Kiểm toán nguồn vốn của chủ sở hữu

Kiểm toán khoản mục là công việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Mỗi kiểm toán viên cũng cần tìm hiểu những nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với nguồn vốn này. Lập bảng phân tích những tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu 

1.  Nội dung và đặc điểm của khoản mục 

1.1. Nội dung

Nguồn vốn chủ sở hữu có thể hiểu là các loại vốn thuộc quyền sở hữu của chủ doanh nghiệp hay của các thành viên trong công ty liên doanh, hoặc là các cổ đông trong một công ty cổ phần. Nguồn vốn này được hình thành từ việc góp vốn, hoặc từ kết quả trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Có thể nới, các tài khoản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu thường có số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rất ít, tuy nhiên chúng lại rất quan trọng bởi vì : 

• Thứ nhất, giá trị của mỗi nghiệp vụ thường rất lớn. 
• Thứ hai, tính chất quan trọng của các nghiệp vụ đó do có liên quan đến nguồn vốn của chủ sở hữu, cho nên việc tăng hay giảm vốn đều có thể liên quan đến lợi nhuận của doanh nghiệp và đặc biệt là phải tuân thủ những yêu cầu về mặt pháp lý như đã quy định. 

1.2. Mục tiêu kiểm toán đối với các khoản mục

Kiểm toán khoản mục là công việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bạn đã biết về mô tả công việc của Kiểm toán đối với các khoản mục chưa? Dưới đây là một số mục tiêu cụ thể như:

• Bao gồm các nghiệp vụ có liên quan đến nguồn vốn chủ sở hữu thì thật sự xảy ra (nguồn phát sinh)
• Mọi nghiệp vụ có liên quan tới nguồn vốn chủ sở hữu thì đều được ghi chép một cách đầy đủ (đầy đủ)
• Những số dư về nguồn vốn chủ sở hữu phải được tính toán chính xác và thống nhất với sổ chính (ghi chép chính xác)
• Ngoài ra, các nguồn vốn chủ sở hữu được trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ (trình bày và công bố).

Kiểm toán nguồn vốn và những yếu tố cần thiết

2. Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu 

2.1. Nghiên cứu, đánh giá kiểm soát nội bộ 

Mỗi kiểm toán viên cũng cần tìm hiểu những nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với nguồn vốn này, đó là : 

• Thứ nhất, sự xét duyệt đối với công việc ghi chép các nghiệp vụ mà nguồn vốn chủ sở hữu có liên quan tới. 
• Thứ hai, số dư của các nguồn vốn chủ sở hữu có được kế toán trưởng kiểm tra định kỳ hay không ? ... 

2.2. Các thử nghiệm đối với nguồn vốn chủ sở hữu

a. Lập bảng phân tích những tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu 

Bảng phân tích là công cụ được sử dụng phổ biến để thử nghiệm đối với nguồn vốn chủ sở hữu. Bảng phân tích bao gồm các yếu tố đó là số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ phát sinh tăng trong kỳ đó, các nghiệp vụ phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ. Căn cứ vào các bảng phân tích được lập ra, kiểm toán viên có thể dễ dàng kiểm tra về công việc tính toán cũng như đối chiếu tổng số với sổ cái. 

b. Kiểm tra chứng từ gốc các nghiệp vụ tăng hay giảm nguồn vốn chủ sở hữu trong kỳ

Mục đích của việc kiểm tra một cách tỉ mỉ trên chứng từ của các nghiệp vụ tăng hay giảm trong kỳ đó là

• Liên quan đến tính hợp lệ của các nghiệp vụ : ví dụ như trường hợp tăng giảm vốn, lập quỹ, chi quỹ, phân phối lợi tức ... có thật sự đúng với quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và điều lệ của công ty hay không ? 
• Các nghiệp vụ có được xét duyệt bởi những cấp có thẩm quyền trong đơn vị hay không ? 
• Các nghiệp vụ có được ghi chép đầy đủ theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán đang hiện hành hay không ? 
• Kiểm tra xem các nghiệp vụ chi quỹ xem có thực sự xảy ra không ? 

c. Kiểm tra chênh lệch và đánh giá lại tài sản cũng như chênh lệch tỷ giá 

* Đối với chênh lệch đánh giá lại tài sản: thường xảy ra trong các trường hợp như: 

• Chênh lệch giá trị giữa sổ sách và giá trị được đánh giá lại bởi các bên tham gia liên doanh khi cùng góp vốn liên doanh bằng tài sản trong trường hợp này thì kiểm toán viên phải tiến hành kiểm tra Biên bản đánh giá của các bên tham gia liên doanh. 
• Bị chênh lệch do đánh giá lại tài sản theo quyết định của Nhà nước. 

Đối với cả hai trường hợp đã nêu ở trên, kiểm toán viên cần đối chiếu với các khoản mục tài sản  có liên quan, ví dụ như đối chiếu với tài sản cố định hay vật tư hàng hóa được đánh giá lại. 

