Mô tả chi tiết thông tin về Trưởng phòng xuất nhập khẩu từ A đến Z

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì? Nhiệm vụ quan trọng mà trưởng phòng xuất nhập khẩu cần đảm nhận là gì? Quyền lợi cũng như trách nhiệm của một trưởng phòng xuất nhập khẩu là như thế nào? Hãy cùng 123job.vn đi giải đáp thắc mắc qua bài viết

Ngành kinh tế hiện nay của nước ta đa đón nhận sự đổ bộ mạnh mẽ của của làn sóng đầu tư nước ngoài, trong đó nổi bật nhất là việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Những ai từng làm về chuỗi quản lý cung ứng logistic hoặc đã có kinh nghiệm về lĩnh vực xuất nhập khẩu thì chắc chắn sẽ biết đến vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế. Vậy công việc của trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì? Nhiệm vụ quan trọng mà trưởng phòng xuất nhập khẩu cần đảm nhận là gì? Quyền lợi cũng như trách nhiệm của một trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế là như thế nào? Hãy cùng 123job.vn đi giải đáp thắc mắc qua bài viết dưới đây nhé.

I. Trưởng phòng xuất nhập khẩu, họ là ai?

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?

Trưởng phòng xuất nhập khẩu được biết tới với tên gọi tiếng anh là Import - Export Manager, là những người chịu trách nhiệm điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa cũng như việc vận chuyển hàng hóa trong tổng chuỗi cung ứng toàn bộ của doanh nghiệp ngành kinh tế. Trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng là những người đảm nhận mọi công việc vận hành trong văn phòng, có thể coi là chỉ huy trưởng của cả phòng xuất nhập khẩu tại những công lớn có mối quan hệ với quốc gia trên thế giới, các doanh nghiệp vận tải,...

Với những nhiệm vụ, công việc như trên thì vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu là vị trí mơ ước của nhiều người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu bởi mức thu nhập khủng, chế độ đãi ngộ cao và có nhiều cơ hội để thăng tiến.

Xem thêm: Thuế xuất nhập khẩu là gì? Cách tính thuế xuất nhập mới nhất

II. Nhiệm vụ và chức năng của trưởng phòng xuất nhập khẩu

Nhiệm vụ và chức năng của trưởng phòng xuất nhập khẩu

Trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ phải đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau tại các chuỗi cung ứng toàn cầu, giúp đưa ngành kinh tế của nước ta hội nhập được với quốc tế. Dưới đây là những nhiệm vụ, chức năng chính của vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu:

1. Quản lý điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu

Quản lý điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu

Đây chính là nhiệm vụ hàng đầu của vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu khi mà họ phải giám sát, điều hành phân phối công việc cho các thành viên khác và đôn đốc, thúc đẩy họ hoàn thành công việc, đạt được mục tiêu chung đã đề ra. Ngoài ra, trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng là người xây dựng bản kế hoạch công việc, quản lý lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu theo các đơn hàng. Trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao nhận hàng hóa.

2. Quản lý, phân phối hàng hóa

Quản lý, phân phối hàng hóa

Họ là những người sẽ tạo quy trình mua hàng, giao nhận hàng hóa, đảm nhận các công việc giao dịch, đàm phán, kết thúc hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp. Trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng trực tiếp hoàn tất các thủ tục, giấy tờ xuất nhập khẩu. Hơn thế nữa, họ cũng phải kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong suốt quá trình làm hồ sơ hàng hóa.

3. Mở rộng quan hệ

Trong ngành kinh tế lĩnh vực xuất nhập khẩu thì trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ xây dựng phương án, tạo quan hệ với các nhà cung cấp, tích cực tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu theo chiến lược kinh doanh đã đề ra của công ty. Ngoài ra, họ cũng cần tạo mối quan hệ với khách hàng để mở cơ hội cho những đơn hàng lớn ra đời, cung cấp tới khách hàng những dịch vụ chất lượng, giá cả phải chăng.

Xem thêm: Trọn bộ các câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu đầy đủ nhất

III. Mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu đầy đủ nhất

1. Trưởng phòng xuất nhập khẩu thực hiện chuyên môn của mình

1.1. Quản lý điều hành hoạt động xuất nhập khẩu

Quản lý điều hành hoạt động xuất nhập khẩu

Khác với các lĩnh vực khác của ngành kinh tế thì lĩnh vực xuất nhập khẩu ngành kinh tế cần phải chuẩn bị rất nhiều bước như vấn đề vận tải, thương mại, liên hệ đối tác, lấy mẫu sản phẩm, đặt lịch cụ thể, cho dịch vụ vận chuyển phù hợp,... để có một chuyến hàng hóa cập bến an toàn. Những trưởng phòng xuất nhập khẩu của ngành kinh tế cũng cần phải làm các giấy tờ, thủ tục thông quan,... thông qua các nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu. Trưởng phòng xuất nhập khẩu chỉ là người đôn đốc hoạt vận chuyển, dịch vụ, thời gian theo đúng kế hoạch đã đề ra. Trong những trường hợp xảy ra sự cố thì trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng là người đại diện đứng ra giải quyết vấn đề. 

