Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 1)

Làm việc nhóm, hiểu một cách khái quát nhất là hoạt động tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp tương tác với nhau, có kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng chia sẻ mối quan tâm nhằm mục đích hoàn thành các công việc được giao

Trong giai đoạn hiện nay, teamwork hay kỹ năng làm việc nhóm là yêu cầu bắt buộc ở hầu hết các lĩnh vực hoạt động và kinh doanh. Điều này xuất phát từ quan niệm “một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, tức trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân. Vì vậy người ta coi làm việc nhóm là nhân tố cơ bản để tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức hay doanh nghiệp.

Nhưng làm sao để có được kỹ năng làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động nhóm trên mọi phương diện? Đó chính là vấn đề quan trọng được phân tích trong bài viết này. 

I. Nhóm và nhiệm vụ của làm việc nhóm

Nhóm là gì? Tại sao con người lại phải làm việc theo nhóm? Con người không phải là một thực thể hoàn hảo như trong bộ phim viễn tưởng. Mỗi người đều có những khả năng đặc biệt hay vượt trội trong một mặt nào đó. Do vậy, để tạo nên thành công trong một việc đòi hỏi nhiều kỹ năng, con người có xu hướng làm việc nhóm để có thể phát huy điểm mạnh và bù đắp điều thiếu sót cho nhau. Đó chính là ưu điểm lớn nhất của làm việc nhóm. 

Làm việc nhóm là gì - nhiệm vụ vai trò của nhóm

Với những loại hình làm việc nhóm khác nhau thì cũng mang những kết quả khác nhau. Phần dưới đây sẽ nêu ra nhiệm vụ của 8 mô hình làm việc nhóm phổ biến nhất hiện nay là: nhóm lãnh đạo, nhóm kinh doanh, nhóm nóng, lực lượng đặc nhiệm tạm thời, nhóm hỗ trợ chính thức, nhóm đề án, nhóm liên đới chức năng, nhóm linh động.

1. Nhóm lãnh đạo

Nhóm lãnh đạo là nhóm gồm những người có tầm nhìn chiến lược, tức mang trong mình tầm nhìn và biết hoạch định chiến lược hoạt động. Nhóm này sử dụng tầm ảnh hưởng để quản lý và dẫn dắt những người khác bằng cách đề ra mục tiêu và hướng đi cụ thể. Các nhiệm vụ nổi bật của nhóm lãnh đạo bao gồm:

Điều hành mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp hay hoạt động phân công hằng ngày.

• Lên kế hoạch và triển khai hội họp theo lịch trình.
• Ra quyết định dựa trên thông tin được cung cấp từ cấp dưới.
• Giải quyết, dàn xêp những tranh chấp cá nhân. 

2. Nhóm liên đới chức năng.

Nhóm liên đới chức năng được đào tạo da dạng và là mô hình làm việc nhóm có mặt ở bất kỳ cấp tổ chức nào. những nhiệm vụ chủ yếu của làm việc nhóm mà nhóm liên đới chức năng cần đảm bảo là: 

• Giải quyết hoặc loại bỏ các trở ngại về tư tưởng đa dạng trong các phần việc đặc biệt.
• Các thành viên trong nhóm cần thể hiện các khả năng chuyên môn để giải quyết các vấn đề hay sự vụ diễn ra. 

3. Nhóm kinh doanh

Nhóm kinh doanh được coi là bộ phận tham mưu của doanh nghiệp, giúp việc cho các cấp trên về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ, nghiên cứu và phát triển sản phẩm cũng như phát triển thị trường, công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ và thẩm quyền được giao. Những nhiệm vụ nổi bật mà mô hình làm việc nhóm kinh doanh phải đảm bảo trong quá trình làm việc nhóm là:

• Tổ chức hoạt động trong một đơn vị với mục tiêu đạt các thành quả. Thực hiện xây dựng các chiến lược; kế hoạch ngân sách theo tháng, quý, năm. 
• Nhóm kinh doanh cần đạt hiệu quả tối ưu tùy theo sự sắp xếp của người lãnh đạo. Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty hay tổ chức làm việc theo yêu cầu của nhóm lãnh đạo. 
• Xây dựng quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định trong hoạt động thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động trong làm việc nhóm và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. 

