Bật mí cách viết biên bản cuộc họp chuẩn và thông dụng nhất hiện nay

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp. Viết biên bản cuộc họp là một nhiệm vụ khó khăn với ngay cả những người đã có kinh nghiệm. Hãy cùng 123job.vn đi tìm hiểu một số bí quyết để hoàn thiện tốt biên bản này.

Biên bản cuộc họp có giá trị quan trọng bởi chúng giúp các thành viên tham dự có trách nhiệm, những người vắng mặt vẫn hiểu cuộc họp và ghi lại các ý tưởng mang tính đột phá. Cũng chính việc mang một sứ mệnh đặc biệt như vậy, viết biên bản họp trở thành nhiệm vụ không mấy dễ dàng cho nhiều người. Thấu hiểu điều này, dưới đây 123job.vn xin chia sẻ một số kiến thức và kinh nghiệm viết mẫu biên bản cuộc họp đúng, chuẩn.

I. Vai trò của biên bản cuộc họp

Vai trò của biên bản cuộc họp đối với các doanh nghiệp tổ chức

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi đầy đủ thông tin, sự việc diễn biến trong toàn bộ cuộc họp. Mặc dù nó không có giá trị pháp lý nhưng lại được sử dụng làm căn cứ xác minh các sự việc xảy ra, hoặc giúp người không có mặt hiểu rõ tình hình và kết quả đạt được tại buổi họp. Do vậy, biên bản cần đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, chính xác. Người chịu trách nhiệm viết phải dựa trên thực tế khách quan, không được tự ý thêm thắt hoặc bình luận.
Văn bản này còn được xem là một tài liệu tham khảo quan trọng giúp nhân viên tiếp cận với kế hoạch, chiến lược của tổ chức tốt hơn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc, phương hướng chiến thuật vạch ra đạt được mục tiêu để ra. Bởi vậy, một biên bản tốt có vai trò rất lớn trong hoạt động kinh doanh, phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.

II. Bố cục biên bản cuộc họp

Bố cục chính xác của biên bản cuộc họp

Như đã đề cập ở trên, biên bản hợp được sử dụng làm căn cứ xác định diễn biến, kết quả đạt được tại cuộc họp. Vì vậy, kể cả khi kết quả chưa đi đến cuối cùng, cuộc họp chỉ mang tính chất thảo luận đơn giản thì các mẫu biên bản cuộc họp vẫn cần đảm bảo đủ các phần rõ ràng, thiết kế khoa học.
Mỗi một công ty, tổ chức thường có các mẫu biên bản họp cho công ty, tổ chức mang đặc trưng riêng của mình. Tuy nhiên, trên cơ bản chúng đều có bố cục các phần theo thứ tự như sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Tên văn bản và trích yếu nội dung.
• Ngày….tháng….năm, giờ phút cụ thể lập biên bản.
• Thành phần tham dự cuộc họp.
• Phần nội dung: diễn biến thực tế sự việc.
• Phần kết thúc: ghi rõ lý do và thời gian.
• Những người tham gia ký nhận.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp bạn công tác không có mẫu biên bản cuộc họp công ty đòi hỏi bạn phải thiết kế. Đây cũng không phải một công việc quá khó khăn, bạn có thể tải mẫu biên bản cuộc họp về làm tư liệu tham khảo và từ đó cải tiến nó sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp công ty mình.

III. Cách ghi biên bản cuộc họp

Viết biên bản cuộc họp sao cho đúng

Thời gian viết biên bản họp thường rất ngắn nhưng lại đòi hỏi người viết phải thể hiện đủ, chính xác toàn bộ nội dung cuộc họp. Bởi vậy, đôi khi nó khiến chúng ta cảm thấy vô cùng căng thẳng. Để tránh khỏi tình trạng này và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, cùng 123job.vn điểm qua cáccách viết biên bản cuộc họp trong từng trường hợp cụ thể.

1. Sự kiện thực tế có tầm ảnh hưởng lớn

Những sự kiện như đại hội, khám xét, kiểm tra hành chính, tố tụng… có tầm ảnh hưởng lớn do đó biên bản phải ghi đầy đủ, chính xác, chi tiết mọi nội dung. Tuy nhiên, nó cũng cần chú ý nhấn mạnh vào sự kiện trọng tâm. Nếu trong cuộc họp đó có lời nói của thành viên, lời cung, lời khai...thì phải trích nguyên văn và yêu cầu người nói nghe lại đề xác nhận trừng tang.

2. Sự kiện thông thường

Những sự kiện như họp định kỳ, thảo luận nhiều phương án, tổng bình xét…có thể áp dụng cách ghi tổng hợp giúp làm nhẹ đi căng thẳng khi viết. Tuy nhiên, những yêu cầu về đầy đủ, chính xác vẫn phải được đảm bảo. Bạn có thể tham khảo những mẫu biên bản cuộc họp giao ban để hiểu rõ và trực quan hơn.

3. Phần kết thúc biên bản

Phần kết thúc biên bản phải ghi rõ thời gian chính xác đến phút. Biên bản cần đọc lại cho mọi người nghe để chắc chắn phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Lưu ý, nêu có từ hai chữ ký trở nên nhằm đảm bảo tính khách quan, có độ tin cậy cao.

