Mẫu phiếu thu là gì? Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu phiếu thu

Trong tính toán và quản lý thu chi trong doanh nghiệp, mẫu phiếu thu là một trong số những loại biểu mẫu cực kỳ quan trọng. Vậy mẫu phiếu thu là gì? Cùng tìm hiểu về mẫu phiếu này trong bài viết sau nhé!

Đây có lẽ không còn là khái niệm xa lạ đối với những nhân viên kế toán. Mẫu Phiếu thu là chứng từ dùng trong quá trình thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán liên quan trực tiếp đến tiền mặt, ngoại tệ. Phiếu thu cũng được coi là một mẫu hóa đơn thể hiện một quá trình giao dịch đã hoàn thành đối với khoản tiền phát sinh đó đó. Đây chắc chắn là biểu mẫu không thể thiếu trong các biểu mẫu kế toán thông thường cùng với các mẫu phiếu quan trọng khác như Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho.

I. Mẫu phiếu thu là gì?

1. Mẫu phiếu thu là gì?

Mẫu phiếu thu mới nhất ngày nay được các đơn vị hay doanh nghiệp sử dụng với mục đích để quản lý và xác định số tiền mặt hay ngoại tệ được nhập vào quỹ. Trên thực tế, các khoản tiền Việt Nam và cả tiền ngoại tệ khi nhập vào quỹ của doanh nghiệp đều phải có Phiếu thu.

Mẫu phiếu thu mới nhất cũng được coi là một mẫu biên nhận được sử dụng để thủ quỹ làm căn cứ để thu tiền, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan, ghi sổ quỹ.

Mẫu phiếu thu mới nhất thông thường sẽ được đóng thành quyển, ghi số của từng quyển một cách chi tiết, số của từng phiếu thu cũng được liệt kê và được dùng trong vòng 1 năm. Số phiếu thu được đánh dấu liên tục xuyên suốt 1 kỳ kế toán.

2. Mẫu phiếu thu được sử dụng khi nào? 

Ngoài mục đích thành lập và tạo phiếu thu để xác định số tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc thậm chí cả tiền ngoại tệ) được nhập vào quỹ - mẫu phiếu thu mới nhất còn được xem như là mẫu biên nhận để những người thủ quỹ làm căn cứ thu tiền, ghi sổ quỹ, người kế toán thì cần làm nghiệp vụ ghi sổ các khoản thu có liên quan.

3. Đặc điểm của mẫu phiếu thu

Có rất nhiều mẫu phiếu thu khác nhau, tuy nhiên, đều mang 3 đặc điểm chính: thứ nhất, đây là chứng từ thu tiền mặt, thứ hai, phiếu thu thể hiện cuộc giao dịch đã được hoàn thành, cuối cùng, nội dung phiếu thu phải đơn giản, ngắn gọn, theo tiêu chuẩn chung được quy định bởi Bộ Tài chính.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết phiếu thu tiền mặt theo thông tư mới nhất

II. Các loại phiếu thu

Xét về nội dung nghiệp vụ thì mẫu phiếu thu mới nhất gồm có ba loại. Thực tế, nội dung của ba loại phiếu thu này có thể thấy rằng nó khá là tương tự nhau. Tuy nhiên thì các doanh nghiệp hay người phụ trách mẫu phiếu thu sẽ cùng căn cứ vào nhu cầu thực tế của mình để chọn cho ra và sử dụng một loại phiếu phù hợp. 

Đối với những người có trọng trách đảm nhận nhiệm vụ chi – tiêu trong công ty thì cần hết sức lưu ý khi lập mẫu phiếu thu mới nhất cần phải tuân thủ theo quy định. Mỗi lần lập mẫu phiếu thu, người lập đều phải lập thành 3 liên, trong đó, 1 liên sẽ được giao cho người nộp tiền, 1 liên sẽ phải lưu lại ở nơi lập phiếu, liên còn lại sẽ được trực tiếp sử dụng trong việc ghi sổ quỹ.

Hiện nay, có 3 mẫu phiếu được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp, cụ thể là:

1. Phiếu thu theo thông tư 200 của bộ Tài chính ngày 22/12/2014

Mẫu phiếu thu theo thông tư 200

Mục đích

• Nhằm xác định và quản lý số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế nhập quỹ và từ đó làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, người kế toán thì thực hiện ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, và cả ngoại tệ nhập quỹ đều bắt buộc phải có mẫu hiếu thu.
• Đối với ngoại tệ thì đặc biệt hơn, trước khi nhập quỹ, số tiền này phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm trực tiếp với mẫu phiếu thu.