1.2. Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng, thỏa thuận

Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng

Ngoài việc tìm kiếm khách hàng thì trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng là người đảm nhận việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa. Đặc biệt, đối với những đối tác chiến lược thì trưởng phòng xuất nhập khẩu là người sẽ đại diện đứng ra gặp gỡ, đàm phán, thỏa thuận và ký kết hợp đồng, sẽ là người chịu trách nhiệm toàn quyền cho mối quan hệ hợp tác này. 

1.3. Phân tích báo cáo tài chính, doanh số kinh doanh và đề ra giải pháp thúc đẩy hiệu suất 

Phân tích báo cáo tài chính, doanh số kinh doanh

Khác với các công việc khác của ngành kinh tế thì trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế sẽ không bị áp lực về doanh số nhưng lại đảm nhận toàn bộ công việc kinh doanh của phòng xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, họ sẽ phải cân đối ngân sách, đại diện thỏa thuận hợp đồng, đề ra các giải pháp nâng cao doanh số. Hơn nữa, trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ là người trực tiếp phân tích báo cáo tài chính, doanh số của toàn phòng xuất nhập khẩu để gửi lên cấp trên.

1.4. Tham vấn cho ban lãnh đạo công ty về những biện pháp thúc đẩy kinh doanh 

Vì là người thâu tóm toàn bộ công việc xuất nhập khẩu ngành kinh tế nên trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế là cách tay phải đắc lực của bộ máy cấp trên. Họ sẽ đề ra các giải pháp thúc đẩy kinh doanh, tìm cách khắc phục những sự cố để mọi công việc xuất nhập khẩu đều được diễn ra thuận lợi nhất. 

2. Trường phòng xuất nhập khẩu và nhiệm vụ quản lý nhân sự

2.1. Thiết lập những mục tiêu, thủ tục, bổ sung quy định của phòng xuất nhập khẩu và nội quy chung của công ty

Thiết lập những mục tiêu

Một phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế hoạt động chất lượng, hiệu quả thì cần có một trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế luôn vì mục tiêu chung của cả công ty. Họ sẽ là người thâu tóm mọi quyền hành trong tay, trực tiếp đề xuất những quy định chung góp phần thúc đẩy thúc đẩy mục tiêu dài hạn của công ty, đảm bảo công nhân dưới quyền luôn thực hiện nghiêm túc các quy định chung của công ty. Do đó, trưởng phòng kỹ thuật ngành kinh tế cũng là người cần giám sát gắt gao nhân viên xuất nhập khẩu và là tấm gương để mọi người noi theo

2.2. Bổ sung lực lượng nhân sự cho phòng xuất nhập khẩu

Trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế sẽ người cân đối số lượng nhân sự cho phòng xuất nhập khẩu. Họ sẽ gặp gỡ trực tiếp, phỏng vấn nhân sự và đưa ra quyết định chọn lựa những người thực sự phù hợp. Ngoài ra, trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế cũng là người chịu trách nhiệm cơ cấu phòng xuất nhập khẩu nếu cần.

Xem thêm: Mẫu đánh giá nhân viên phòng xuất nhập khẩu

IV. Những yêu cầu của trưởng phòng xuất nhập khẩu

Yêu cầu của trưởng phòng xuất nhập khẩu

Xem thêm: Top 20 công ty xuất nhập khẩu lớn hàng đầu tại Việt Nam

V. Trách nhiệm của Trưởng phòng xuất nhập khẩu
 

Xem thêm: Bật mí những kỹ năng cần có của nhân viên xuất nhập khẩu

VI. Những quyền lợi của vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu

Quyền lợi của vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu

Với những yêu cầu khắt khe cho vị trí công việc thì trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế cũng có rất nhiều quyền lợi nhất định. Họ sẽ được làm việc trong môi trường năng động, có nhiều cơ hội để phát triển bản thân cũng như thăng tiến trong sự nghiệp, mở rộng nhiều hơn các mối quan hệ. Ngoài ra, họ cũng có rất nhiều chế độ đãi ngộ như chế độ bảo hiểm y tế, được đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ, mức lương vô cùng cao thường sẽ dao động từ 15 đến 22 triệu đồng.

Xem thêm: CV xuất nhập khẩu - viết sao để thu hút nhà tuyển dụng

VII. Trở thành trưởng phòng xuất nhập khẩu học trường gì?

Mặc dù yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm đối với vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế là khác nhau nhưng nhìn chung vẫn phải có bằng cử nhân đại học và đã có và năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu ngành kinh tế. Trưởng phòng xuất nhập khẩu ngành kinh tế đều có bằng cử nhân hoặc thạc sĩ về Logistics, quản trị kinh doanh hay những lĩnh vực khác liên quan đến việc kinh doanh. Trước khi muốn ứng tuyển cho vị trí công việc này thì bạn nên tìm hiểu kỹ về công việc này đã.

Xem thêm: PO là gì? Những điều về PO mà ai trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng cần biết

VIII. Kết luận

Qua bài viết trên thì 123job.vn đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin vô cùng hữu ích về công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu như bản mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi và trách nhiệm,... Mong rằng bạn đọc hãy đón đọc bài viết một cách tích cực nhất nhé.