Nguyên tắc 3D 5S là gì? Nhà lãnh đạo học được gì từ nguyên tắc 3D 5S

Nguyên tắc 3D 5S là một trong những bí quyết thành công của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Vậy 3D 5S là gì mà được người Nhật quan tâm và áp dụng trong thời gian qua? Tìm hiểu ngay khái niệm 3D 5S.

Trong quản lý doanh nghiệp, ở mọi cấp bậc từ quản lý đến nhân viên, đặc biệt là CEO thì kỹ năng lãnh đạo vô cùng quan trọng. Một nhà lãnh đạo không chỉ cần kỹ năng lãnh đạo, tuy nhiên để hoạt động quản lý trong doanh nghiệp trơn tru và hiệu quả thì đây chính là chìa khóa chính. Trong hoạt động quản trị và điều hành doanh nghiệp, có một số nguyên tắc chủ chốt để nâng cao chất lượng quản lý nhân sự. Một trong số những nguyên tắc đó là 3d 5s. Vậy 3d 5s là gì?

I. 3d 5s là gì?

3d 5s là gì? 3d 5s là một khái niệm được biết đến từ người Nhật và những nhân viên làm việc tại công ty Nhật Bản thường nhắc đến. Vậy bí quyết đến vận dụng 3d 5s thành công?

1. 5S là gì?

5S bao gồm những công thức làm việc được xem là nền tảng của thành công - Seiri, Setion, Seiso, Seiketsu, Shituke. Công thức 5S vô cùng đơn giản giúp tổ chức không gian làm việc hiệu quả, thẩm mỹ, an toàn khoa học nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc, hiệu quả quản lý và đảm bảo chất lượng công việc. Định nghĩa 5S trên Internet tập trung nhiều vào tính thẩm mỹ và hiệu quả, tuy nhiên có những giá trị thiết thực của công thức 5S mang lại nhằm tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc một cách an toàn, hiệu quả.

Nguyên tắc 5S

Những yếu tố tiêu chuẩn này giúp bạn có được nền tảng ổn định để xây dựng và cải tiến những yếu tố khác, mục đích cuối là cung cấp một môi trường làm việc trực quan. 5S là một công cụ giúp một nhóm làm việc trong một khu vực áp dụng vào quá trình làm việc và nắm vững từng khu vực, đây cũng được xem như một quy trình QC của doanh nghiệp.

1.1 Nguồn gốc của 5s là gì? 

Trong 3d 5s, nguyên tắc 5s được phát triển từ người Nhật và được xác định là một kỹ thuật liên quan đến khái niệm sản xuất Just in Time. 5s là một phương pháp được ra đời với những kỹ thuật trong bảo trì năng suất toàn diện của - TPM và hệ thống sản xuất nhà máy Toyota - TPS. Để hiểu được cụ thể và áp dụng thành công nguyên tắc 5S, chúng ta cần hiểu hai khuôn khổ chính là Osada và Hiroyuki Hirano. Hirano cung cấp về mặt cấu trúc giúp cải thiện chương trình với hàng loạt bước cụ thể có thể xác định được. Khi áp dụng hai khuôn khổ chính này được gọi là nguyên tắc 4S và kết hợp thêm nguyên tắc Seiton. 

Xem thêm: “Cú hích–Richard H. Thaler & Cass R. Sunstein”- Kích thích tư duy sáng tạo

1.2 Khái niệm 5s là gì? 

5S được biết đến là một phương pháp giúp tổ chức nơi làm việc và thực tế làm việc như một triết lý và một cách làm việc tổng thể. Nguyên tắc này được chia làm 5 giai đoạn với mỗi giai đoạn là một thuật ngữ tiếng Nhật khác nhau:

• Seiri: Sắp xếp, phân loại
• Seiton: Đơn giản hóa và thiết lập quy trình 
• Seiso: Dọn dẹp và kiểm tra
• Seiketsu: Chuẩn hóa phù hợp
• Shituke: Kỷ luật, tự giá và thực hành

1.3 Chi tiết hóa về Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke 

Seiri: Sắp xếp, phân loại

Seisi là bước đầu tiên trong quy trình 5S đề cập đến hoạt động sắp xếp những hàng mục lộn xộn trong khu vực làm việc. Giai đoạn này quyết định những mục cần loại bỏ không thuộc khu vực làm việc và chỉ để lại những mục cần thiết được đề cập trong quy trình. Trong giai đoạn đầu tiên, bạn sẽ phải phân loại tất cả các loại vào những vị trí nhất định và bỏ qua những thứ không cần thiết.