4. Nhóm hỗ trợ chính thức

Nhóm hỗ trợ chính thức là nhóm những người đảm nhận trách nhiệm lâu dài theo một dự án. Họ làm việc nhóm để thực hiện những công việc quen thuộc, có sự phân công rõ ràng. Nhiệm vụ khi làm việc nhóm của mô hình làm việc nhóm này bao gồm: 

• Đảm nhiệm khối việc nặng nề hàng ngày mà vai trò của họ không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. 
• Tùy theo các quy trình đặt ra để đưa ra ý kiến xây dựng nhằm thúc đẩy sản xuất
• Thường mang nặng tính chất cục bộ.

5. Nhóm đề án

Nhóm đề án được tập hợp, tuyển chọn và làm việc nhóm với nhau dựa theo từng đề án được xây dựng. Những nhiệm vụ chủ yếu của nhóm đề án bao gồm: 

• Đòi hỏi một số lớn các phân nhóm khác nhau, các tiểu vụ và yêu cầu về việc lên kế hoạch chi tiết, nhân dự được đào tạo kỹ hơn. 
• Tùy thuộc vào trình độ, sự hiểu biết của các thành việc mà các công việc được yêu cầu hoàn thành ở những mức độ khác nhau. 

Làm việc nhóm- các mô hình làm việc nhóm

6. Nhóm linh động

Nhóm linh động là tập hợp những con người, chuyên gia làm việc nhóm chịu được sự biến đổi bất ngờ của các hoàn cảnh cụ thể. Làm việc nhóm theo mô hình nhóm linh động cần đảm bảo: 

• Những ảnh hưởng tác động các khóa huấn luyện nhằm cải tiến tối ưu hóa, mang lại các kết quả do áp dụng các phương pháp mới.
• Đạt được các kết quả cao trong công tác dưới sự hướng dẫn chỉ đạo của người có kinh nghiệm. 

7. Nhóm nóng

Nhóm nóng là thành phần tự tách khỏi phần còn lại của tổ chức để làm việc nhóm riêng lẻ với nhau. Những nhiệm vụ chủ yếu của họ:

• Chuyên tập trung vào những phần việc đặc biệt như chuyển đổi thị trường, tạo các mẫu mã mới. 
• Hoạt động linh hoạt, độc lập hoàn thành nhiệm vụ cao nhờ việc đặt ra các giả thiết và giải quyết chúng nhanh chóng. 

8. Lượng lượng đặc nhiệm tạm thời

Nhóm này được thành lập trong thời gian ngắn hạn để nghiên cứu hoặc giải quyết một vấn đề chuyên biệt để báo cáo lại với ban lãnh đạo. Một số nhiệm vụ chủ yếu khi làm việc nhóm của nhóm này bao gồm: 

• Thiết lập các hệ thống thông tin mới và loại bỏ các khâu, các bước sản xuất đình trệ. 
• Sử dụng các quy trình thông tin hiệu quả và phát sinh các thách thức thay thế. 

II. Phân tích vai trò của lãnh đạo trong làm việc nhóm

Trong mỗi nhóm yêu cầu phải có người lãnh đạo, được coi là kim chỉ nam để nhóm hoạt động chính xác và hiệu quả. Việc đánh giá các phẩm chất của người lãnh đạo trong làm việc nhóm phải dựa trên 5 kỹ năng nội tại: khả năng thông tri, sự tận tâm, sự chu đáo, lòng dũng cảm, tinh thần đồng đội, sự tự tin; và theo đó là 4 kỹ năng ngoại tại: tầm nhìn, tập trung vào các kết quả, tính chính trực, tính minh bạch. 

