Bộ phận operation là gì? Bí mật công việc của bộ phận kế hoạch và kinh doanh

Trong mỗi một doanh nghiệp hiện nay hầu hết đều cần phải có một phòng kế hoạch và kinh doanh, vậy bộ phận Operation có liên quan gì đến những phòng kế hoạch kinh doanh đó hay không? Cùng 123job tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Và với câu chuyện đầy bí ẩn về nghề mà bạn chưa từng biết đến, tất cả những điều đó sẽ xuất hiện trong bài viết này. Mặc dù cụm từ Bộ phận operation là gì có vẻ xa lạ với cộng đồng công sở văn phòng ở tại Việt Nam, song trên thực tế thì bộ phận operation lại có sự thể hiện đặc trưng của công việc dưới nhiều tên gọi khác. Nhìn chung đây là một bộ phận quan trọng, được coi là nắm giữ vai trò “cầm cân nảy mực” cho đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Vậy Bộ phận operation là gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

I. Bộ phận operation là gì?

Bộ phận operation là gì ? 

Bộ phận operation được dịch ra tiếng Việt có nghĩa là “hoạt động” trong mỗi bất kỳ một doanh nghiệp nào thì cũng đều có những hoạt động và về các bộ phận khác nhau sẽ có hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, bộ phận Operation luôn được biết đến là phòng kế hoạch và kinh doanh. Sau khi biết đến bộ phận Operation chính là một phòng kế hoạch và quản trị kinh doanh thì có lẽ bạn cũng biết được bộ phận này làm công việc này là gì rồi đúng không? Phòng kế hoạch và quản trị kinh doanh là một bộ phận mà với bất kể một doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Phòng này sẽ có chức năng là lên kế hoạch, chiến lược marketing và có bước đi cụ thể cho những doanh nghiệp trong việc phát triển một sản phẩm nào đó.

Có thể nói ở phòng lập kế hoạch kinh doanh như là một “cơ quan đầu não” của mỗi doanh nghiệp, nó chỉ vạch ra những bước đi chi tiết cho doanh nghiệp. Chính vì thế mà nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.

II. Nhiệm vụ của bộ phận operation 

Giữ một vai trò khá quan trọng trong doanh nghiệp, chính vì thế mà ở phòng lập kế hoạch kinh doanh có những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu đối với hoạt động của doanh nghiệp.

• Thứ nhất, đó là bộ phận lập ra các kế hoạch hàng năm, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và trung hạn cho mỗi doanh nghiệp.
• Thứ hai, tổ chức và chỉ đạo, thực hiện giám sát đến các kế hoạch đã đặt ra và đánh giá đến các kế hoạch đó theo những tiêu chuẩn.
• Thứ ba, tổ chức cho các hoạt động tiếp thị, và tìm kiếm được thị trường, phát triển sản phẩm đến với nhiều hơn với người tiêu dùng hơn. 
• Thứ tư, đề xuất và xây dựng lên các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thêm những kiến thức cho những  nhân viên trong công ty. Ngoài ra, với mỗi bộ phận Operation còn cần phải thực hiện được các nhiệm vụ mà cấp trên giao xuống. Khối lượng và công việc của bộ phận đó khá nhiều, tuy nhiên về  hiệu quả của  công việc lại không được giảm sút. 

III. Những điều cần thiết với kế hoạch kinh doanh hoàn hảo

Bộ phận operation cần những điều gì khi lập chiến lược marketing

1. Ý tưởng kinh doanh

 Ý tưởng kinh doanh có thể nảy ra ở bất cứ lúc nào trong những lúc làm việc. Tuy nhiên, với những ý tưởng đó thì yêu cầu người làm cần phải thật sự dành nhiều thời gian suy nghĩ về nó và làm sao để thực hiện được. Người ta luôn luôn cho rằng, ý tưởng đó là “điên rồ” thế nhưng với  những cái “điên rồ” đó lại trở thành hiện thực khi mà bạn quyết tâm thực hiện. 