Cách viết phiếu thu theo thông tư 200

• Góc trên phía bên trái của mẫu phiếu thu theo thông tư 200 là nơi người viết phải ghi rõ tên đơn vị kinh doanh và địa chỉ đơn vị.
• Đơn vị phải đóng mẫu phiếu thu theo thông tư 200 thành một quyển riêng biệt và ghi số từng quyển đó để dùng trong 1 năm. Trong mỗi mẫu phiếu thu theo thông tư 200 phải ghi số quyển và đánh số thứ tự của từng mẫu phiếu thu. Số mẫu phiếu thu phải được đánh dấu liên tục xuyên suốt 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu theo đó phải ghi rõ thông tin ngày, tháng, năm lập phiếu, cùng với ngày, tháng, năm thu tiền. 
• Ghi rõ họ, tên, địa chỉ (những thông tin cơ bản) của người nộp tiền
• Dòng “Lý do nộp” thì cần ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, giá thành sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa…
• Dòng “Số tiền”: được ghi bằng số và bằng chữ chi tiết số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính của số tiền là đồng VN, hay USD…
• Dòng tiếp theo ghi số lượng chi tiết chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.

Mẫu phiếu thu theo thông tư 200 sẽ do kế toán lập thành 3 liên, trong đó ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và trực tiếp ký vào Phiếu thu. Sau đó, mẫu phiếu thu sẽ được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc tiến hành ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ để họ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền được ghi chép, thủ quỹ ghi số tiền thực tế đã được nhập quỹ (bằng chữ) vào mẫu phiếu thu theo thông tư 200 trước khi tiến hành ký và ghi rõ họ tên.

Thủ quỹ giữ lại 1 liên để mục đích ghi sổ quỹ, 1 liên thì tiến hành giao cho người nộp tiền, 1 liên còn lại lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ mẫu phiếu thu kèm theo chứng từ gốc cần được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

Mẫu phiếu thu hoàn chỉnh phải có đầy đủ các chữ kỹ của các đối tượng liên quan.

Chú ý:

• Trường hợp món tiền thu là ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ so với VND tại thời điểm ngay lúc nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo chính đơn vị đồng để ghi sổ.
• Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải thực hiện ký đóng dấu.

2. Phiếu thu ban hành kèm theo thông tư 133 của bộ Tài chính ngày 26/8/2016

Mẫu phiếu thu ban hành kèm theo thông tư 133

Mục đích

Mẫu phiếu thu theo thông tư 133 được coi như biên lai thu tiền áp dụng trong các trường hợp đặc biệt như thu tiền phạt, lệ phí, ngoài pháp luật phí, lệ phí… và các trường hợp những khách hàng có nhu cầu nộp séc thanh toán với các khoản nợ.

Cách viết phiếu thu theo thông tư 133

• Phiếu thu theo thông tư 133/2016/TT-BTC là giấy biên nhận tiền của doanh nghiệp hoặc các cá nhân đã thu tiền hoặc tiền hành thu séc của người nộp nhằm mục đích làm căn cứ để lập phiếu thu, thực hiện nộp tiền vào quỹ, đồng thời để chính những người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ.
• Phải ghi rõ thông tin cơ bản như tên đơn vị, địa chỉ của đơn vị thu tiền và thực hiện đóng dấu đơn vị, bên cạnh đó cũng phải đánh số từng quyển. Trong mỗi quyển mẫu phiếu thu theo thông tư 133 phải ghi rõ số hiệu của từng tờ biên lai thu tiền trong đó, liên tục trong 1 quyển.
• Ghi rõ thông tin cơ bản như họ tên, địa chỉ của người nộp tiền.
• Dòng “Nội dung thu” ghi rõ nội dung và mục đích thu tiền mẫu phiếu thu theo thông tư 133.
• Dòng “Số tiền thu” ghi bằng số và ghi lại bằng chữ số tiền nộp, cần ghi rõ cả đơn vị tính là “đồng” hoặc USD…
• Nếu thu bằng séc thì mẫu phiếu thu theo thông tư 133 phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc được xác định bắt đầu lưu hành và họ tên của người sử dụng séc.
• Biên lai thu tiền sẽ phải được lập thành hai liên (Đặt giấy than lên trên để viết một lần).

Sau khi thu tiền, người thu tiền và cả người nộp tiền phải cùng tiến hành ký và ghi rõ họ tên để xác nhận lại số tiền đã thu, đã nộp. Ký xong thì người thu tiền thực hiện lưu 1 liên, còn liên 2 giao cho người nộp tiền trực tiếp nắm giữ mẫu phiếu thu theo thông tư 133.