Khi làm việc nhóm, người lãnh đạo phải nỗ lực tạo bầu không khí tích cực, tránh cứng nhắc và hạn chế sự đố kỵ nhưng phải tạo được sự thi đua giữa các thành viên của nhóm, loại bỏ cái tôi cá nhân. Tinh thần đồng đội sẽ bị vô hiệu nếu như người lãnh đạo lúc nào cũng đưa ra các ý kiến riêng trước khiến những thành viên khác không còn cơ hội phát biểu hay bày tỏ quan điểm.

Người lãnh đạo thành công phải là người tạo thuận lợi, gây ra sức ảnh hưởng và bổ sung hơn là khống chế lấn lướt các thành viên trong quá trình làm việc nhóm.

Làm việc nhóm - chức năng của người lãnh đạo trong làm việc nhóm

Chức năng cần thiết mà người lãnh đạo cần thể hiện trong quá trình làm việc nhóm: 

• Sắp xếp đầy đủ các vai trò và đánh giá lựa chọn những cá nhân phù hợp với công việc.
• Thực hiện truyền đạt, hướng dẫn, điều hành các buổi hội họp nhằm vào các mục tiêu và các giá trị.
• Bảo đảm việc mục đích thắng lợi dựa trên cách làm việc tập thể được cả nhóm đồng tình.
• Phân tích những thất bại cần chỉnh sửa nhanh lập tức và chắc chắn; tuy nhiên luôn nhớ đánh giá những thành tựu nhằm gây phấn khởi.
• Nâng cao tính trách nhiệm qua việc gắn kết cả trong và ngoài nhóm.
• Khi phân công phân nhiệm, chớ bao giờ gò bó, hạn chế cá nhân, vì nhờ suy nghĩ của các thành viên mà bạn có được những ý kiến hay. Cố gắng linh hoạt bố trí các vai trò thích hợp vào một vai trò cố định. Không nhất thiết một người chỉ thực hiện duy nhất một chức năng hay nhiệm vụ, công việc; nhất là khi nhóm có ít người thì cần phải kiêm nhiệm, miễn sao là mọi thành viên cảm thấy thoải mái và công việc của nhóm trôi chảy để đạt hiệu quả.

III. Phân tích động lực trong làm việc nhóm

7 động lực thúc đẩy làm việc nhóm của nhóm kinh doanh: 

1. Cổ vũ sự hợp tác

• Nhóm cần gần gũi nhau khi cùng làm việc nhóm.
• Các thành viên cần thoải mái khi làm việc nhóm với nhau.
• Những hành động tiêu cực cần sớm được loại bỏ khi có cơ hội.
• Sự bất an hay sợ hãi là kẻ thù của việc điều hành nhóm đạt đến thành công.
• Cần giải quyết ngay lập tức những nguyên nhân chia rẽ tiềm ẩn.
• Am hiểu tiến độ phát triển của nhóm

Rõ ràng trong quá trình làm việc nhóm, những yếu tố trong nhóm không ngừng tăng trưởng và thay đổi. Quy trình phát triển thường trải qua bốn giai đoạn chính: định hình, tranh luận, ổn định và hoạt động. Giai đoạn định hình là lúc mọi người còn chưa rõ về vai trò, nguyên tắc và mục tiêu, đích đạt được của nhóm; dễ gây “xung đột”. Với sự lãnh đạo cứng rắn và có có phương pháp, bạn có thể sớm “ổn định” lại tình hình để đưa nhóm đi vào hoạt động bài bản.

2. Sử dụng những mưu lược điều hành

Các phương pháp điều hành nhóm có thể uyển chuyển từ chuyên quyền đến thoải mái, miễn sao nó tác động và điều hành được toàn nhóm theo đúng con đường được vạch sẵn. Sự lãnh đạo tốt là nền tảng cho toàn nhóm cùng nhau cộng tác, hợp lực và mang lại hiệu quả tốt nhất.

3. Định hình nhóm

Giai đoạn định hình luôn là một thử nghiệm nhỏ ban đầu trước những ý kiến mới. Vấn đề chính là sớm nhận ra những khuyết điểm để cùng nhau thảo luận chỉnh sửa, tránh đừng to tiếng hoặc đổ lỗi cho nhau. Việc giải quyết những vấn đề thất bại là một phần của quá trình học hỏi đi từ “việc định hình đến hoạt động”.

