Mail Outlook là gì? Hướng dẫn cách sử dụng mail outlook

Mail outlook là gì? Bạn sử dụng nhưng chưa biết cách khai thác tối đa các tính năng hữu ích của mail outlook? Bí kíp sử dụng mail outlook hiệu quả cho dân văn phòng? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về mail outlook.

Bạn đã từng nghe đến mail outlook? Bạn có hiểu hết về mail outlook? Những ưu, nhược điểm của mail outlook là gì? Dù có hiểu hết về mail outlook nhưng bạn đã biết các bí quyết đã sử dụng mail outlook một cách hiệu quả chưa, nhất là dân văn phòng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích đó.

I. MAIL OUTLOOK LÀ GÌ? 

1. Mail outlook là gì?

Với thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, internet ngày càng phát triển và mọi người có thể dễ dàng kết nối với nhau với nhau thông qua các nền tảng ứng dụng chat phổ biến hiện nay như: messenger, instagram, zalo, kakaotalk,... mà phổ biến nhất có lẽ là email bởi những tính năng mà nó mang lại. Nhắc tới email thì đã quá quen thuộc với mọi người và khi sử dụng email chúng ta không thể không biết tới mail outlook. Vậy mail outlook là gì và những tính năng hiệu quả mà nó mang lại là gì?

Mail outlook là gì?

Email là một loại hình thư điện tử xuất hiện từ khá sớm và nó nhanh chóng trở nên phổ biến bởi chính những sự tiện lợi mà nó mang lại. Email đã trở thành một trợ thủ đắc lực, một công cụ hữu ích đối với nhiều người trong công việc. Đối với những mà thường xuyên phải sử dụng email thì việc quản lý email là việc không thể bỏ qua được.

Vì vậy mà các nhân viên văn phòng, các doanh nghiệp, công ty, thậm chí là các bạn sinh viên đã tìm đến những ứng dụng mail mang lại nhiều tiện ích nhất. Và một trong số đó chính là Mail outlook.
Mail outlook được biết đến là một ứng dụng mail hỗ trợ người dùng email quản lý thời gian cũng như dung lượng của email. Chính bởi tiện ích này mà người dùng có thể quản lý, sắp xếp được thời gian và việc tìm kiếm thông tin cũng trở nên dễ dàng hơn.

Mail outlook là ứng dụng được phát triển bởi Microsoft từ năm 2013 cho các dòng máy tính có sử dụng hệ điều hành Windows. Sau 7 năm được ra mắt, Mail outlook đã và đang trở thành một trợ thủ email đắc lực cho người dùng.

Không chỉ quản lý thời gian, dung lượng email mà Mail outlook còn hỗ trợ người dùng một cách đắc lực trong việc quản lý công việc, tài liệu,... với nhiều chức năng hữu ích như: phân loại thư và gửi thư theo nhóm,... Hiện nay, Mail outlook có thể được xem là phần mềm quản lý tối ưu nhất dành cho người dùng. Mặc dù có nhiều tiện ích như vậy nhưng không phải ai cũng thành thạo trong việc sử dụng mail outlook, chưa phải ai cũng biết cách khai thác triệt để những tiện ích mà mail outlook mang lại như cách tạo folder mail trong outlook 2010, cách thu hồi mail outlook hay cách gửi mail hàng loạt trong outlook để có thể áp dụng vào cuộc sống hàng ngày.

2. Các tính năng của mail outlook 

Mail outlook có rất nhiều phiên bản ứng dụng phù hợp với nhiều dòng máy để người dùng có thể truy cập và sử dụng một cách dễ dàng. Dưới đây là những tính năng nổi bật của Mail outlook:

- Mail outlook kết hợp với Skype thông qua ứng dụng Skype để trò chuyện

- Mail outlook gắn pin các loại thư điện tử quan trọng trong hộp thư đến

- Outlook cho phép các doanh nghiệp có sự chọn lọc riêng, cho phép phân loại các thư đến trong hộp thư đến.

- Cho phép người dùng đăng nhập bằng một mật khẩu tạm thời thay vì mật khẩu đã được xác minh.