IV. Lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Lưu ý quan trọng khi viết biên bản cuộc họp

Một nhóm người nói về nhiều chủ đề, ý kiến đôi khi khiến người nghe còn cảm thấy khó hiểu vậy mà người viết biên bản lại phải tổng hợp và ghi chép lại một cách chính xác. Do đó, viết biên bản cuộc họp chính là một thử thách. Tuy nhiên, vẫn có những có những lưu ý hỗ trợ bạn hoàn thành nó dễ dàng hơn. Cụ thể, sẽ được123job.vn chia sẻ ngay sau đây.

1. Nghiên cứu trước về nội dung cuộc họp

Viết biên bản cuộc họp công ty sẽ vô cùng khó khăn khi bạn không hiểu nội dung được nêu trong cuộc họp mà vẫn phải ghi chép nó thật nhanh. Một loạt các thuật ngữ chuyên ngành được người tham gia sử dụng mà bạn chưa nghe đến bao giờ khiến đầu bạn hoạt động hết công suất nhưng vẫn không không biết gì. Điều này thường gặp ở những trợ lý mới vào làm hoặc mới chuyển công tác sang một lĩnh vực khác. 
Để không rơi vào tình trạng này, bạn nên có được càng nhiều thông tin, kiến thức liên quan đến nội dung cuộc họp càng tốt. Những thông tin này có thể tự tìm hiểu thông qua sách vở, Internet hoặc hỏi đồng nghiệp có chuyên môn trong công ty. Nếu thời gian quá gấp rút thì hãy cố gắng hiểu các khái niệm, thuật ngữ có liên quan để không lạc lõng trong buổi họp.

2. Nhớ tên những người tham gia cuộc họp

Biên bản cuộc họp cần ghi rõ ai là người đã ra ý kiến hay quyết định về việc gì. Do vậy, việc nhớ tên và nhận diện những người tham gia cuộc họp có vai trò rất quan trọng. Để làm việc này bạn có thể tìm hiểu trước hoặc nhờ chủ tọa giới thiệu những người tham dự. Bạn nên sẽ sơ đồ khi được giới thiệu để đảm bảo không bị nhầm lẫn.

3. Ghi chép các hành động một cách độc lập, rõ ràng

4. Ghi nhớ nội dung cơ bản

• Những điều nào được đưa ra.
• Những kết quả nào đã đạt được.
• Những ý kiến, quyết định nào được chấp thuận.
• Những hoạt động nào cần phải thực hiện kèm thời hạn và mục tiêu hoàn thành.

5. Đảm bảo tính trung lập

Biên bản cuộc họp được dùng làm chứng cứ xác nhận trách nhiệm của các thành viên tham gia. Do đó, văn bản này cần đảm bảo tính khách quan và ghi chép đầy đủ toàn bộ thông tin, diễn biến cuộc họp. Trừ trường hợp bạn được yêu cầu tránh mặt hay không ghi chép câu thoại không liên quan, không bình thường.
Ngoài ra, văn phong sử dụng trong biên bản phải rõ ràng, trung lập, một nghĩa. Tuyệt đối, bạn không được đưa ý kiến cá nhân, bình luận hay cảm xúc của mình vào trong văn bản. Bởi nó có thể khiến người đọc hiểu sai ý dẫn đến nhiều hậu quả đáng tiếc trong kinh doanh.

6. Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

Những thông tin quen thuộc có thể trở nên xa lạ thậm chí chỉ mới vài ngày bạn còn không thể hiểu nổi những dòng chữ ký vội. Do vậy trước khi thông tin rời khỏi bộ não, bạn nên tổng hợp và hoàn thiện biên bản của mình trong khoảng thời gian sớm nhất có thể. 
Biên bản hoàn thành sớm còn giúp các thành viên tiếp cận với mục đích làm việc tốt hơn. Nó cũng rất quan trọng với những người đã bỏ lỡ cuộc họp. Nhờ vậy, tiến độ công việc được đẩy nhanh giúp nắm bắt được nhiều cơ hội kinh doanh tốt.

7. Hãy đọc, rà soát biên bản thật kỹ trước khi trình ký

Trong khi tốc ký việc viết ẩu hay sai chính tả là điều hết sức bình thường. Tuy nhiên, nếu đem biên bản đó trình chủ tọa thì chính là một sai lầm hết sức ngớ ngẩn của bạn. Bởi lẽ, biên bản cuộc họp thể hiện năng lực của người trợ lý, để giám đốc đánh giá liệu rằng bạn có chú đáo, cẩn thận và khả năng viết, nghe, tóm lược thông tin tốt hay không.
Biên bản cuộc họp được xem bởi những người có cương vị cao hay khách hàng. Một biên bản lôm côm, cẩu thả sẽ khiến họ cảm thấy không được tôn trọng và thậm chí họ còn không ký xác nhận cho bạn. Do đó, trước khi trình ký hãy đọc kỹ và rà soát mọi thông tin đảm bảo câu văn rõ nghĩa và không mắc lỗi chính tả. Đây là một lưu ý rất quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp vô cùng cần thiết ngay cả với nhiều đã có nhiều kinh nghiệm.

8. Kiểm tra tất cả mọi thứ trước khi bắt đầu

Kiểm tra mọi thứ có lẽ là điều cơ bản mà mọi thư ký đều phải làm. Còn gì xấu hổ hơn khi trong cuộc họp bạn phải loay hoay với bút hết mực hay laptop sập nguồn. Nó còn khiến ban lãnh đạo có cách đánh giá tiêu cực về thái độ làm việc của bạn. Do đó, mặc dù kiểm tra mọi thứ là công việc hết sức đơn giản nhưng đừng vì thế mà chủ quan gây những sai lầm đáng tiếc.

V. Kết luận