MOU là gì? Những thông tin cần biết về biên bản ghi nhớ trong kinh doanh

MOU là gì? Bạn đã từng nghe về MOU nhưng chưa thực sự hiểu về nó? MOU có vai trò như thế nào và khi nào có thể dùng MOU? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc tất cả những thông tin hữu ích về MOU.

MOU là khái niệm vẫn còn khá mới trong thị trường kinh doanh tại Việt Nam. Thuật ngữ MOU khá thịnh hành được dùng cho những mục đích và thỏa thuận trong nước hay giữa các quốc gia với nhau. Vậy MOU là gì? Vai trò cũng như phương thức hoạt động của MOU là gì? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về MOU.

I.  TÌM HIỂU CHUNG VỀ MOU

1. MOU là gì?

MOU hay còn được biết đến với cái tên đầy đủ là Memorandum of Understanding hay hiểu theo tiếng việt chính là biên bản ghi nhớ. Trong kinh doanh, MOU chính là một biên bản thỏa thuận không ràng buộc giữa các bên với nhau, thường được dùng trong trường hợp khi mà các bên liên quan không mong muốn một khẳng định pháp lý hay còn được dùng trong trường hợp, những bên không hề có sự thống nhất và tạo ra một thỏa thuận hợp pháp có thể thực thi. 

2. Điều kiện nào giúp MOU trở thành biên bản hợp pháp?

Đối với MOU, nó có thể trở thành một biên bản pháp lý nếu có các điều kiện sau:

- Các bên tham gia cần có giao ước cụ thể

- Mục đích và nội dung cam đoan cần phải được công nhận

- Các bên liên quan sẽ quy định những giao ước

- Phải có đầy đủ chữ ký của những bên liên quan

Mặc dù các bên hợp tác với nhau trên tinh thần tự nguyện, xuất phát từ thực tiễn cuộc sống nhưng vẫn phải đáp ứng đầy đủ các nhu cầu phòng trường hợp hai bên có xảy ra kiện cáo. Còn hiện tại vẫn chưa có một điều khoản nào cụ thể quy định rõ về biên bản ghi nhớ - MOU.

3. Vai trò của MOU trên thương mại quốc tế

Trên thị trường thương mại quốc tế, MOU - biên bản ghi nhớ đang đóng một vai trò như là một hồ sơ, tài liệu hay công cụ không chính thức làm cơ sở cho một hợp đồng trong tương lai.

Biên bản ghi nhớ giữa các bên hợp tác với nhau là một tài liệu trong hợp đồng nhưng không có tính chất ràng buộc ngoại trừ trường hợp có các thỏa thuận giữ bí mật và phi cạnh tranh giữa các công ty.

4. Phương thức hoạt động của MOU trong kinh doanh

MOU sẽ hoạt động trong kinh doanh theo phương thức như sau. Đầu tiên, mỗi bên cần lập một kế hoạch để xác định những giao ước mà công ty cần bên đối tác cung cấp, những gì mà công ty có thể cung cấp, những yêu cầu mà các công ty có thể cho đi và nhận lại và mục đích của biên bản ghi nhớ MOU.

Đại diện các bên các bên sẽ gặp gỡ, thảo luận và đưa ra những thống nhất chung cho MOU - biên bản ghi nhớ sau khi mà biên bản hợp đồng ghi nhớ đầu tiên hoàn thành. Sau khi gặp gỡ và thống nhất các điều khoản thì hai bên sẽ ghi các giao ước vào biên bản ghi nhớ cuối cùng. Khi đã hoàn thành biên bản ghi nhớ cuối cùng - MOU thì hai bên sẽ đi đến việc ký hợp đồng ghi nhớ.

II. NHỮNG NỘI DUNG QUAN TRỌNG CỦA MỘT THỎA THUẬN GHI NHỚ 

1. Mục đích chung

Đây chính là một nội dung vô cùng quan trọng của thỏa thuận ghi nhớ. Một thỏa thuận được coi là viết tốt khi nó phác thảo tốt về các ý định tổng thể. Thỏa thuận ghi nhớ phải phản ánh rõ ràng về mục đích cũng như mục tiêu của tất cả các bên có liên quan đến thỏa thuận.