3. Phiếu thu ban hành theo quyết định 48 cũng của bộ Tài chính ngày 14/9/2006

Mẫu phiếu thu ban hành theo quyết định 48

Mục đích

Mẫu phiếu thu này sẽ được doanh nghiệp và các đơn vị sử dụng như giấy biên nhận để hai bên giao dịch thực hiện việc thanh toán và ký nhận việc nhận tiền.
Đây là biểu mẫu của một chứng từ hợp pháp, được sử dụng trong việc ký nhận đối với các giao dịch quan trọng thanh toán bằng tiền mặt.

Cách viết mẫu phiếu thu ban hành theo quyết định 48

• Khi lập mẫu phiếu thu thì phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu.
• Dòng “Họ tên người nhận tiền”: Ghi rõ họ tên người nhận tiền.
• Dòng “Địa chỉ”: Ghi rõ địa chỉ người nhận tiền, chi tiết bộ phận nhận tiền.
• Dòng “Lý do nộp”: Ghi rõ nội dung được xác định chi tiền: Chi tiền mua hàng hóa hay sản phẩm; chi tiền để nộp thuế…
• Dòng “Số tiền”: Ghi đúng thực tế số tiền chi.
• Dòng “Bằng chữ”: Ghi diễn giải bằng chữ chi tiết tổng số tiền chi.
• Dòng “Kèm theo”: Ghi số chứng từ gốc được đính kèm theo (ghi rõ con số này kèm theo hoá đơn số để những nhà quản lý dễ dàng quản lý và theo dõi).

Mẫu phiếu thu tiền này phải do kế toán lập thành 3 liên, chỉ sau khi đã có chữ ký trực tiếp theo từng liên của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ thì tiền mới được nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền ghi số tiền thực nhận (bằng chữ) vào mẫu phiếu thu trước tiến hành khi ký và ghi rõ họ tên.

Xem thêm: Phiếu xuất/ nhập kho doanh nghiệp là gì? Các mẫu phiếu nhập kho chuẩn nhất

III. Nội dung của mẫu phiếu thu

• Tên đơn vị và địa chỉ đơn vị được trình bày chi tiết ở vị trí góc trên cùng bên trái của biểu mẫu.
• Ở từng Mẫu phiếu thu tiền phải ghi số quyển và đánh số của từng Phiếu thu, trong đó ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu
• Họ, tên, địa chỉ của những người nộp tiền cần được ghi chính xác để phòng trừ trường hợp bất trắc và tiện liên lạc khi có phát sinh sau này.
• Cần ghi rõ nội dung chi tiết về lý do nộp tiền.
• Ghi số tiền và đơn vị tiền bằng cả số và bằng chữ
• Ghi số lượng chứng từ gốc đã nộp kèm theo trong mẫu phiếu thu.

Xem thêm: Tất tần tật thông tin liên quan đến mẫu phiếu thu tiền mới nhất 2021

IV. Những lưu ý khi lập mẫu phiếu thu

Khi lập mẫu phiếu thu, người đảm nhận trọng trách này cần phải ghi rõ thông tin về số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nộp tiền, địa chỉ người nộp tiền, thêm vào đó là nội dung nộp tiền bao gồm thu tiền tạm ứng còn thừa, bao gồm cả thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm.

Người lập mẫu phiếu thu tiền cũng phải ghi rõ số tiền thu được diễn giải trong đó bao gồm cả số và chữ.

Cần lưu ý trong việc đi kèm chứng từ gốc, điều này sẽ giúp cho người dùng sau này dễ dàng quản lý và lên kế hoạch theo dõi hoạt động chi tiêu, chứng từ của công ty, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, trong quá trình bất cứ doanh nghiệp này viết phiếu thu cũng cần chú ý tới việc trình bày cả nội dung lẫn hình thức. Mỗi doanh nghiệp sẽ được chọn cách viết mẫu phiếu thu khác nhau.

Xem thêm: Phiếu chi là gì? Hướng dẫn cách lập mẫu phiếu chi mới nhất

V. Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu phiếu thu

1. Mục đích

• Nhằm xác định chi tiết số tiền mặt, ngoại tệ thực tế đã được nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu tiền, quy vào sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có kèm theo mẫu phiếu thu.
• Đối với ngoại tệ thì ngay trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra kỹ càng và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với mẫu phiếu thu.