- Mail outlook còn được biết đến là một không gian lưu trữ không có giới hạn

- Tính năng nổi bật của mail outlook là cho phép bạn khôi phục lại những email đã xóa, thu hồi mail outlook kể cả những thứ bạn đã xóa trong thùng rác trong một khoảng thời gian nhất định và phạm vi cho phép

- Mail outlook cho phép người dùng khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng 1 lần để tránh những email spam. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chỉnh sửa, tạo và xóa các địa chỉ email này theo ý mình.

- Cho phép người dùng sáng tạo thư với CSS và HTML

- Mail outlook có tính năng chặn email (outlook không nhận được mail) theo tên miền cụ thể hoặc địa chỉ nào đó để tránh các trường hợp spam

- Kết hợp với Skydrive và Onedrive để gửi mail đính kèm tệp tin nội dung lớn

- Giúp sắp xếp email theo dung lượng, thời gian nhận và thời gian gửi, đây là cách gửi mail hàng loạt trong outlook

- Có tích hợp với các trang mạng xã hội phổ biến hiện nay như Facebook, Twitter,... để người dùng có thể vừa giải trí vừa kiểm tra email

- Đặc biệt, mail outlook có tốc độ truy cập cao

II. ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA MAIL OUTLOOK

1. Ưu điểm

Bạn sẽ biết cách khai thác được triệt để những ưu điểm hàng đầu của mail outlook nếu bạn biết cách sử dụng nó. Những tính năng hàng đầu có thể kể đến như cách thu hồi mail outlook, cách tạo folder mail trong outlook 2010 hay cách gửi mail hàng loạt trong outlook

- Đầu tiên, mail outlook rất dễ sử dụng và rất dễ tải bởi mail outlook có giao diện gọn gàng, dễ hiểu

- Năng xuất: mail outlook có giao diện tích hợp sẵn nên người dùng có thể dễ dàng cập nhật lịch chỉ bằng một cú nhấp chuột vào biểu tượng lịch. Nhờ mail outlook mà bạn có thể truy cập lịch mà không cần phải thoát ra khỏi hộp thư đến của mình.

- Giống như email, mail outlook có thể tùy chỉnh giao diện bằng các chủ đề khác nhau. Người dùng có thể thực hiện một số thay đổi đối với hộp thư đến như chọn nơi ngăn đọc xuất hiện, chọn hiển thị, chọn ẩn văn bản xem trước

- Mail outlook có tính năng tích hợp với các công cụ khác của Microsoft và người dùng có thể các công cụ khác của Microsoft bằng việc sử dụng giao diện phía trên bên trái của hộp thư đến

- Hỗ trợ cộng đồng: Mail outlook có một cộng đồng người dùng và Microsoft là một tập đoàn lớn cung cấp trợ giúp cho Outlook.com. Mail outlook cho phép MS Office được thừa nhận rộng rãi là tiêu chuẩn trong nhiều tập đoàn.

2. Nhược điểm

Mặc dù có rất nhiều ưu điểm, nhiều tiện ích to lớn, song mail outlook vẫn không tránh được những nhược điểm:

- Tên Confusion: tên email outlook.com giống với email outlook cao cấp đi kèm Microsoft chỉ có điều các gói email khác nhau một chút. bạn phải hiểu rõ ràng về các gói dịch vụ email thì mới biết cách sử dụng chính xác nhất.

- Ít tùy chọn hơn: Việc ít tùy chọn hơn đồng nghĩa với việc ít tính năng hơn. Nếu như gmail cung cấp cho người dùng nhiều cách để định cấu hình giao diện hộp thư đến thì mail outlook lại ngược lại khi giới hạn cách cấu hình hộp thư đến.

- Không có Labs: nếu Gmail có một bộ sưu tập các công cụ email có sẵn để người dùng có thể mở rộng hơn các dịch vụ khác của email thì mail outlook lại chưa khai thác được tính năng này.