2. Đặt ra được mục tiêu kinh doanh

Với mỗi một mẫu lập kế hoạch kinh doanh, bạn đều cần đưa ra được những mục tiêu và những kết quả cần thiết đó phải đạt được. Đối với những người đứng đầu một doanh nghiệp mà nói, họ sẽ chỉ quan tâm đến kết quả mà bạn sẽ đạt được với kế hoạch đó. Trong mỗi  mục tiêu quản trị kinh doanh, người thực hiện cần phải trả lời được những câu hỏi “làm như thế nào?” và “tại sao lại cần thiết thực hiện?”. 

3. Nghiên cứu, phân tích đến thị trường thật rõ

.Để thành công với mỗi bước đi chiến lược marketing của mình, không phải là cứ lên kế hoạch là có thể thực hiện được. Mà phòng lập kế hoạch kinh doanh đó cần phải thực hiện được nghiên cứu thị trường thật kỹ. Tìm hiểu được xem trên thị trường đó đã có những doanh nghiệp nào mà  đã thực hiện rồi, họ thành công trên những mảng nào và thất bại trên mảng nào, rồi sau đó rút ra bài học cho chính doanh nghiệp mình. Việc để nghiên cứu thị trường rất quan trọng, nó sẽ là một  cách để mỗi doanh nghiệp giảm thiểu được sự rủi ro nhất khi thực hiện lên một kế hoạch kinh doanh mới. Nghiên cứu về thị trường không chỉ là nghiên cứu về đối thủ của mình mà đó là còn nghiên cứu xem nhưng.  nhu cầu của khách hàng là như thế nào nếu như doanh nghiệp tung sản phẩm mới ra thị trường. 

4. Phân tích thế mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp

Đưa ra được những thế mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp chính là đang để phân tích và đưa ra phần trăm thành công khi doanh nghiệp đó thực hiện phương án quản trị kinh doanh đó. Từ những phân tích mà phòng lập kế hoạch kinh doanh đưa ra cho mỗi  doanh nghiệp có thể dựa vào đó để phát huy điểm mạnh và né tránh được những hạn chế của mình. Giúp cho cơ hội có  thành công cao hơn. 

5. Lên kế hoạch về chiến lược marketing

 Một lập kế hoạch kinh doanh hoàn hảo đó chính là đảm bảo được những chiến lược marketing cho chiến lược như thế nào. Làm thế nào để mỗi doanh nghiệp tung hô được sản phẩm của mình ra thị trường một cách tốt nhất. Để lên được chiến lược marketing đó thì bạn cần phải lấy mỗi  khách hàng làm điểm xuất phát, khách hàng làm trung tâm và khách hàng cũng như là điểm chốt cuối cùng. Để làm được điều này, phải trả lời được câu hỏi “làm thế nào để khách hàng biết đến sản phẩm của doanh nghiệp?” Trong chiến lược marketing phải phân luồng được những  nguồn khách hàng thì mới có thể đưa sản phẩm ra thị trường nhanh nhất và chiếm được nhiều cảm tình nhất. Sản phẩm của bạn dù có tốt đến đâu đi chăng nữa mà người dùng không biết đến thì cũng coi  là “sản phẩm lỗi”. 

6. Lên kế hoạch sử dụng nhân sự

 Hãy đưa ra một lít những danh sách nhân sự sẽ tham gia vào dự án này, với  một bộ phận Operation thì không thể nào đảm nhận hết được lượng công việc đó mà đòi hỏi thêm các bộ phận phải kết hợp với nhau. Nguồn nhân lực chính là một yếu tố quan trọng và quyết định đến nhiều nhất lập kế hoạch kinh doanh. Sẽ là vô nghĩa khi không có được nguồn nhân lực thực hiện. Chính vì thế mà  lên kế hoạch sử dụng hay đào tạo được nguồn nhân lực như thế nào cũng là một yếu tố trong kế hoạch của quản trị kinh doanh.