Seiri trong 5S

Mục đích chính nhằm giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa bằng cách sắp xếp theo ưu tiên tìm kiếm. Bên cạnh đó, giảm nguy cơ mất tập trung bởi những sản phẩm này, đồng thời đơn giản hóa hoạt động kiểm tra và tăng sự an toàn lưu trữ. 

Seiton: Đơn giản hóa và thiết lập quy trình 

Setion là bước tiếp theo trong quá trình 5S được thực hiện bằng cách lấy những sản phẩm cần thiết sau khi đã loại bỏ những lộn xộn và sắp xếp một cách hiệu quả bằng cách sử dụng những nguyên tắc khoa học. Khi áp dụng việc sắp xếp theo nguyên tắc khoa học giúp đảm bảo mọi thứ ở đúng vị trí tối ưu nhằm thực hiện chức năng cần thiết. Mục đích chính của Seiton là hỗ trợ phục vụ tiến độ công việc dễ dàng, trôi chảy. 

Seiso: Dọn dẹp và kiểm tra

Seiso chỉ hoạt động dọn dẹp từng khu vực với những dụng cụ và thiết bị khác nhằm đảm bảo trả mọi thứ về trạng thái như mới. Trong bước này, mọi sự không phù hợp đều được loại bỏ hay dọn dẹp dụng cụ máy móc thường xuyên. Mục đích chính là cải thiện quy trình sản xuất giúp nâng cao hiệu quả, giảm thiểu chất thải.  

Seiso trong 5S

Seiketsu: Chuẩn hóa phù hợp

Bước tiếp theo của 5s là chuẩn hóa quy trình với việc sắp xếp, đặt hàng và đảm bảo vệ sinh nơi làm việc. Quy trình này được hiểu đơn giản là quy trình giúp đảm bảo thực hiện 3 bước đầu tiên thuận lợi giúp 5s trở thành tiêu chuẩn chung cho quá trình làm việc. Mục đích chính của Seiketsu là thiết lập lịch trình nhằm đảm bảo duy trì và lặp lại 3s đầu tiên. 

Shituke: Kỷ luật, tự giá và thực hành

Shituke là bước kết của quy trình 5S bằng cách thực hiện quy trình một cách kỷ luật của người lao động. Giai đoạn nhằm duy trì và đảm bảo hoạt động cải tiến liên tục để duy trì vệ sinh và tiến hành kiểm tra. Ban đầu, khi mới áp dụng 3d 5s có vẻ hơi khó khăn để doanh nghiệp thực hiện từng bước của quy trình, tuy nhiên sau đó 5s sẽ là một phần văn hóa doanh nghiệp giúp tạo nên một tổ chức có trách nhiệm. Mục đích chính của Shituke là đảm bảo sự chuẩn chỉnh của quy tắc 5s.

2. 3D là gì? 

3D trong 3d 5s bao gồm bộ 3 nguyên tắc cần thiết cho người lãnh đạo: Directing (chỉ đạo) - Dicussing (Thảo luận) - Delegating (Ủy thác).

2.1 Directing: phong cách chỉ đạo

Một người lãnh đạo cần truyền đạt cho nhân viên về công việc họ phải làm, cách thực hiện những công việc này và deadline để hoàn thành nó. Người lãnh đạo có trách nhiệm phân công vai trò giúp đặt ra những tiêu chuẩn và kỳ vọng. Phong cách lãnh đạo chỉ đạo phù hợp với những nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa biết phải làm việc gì. Phương pháp này cũng phù hợp khi có sự ủy nhiệm từ quản lý cấp cao và mô tả về những công việc phải thực hiện, đặc biệt phù hợp với những tình huống khẩn cấp. 

Phong cách lãnh đọa trong 3D 5S

Về phương diện truyền thông, nhà lãnh đạo truyền đạt cho nhân viên và cung cấp những hướng dẫn chi tiết giúp họ biết được chính xác công việc mà mình phải hoàn thành. Trong hoàn cảnh này thì kỹ năng giao tiếp với những thông tin ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ là tiêu chí quan trọng trong mọi tình huống.  