2. Phương pháp ghi phiếu thu

• Đơn vị: tên đơn vị tiến hành nhập quỹ tiền mặt (theo giấy phép kinh doanh)
• Địa chỉ: địa chỉ các đơn vị thực hiện nhập quỹ tiền mặt (theo giấy phép kinh doanh)
• Ngày … tháng … năm … (ghi ngay dưới mẫu phiếu thu): thời gian lập phiếu
• Quyển số: ghi hoặc đóng dấu hình chữ nhật theo số quyển hiện tại
• Số: ghi số thứ tự của mẫu phiếu thu tiền tính cho đến hiện tại
• Nợ/Có: tên tài khoản đối ứng của nghiệp vụ kế toán (111, 112,…)
• Họ và tên của những người nộp tiền: Tên đầy đủ của người nộp tiền (giống tên được đề cập trên chứng từ thanh toán)
• Địa chỉ: Nếu là người nội bộ của đơn vị thì ghi phòng ban. Nếu của đơn vị khác thì cần viết chi tiết tên của đơn vị đó.
• Dòng “Lý do nộp” ta ghi rõ nội dung lý do nộp tiền, như: Thu tiền bán hàng, hoặc mục đích Thu tiền tạm ứng còn thừa…
• Dòng “Số tiền” ghi bao gồm cả bằng số và chữ của số tiền thực xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là VND hay USD…
• Dòng cuối của mẫu phiếu thu tiền ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
• Ngày … tháng … năm …: ghi thời gian thực nộp tiền

Xem thêm: Trái phiếu là gì? Cổ phiếu là gì? So sánh trái phiếu và cổ phiếu

VI. Cách tạo mẫu phiếu thu trên excel

1. Một số điểm khác biệt giữa phiếu thu và phiếu chi

Về cơ bản thì mẫu phiếu thu tiền và phiếu chi sẽ được thành lập giống nhau, chỉ có tồn tại một số điểm khác biệt. Nên thay vì làm ra 2 Form cho 2 phiếu thì ta chỉ cần thực hiện công đoạn làm trên 1 Form cho cả 2 phiếu này và sử dụng hàm IF để biện luận. Khi là mẫu phiếu thu excel thì nó sẽ hiện ra các chỉ tiêu quan trọng về phiếu thu, ngược lại với phiếu chi thì sẽ hiện ra các chỉ tiêu chi tiết về phiếu chi.
Cụ thể như sau:

Chỉ tiêu quan trọng về mẫu phiếu thu

Với ô K8 ở đây là số phiếu

Mẫu phiếu thu

Như vậy chúng ta đã trực tiếp hoàn thành việc thiết kế ra 1 form 2 trong 1 cho nội dung vừa là mẫu phiếu thu, vừa có phiếu chỉ chỉ bằng một số hàm IF đơn giản.

2. Một số điểm cần lưu ý khi tạo phiếu thu, phiếu chi trên Excel

Bạn cần phải xác định mục đích chính xác của việc tạo form mẫu phiếu thu, chi này là để có thể sử dụng và trình bày các công thức trong Excel để lấy dữ liệu quan trọng của các phiếu này. Do đó, trong quá trình tạo lập mẫu phiếu thu excel bạn cần hình dung sơ bộ ban đầu trên Form phiếu này có những trường thông tin cụ thể nào cần điền theo đó là dữ liệu vào. Hay nói cách khác là bạn cần xác định rõ tất cả những trường thông tin nào là cố định, những trường thông tin nào là sẽ biến đổi khi bạn thực hiện thay đổi một chỉ tiêu cụ thể nào đó của mẫu phiếu thu.

Excel được thiết kế với các ô tính đặc trưng khác nhau, nó chuyên về các nghiệp vụ tính toán hơn là việc trình bày văn bản, nên khi xây dựng Form trên đó bạn cần khá linh hoạt trong việc co dãn và tinh tế điều chỉnh độ rộng của các cột sao cho phù hợp.

Và đừng quên là cần phải thiết lập vùng in cho mẫu phiếu thu excel này. Việc linh hoạt trong khâu xử lý các chuỗi (như tách chuỗi, nối chuỗi) trong việc tạo mẫu phiếu thu excel cũng khá là quan trọng.

3. Hàm sử dụng để lấy thông tin vào phiếu thu, phiếu chi

Ở đây chúng ta sẽ căn cứ vào chỉ tiêu cụ thể là số phiếu trong mẫu phiếu thu excel để làm gốc để lấy ra các thông tin được liệt kê liên quan tới phiếu đó. Hay nói cách khác là bạn chỉ cần thay đổi cơ sở về số phiếu thì các thông tin trong phiếu cũng đồng loạt thay đổi theo cho phù hợp với số phiếu mà bạn đã lựa chọn.

Hàm sử dụng để lấy thông tin vào mẫu phiếu thu, phiếu chi

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu phiếu xuất kho phổ biến nhất hiện nay

VII. Kết luận

Như vậy, qua bài viết trên đây, 123job mong rằng bạn đã có cho mình những thông tin cơ bản về mẫu phiếu thu - một chứng tử quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Chúc bạn một tuần làm việc hiệu quả và thành công!