4. Giải quyết xung đột

Ở giai đoạn còn đang tranh luận, có thể trong nhóm xảy ra những xung đột giữa những người trong ban lãnh đạo và các cá nhân là thành viên của nhóm hay lãnh đạo và toàn nhóm hay chính giữa các cá nhân trong nhóm với nhau. Các tiêu chí giải quyết xung đột khi làm việc nhóm:

Làm việc nhóm - xung đột

• Cố gắng giải quyết các bất hoà giữa các thành viên của nhóm trên cơ sở tình cảm, hợp lý.
• Thích nghi với vai trò của bạn, Phát triển vai trò của các thành viên
• Thay đổi hoặc điều chỉnh cách lãnh đạo của bạn phù hợp với các nhu cầu của nhóm.
• Hãy chú tâm và cổ vũ kịp thời những giá trị do nhóm đề ra.
• Cần có phản ứng tích cực như khen thưởng trước những ý kiến mới và sáng tạo.
• Khuyến khích cá nhân và cả nhóm nắm bắt kịp thời và chính xác từng giai đoạn phát triển của nhóm.
• Không nên qua loa trước sự sai phạm của một ai đó, phải nhìn thẳng vào vấn đề nếu cần phải có biện pháp giải quyết.
• Đừng lẩn tránh bất kỳ vấn đề gì, hãy đối mặt với chính nó, nhất là khi bạn thấy cần phải cứng rắn để đạt thành công.
• Đừng cản trở những tìm tòi hứa hẹn các sáng kiến mới nảy mầm.
• Đừng lãng phí thời gian khi nhóm đang có nhu cầu về sự lãnh đạo tập trung của bạn

IV. Các vai trò của một nhóm kinh doanh

1. Người lãnh đạo nhóm - Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

• Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực bên ngoài và tiềm ẩn, đánh giá đúng cá tính của các thành viên trong làm việc nhóm.
• Có khả năng tôt trong tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.
• Có khả năng thông tri linh hoạt hai chiều.
• Là người có khả năng tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong quá trình làm việc nhóm.

2. Người góp ý - Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm

• Luôn có tinh thần cầu khiến, không bao giờ thỏa mãn với phương sách kém hiệu quả.
• Có khả năng cao trong phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó.
• Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý phù hợp cho các khuyết điểm.
• Tạo phương pháp chỉnh lý khả thi cho những thay đổi cẩn thiết.

3. Người bổ sung - Đảm bảo làm việc nhóm diễn ra trôi chảy 

• Suy nghĩ có logic để đề ra phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian nhằm tối ưu hóa hoạt động làm việc nhóm.
• Phán đoán được trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhóm nhằm tránh chúng đi.
• Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc đi theo đúng kế hoạch.
• Có khả năng hỗ trợ và vượt tính chủ bại.

4. Người giao dịch - Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

• Người có khả năng ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu hay mong muốn tiềm ẩn của người khác.
• Xây dựng được sự an tâm và am hiểu.
• Nắm bắt đúng thực tại toàn cảnh hoạt động của nhóm.
• Vững vàng trong khi xử lý thông tin, đưa ra kết luận đáng tin cậy.

5. Người điều phối - Lôi kéo mọi người làm việc nhóm chung với nhau theo phương án liên kết

• Hiểu những nhiệm vụ khó khăn có liên quan tới nội bộ trong quá trình cùng làm việc nhóm.
• Hiểu được những ưu tiên.
• Có khả năng nắm bắt chính xác các vấn đề cùng lúc.
• Có tài giải quyết những rắc rối xảy ra trong nhóm và các yếu tố tác động từ bên ngoài.