7. Tài chính 

Hãy dự trù về kinh phí cần phải thực hiện cho  dự án này là bao nhiêu để xem rằng  nó có nằm trong khoảng cho phép của doanh nghiệp đó hay không. Lên kế hoạch tài chính không có nghĩa sẽ  là bạn phải  đưa ra được những con số rồi bỏ đó, mà cần phải phân tích xem với những số vốn đó sẽ được dành bao nhiêu cho công việc này và sẽ  dành bao nhiêu cho công việc kia. 

8. Thực hiện 

Cuối cùng đó chính là thực hiện được dự án quản trị kinh doanh đó, nếu như dự án đó của bạn được thực hiện thông qua thì cũng  cần phải đưa vào thực hiện nay. Vì mỗi  ý tưởng nếu không thực hiện được thì sẽ không thành công và nó vẫn sẽ mãi mãi chỉ là ý tưởng mà thôi. Đối với mỗi bộ phận Operation mà nói thì việc lập kế hoạch kinh doanh và thuyết phục được cấp trên đó thực hiện là vô cùng khó khăn, chính vì thế mà mỗi công việc của bộ phận Operation luôn luôn đòi hỏi là  những con người năng động, sáng tạo và chịu áp lực được tốt

IV. Bộ phận Operation trong các lĩnh vực 

Bộ phận operation trong các lĩnh vực

1. Doanh nghiệp bán lẻ 

Là chủ sở hữu của một doanh nghiệp bán lẻ, mục tiêu hàng ngày của bạn đó là dự trữ các mặt hàng mà khi khách hàng muốn với mức giá mà họ đã vui lòng trả. Đối với mỗi bộ phận operation trong lĩnh vực này, điều đó có nghĩa là hoàn thiện được hàng tồn kho của bạn. Hoạt động có bán lẻ bao gồm những  mối quan hệ là công ty bán, công ty phân phối, và khách hàng, cho nên với công việc chính của mỗi  bộ phận operation ở các công ty này đó chín là có thể cân bằng được giữa những mối quan hệ đó để có thể  đẩy được hàng hóa đi nhiều nhất có thể. Trong đó có hàng tồn kho có thể chính là một nguồn lãi mà doanh nghiệp bạn được hưởng, và nó sẽ có thể ảnh hưởng xấu đến những hoạt động quản trị kinh doanh tiếp theo. Vậy nên với việc xử lý những hàng tồn kho, các bạn hãy xem về  sổ sách kinh doanh được ghi chép lại từ những năm trước, bạn sẽ biết được rằng những gì hiện nay đang bán tốt, và có  những gì còn tồn lại? Bạn có thể thương lượng được với một mức giá thấp hơn hoặc có  các điều khoản tốt hơn từ những nhà cung cấp của bạn để có thể kiếm lời hoặc ít nhất đó là hoàn vốn.

2. Doanh nghiệp bán lẻ

Tương tự như những doanh nghiệp bán lẻ thì Bộ phận operation của các nhà hàng hoặc về những doanh nghiệp đang quản trị kinh doanh thực phẩm cũng có nhiệm vụ chính về hàng tồn kho. Tuy nhiên, với hoạt động này trong quy mô của nhà hàng chí còn gặp nhiều những vấn đề hơn là vì sản phẩm của họ sẽ dễ hỏng. Tại một nhà hàng, Bộ phận operation không chỉ giải quyết để xử lý được thực phẩm, mà còn cần phải mua, chuẩn bị, và chi phí thực phẩm, đồ uống và lao động.

Bộ phận này cũng sẽ cần phải quan tâm đến những dịch vụ khách hàng và được trải nghiệm khách hàng tại những nhà hàng để có được một kết quả quản trị kinh doanh tốt nhất. Khi Bộ phận operation tìm cách hợp lý được hóa hoạt động của mình, họ có thể tập trung vào việc ký hợp đồng với những nhà cung cấp quan trọng, cải thiện về tổ chức tủ lạnh không cửa để tối ưu hoá được độ tươi của thực phẩm hoặc đào tạo lên nhân viên để vượt quá sự mong đợi của khách hàng. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ lại xem ai sẽ là người chịu trách nhiệm lãnh đạo về các khía cạnh khác nhau của operation, vì nó sẽ phụ thuộc vào từng những người khác nhau. 