* Đối với chênh lệch tỷ giá:

Trước hết, kiểm toán viên cần tìm hiểu chi tiết về phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá của đơn vị xem có phù hợp với chế độ kế toán  đang hiện hành và có thể áp dụng một cách nhất quán được hay không ? 

Cuối cùng, kiểm toán viên cũng phải kiểm tra các nghiệp vụ  về xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản và  sự chênh lệch tỷ giá đó có phù hợp với chế độ hiện hành và sẽ được xét duyệt bởi các cấp có thẩm quyền hay không? 

Kiểm toán nguồn vốn - các thử nghiệm đối với chủ sở hữu

d. Kiểm tra việc trình bày, công bố những nguồn vốn chủ sở hữu

Đối với công việc này, kiểm toán viên cần phải chú ý đến những vấn đề sau : 

Thứ nhất, các nguồn vốn chủ sở hữu cần phải được trình bày riêng biệt từng loại trên một bảng cân đối kế toán.

Thứ hai, đơn vị cũng phải công bố về tình hình chỉ số biến động của nguồn vốn chủ sở hữu trong Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. 

3. Một số vấn đề về kiểm toán nguồn vốn công ty cổ phần

Hiện nay, hoạt động của các công ty cổ phần và thị trường chứng khoán còn rất mới mẻ ở thị trường Việt Nam. Vì vậy, sau đây, chúng tôi xin được giới thiệu một số vấn đề trong kiểm toán nguồn vốn công ty cổ phần. 

3.1. Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ đối với nguồn vốn công ty cổ phần bao gồm ba nội dung chính đó là:

(1) Sự phê chuẩn đúng đắn của các nghiệp vụ từ Hội đồng quản trị;
(2) Có sự phân chia đồng đều trách nhiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ và thường được thực hiện qua việc sử dụng dịch vụ như lưu ký và chuyển nhượng cổ phần;
(3) Việc duy trì một hệ thống sổ sách đầy đủ và chính xác 

a. Kiểm soát của Hội đồng quản trị đối với các nghiệp vụ về vốn cổ phần

Mọi sự thay đổi về vốn cổ phần đều cần  sự phê chuẩn chính thức từ Hội đồng quản trị. Điều này, được thể hiện qua các Biên bản họp của Hội đồng quản trị. 

Trong quá trình đánh giá và kiểm soát nội bộ về vốn cổ phần, kiểm toán viên cần phải xem công ty là tự quản lý, đồng thời theo dõi cổ phần, hay họ chỉ sử dụng các dịch vụ lưu ký và chuyển nhượng cổ phần. 

Đặc biệt tại những đơn vị tự quản lý và tự giữ sổ sách theo dõi cổ phần, Hội đồng quản trị bắt buộc phải thông qua những quyết định về việc phân công như: người ký cổ phiếu là ai? Thông thường,  cổ phiếu cần phải có chữ ký phê chuẩn Chủ tịch Hội đồng quản trị và Trưởng ban kiểm soát. Ngoài ra, còn có người giữ sổ sách theo dõi cổ đông, người bảo quản các cổ phiếu chưa được phát hành hay người ký séc thanh toán cổ tức. 

b. Sử dụng dịch vụ lưu ký và chuyển nhượng cổ phần 

Nếu công ty của bạn sử dụng dịch vụ lưu ký và chuyển nhượng cổ phần thì hoạt động  kiểm soát nội bộ được đánh giá là hoàn toàn hữu hiệu.

Về vai trò chủ yếu của các công ty chứng khoán đó là giúp các công ty đó tránh được sự phát hành cổ phiếu khống, hoặc bị vượt mức cho phép. Để ngăn chặn loại sai sót trên, họ cần phải kiểm tra để đảm bảo việc phát hành cổ phiếu là phù hợp và đúng với các  Điều lệ Công ty, đồng thời phải có sự phê chuẩn chính thức từ Hội đồng quản trị.

Trước khi phát hành cho các cổ đông, mọi cổ phiếu mới đều phải trình trước Hội đồng quản trị để họ kiểm tra và đăng ký. Từ đó, các sai sót cho dù có vô tình hay cố ý để dẫn đến phát hành khống cổ phiếu cũng sẽ giảm đi một cách đáng kể. 

Về dịch vụ chuyển nhượng cổ phần, thông thường các tổ chức này sẽ đứng ra giúp các công ty cổ phần bằng cách tham gia lưu giữ các sổ sách ghi chi tiết cổ đông, và thực hiện  công việc chuyển quyền sở hữu cổ phần giữa các người mua bán chứng khoán. 