6. Người tham gia ý kiến - Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm

• Luôn đưa ra những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị trong quá trình làm việc nhóm.
• Thể hiện mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác.
• Nhìn các vấn đề như những cơ hội đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ xảy đến.
• Người giám sát - luôn đảm bảo giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao)
• Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn khi làm việc nhóm.
• Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra chuẩn mực.
• Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người trong nhóm.
• Không chần chừ đưa vấn đề ra để cùng thảo luận.
• Có khả năng khen ngợi và tìm ra sai sót cùng giải quyết.

V. Theo dõi và đào tạo trong làm việc nhóm

1. Theo dõi tiến độ của nhóm

* Cùng cả nhóm duyệt xét

Cả nhóm cùng nhau duyệt xét mục tiêu, lên kế hoạch sẽ giúp củng cố tinh thần đoàn kết, hợp tác và mang lại sự thúc đẩy để quá trình làm việc nhóm tiến xa hơn. Những buổi duyệt xét này có thể cả nhóm cùng chủ động thảo luận hoặc một vài người chủ chốt của nhóm điều hành. 

* Nêu bật những chướng ngại trong quá trình làm việc nhóm

Nếu trong quá trình hoạt động xảy ra sự đình trệ, cả nhóm cần cùng ngồi lại phân tích, tìm ra nguyên nhân và những tác động của nó để rồi tìm cách giải quyết hoặc cải thiện tình hình làm việc nhóm.

* Hành động dựa vào thông tin

Ngoài thông tin từ những cuộc họp duyệt xét và phân tích của nhóm, nhóm có thể tiếp nhận các thông tin đến từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Để duy trì sự năng động, nhóm cần sử dụng thông tin để thay đổi và cải tiến trong quá trình làm việc nhóm khi cần thiết.

2. Đào tạo nhóm

* Tính toán chi phí

Việc đào tạo cần chi phí nhưng như vậy về lâu dài sẽ luôn hiệu quả hơn việc duy trì tình trạng trì trệ gây tổn hại đến việc thực hiện kế hoạch. Tính toán các chi phí đào tạo, bao gồm mọi chi phí như học phí, tiền thuê phòng... Cân nhắc kỹ lợi ích đạt được sau khi đào tạo. 

* Đào tạo nhân viên

Sau khi đã tính toán mặt lợi ích, hãy đưa vấn đề ra để bàn thảo với cả nhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo sơ bộ và sau đó đi vào chi tiết. Từ đó thực hiện theo nhu cầu của từng cá nhân.

* Đào tạo lãnh đạo

Là lãnh đạo nhóm, bạn cần có các phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu quả trong suốt quá trình làm việc nhóm. Để có được các kỹ năng phẩm chất đó, bạn cần được đào tạo để phát triển các kỹ năng hàng đầu, khả năng theo dõi tiến độ, đảm đương công việc thừa hành cùng với các khả năng lãnh đạo khác như biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biết điều chỉnh hợp đạo đức kinh doanh và quản trị trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm của người khác và bám sát chỉ tiêu.

* Sử dụng những ngày gặp gỡ

Đôi khi nên xem những ngày nhóm đi tham quan, gặp gỡ, team building ở những nơi khác như là những buổi học hỏi thêm ngoài giờ. Nhờ những phê bình và góp ý của người ngoài để bổ sung kiến thức chuyên môn cho các thành viên của nhóm để từ đó rút kinh nghiệm.

Làm việc nhóm - team building

VI. Thông tin hiệu quả và họp nhóm

1. Những phương pháp thông tin

Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là đột xuất hay có hẹn trước. Ví dụ như: 

• Những cuộc trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp trong nhóm
• Sử dụng những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại.
• Sử dụng các phương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ,… trong làm việc nhóm
• Dùng phim ảnh hội nghị.

2. Chia sẻ thông tin ngoài nhóm 

* Thông tin từ nội bộ

Khuynh hướng tự nhiên khi làm việc nhóm thường chỉ lưu tâm sự vững mạnh tự tại cùng với sự toàn tâm toàn ý của nhóm, điều này khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, chỉ biết mình và ít quan tâm đến những người khác. Muốn tránh điều này, các bộ phận cần phối hợp với nhau, họ cần dựa vào sự giúp đỡ từ bộ phận khác ngay trong nội bộ doanh nghiệp, chẳng hạn khi cần dữ liệu, họ phải nhờ đến bộ phận máy tính.

