghiên cứu về một số rủi ro thường gặp và các cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất tương ứng với từng rủi ro.
• Nghiên cứu về quy trình & chứng từ khi thực hiện kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất.
• Nghiên cứu quy chế hoá tất cả những cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất đã được doanh nghiệp xác lập trong cả quá trình.

Các phần tiếp theo chúng ta sẽ đi vào từng nội dung nghiên cứu cụ thể để tìm hiểu thật rõ về kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất.

II. Các chức năng cơ bản của quy trình sản xuất

Mỗi quy trình sản xuất của từng loại sản phẩm sẽ có các chức năng riêng để đảm bảo thực hiện tốt nhất vai trò của từng bộ phận, tạo ra một sản phẩm hoàn thiện, hữu ích với người dùng. Các chức năng cơ bản của quy trình sản xuất là:

• Đưa ra các yêu cầu về sản xuất, các kế hoạch sản xuất theo từng giai đoạn, từng phân khúc khách hàng, từng mặt hàng…
• Chuẩn bị vật tư đầy đủ và chất lượng theo nhu cầu sản xuất thành phẩm.
• Thực hiện các công đoạn sản xuất tỉ mỉ, chính xác và hoàn hảo.
• Tiến hành Nhập kho sản phẩm khi đã hoàn thành các bước sản xuất.
• Ghi nhận và báo cáo tiến độ sản xuất với cấp trên.

Quy trình sản xuất sản phẩm

III. Nghiên cứu về Sản phẩm của quy trình sản xuất

Sản phẩm của doanh nghiệp chính khi bán ra thị trường chính là kết quả của quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đây là thứ mang lại lợi nhuận về cho công ty và cũng là thứ cốt yếu nhất của mọi tổ chức, doanh nghiệp.

Có 2 loại sản phẩm trên thị trường hiện nay, mỗi sản phẩm đều được sinh ra để phục vụ cho một mục đích nhất định, trong đó:

• Sản phẩm hữu hình là các hàng hoá tiêu dùng hàng ngày như quần áo, đồ ăn, giày dép…
• Sản phẩm vô hình là các loại hình dịch vụ con người sử dụng hàng ngày như dịch vụ ship hàng tận nơi, dịch vụ xe đưa đón, dịch vụ nghỉ dưỡng…

Bên cạnh đó, ta còn có thể phân biệt sản phẩm theo một cách khác là có 2 loại sản phẩm như sau:

• Hàng công nghiệp: là loại sản phẩm của một công ty sản xuất nhưng là nguyên liệu của một công ty khác.
• Hàng tiêu dùng: là hàng hóa đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của người dân.
• Có những sản phẩm vừa là hàng tiêu dùng vừa là hàng công nghiệp tùy từng mục đích sử dụng của sản phẩm.

IV. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất

Khi thực hiện kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất, mỗi doanh nghiệp sẽ đề ra quản lý mục tiêu nội bộ khác nhau để tiến hành quy trình được hoàn thiện hơn. Dù mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất khác nhau, tuy nhiên về cơ bản vẫn sẽ có những mục tiêu chung như sau:

• Các kế hoạch sản xuất phải đảm bảo chính xác, đầy đủ, rõ ràng về thông tin và trình bày ngắn gọn, dễ hiểu.
• Sản xuất đúng snat phẩm theo yêu cầu của khách hàng, sử dụng đúng nguyên vật liệu cần dùng và thực hiện đúng công thức, cách thức, phương pháp, công nghệ theo yêu cầu của khách hàng.
• Sản xuất đủ số lượng theo đơn đặt hàng đã ký.
• Sản xuất kịp thời theo đúng kế hoạch đã đề ra trước đó
• Tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất đảm bảo tỷ lệ phế liệu và tỷ lệ sản phẩm hỏng thấp nhất trong mức cho phép.