Kiểm toán nguồn vốn - các thử nghiệm đối với chủ sở hữu

c. Sổ cổ phiếu

Sổ cổ phiếu được thực hiện tương tự như sổ séc, sổ cổ phiếu cũng được in sẵn và được đánh số liên tục, có phần cuống (cùi) cũng sẽ được lưu lại sau khi đã phát hành. Trên mỗi cổ phiếu thường bao gồm các nội dung sau : số hiệu của cổ phiếu, số cổ phần mà cổ phiếu đó đại diện, tên các cổ đông và số hiệu của cổ phiếu gốc để dễ dàng theo dõi đối với các loại cổ phiếu đã phát hành nhưng sau đó được chuyển sở hữu chủ. 

d. Sổ theo dõi cổ đông 

Thực tế,  một cổ đông có thể sở hữu nhiều cổ phiếu khác nhau và nằm rải rác ở nhiều nơi trên sổ cổ phiếu, cho nên thông qua sổ cổ phiếu chúng ta khó thể theo dõi riêng biệt về vốn cổ phần của từng cổ đông. Vì vậy, Sổ theo dõi cổ đông cũng được mở để có thể theo dõi cổ đông, và sổ này giúp chúng ta dễ dàng xác định được số lượng cổ phiếu cũng như  cổ phần mà từng cổ đông đang nắm giữ. 

e. Sử dụng dịch vụ thanh toán cổ tức độc lập

Thanh toán cổ tức độc lập là một dịch vụ rất hữu hiệu, các công ty cổ phần có thể sử dụng dịch vụ này nhằm giảm bớt được khả năng sai phạm trong quá trình phân phối cổ tức. Những dịch vụ này thường do Ngân hàng hoặc một công ty ủy thác đảm nhận. 

3.2. Kiểm toán nguồn vốn cổ phần

a. Dễ dàng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với nguồn vốn cổ phần

b. Có thể xem xét giấy phép, các điều lệ công ty và biên bản họp của Hội đồng quản trị có liên quan đến nguồn vốn cổ phần

Các kiểm toán viên cần phải nghiên cứu thật chính xác về những loại giấy phép, điều lệ công ty và các biên bản họp hội đồng quản trị, đại hội cổ đông. Những tài liệu này thường được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán chung. Bên cạnh đó, đối với những lần phát hành cổ phiếu, kiểm toán viên cần tìm hiểu về số lượng các cổ phiếu được phép phát hành, và số thực tế phát hành, mệnh giá như thế nào... 

c. Phân tích các nghiệp vụ tăng giảm vốn cổ phần

Từ những lần kiểm toán đầu tiên, số dư ban đầu của tài khoản có vốn cổ phần, các kiểm toán viên sẽ phải tiến hành phân tích để có cái nhìn toàn diện về những biến động trong nguồn vốn cổ phần của doanh nghiệp mình. Mỗi thay đổi trong vốn cổ phần đó sẽ phải được đánh giá đồng thời phải được kiểm tra chứng từ nhằm bảo đảm chúng đều được chấp thuận từ Hội đồng quản trị. 

Từ những kỳ kiểm toán sau, các kiểm toán viên chỉ cần phân tích cụ thể các nghiệp vụ  đã làm thay đổi vốn cổ phần trong kỳ và kiểm tra chứng từ của các nghiệp vụ này. 

d. Kiểm tra các khoản thu được từ phát hành cổ phiếu 

Kiểm toán viên cần phải đối chiếu các nghiệp vụ phát hành cổ phiếu với việc thu tiền. Số tiền thu được cũng phải được kiểm tra qua các ghi chép về khoản tiền đó. Có trường hợp góp vốn cổ phần bằng hiện vật thì kiểm toán viên phải chú ý kiểm tra tính hợp lý về sự định giá của các hiện vật đó, và sự chấp thuận của Hội đồng quản trị. 

e. Gửi thư đề nghị xác nhận đến các ngân hàng, hoặc các công ty được ủy thác làm dịch vụ lưu ký và chuyển nhượng cổ phần 

Nếu như doanh nghiệp có sử dụng những dịch vụ này, kiểm toán viên sẽ gửi thư đến các tổ chức cung cấp dịch vụ và đề nghị được xác nhận về số cổ phần đã được phát hành và hiện tại đang lưu hành tại thời điểm khóa sổ. Các thông tin phản hồi được kiểm toán viên sử dụng để đối chiếu với sổ sách kế toán của công ty. 

f. Kiểm tra đối chiếu giữa sổ sách kế toán và các sổ theo dõi vốn cổ phần

Có rất nhiều các công ty không sử dụng dịch vụ lưu ký và chuyển nhượng cổ phần đã nêu trên, để thay cho thủ tục xác nhận thì kiểm toán viên có thể áp dụng các thủ tục kiểm toán như : 

• So sánh số hiệu cổ phiếu cuối kỳ với số hiệu cổ phiếu đầu kỳ (theo hồ sơ kiểm toán kỳ trước) để kiểm tra số lượng cổ phiếu mà công ty đã phát hành. 
• Tiến hành kiểm tra nhằm đảm bảo tất cả các cổ phiếu chưa được phát hành vẫn còn lưu trữ tại đơn vị và vẫn để trắng. 
•  Kiểm tra với mục đích bảo đảm mọi cổ phiếu đã được thu hồi và đánh dấu hủy. Ngoài ra, cũng được lưu trữ đính kèm với cuống trong sổ cổ phiếu tại đơn vị. 
• Đối chiếu, so sánh giữa sổ cổ phiếu, sổ theo dõi cổ đông và sổ cái để dễ dàng xác định sự thống nhất giữa ba loại sổ quan trọng này về số cổ phiếu đang lưu hành, và giá trị của chúng.