* Duy trì sự giao tiếp

Giao tiếp trong doanh nghiệp là vấn đề mà 1 nhóm cần chú ý.Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, nắm chắc thông tin ai là những người cần được thông tin đặc biệt. Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhật hoá và chỉnh sửa lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình làm việc nhóm.

* Tránh sự trùng lặp

Sự trùng lặp các vai trò là vấn đề thường gặp ở những cơ quan lớn. Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng thông tin ngắn liệt kê về chức năng của đội nhóm cho những người có liên quan, nhờ đó có thể phát hiện sự trùng lặp ngay. 

* Thông tin như thác đổ

Việc tải quá nhiều thông tin dẫn đến bị nhiễu thông tin, bóp méo thông tin trong quá trình truyền đạt, từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của làm việc nhóm. Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi, nếu cần thiết, kiểm tra thông tin ngược lên.

* Sự cẩn thận

Khi làm việc nhóm, một nhóm không nên có điều gì bí mật giữa các thành viên của nhóm. Trước khi quyết định điều gì cần giữ kín, hãy cân nhắc liệu “có ai khác cần biết vấn đề này?”. Nếu đây là vấn đề mà mọi người có thể biết thì cứ việc thông tin thoải mái trong nhóm. Thế nhưng, nếu có điều gì cần giữ kín, lúc đó phải được giữ tuyệt đối nhằm bảo mật thông tin.

VII. Tính phối hợp trong khi làm việc nhóm

Để hỗ trợ và đánh giá các nỗ lực xây dựng tinh thần làm việc nhóm, 123job xin đưa ra các câu hỏi cơ bản mà bạn nên trả lời đúng tình hình hiện tại để chúng có thể giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả trong công việc. Dù câu trả lời là “có” hay “không” thì bạn cũng nên ghi chép lại lý do tại sao bạn chọn phương án đó và bạn có thể làm gì để cải thiện chúng. Các câu hỏi được nêu ra là:

* Bạn có cùng nhóm tham gia quá trình tuyển dụng? 

Hãy để các thành viên trong nhóm tiếp xúc với người sắp được tuyển dụng trước khi quyết định được đưa ra và lắng nghe sự phản hồi của họ. 

* Bạn có biết ai đang cản trở quá trình làm việc nhóm, và bạn đã làm gì để giải quyết vấn đề đó? 

Cần tìm ra những người gây ảnh hưởng xấu đến nhóm và từ đó suy xét vì lí do gì họ làm như vậy. 

* Các nhân viên có thấy được tầm nhìn, mục tiêu, nhiệm vụ, hiệu quả và dự định của nhóm? 

Điều quan trọng này là kim chỉ nam cho thành công của làm việc nhóm. Vì vậy mọi người trong nhóm phải có cái nhìn thật thấu đáo rõ ràng tới những vấn đề trên. 

* Các thành viên có thật sự cam kết cho thành công của nhóm? 

Đây không chỉ là việc đặt ra câu hỏi mà còn cần phải quan sát những hành động thể hiện sự gắn bó của họ. Hơn nữa sự thiếu nhiệt tình rất dễ nhận ra và một dấu hiệu là họ luôn cần đến sự nhắc nhở đối với nhiệm vụ được giao.Việc hay phàn nàn, kém năng động, thiếu ý thức cho chúng ta thấy họ là người thiển cận, thiếu trách nhiệm, thiếu hiệu quả, không có mục đích và cũng chẳng có dự định. 

* Các thành viên trong nhóm có được trang bị các kỹ năng phối hợp với nhau trong khi làm việc nhóm? 

* Người lãnh đạo của nhóm có nắm rõ vai trò của họ trong làm việc nhóm? 

Có nhiều người được làm lãnh đạo nhưng lại không đủ năng lực làm việc. Ngoài những kỹ năng làm việc nhóm cơ bản, họ phải được đào tạo những kỹ năng riêng chuyên biệt trong nhiều lĩnh vực ví dụ như tạo điều kiện làm việc thuận lợi và dàn xếp công việc của nhóm. 

