Phần mềm quản lý nhân sự này ưa việt hơn Excel mà HR cần biết?

Phần mềm quản lý nhân sự là gì? Tại sao không nên chọn Excel để quản lý nhân sự? Các tiêu chí cơ bản để chọn một phần mềm quản lý nhân sự là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Hiện nay, các doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi số lượng nhân sự của mình. Mặc dù đã nghe thấy vài cái tên quen thuộc nhưng bạn lại chưa thực sự hiểu về chức năng cũng như cách sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự đó ra sao. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông tin có liên quan đến phần mềm quản lý nhân sự.

I. KHÔNG NÊN QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL

1. Dữ liệu không thống nhất, khó kiểm soát và làm báo cáo

Việc sử dụng phần mềm Excel để quản lý nhân sự cũng giống như việc bạn sử dụng các loại giấy tờ bản cứng để quản lý nhân sự. Chúng sẽ bị chia thành nhiều file khác nhau và các file sẽ bị phân tán hoặc có thể bị mất khi bạn muốn tổng hợp lại để làm báo cáo. Mặc dù vậy nhưng vẫn có nhiều người chấp nhận mất nhiều thời gian và công sức để làm báo cáo từ phần mềm quản lý nhân sự Excel. Nhưng đó chỉ là cách làm trước mắt và không thể quản lý nhân sự bằng Excel lâu dài được bởi cách quản lý nhân sự bằng Excel sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng dù bạn có sử dụng các thủ thuật Excel đi nữa. Cách làm đó không chỉ gây ra lãng phí nguồn nhân lực và gặp các vấn đề quản trị nguồn nhân lực cho doanh nghiệp mà còn gây khó khăn trong việc rà soát tổng thể nguồn nhân lực của doanh nghiệp và đặc biệt gây mất thời gian cho những ai phải làm báo cáo công việc về quản lý nhân sự.

2. Không đảm bảo bảo mật

Đều tối thiểu đối với nguồn thông tin của doanh nghiệp là sự bảo mật nguồn thông tin đó nhất là với những dữ liệu quan trọng, không thể để đối thủ biết được trong kinh doanh. Đặc biệt, khi bạn làm công tác quản lý nhân sự thì bạn sẽ phải lưu thông tin cá nhân của từng nhân sự như họ tên, số CMND/CCCD, số sổ BHXH,... nên phải có một phần mềm quản lý nhân sự có tính bảo mật cao. Nhưng phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel lại không có được tính bảo mật cao và rất dễ bị mất thông tin bởi quản lý nhân sự bằng Excel thì sẽ không có phân quyền nào hay dữ liệu nào chỉ cho phép quản lý nhân sự đăng nhập vào. Cho dù người quản lý nhân sự có cài đặt mật khẩu truy cập thì vẫn có khả năng nguồn thông tin bị rò rỉ ra ngoài. 

3. Không thể để lại “thừa kế” cho người sau

Điều này có nghĩa là kho doanh nghiệp thay đổi nhân sự như thay đổi người quản lý nhân sự hay giám đốc nhân sự mời thì họ sẽ không thể sử dụng lại các báo cáo nhân sự của người trước được và họ sẽ phải làm mới lại từ đầu. Hay đơn giản hơn là họ sử lại các file quản lý nhân sự đó theo ý hiểu của mình nhưng cũng tốn khá nhiều thời gian cho việc đó. Do đó việc quản lý nhân sự bằng Excel không thực sự hiệu quả cho lắm.

4. Khả năng tích hợp kém

Trong công tác quản lý nhân sự thì sẽ có rất nhiều phần mềm khác của doanh nghiệp được sử dụng như phần mềm quản lý chấm công, phần mềm quản lý KPI, phần mềm chat, phần mềm quản lý tài sản,... Nhưng phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel lại không thể tích hợp với những công cụ, phần mềm hiện đại đó. Ngay cả với những phần mềm, công cụ phổ biến như là Gmail, đồng hồ,.. thì Excel cũng không thể tích hợp được.

5. Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người

Bởi vì khi quản lý nhân sự bằng Excel thì toàn bộ thao tác trên phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel phải cần đến sự thao tác của con người, từ việc nhập dữ liệu đến việc việc tìm kiếm, chỉnh sửa cũng cần có sự can thiệp của con người. Vì thực hiện các thao tác hoàn toàn thủ công nên không thể tránh được khỏi những sai sót, thậm chí những sai sót đó còn có thể xảy ra thường xuyên và liên tục trong quá trình làm báo cáo.

6. Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô

Doanh nghiệp ngày càng phát triển thì sẽ có nhiều dữ liệu cần quản lý hơn. Lúc đó, bạn không thể tạo thêm trang mới, mở rộng bảng, xuống dòng trong Excel,... để chèn thêm dữ liệu cần quản lý. Do đó mà việc quản lý nhân sự bằng Excel gần như là không thể tưởng tượng nổi. 

II.  CÁC TIÊU CHÍ CƠ BẢN ĐỂ LỰA CHỌN MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO DOANH NGHIỆP 

Các tiêu chí cơ bản để lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự

Bởi vì trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự nên bạn cần phải cân nhắc để lựa chọn ra phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất. Khi lựa chọn, bạn sẽ phải đưa ra các tiêu chí đánh giá để có được sự lựa chọn chính xác và phù hợp nhất. Dưới đây là các tiêu chí cơ bản nhất khi lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự:

1. Tuân thủ đúng các quy định của pháp luật

Bởi vì có nhiều phần mềm quản lý nhân sự sẽ gây ra những rắc rối liên quan đến pháp luật nên bạn hãy chọn những phần mềm mà không khiến bạn gặp vấn đề liên quan đến pháp luật. Do đó, trước khi lựa chọn bạn cần xem xét cách hoạt động của phần mềm đó có đáp ứng đúng những quy định hiện hành của pháp luật về quản lý nhân sự hay không. Và cũng có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế ra phù hợp với nước ngoài chứ không phải ở Việt Nam nên bạn cần xem xét kỹ lưỡng trước khi chọn lựa.

2. Khả năng tùy biến và mở rộng

Bạn cần cân nhắc chọn lựa phần mềm có thể mở rộng thêm để chèn thêm dữ liệu thông tin khi cần thiết. Vì thế, bạn nên ưu tiên chọn những phần mềm có tính năng chỉnh sửa cao

3. Dễ sử dụng

Dù cho là lựa chọn phần mềm nào thì bạn cũng cần ưu tiên là phần mềm đó dễ sử dụng và phần mềm quản lý nhân sự cũng không phải là một ngoại lệ. Phần mềm đó dù có nhiều tính năng, bộ lọc rõ ràng thì cũng không được gây ra khó khăn cho đội ngũ quản lý nhân sự. Vì thế, bạn cần cân nhắc kỹ để lựa chọn ra được phần mềm phù hợp  nhất.

4. Chi phí hợp lý, chỉ số hoàn vốn (ROI) khi đầu tư cao

Hiện nay đang có hai loại phần mềm đó là phần mềm hoàn toàn miễn phí và loại phần mềm phải trả giá. Nhưng vì bạn đang đứng ở góc độ là một nhà kinh doanh và đang quản lý cả một doanh nghiệp nên bạn cần lựa chọn phần mềm ở góc độ giá cả bởi sử dụng công nghệ chính là một khoản đầu tư sinh lời. Bạn có thể tính lợi nhuận khi nhìn vào chỉ số hoàn vốn ROI mà dự án đầu tư công nghệ đó mang lại.

5. Khả năng tích hợp lớn

Khả năng tích hợp đang được coi là một tiêu chí đánh giá đối với các phần mềm công nghệ 4.0 hiện nay và phần mềm quản lý nhân sự cũng không phải là một ngoại lệ. Bạn cần tìm một phần mềm quản lý nhân sự có khả năng tích hợp đối với các phần mềm của công ty như phần mềm chấm công, phần mềm quản lý tài sản,... để dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân sự. 