Khi có được mục tiêu, nhà lãnh đạo là người thiết lập mục tiêu ngắn hạn giúp định hình mục tiêu dài hạn và khi có được thời gian cụ thể, nhân viên có thể hiểu được mong muốn của nhà lãnh đạo. Tiếp bước là ra quyết định với trách nhiệm phải gánh với mỗi quyết định, người quản lý có thể đánh giá những sự lựa chọn và tìm ra cách giải quyết tốt nhất. 

Khi đã đưa ra quyết định, nhà quản lý sẽ giảm sát và đánh giá hiệu suất làm việc cũng như những phản hồi và đánh giá gồm những hướng dẫn cụ thể. Kết giai đoạn là sự công nhận với những phần thưởng đi kèm khi nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc. 

Xem thêm: Review sách của Charles Phillips: Tinh thần thủ lĩnh từ những lãnh đạo kiệt xuất

2.2 Discussing: Phong cách thảo luận

Phong cách thảo luận là một trong những phương thức cần thời gian thảo luận để đưa ra những giải pháp kinh doanh hiệu quả. Phong cách lãnh đạo này với việc trình bày ý tưởng của mọi người kết hợp với kỹ năng phản biện, cung cấp thông tin phản hồi và lắng nghe giúp giải quyết vấn đề. Điều quan trọng chính là vai trò điều phối của nhà lãnh đạo giúp định hình hướng đi của cuộc thảo luận. 

Kỹ năng giao tiếp hai chiều mang lại một cuộc thảo luận với những ý kiến, câu hỏi và phản biện giúp hiểu rõ yêu cầu của mọi người. Bên cạnh đó, khi có được mục tiêu, phong cách thảo luận giúp nâng cao cam kết của nhân viên nhằm đạt được mục tiêu. Bên cạnh đó, cả quản lý và nhân viên đều có thể nhìn nhận vấn đề, đưa ra đánh giá và lựa chọn phù hợp. Tiếp bước là giám sát hiệu quả phản hồi với những hành động cần thực hiện. 

2.3 Delegating: Phong cách ủy thác 

Ủy thác là một trong những phong cách phù hợp với những người có kinh nghiệm, kiến thức cũng như kỹ năng hoàn thành công việc. Nhà quản lý giao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên để hoàn thành công việc. Phong cách lãnh đạo này giúp cho nhà quản lý có thời gian cho những nhiệm vụ khác như nghiên cứu thị trường hay tư duy chiến lược. 

Phong cách lãnh đạo ủy thác

Nhà quản lý theo trường phái này đưa nhân viên danh sách những việc cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Mối quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên được xây dựng trong phạm vi công việc. Các nhà quản lý đưa ra mục tiêu cuối cùng  và quyết định được thực hiện bởi nhân viên. Nhà quản lý đưa ra quyết định kiểm soát mức độ với mức độ ưu tiên của từng mục công việc và người thực hiện công việc đó. Nhân viên đưa ra ý kiến phản hồi kèm theo báo cáo để giúp nhà quản lý kiểm soát kế hoạch đã đề ra. Mọi hoạt động thưởng phạt với kết quả được ghi nhận đều thể hiện năng lực làm việc độc lập với những quyết định hợp lý. 

Xem thêm: Khám phá cuốn sách “Thuật lãnh đạo” - Kinh nghiệm đắt giá cho nhà lãnh đạo

3. Vậy 3D 5S là gì?

Nguyên tắc 3D 5S với những quy trình trên là bí quyết lãnh đạo thành công của không ít nhà lãnh đạo. Bí quyết lãnh đạo 3D giúp phát huy được hiệu quả tối ưu mang lại thành công khi áp dụng 5S.

II. Doanh nghiệp có nên áp dụng quy tắc 3d5s ko?

Doanh nghiệp 3D 5S giúp đảm bảo những quyền lợi về sức khỏe cho nhân viên khi mọi thứ được thực hiện hiệu quả khi áp dụng nguyên tắc 3D 5S hiệu quả. Bên cạnh đó, khi thực hiện tốt 5S thì việc xây dựng doanh nghiệp với môi trường làm việc thân thiện, vệ sinh sẽ dễ dàng hơn. 

