Là một trong các công cụ tiện ích của Microsof office nhưng không phải ai cũng dùng đến. Vậy thì sự xuất hiện của Outlook đang có ý nghĩa gì. Cùng 123job đi khám phá câu hỏi Outlook sử dụng để làm gì, qua đó bạn có thể tận dụng hiệu quả về ứng dụng này

Outlook vốn đã phổ biến trong cuộc sống cũng như công việc tuy nhiên không phải ai cũng thường xuyên sử dụng ứng dụng này, chính vì thế mà các hiểu biết về outlook ở một bộ phận người sử dụng dường như còn khá là mờ nhạt, vì thế khi bạn hình dung về những tác dụng của outlook thực sự không được toàn diện và chính xác có thể dẫn đến không tận dụng tốt được các tính năng cơ bản vốn có của nó.

I. Khái quát về Outlook

Outlook đang được phát triển bởi Microsoft cùng với nhiều phần mềm như là: Microsoft Excel, phần mềm soạn thảo văn bản của Microsoft Word, Microsoft PowerPoint,... có những công dụng cũng giống như là gmail, email,… Outlook chính là một loại hình thư điện tử phổ biến ở trong xã hội, sử dụng cho đa dạng các đối tượng, từ sinh viên hay nhân viên văn phòng,... cho tới cả các hệ thống trong doanh nghiệp. Được xây dựng nên mang theo những giá trị lợi ích thiết thực mà outlook trở thành một công cụ về tin học văn phòng đắc lực ở trong quá trình làm việc hoặc học tập của con người, nó giúp cho con người có thể trao đổi thông tin và liên lạc với nhau một cách nhanh chóng nhất.

Định nghĩa về Outlook là gì?

Định nghĩa về Outlook là gì?

Rõ ràng Outlook còn có một sức ảnh hưởng, tác động nhất định tới cuộc sống. Vậy thì mỗi người dùng đang sử dụng hay có nhu cầu sử dụng mà muốn biết chương trình này cũng có tác dụng như thế nào đối với bản thân mình thì hãy nắm bắt các chi tiết mọi tính năng của nó. Vì vậy, hãy cùng 123job trả lời các câu hỏi liên quan Outlook dùng để làm gì bằng cách khám phá tiếp tục các nội dung sau đây nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết các cách chuyển word sang pdf nhanh chóng và dễ làm nhất

II. Outlook dùng để làm gì?

Ngay sau đây, chúng ta sẽ cùng phân tích một cách cụ thể hơn về những tính năng của ứng dụng Outlook.

1. Outlook mang khả năng đồng bộ dữ liệu tốt 

Nhờ khả năng đồng bộ tốt những nguồn dữ liệu mà Outlook đã được "lập công" trong việc xử lý hay quản lý nguồn dữ liệu. Đối với việc sử dụng các chương trình Outlook này, người sử dụng có thể thỏa sức thực hiện tất cả các trao đổi thông qua mail với bạn bè, với đối tác chỉ cần đến một số công cụ nhỏ gọn và quen thuộc. Đó chính là chiếc điện thoại đã đồng hành cùng với chúng ta hàng ngày. Tất nhiên, để dễ dàng sử dụng được outlook phục vụ cho việc liên lạc hay trao đổi các thông tin thì điều kiện tiên quyết để có thể kết nối trực tiếp với internet.

2. Outlook giúp cho việc quản lý email trở nên dễ dàng hơn

Việc phân những email vào thành từng danh mục sẽ giúp cho chúng ta nắm bắt những loại dữ liệu, các chủ đề được dễ dàng hơn, nhờ vậy mà rất thuận tiện ở trong việc quản lý các dữ liệu. Outlook sẽ giúp cho người dùng thực hiện đầy đủ các tính năng này. Mọi thao tác được phân chia danh mục, phân mục cho email ở trong outlook cũng vô cùng đơn giản, chỉ cần phải thực hiện những thao tác cơ bản là bạn đã có thể hoàn thành.

3. Outlook tạo ra khả năng để tích hợp các mạng xã hội 

Mạng xã hội hiện nay đang vô cùng đa dạng, thật khó để chúng ta có thể cùng một lúc mà sở hữu hiệu quả cũng như bao quát chúng nếu như không có một công cụ nào hỗ trợ tích hợp chúng lại, sau đó đem tới trước mắt chúng ta. Vì thế, Outlook đã xuất hiện và thực hiện đầy đủ hoàn hảo các sứ mệnh đó.

Hầu như những mạng xã hội phổ biến như là Twitter, Facebook,… đều có thể tích hợp đối với chương trình Outlook. Vậy việc tích hợp đó có thể tạo ra những lợi ích gì cho người dùng? Khi những mạng xã hội được tích hợp với Outlook, đồng nghĩa rằng người sử dụng có thể song song sử dụng mạng xã hội nào đó mà đồng thời vẫn có thể check được mail một cách vô cùng tiện nghi và tiện lợi.