III. BÍ QUYẾT SỬ DỤNG MAIL OUTLOOK HIỆU QUẢ CHO DÂN VĂN PHÒNG

1. Lọc các email quan trọng để riêng

Cách sử dụng mail outlook này được thiết kế để người dùng không bỏ qua những email quan trọng.

Muốn sử dụng tính năng này người dùng cần thực hiện như sau: vào mail outlook, chọn File -> New -> Search Folder. Tiếp đó trong hộp thư thoại vừa xuất hiện, kéo xuống cuối cùng của thanh danh sách và chọn “Create a custom Search Folder”. Tiếp đó, bạn đặt tên cho thư mục Search Folder rồi nhấn Choose để thêm các điều kiện tìm kiếm muốn cho vào. Cuối cùng bạn hãy thực hiện các yêu cầu và nhập thông số thích hợp và nhấn OK. Đây chính là cách tạo folder mail trong outlook 2010. Bằng cách này bạn có thể tạo nhiều thư mục khác nhau.

Sau khi hoàn thành các bước như trên thì một Search Folder mới sẽ xuất hiện và mỗi ngày bạn hãy kiểm tra thư mục này để không bỏ sót bất kì một email quan trọng nào.

2. Lên lịch gửi email trong cách sử dụng mail outlook

Nếu như bạn là một người bận rộn với nhiều công việc phải làm và không kịp gửi mail hay bạn là dân văn phòng chỉ làm việc trong giờ hành chính nhưng lại có email quan trọng cần phải gửi ngoài giờ thì bạn có thể sử dụng chức năng hẹn giờ gửi mail của mail outlook và cũng có cách gửi mail hàng loạt trong outlook.

Cách sử dụng như sau: soạn thư -> Options -> Delay Delivery -> Send và để mail outlook ở trạng thái hoạt động

3. Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop

Mail outlook có  tính năng gửi thông báo đến email nhưng cũng chính vì tính năng này mà đôi khi mail outlook gây ra những bất tiện. Ví dụ khi bạn đang tập trung làm việc mà có nhiều thông báo email gửi đến thì bạn sẽ khó hoàn thành được công việc. Do vậy, bạn có thể giới hạn thông báo (thu hồi mail outlook) bằng cách:

- Đầu tiên tắt hết thông báo trên màn hình Desktop

- Sau đó, tạo Rule trong mail outlook chỉ để nhận thông báo, email từ một người cụ thể nào đó, đây chính là cách thu hồi mail outlook không quan trọng.

Như vậy, bạn đã hoàn tất việc giới hạn nhận thông báo từ một người quan trọng.

4. Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi mail outlook

Cách sử dụng này giúp bạn tiết kiệm được không gian lưu trữ trong hộp thư của mình. Bạn nhấn Tools -> Options -> General, sau đó đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”

5. Tạo mục mới từ clipboard

Sao chép một văn bản từ clipboard, sau đó trên mail outlook nhấn Ctrl + V tạo hộp thư mới có văn bản mà bạn muốn dán.

IV. SO SÁNH GMAIL VỚI OUTLOOK

So sánh Gmail với Outlook

V. HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG MAIL OUTLOOK

1. Tải Outlook về thiết bị 

Sau khi tải mail outlook về thiết bị, người dùng thiết lập tài khoản Outlook để nhận email, sử dụng lịch và sử dụng các tác vụ khác của Outlook. Bạn cần cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu. Trong trường hợp người dùng muốn tạo một email khác hãy nhấn chọn Tệp -> Thêm tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản tự động

2. Tạo thư email mới

3. Chuyển tiếp, trả lời thư email

Trên thanh đọc nhấn chọn Trả lời, Trả lời tất cả và Chuyển tiếp. Tại hộp thư đến hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

- Muốn thêm tên người nhận thì nhấn vào hộp thích hợp và nhập tên người nhận

- Muốn loại bỏ tên người nhận thì bấm vào hộp thích hợp -> chọn tên người nhận -> Delete.

VI. KẾT LUẬN

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp các thông tin về mail outlook, những ưu nhược điểm của mail outlook và nêu ra các bí kíp sử dụng mail outlook hiệu quả cho dân văn phòng. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết nhất về mail outlook.