* Bạn đã bắt đầu xây dựng mối quan hệ thân thiết hơn với các thành viên trong nhóm? 

* Các buổi họp thường kỳ của nhóm có giúp ích cho các thành viên? . 

* Các buổi họp của bạn có bao gồm đầy đủ yếu tố thông tin và yếu tố thúc đẩy không? 

* Mối quan hệ của mọi người trong nhóm có tốt không? 

Trong quá trình làm việc nhóm các thành viên luôn muốn thông tin hơn là các câu chuyện phù phiếm, những ý kiến đóng góp hơn là sự chỉ trích. Các thành viên có trao đổi thông tin hữu ích trong không khí cởi mở chân thành và trung thực không? 

* Trong công ty lớn các thành viên có được thông báo đủ các thông tin trong quá trình làm việc nhóm? 

Điều quan trọng là các nhóm không được hoạt động một cách  riêng lẻ, họ phải biết cách hòa mình vào tập thể lớn và hỗ trợ cho hoạt động của cả nhóm và cả công ty. Họ luôn cần những nhà lãnh đạo tài ba có sức ảnh hưởng và cả những thành viên ngoài nhóm nữa. 

* Nhóm hay công ty đã có những nỗ lực gì để tạo ra sự phối hợp xuyên suốt trong làm việc nhóm? 

* Nhóm của bạn có đang đối mặt với một vài vấn đề khó khăn trong suốt 2 tháng làm việc nhóm không và nếu có thì vì sao? 

Việc tảng lờ đi những vấn đề quan trọng đó sẽ chẳng giúp ích được gì cho quá trình làm việc nhóm. Sau hai tháng vẫn chưa được giải quyết, các vấn đề này sẽ không còn được mọi người quan tâm như trước và như vậy nó sẽ không bao giờ đượcxử lý triệt để; hãy giải quyết triệt để những khó khăn này trước khi nó trở thành nỗi ám ảnh với các thành viên. 

Làm việc nhóm - các câu hỏi đánh giá thực trạng làm việc nhóm

* Sếp của bạn có dành thời gian tìm hiểu về các thành viên để biết những gì là quý giá với họ, họ có sở thích thích hay không thích điều gì và với họ việc gì là cần thiết không? 

* Nhóm có thể giải quyết xung đột một cách dễ dàng, hợp tình hợp lý và hiệu quả không? Các thành viên trong nhóm có học cách giải quyết xung đột qua những tình huống xung đột thực tế đã xảy ra

* Các thành viên có sẵn sàng đưa ra các ý kiến? Hay chỉ có sếp đưa ra các ý kiến góp ý? Khi một thành viên đưa ra sáng kiến nhằm làm việc hiệu quả hơn, liệu những thành viên còn lại có sẵn sàng đón nhận? 

* Bạn có thể nêu ra một số đổi mới cụ thể trong quá trình làm việc nhóm mà nhóm đã đạt được trong quý vừa qua? 

* Bạn có lên lịch từng năm cho các hoạt động trong quá trình làm việc nhóm cho chính nhóm của mình không? 

* Các thành viên có thấy mối liên hệ lợi ích giữa thành công cá nhân và thành công của kết quả làm việc nhóm? 

* Bạn đã bao giờ từng tổ chức lễ kỷ niệm nhóm chưa? Chúng diễn ra thân mật hay long trọng để bày tỏ cảm kích và tạo sự thân thiện trong nhóm không? 

VIII. Kết luận

Làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức với mục tiêu để phân công công việc và phối hợp công việc nhịp nhàng. Trong thực tế có rất nhiêu công việc mà một cá nhân không thể đủ khả năng giải quyết hoặc giải quyết không hiệu quả, vì thế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp thực hiện công việc hợp lý và hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết cung cấp những thông tin hữu ích với bạn đọc, hãy cùng theo dõi bài viết Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 2) nhé!