Ngoài ra, những tệp tin mang dung lượng cao cũng sẽ được hỗ trợ bởi ứng dụng Outlook khi bạn tải chúng lên và mong muốn Outlook lưu trữ giùm. Nếu như xảy ra trong trường hợp email của bạn đã bị thư rác tấn công, các bạn hoàn toàn dễ dàng loại bỏ chúng một cách hết sức nhanh chóng và thông qua việc kích hoạt các tính năng chặn mail rác, spam có ở trong outlook.

4. Chương trình Outlook cho phép người dùng HTML, khôi phục email

Sử dụng tạo nên nhiều tính năng dùng được HTML hoặc CSS trong Outlook, nhà phát triển nhằm mục đích hỗ trợ phần nào đó tới người dùng có thể thỏa sức gửi thư theo cách sáng tạo hơn. Nếu như trong lúc các bạn dùng mail, nhỡ tay vô tình xóa nhầm đi các thư điện tử nào đó quan trọng thì cũng có thể nhanh chóng khôi phục lại được chúng nhờ vào chính tính năng trong ứng dụng này.

5. Outlook có tính năng đăng nhập tạm thời, gắn sao cho các thư điện tử quan trọng

Đây chính là hai tính năng tiếp theo để nói lên sự ưu việt của Outlook. Tính năng này để làm gì thì chắc hẳn không phải ai là không biết vì nó đã được xây dựng dựa trên chính nhu cầu hay mong muốn của người sử dụng về việc muốn lưu giữ hay ưu tiên những thư quan trọng và đăng nhập nhanh chóng thông qua một số mật khẩu tạm thời nào đó để dễ nhớ, dễ đăng nhập. 

Đối với việc thiết lập mật khẩu tạm thời ở trong khả năng cho phép của Outlook, thì nó sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp mà người dùng mong muốn sử dụng dữ liệu về mật khẩu nào đó ở trong một khoảng thời gian cụ thể nào đó thay vì lâu dài thì Outlook vẫn có thể "chiều" được bạn. Chỉ cần thực hiện một vài thao tác trong cài đặt thì bạn đã có thể dễ dàng được đáp ứng các nhu cầu này.

Còn đối với hình thức Outlook cho phép việc gắn dấu sao những thư điện tử đó là để nhằm mục đích giúp cho người dùng có thể ưu tiên và lưu giữ những thư quan trọng và những liên lạc thường xuyên liên hệ tới, khi họ gửi mail đến bạn thì các bạn sẽ nhận được thông báo, kịp thời cập nhật để dễ dàng liên lạc.

Xem thêm: CSS là gì? Những thông tin cơ bản mà dân tin học văn phòng cần biết

III. Những tính năng nổi bật của Outlook là gì?

1. Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ rộng mở

Đa số người dùng thường sử dụng các tính năng email trên Outlook vì vậy phần mềm này còn có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian có thể lưu trữ, email được sắp xếp theo đúng dung lượng, thời gian nhận và thời gian gửi… dễ dàng trong việc tra cứu.

Hỗ trợ việc gửi mail có đính kèm tập tin dung lượng lớn sẽ kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục các email đã xóa (ở trong phạm vi và thời gian được cho phép) ngay cả khi các bạn đã hoàn tất thao tác khi xóa email trong thùng rác.

2. Tính bảo mật và khả năng chống spam cao

Ưu điểm tiếp theo của Outlook chính là tính bảo mật cao, đây chính là một tính năng vô cùng quan trọng ở trong thế giới công nghệ để có thể phát triển phức tạp như là ở hiện tại. Tính năng này sẽ giúp cho các công ty, doanh nghiệp có thể an tâm làm việc trên không gian mạng. 

Ngoài ra, Outlook còn có khả năng để chống spam đối với thao tác chặn email theo địa chỉ hay tên miền cụ thể. Khởi tạo ra địa chỉ email chỉ sử dụng một lần (dùng cho những hoạt động gửi mail một lần hay Email Marketing) giúp các bạn loại bỏ spam email hoàn toàn. 

Những tính năng nổi bật trong Outlook

Những tính năng nổi bật trong Outlook

3. Đa dạng kết nối

Tích hợp với những trang mạng xã hội đang được chiếm ưu thế hiện nay như là Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người sử dụng email có thể dễ dàng vừa check mail và vừa lướt những kênh mạng xã hội này. Tích hợp ứng dụng Skype để trò chuyện thông qua Skype.

Ngoài ra, Outlook còn cho phép việc sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người sử dụng có thể thỏa sức trong việc sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn sau khi có thể soạn thảo theo đúng chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của các cá nhân/doanh nghiệp.