3. Công ty dịch vụ

Các công ty dịch vụ có thể chia mỗi bộ phận operation của họ thành hai nhóm chính: đó là những người phụ trách đến các hoạt động có liên quan đến khách hàng và hoạt động có liên quan đến quản trị kinh doanh. Công việc của bộ phận operation trong công ty dịch vụ đó sẽ bắt đầu bằng cách suy nghĩ được thông qua các tương tác khách hàng. Sau đó, bạn sẽ muốn xem xét đến các quy trình hiện tại của mình để giao tiếp, hợp tác và quản lý được dự án ảnh hưởng đến các dịch vụ mà bạn đang cung cấp. Ví dụ: nếu như các dự án của khách hàng đó liên tục xuất hiện được trong ngân sách, với  một mối quan tâm lớn trong bộ phận operation sẽ là những phương pháp được sử dụng để tính toán được các ước tính của họ ngay  khi bắt đầu công việc.

4. Công ty sản xuất 

Công ty sản xuất Khi các nền kinh tế đang công nghiệp hóa, các doanh nghiệp sáng tạo đã cố gắng thêm hiệu quả bất cứ nơi nào có thể. Điều đó đã khiến cho các doanh nhân như Eli Whitney đi tiên phong về các phương pháp được gọi là lắp ráp trên các bộ phận, để miếng bông và các sản phẩm khác có thể được đưa ra thị trường nhanh hơn, rẻ hơn hay nhất quán. Từ ví dụ trên, bộ phận operation ngày này bạn có thể không cần phải phát minh lại dây chuyền lắp ráp nếu như doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, nhưng nên khi xem kỹ cách mua, lưu trữ, sản xuất và vận chuyển hàng hóa của mình.

 Bộ phận operation sẽ xem xét phương pháp của bạn theo quan điểm thời gian: Có cách nào để có thể hợp nhất các đơn đặt hàng lớn để bạn có thể tiết kiệm được thời gian bằng cách làm việc hàng loạt không? Có nút thắt trong sản xuất của bạn sẽ có giải pháp đơn giản? Giao thông vận tải của các công ty có thể được cải thiện? Và đội ngũ của Bộ phận operation có thể thương lượng tốt hơn với nhà cung cấp của họ không?

 5. Công ty kỹ thuật số 

Phần lớn giá trị của công ty kỹ thuật số nằm ở nhân sự. Đối với họ, Bộ phận operation có liên quan đến việc tìm kiếm cách tối ưu để tuyển dụng, đào tạo và tư vấn cho các nhân viên. Các công cụ để giúp giữ chân được nhân viên và sự hài lòng cũng được gói gọn ở trong việc này. Với sản phẩm kỹ thuật số, sự hợp tác là chìa khóa. Hầu hết trang web, ứng dụng hoặc công cụ đều hoạt động bình thường mà không cần tới sự trợ giúp của nhiều nhóm. Điều đó có nghĩa là quy trình giám sát và cập nhật các phần mềm khi cần thiết để hợp lý hóa về sự hợp tác là điều cần thiết đối với nhiệm vụ của bộ phận operation. Một vấn đề cần chú ý là thuê ngoài: các nhân viên toàn thời gian của công ty này nên dành thời gian cho việc gì, và các loại nhiệm vụ nào là tốt nhất để lại cho chuyên gia bên ngoài. Nhờ vậy mà các chi phí nhân lực sẽ được tối ưu nhất mà vẫn đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh

V. Để thành công với bộ phận operation cần có kỹ năng gì?

Để thành công với bộ phận operation cần có kỹ năng gì?