6. Đảm bảo bảo mật dữ liệu

Dù sử dụng phần mềm nào đi nữa thì người dùng cũng luôn quan tâm đến độ bảo mật của phần mềm đó. Huống chi là đối với việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp thì bạn càng cần phải lựa chọn một phần mềm bảo đảm được sự bảo mật cao để không bị rò rỉ thông tin quan trọng ra bên ngoài. Bạn có thể kiểm tra tính bảo mật của phần mềm thông qua việc đăng nhập tài khoản hay xem xét sự uy tín của công ty cung cấp phần mềm đó.

7. Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy

Không phải doanh nghiệp nào cũng có một đội ngũ chuyên viên IT hùng hậu phía sau để hỗ trợ khi các phần mềm quản lý của doanh nghiệp gặp sự cố. Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự bạn nên chọn phần mềm mà bên cung cấp phần mềm luôn có một đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và đáng tin cậy. Nếu lựa chọn được như vậy thì doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khi không phải thuê chuyên viên kỹ thuật ở bên ngoài.

III. TOP 5 PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, TỐI ĐA HOÁ HIỆU SUẤT VÀ THỜI GIAN 

1. Asana

Asana được biết đến là một ứng dụng quản lý công việc, dự án trực tuyến giúp người dùng sắp xếp công việc một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt, ứng dụng chính là công cụ hữu ích đối với những ai thường xuyên phải làm các hoạt động, công việc nhóm.

Ứng dụng Asana

Asana cũng cho phép người dùng chuyển từ Task qua Project trong trường hợp doanh nghiệp phát sinh một dự án nào đó và khi đó bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian khi không phải nhập dữ liệu lại từ đầu. Bên cạnh đó, khi làm việc với ứng dụng thì bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ công việc.

2. Due

Ứng dụng Due

Nếu bạn là người có quá nhiều công việc và không thể nhớ hết được số lượng công việc cần phải làm thì Due chính là một sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Bởi ứng dụng này có tính năng nhắc nhở bạn hoàn thành những công việc bạn đã lưu. Đặc biệt, khi sử dụng ứng dụng này bạn cũng không cần phải cài đặt tài khoản mà vẫn có thể sử dụng được bình thường.

3. Microsoft OneNote

Ứng dụng Microsoft OneNote

Microsoft OneNote được coi là một sản phẩm mới trong bộ Office của Microsoft. Phần mềm này được cài đặt sẵn nên rất tiện lợi và rất dễ sử dụng mà không cần phải đăng ký bất kỳ tài khoản nào. Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc này thì bạn có thể dễ dàng tạo ra các ghi chú về công việc từ đơn giản đến chuyên nghiệp. 

4. Trello

Ứng dụng Trello

Trello được coi là một ứng dụng quản lý công việc đơn giản và dễ hiểu nhất hiện nay. Cách thức hoạt động của nó cũng cho phép bạn tạo ra nhiều Board với những list công việc bạn cần phải làm. Đặc biệt ứng dụng này còn hỗ trợ làm việc nhóm khi nhiều người tham gia vào một dự án chung. Trello đang là một ứng dụng quản lý công việc hoàn toàn miễn phí nên bạn có thể sử dụng thoải mái mà không phải trả phí. 

5. Microsoft Planner

Ứng dụng Microsoft Planner

Đây là một ứng dụng có khả năng tích hợp với các phần mềm khác của Microsoft để bạn quản lý, sắp xếp công việc một cách dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.

IV. KẾT LUẬN

Như vậy, qua bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp tới bạn đọc những thông tin hữu ích nhất liên quan đến phần mềm quản lý nhân sự như lý do không nên quản lý nhân sự bằng Excel, các tiêu chí cơ bản để lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự,... Mong rằng bài viết sẽ có ích đối với bạn đọc, đặc biệt là với những ai đang quan tâm đến phần mềm quản lý nhân sự.