Nguyên tắc 3D 5S với hoạt động triệt để giúp tiết kiệm thời gian làm việc, thay vì tốn thời gian để tìm kiếm trong đống lộn xộn thì bạn chỉ cần tìm kiếm trong khu vực quy định. Khi đó, vừa tạo tinh thần làm việc cho nhân viên vừa giúp họ nhận ra sự cố gắng của mình được ghi nhận và sự công bằng trong môi trường làm việc. Cuối cùng, nâng sao hiệu suất làm việc khi máy móc thiết bị được vệ sinh sạch sẽ giúp đảm bảo tiến độ làm việc, giúp nhà lãnh đạo theo được mục tiêu đã đề ra. 

III. Áp dụng quy tắc 3d 5s cho người lao động

Từ trước đến nay, không chỉ những nguyên tắc sống mà những nguyên tắc trong kinh doanh từ người Nhật luôn được quan tâm và đề cao. Phương pháp 3D 5S không chỉ giúp người lao động làm việc hiệu quả mà còn giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

Áp dụng hiệu quả nguyên tắc 3D 5S

Về mặt sức khỏe nhân viên, môi trường làm việc được sắp xếp và sàng lọc kỹ càng giúp đảm bảo quy trình làm việc thuận tiện và dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, môi trường làm việc sạch sẽ cũng là yếu tố giúp kích thích hoạt động tuyển dụng nhân sự. 

Công việc theo quy trình luôn dễ dàng hơn khi thực hiện và tiết kiệm thời gian tìm kiếm một tài liệu nào đó. Khi tài liệu đã được sắp xếp theo khu vực với những vị trí đã quy định giúp loại bỏ những trục trặc hay những bước dư thừa trong quá trình. 

Khi áp dụng quy tắc 3D 5S giúp tạo không khí làm việc thoải mái làm tiền đề xây dựng tinh thần làm việc sảng khoái. Không chỉ có không gian làm việc mà 3D 5S còn tọa sự gắn kết tạo nên tư duy sáng tạo tránh lạm dụng kỹ năng chuyên môn. Việc thực hiện tổng vệ sinh còn giúp tạo sự liên kết giữa nhân viên nhằm tăng thêm tình đoàn kết. Đồng thời chính sự đoàn kết cũng là cách giúp nâng cao năng suất làm việc trong môi trường sản xuất, làm việc với máy móc, thiết bị. 

Xem thêm: Leadership là gì? Tầm quan trọng của người lãnh đạo trong doanh nghiệp

IV. Quy trình 3d 5s bài học kinh nghiệm đắt giá cho người lãnh đạo

Không chỉ những nhà quản lý mà cả nhân viên cũng cần biết đến nguyên tắc 3D 5S và học cách làm việc của người Nhật. Khi tuân thủ đúng theo 3D 5S thì bạn sẽ nhận được những thay đổi cũng như thành công lớn. Trong một xã hội tôn trọng sự công bằng thì chỉ khi bạn áp dụng những nghệ thuật lãnh đạo trên thì bạn mới có thể phát triển được. Đồng thời chỉ có những nhân tài tiềm năng với sự phát triển bền vững mới có đóng góp hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Với những doanh nghiệp Việt nam, để theo kịp những quốc gia khác trên thế giới thì việc học hỏi và áp dụng những nguyên tắc được xuất phát từ nước ngoài là bước cần thiết. Nếu không thể tự tạo ra những nguyên tắc thì chúng ta vẫn có thể học theo những nguyên tắc phù hợp và thay đổi để áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam. 

V. Kết luận

Từ trước đến nay, nguyên tắc 3D 5S đều được xuất phát từ người Nhật. Những phương pháp đến từ Nhật Bản thường được tự tin áp dụng cho những doanh nghiệp khác trên thế giới, tuy nhiên không phải quốc gia nào cũng thành công. Việc học hỏi và áp dụng cần có sự thay đổi linh hoạt phù hợp với tình hình của từng tình huống để 3D 5S phát huy hết khả năng của nó. Hiểu được 3D 5S và áp dụng tốt thì doanh nghiệp nào cũng sẽ nhận được sự thay đổi tích cực.