1. Kiến thức chuyên môn 

Làm việc tại phòng kế hoạch kinh doanh bạn cần phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu chính là những yêu cầu về kiến thức chuyên môn đầu vào. Kinh doanh, sẽ không chỉ dựa trên kinh nghiệm mà nó có được mà nó còn là những kiến thức lý thuyết để nhằm giải thích cho những câu hỏi “tại sao” và cũng biết cách thực hiện. Với các công việc chỉ cần học hỏi qua, biết việc là phải làm được, nhưng với ngành nghề đặc thù thì bắt buộc bạn phải được đào tạo tại trường đại học cao đẳng. Hiện nay, các kiến thức chuyên môn, bằng cấp sẽ không phải quan trọng nhất nhưng nó sẽ là tiền đề là cơ giúp bạn cho thực hiện công việc một cách bài bản.

 2. Khả năng giao tiếp và thuyết trình 

Không chỉ là khi ngồi tại phòng kế hoạch kinh doanh rồi là lên kế hoạch mà họ còn phải đi thực tế khảo sát thị trường. Trong quá trình giao tiếp, tiếp xúc với nhu cầu của những người dùng là rất quan trọng. Và sau khi lên kế hoạch được lập xong họ phải thuyết trình trước cuộc họp, thuyết phục với cấp trên của mình làm phương án kinh doanh mà đã lập ra. Đối với các công việc này thì giao tiếp và khả năng thuyết trình có vai trò rất quan trọng đối với công việc, nó sẽ góp 40% vào sự thành công của bạn. 

3. Kỹ năng làm việc nhóm

 Hiện nay, hầu hết nhà tuyển dụng đều muốn nhìn thấy ở các nhân viên của mình về sự năng động và khả năng làm việc nhóm. Không có một công việc nào làm việc độc lập cả, hầu hết sẽ đều phải thực hiện công việc dựa trên làm việc nhóm. Làm việc nhóm sẽ đem lại hiệu quả công việc cao và tiết kiệm về thời gian. Không những thế thì khả năng làm việc nhóm còn chứng tỏ được khả năng lãnh đạo của bạn ở trong công việc. Vừa để khẳng định là mình vừa để hiệu quả công tăng cao.

4. Chịu được áp lực công việc lớn 

Với một khối lượng công việc hàng ngày của phía bộ phận Operation bạn sẽ cảm thấy bị “ngộp thở” vì công việc chất cao như núi, nếu như vào đợt lập kế hoạch, báo cáo các công việc thì có thể nói bạn sẽ bận đến nỗi bạn không có thời gian để nghỉ ngơi. Nếu như không chịu được áp lực và khối lượng công việc lớn thì sẽ dẫn đến bỏ nghề. Chính vì thế, để cho bạn thành công không phải là điều đơn giản, ít nhất là bạn phải chịu được áp lực công việc thì mới có thể thành công.

 5. Khả năng tiếng anh và tin học 

Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công và cơ hội thăng tiến đó chính là tiếng anh và tin học. Khi mà bạn đang sống trong một thời kỳ hội nhập và về sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ 4.0 thì hai yếu tố này sẽ luôn luôn cần phải có. Không những nó chỉ  giúp bạn được thành công hơn với những công việc mà nó  còn giúp bạn có được những cơ hội rộng mở hơn để “thăng quan tiến chức”. 

VI. Kết luận 

Như vậy, bạn cũng đã thấy đấy để đảm nhận được những công việc của mỗi bộ phận Operation quả thật đó không hề dễ dàng gì, bạn sẽ cần phải trau dồi thêm  cho mình vô số về những kỹ năng cần thiết. Tuy nhiên, với sự thành công của bạn sẽ không tự nhiên mà đến, bởi thế hãy thực hiện được công việc bằng cả sự tâm huyết và nỗ lực hết  khả năng của mình. Hy vọng với những thông tin mà 123job đem lại đến cho bạn trên đây thì bạn đã hiểu rõ được hơn về bộ phận Operation.