V. Rủi ro của quy trình sản xuất

Đánh giá rủi ro về chất lượng sản phẩm

Khi tiến hành kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất, đôi khi doanh nghiệp gặp phải những rủi ro không lường trước khiến quá trình kiểm soát bị đình trệ, gặp khó khăn. Việc liệt kê và tính toán trước các trường hợp xấu có thể xảy ra giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc. Một số rủi ro có thể xảy ra khi kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất là:

• Xây dựng các kế hoạch sản xuất không phù hợp với tiêu chí đã đề ra hoặc không theo kịp sự thay đổi của thị trường.
• Sai sót trong quá trình sản xuất sản phẩm: không đạt chất lượng, không đúng mẫu mã, vật liệu…
• Sản xuất không đúng số lượng theo yêu cầu, có thể ít hơn khiến khách hàng bị thiếu sản phẩm hoặc nhiều hơn khiến không thể kiểm soát nội bộ hàng tồn kho bị ứ đọng, tốn kém chi phí sản xuất…
• Chậm trễ trong quá trình sản xuất khiến đơ hàng không kịp tiến độ giao hàng cho khách.
• Các sản phẩm lỗi, hỏng quá nhiều hoặc dẫn đến tình trạng tỷ lệ phế liệu vượt quá cao so với định mức cho phép của doanh nghiệp, lãng phí tài nguyên và tiêu hao chi phí nội bộ doanh nghiệp.

Lưu ý khi kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất sẽ chỉ xét những lỗi do khâu trực tiếp sản xuất sản phẩm, không xét lỗi do khâu mua hàng, nhập nguyên vật liệu gây ra.

VI. Các cơ chế kiểm soát được áp dụng trong doanh nghiệp

Với mỗi doanh nghiệp, khi kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất sẽ đưa ra các cơ chế kiểm soát nghiêm ngặt nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đề ra và tránh sai sót không đáng có. Các doanh nghiệp thường kết hợp nhiều cơ chế kiểm soát cùng lúc để theo dõi, đánh giá được các mặt của vấn đề, rủi ro xảy ra cũng như kịp thời đưa ra các giải pháp phù hợp cho các vấn đề, rủi ro đó.

Một số cơ chế chuyên dùng cho kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất là:

• Phê duyệt các chứng từ sản xuất nghiêm ngặt.
• Sử dụng mục tiêu vào quy trình sản xuất.
• Bất kiêm nhiệm các công việc ngoài bộ phận sản xuất.
• Bảo vệ tài sản của bộ phận sản xuất và của doanh nghiệp.
• Đối chiếu thường xuyên các sản phẩm với yêu cầu đặt ra trong bản kế hoạch.
• Báo cáo các hoạt động bất thường trong quy trình sản xuất sản phẩm.
• Kiểm tra và theo dõi thường xuyên các hoạt động của quy trình sản xuất snar phẩm.
• Định dạng trước những mẫu mã sản phẩm cần sản xuất để tránh sai sót khi bắt tay và sản xuất.

VII. Quy trình sản xuất và chứng từ liên quan

Các doanh nghiệp muốn kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất dễ dàng và hiệu quả nhất cần phải nắm rõ các chứng từ liên quan để quy trình này, đảm bảo không xảy ra sai sót, chênh lệch trong bất kỳ một văn bản, chứng từ đối chiếu nào để quy trình được thuận lợi, suôn sẻ. Nhà quản trị cần lưu ý các loại chứng từ sau sẽ sử dụng trong quy trình sản xuất:

• Bản kế hoạch sản xuất chi tiết, cụ thể và dễ hiểu.
• Phiếu xuất kho các vật liệu cần sử dụng trong quá trình sản xuất.
• Phiếu đánh giá chất lượng sản phẩm khi hoàn thành.
• Phiếu nhập kho các sản phẩm hoặc tiêu thụ sản phẩm ra thị trường.

VIII. Kết luận

Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp đầy đủ thông tin về kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất cho mọi doanh nghiệp. Bạn đọc hãy tham khảo ngay để biết thêm những thông tin cần thiết trong kiểm soát nội bộ doanh nghiệp và quá trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn đọc luôn may mắn và thành công!