4. Cho phép sử dụng HTML và CSS

Cụ thể, người sử dụng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của bản thân thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo đúng chế độ HTML.

5. Khôi phục email đã xóa

Outlook hỗ trợ khôi phục các email đã xoá (trong phạm vi và thời gian của ứng dụng cho phép) ngay cả khi các bạn đã hoàn tất thao tác email ở trong thùng rác. 

IV.  Cách đăng ký Outlook

Trước tiên để sử dụng được Outlook các bạn cần phải đăng ký một tài khoản mail của Outlook nhà cung cấp Microsoft. Cách đăng ký cũng vô cùng đơn giản sẽ chỉ bao gồm 3 bước đối với khoảng thời gian chỉ tầm 5 phút như sau:

Bước 1: Thực hiện các thao tác truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/, ở đây các bạn chọn vào mục “Get new email address” để thực hiện được lệnh đăng ký với tài khoản mới. Tại New mail để xuất hiện hai lựa chọn cho bạn đấy là Outlook và Hotmail. Chúng ta có thể nhấp chọn Outlook, điền Gmail và mật khẩu. Sau đó nhấn next để được chuyển qua những bước đăng ký kế tiếp.

Bước 2 : Tiếp tục là điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu bao gồm có First Name (có nghĩa là tên), Last Name (có nghĩa là Họ) sau đó tiếp tục nhấn vào Next.

Bước 3: Hoàn thành nốt các thông tin về Country (quốc gia), Birthdate (ngày tháng năm sinh), nhấn next và cuối cùng đó là điền một vài mã captcha được xác thực nữa là xong.

Sau khi thực hiện thành công 3 bước ở trên các bạn đã có thể sở hữu rồi đăng nhập tài khoản Outlook của riêng mình rồi đấy. Việc còn lại chính là bắt đầu cài đặt và thiết lập lại các lựa chọn sao cho phù hợp nhất đối với nhu cầu cũng như thói quen sử dụng của cá nhân bạn.

Xem thêm: Microsoft Publisher là gì?Làm quen với Microsoft Publisher cho người mới bắt đầu

V.  Cần lưu ý gì về phần mềm Outlook?

Outlook chính là phần mềm được phát triển bởi các nhà sản xuất Microsoft, được cập nhật và cài đặt mặc định sau khi bạn sử dụng hệ điều hành của nhà sản xuất này. 

Để kiểm tra xem máy tính của các bạn có được tích hợp Outlook hay chưa bạn có thể thực hiện tìm kiếm các cụm từ Outlook trong thanh tìm kiếm ở trong menu Start của hệ điều hành Window. 

Bên cạnh đó, đối với hệ điều hành Mac thì các bạn có thể tìm nó ở mục Finder trên thanh Sidebar ở ngay phía dưới Application.

VI.  Sử dụng Outlook Mail có phải là sự lựa chọn tối ưu hóa nhất cho người sử dụng mail?

Qua những hướng dẫn sử dụng của ứng dụng Outlook cũng như là những sự tối ưu hóa trong việc quản lý cá nhân mà dịch vụ này mang lại thì câu trả lời chính là có. 

Có bởi vì đối với cách sử dụng Outlook khá là đơn giản, với thao tác cụ thể mà dễ dàng. Điều này giúp cho người sử dụng tiết kiệm được thời gian, công sức sau khi làm việc. Nhờ đó mà nâng cao năng suất làm việc hơn. Những tính năng năng cao của Outlook cũng phù hợp đối với nhu cầu và thị hiếu người dùng cũng là một lý do để giúp cho phần mềm tiếp cận và chiếm lấy niềm tin từ ngày càng nhiều người tiêu dùng và tiếp cận. 

Nếu bạn đang là một người sử dụng Mail thường xuyên, mỗi ngày thức dậy đều cần phải dành cả buổi sáng để có thể mày mò check mail thì Outlook mail thật sự sinh ra chính là một phần mềm cứu rỗi cho bạn rồi đấy. Không lo phức tạp hay khó sử dụng, bên cạnh đó cách sử dụng outlook, cách tạo tài khoản Outlook đều được phần mềm Microsoft đơn giản hoá để mang lại có người sủ dụng những trải nghiệm tốt nhất. 

Xem thêm: Cách đăng xuất Gmail trên máy tính tiện nhất - Bí kíp sử dụng Gmail an toàn

VII.  Kết luận 

Toàn bộ những thông tin nêu ở trên đã cho các bạn biết rõ hơn về Outliook dùng để làm gì? Hãy ghi nhớ các nội dung chia sẻ trên để có thể dễ dàng tận dụng về Outlook phục vụ sao cho hiệu quả công việc và mục đích của bản thân nhé.