2. Các bên liên quan đến thỏa thuận

Trong một thỏa thuận ghi nhớ phải bao gồm các thông tin như: tên, thông tin cơ bản của các bên liên quan. Đó có thể là là cá nhân, nhóm, công ty, tổ chức hay cơ quan chính phủ,...

3. Khoảng thời gian/Thời hạn hiệu lực

Khoảng thời gian hiệu lực của Thỏa thuận ghi nhớ - MOU tùy thuộc vào mong muốn các bên hợp tác, nhưng các bên cũng cần phải cân nhắc kỹ về khoảng thời gian hiệu lực.

4. Trách nhiệm

Trong thỏa thuận ghi nhớ - MOU cũng cần phải nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên liên quan. Nội dung này cần được làm rõ và chi tiết để các bên có thể nắm rõ về trách nhiệm, nghĩa vụ của mình. Điều này sẽ tránh việc nhầm lẫn cũng như các ý đồ che giấu.

Tuy nhiên, trong Thỏa thuận ghi nhớ - MOU cũng cần phải nêu rõ trách nhiệm, sự gánh vác chia sẻ của bên còn lại, đây cũng chính là ý nghĩa mà một bản Thỏa thuận ghi nhớ được ra đời.

5. Sự từ chối/Khước từ

Trong trường hợp các bên có những sự từ chối nào cũng nên đưa vào Thỏa thuận ghi nhớ. Những phần từ chối cũng nên được làm rõ so với phần chấp nhận để tránh sự hiểu lầm sau này.

6. Thu xếp tài chính

Trong MOU - Thỏa thuận ghi nhớ thì các yếu tố tài chính hay sự cần thiết của việc thu xếp tài chính cũng đều phải được đề cập.

7. Chia sẻ rủi ro

Đây cũng được coi là một phần khá quan trọng vì nó chứa các thông tin về người sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có bất cứ sai sót nào xảy ra hay những vi phạm hợp đồng. Ghi nhận điều này vào Thỏa thuận càng trở nên quan trọng hơn nếu những sai sót, vi phạm đó gây ra những tổn thất nặng nề.

8. Chữ ký

Mặc dù, các biên bản ghi nhớ - MOU không có sự ràng buộc về pháp luật nhưng nó vẫn thực sự quan trọng đối với các bên tham gia ký kết. Chính vì vậy, MOU cần có các mục ký xác nhận cho các bên tham gia. Đặc biệt, sau khi ký xong mỗi bên tham gia hợp tác sẽ giữ một bản sao.

III.  BIÊN BẢN GHI NHỚ MOU  VÀ HỢP ĐỒNG CÓ MỐI LIÊN HỆ NHƯ THẾ NÀO?   

Vì mục đích hợp tác và thu lợi nhuận, các bên đàm phán có thể ký kết với nhau một hay nhiều thỏa thuận ghi nhớ để có tác dụng dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Với biên bản ghi nhớ - MOU, thời gian để hai bên đưa ra biên bản là trước khi các bên hợp tác đã thỏa thuận xong các nội dung giao dịch chính. Hay có thể hiểu MOU là bước đầu để hướng tới việc ký kết một bản hợp đồng pháp lý. Không chỉ vậy, MOU - biên bản ghi nhớ còn dẫn đường giúp để các bên hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Còn hợp đồng lại là cam kết giữa hai hay nhiều đối tác để làm việc mà được pháp luật cho phép. Hợp đồng có tính ràng buộc cao và được pháp luật bảo hộ. Nhưng để hình thành nên một bản hợp đồng cần phải có một lời đề nghị hoặc là sự chấp nhận và ý định chung để ràng buộc nhau hợp tác.

Vì hợp đồng có tính ràng buộc và được pháp luật bảo hộ nên nếu một trong hai bên vi phạm các điều khoản hợp đồng hay xảy ra tranh chấp thì có thể nhờ tới bên thứ ba hoặc là đem ra tòa để giải quyết và bên thua, bên vi phạm sẽ phải chịu bồi thường cho bên còn lại. 

IV. SỰ KHÁC NHAU GIỮA MOU VÀ BẢN HỢP ĐỒNG 

1. Bản hợp đồng chính thức 

Hợp đồng là một thỏa thuận bằng văn bản và có tính ràng buộc giữa hai bên hợp tác về mặt pháp luật và có thể được thi hành bởi thẩm phán. Nếu một bên vi phạm thì sẽ có trách nhiệm bồi thường tổn thất cho bên còn lại. Các bản hợp đồng chính thức sẽ có những quy định chi tiết, rõ ràng hơn một biên bản ghi nhớ - MOU. Khi đã ký kết hợp đồng thì các bên sẽ không thể thay đổi được những các quy ước đã ghi sẵn trong hợp đồng.

2. Biên bản ghi nhớ - MOU

Bởi vì hợp đồng có tính ràng buộc cao nên các bên hợp tác thường lựa chọn bên bản ghi nhớ - MOU vì tính đơn giản và linh hoạt của chúng.

- MOU được viết tốt sẽ phản ánh sự hiểu biết ngoại giao  và tư duy phân tích sáng tạo.

- MOU cung cấp các điều có lợi mà hai bên có thể cùng nhau thực hiện để cùng nhau đạt được mục đích chung.

- Biên bản ghi nhớ cũng đóng một vai trò quan trọng khi những giao dịch giữa các bên liên quan đến chính trị hay những giao dịch thương mại.

- Không chỉ vậy, MOU - biên bản ghi nhớ còn là một lựa chọn hấp dẫn bởi tính đơn giản, linh hoạt của nó.

V.  MỘT SỐ LƯU Ý KHI KÝ KẾT MOU  

1. Khi nào thì sử dụng và khi nào thì không sử dụng một Thỏa thuận ghi nhớ?

Nếu bạn là người đang sở hữu một doanh nghiệp và có kế hoạch hợp tác với các doanh nghiệp khác hay một doanh nghiệp ngỏ ý muốn hợp tác với bạn,... thì việc sử dụng MOU - Thỏa thuận ghi nhớ sẽ rất hữu ích trong trường hợp này. Bạn có thể sử dụng MOU để thiết lập cho khung cơ bản của các thỏa thuận và dự án. Nhờ có MOU thì bạn có thể yêu cầu các bên liên quan và quy định về trách nhiệm của họ.

MOU không thực sự là một bản hợp đồng, nó chỉ giống như một bản phác thảo các thỏa thuận mà các bên sẽ đưa vào hợp đồng sau này. Ký kết MOU cũng chỉ cho thấy các bên vẫn đang chờ đợi một điều gì đó trước khi tiến đến việc ký kết một bản hợp đồng chính thức. 

2. Giá trị pháp lý của một Thỏa thuận ghi nhớ

Bất kỳ một biên bản ghi nhớ - MOU cũng chứa đựng các thỏa thuận chung giữa các bên hợp tác. Chúng vẫn được coi là ràng buộc giữa các bên mặc dù không có hiệu lực pháp lý. Một biên bản ghi nhớ - MOU được coi là tốt phải chứa các nội dung sau:

- Tên, thông tin pháp lý của các bên liên quan

- Các vấn đề và mục tiêu chung

- Các điều khoản, điều kiện liên quan

- Chữ ký đại diện của các bên liên quan.

MOU cho thấy một bản hợp đồng chính thức sắp được ký kết chứ bản thân MOU không có giá trị pháp lý. Dù vậy, bạn vẫn nên phác thảo các thỏa thuận quan trọng để nó trở thành một tài liệu hiệu quả.

VI. KẾT LUẬN

Bài viết trên chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất về MOU - biên bản ghi nhớ như: MOU là gì, vai trò của MOU, khi nào thì nên sử dụng MOU,... Mong rằng bài viết sẽ cần thiết đối với những kế toán, nhân viên kinh doanh, trợ lý giám đốc đang muốn tìm hiểu về MOU. Chúc các bạn thành công!